Le regole illustrate in questa guida consentono di creare, gestire e concludere agevolmente i lavori di una riunione in modalità virtuale attraverso lo strumento video insieme allo strumento di gestione di eventi sul calendario e a quello di gestione documentale per le relazioni, proposte di e verbalizzazioni.

Questa guida è stata redatta per agevolare le attività del “lavoro agile” del personale dell’Amministrazione Comunale di Palermo. L’esigenza di usare esclusivamente strumenti digitali per le attività di lavoro in modalità “lavoro agile” nasce in seguito all’emanazione delle norme nazionali di contenimento della diffusione del Covid-19 (marzo 2020).

Le Linee Guida che stai leggendo sono state curate da Ciro Spataro e Sergio Schimicci c.spataro@comune.palermo.it - s.schimicci@comune.palermo.it (Area Direzione Generale - Servizio Innovazione - U.O. Transizione al Digitale) in collaborazione con lo staff del Segretario Generale. Le presenti Linee Guida sono in evoluzione in relazione all’esperienza derivante dall’uso sempre più costante degli strumenti illustrati.

Vademecum di azioni in ordine progressivo per la buona riuscita dei lavori degli organi collegiali in video riunione.

Breve Premessa: è consigliabile accedere agli strumenti Gmail, Google Drive, Meet Google, Calendar attraverso il browser di navigazione “Chrome”. Prima di avviare le video riunioni è consigliabile avere nel browser Chrome aperte le finestre di Gmail, Meet Google, e Drive, al fine di passare agevolmente da un servizio all'altro una volta iniziata la video riunione.

Firma Digitale

Per le procedure di apposizione della firma digitale vedi anche la pagina Tutorial Libro Firma senza Protocollo .

Buone prassi tecnico-operative per il collegamento da remoto della video riunione

• Per avere una buona ricezione ed evitare il ritorno audio (ed eco fastidiosa) in videoconferenza è consigliato l’utilizzo di cuffie per l'ascolto.

• Al fine di avviare e provare in tempo utile il collegamento, è necessario rendersi disponibili per la videoconferenza con un po' di anticipo (almeno 10 minuti) rispetto all'ora della convocazione della riunione.

• Quando il collegamento avviene da casa è indispensabile garantire una connettività di rete sufficiente per la buona tenuta del collegamento audio-video, e a tale scopo è necessario disattivare i download o lo streaming video durante la riunione, anche da parte di altri componenti familiari connessi alla rete wifi domestica.

• E' possibile connettersi anche tramite smartphone o tablet, anche se la visione delle schermate e dei documenti condivisi dai partecipanti potrebbe risultare ridotta o non perfettamente leggibile. E’ consigliabile usare un pc o notebook per le video riunioni.

• Posizionare il dispositivo con cui ci si collega su una scrivania o comunque in una posizione stabile evitando alla webcam di riprendere un immagine che traballa continuamente, situazione molto ricorrente e fastidiosa per gli altri partecipanti.

• Nel caso in cui ci si colleghi da un pc e non si disponga di una webcam sarà comunque possibile partecipare alla sessione. Per intervenire con audio è indispensabile l'utilizzo di un microfono. Molti pc consentono l'utilizzo dei normali auricolari con microfono dei telefoni cellulari. Ad ogni modo il sistema è dotato di una chat in cui è possibile digitare testo per comunicare con gli altri partecipanti.

Per le sedute di Consiglio, delle Commissioni, e delle Circoscrizioni in video riunione

Azioni

1. Il soggetto (Ufficio Autonomo al Consiglio Comunale) che fino ad oggi ha reso disponibili al Consiglio comunale le proposte di Deliberazione e i documenti per le attività delle Commissioni consiliari, provvede a creare all'interno di Google Drive, la cartella Google dal titolo “seduta del Consiglio del giorno gg/mm/aaaaa”, oppure “lavori della Commissione n. ___ del gg/mm/aaaa”.

2. Dentro la cartella su Google Drive lo stesso soggetto che l’ha creata provvedere caricare i documenti che i membri del Consiglio e delle Commissioni dovranno visualizzare e analizzare durante la video riunione. Se le proposte di Delibera sono diverse, si creano sotto cartelle con il titolo dell’oggetto delle proposte. Lo stesso vale per i lavori delle Commissioni. Se ritenuto opportuno dall'Ufficio Autonomo al Consiglio Comunale, ma si raccomanda vivamente di farlo, rendere disponibile un documento Google da redigere, come verbale, durante lo svolgimento della stessa seduta.

3. Condividere la cartella di Google Drive con “chiunque abbia il link” oppure con gli account email dei singoli membri del Consiglio o della Commissione (a discrezione dello staff che predispone i documenti all'analisi del Consiglio). Salvare (azione di copia) il link web della cartella creata e condivisa così da riportarlo nella chat della video riunione non appena avviata.

4. Il soggetto che crea l’invito alla video riunione sul Google Calendario, deve premurarsi di inserire, nella parte di testo della creazione dell’evento, il link web alla cartella Google Drive precedentemente creata (e condivisa) dall’account “Ufficio Autonomo al Consiglio Comunale”, così da dare l’opportunità al Consiglio e alle Commissioni di visualizzare e analizzare i documenti oggetto della seduta. Nel caso dei lavori in video riunione delle Commissioni, sarà il personale degli uffici comunali che ad oggi ha provveduto a rendere disponibili i documenti per le sedute in presenza fisica ad assicurare la condivisione dei documenti digitali agli account email dei soggetti facenti parte delle sedute delle Commissioni e del Consiglio.

5. Non appena avviata la video riunione, lo staff dell'Ufficio Autonomo al Consiglio Comunale, pubblica nella chat dell’ambiente video, il link web della cartella Google con i documenti da analizzare all'attenzione del Consiglio o delle Commissioni, così che tutti i Consiglieri possono prenderne visione agevolmente, aprendo una finestra dedicata sul browser di navigazione internet diversa da quella della video riunione.

6. Nel caso in cui si rendesse necessario redigere un verbale durante una video riunione di Consigli o delle Commissioni, il soggetto preposto alla redazione, provvede a creare un Documento Google sul Drive e a fine seduta, una volta apportate tutte le necessarie modifiche, provvede a scaricarlo (menù in alto a sinistra "file" / "scarica come") in formato PDF, così da renderlo disponile immediatamente dopo per la firma digitale delle figure preposte.

7. Per i documenti che a fine seduta necessitano di essere firmati digitalmente, seguire le indicazioni operative fornite al seguente link dove è disponibile un accurato tutorial che guida passo passo nelle fasi di predisposizione alla firma o in quella di sottoscrizione del documento: https://drive.google.com/file/d/1T0iZAzgWx_oPD7ZaRHxoB_Wx4Ougqltw/view?usp=sharing.

Per le registrazioni video delle Commissioni o del Consiglio vedere il vademecum di sopra alla voce “registrazione della riunione video”.

Per le sedute di Giunta in video riunione

Azioni

1. Il soggetto (Segreteria Generale) che fino ad oggi ha reso disponibili alla Giunta le proposte di Deliberazione, provvede a creare all'interno di Google Drive, la cartella Google dal titolo “seduta della Giunta del giorno gg/mm/aaaaa”. Dentro la cartella provvedere caricare i documenti che la Giunta dovrà visualizzare e analizzare durante la video riunione. Se le proposte di Delibera sono diverse, all'interno della cartella “seduta della Giunta del giorno gg/mm/aaaaa” si creano sotto cartelle con il titolo dell’oggetto della proposta. Eventualmente, se ritenuto opportuno dalla Segreteria Generale, si rende disponibile un documento Google da redigere, come verbale, durante lo svolgimento della stessa seduta.

2. Condividere la cartella creata su Google Drive con “chiunque abbia il link” oppure con gli account email dei membri della Giunta (a discrezione dello staff che predispone i documenti all'analisi della Giunta). Salvare il link web (azione di copia) della cartella creata e condivisa.

3. Il soggetto che crea l’invito a partecipare alla video riunione sul Google Calendario, deve premurarsi di inserire, nella parte di testo della creazione dell’evento, il link web alla cartella Google precedentemente creata, e condivisa, dall'account Segreteria Generale, così da dare l’opportunità ai membri della Giunta di visualizzare e analizzare i documenti oggetto della seduta.

4. Non appena viene avviata la video riunione, la Segreteria Generale, pubblica nella chat dell’ambiente video, il link web della cartella Google Drive condivisa con i documenti all'attenzione della Giunta, così che tutti gli assessori possono prenderne agevolmente visione.

5. Per i documenti che a fine seduta necessitano di essere firmati digitalmente, seguire le indicazioni operative fornite al seguente link dove è disponibile un accurato tutorial che guida passo passo nelle fasi di predisposizione alla firma o in quella di sottoscrizione del documento: https://drive.google.com/file/d/1T0iZAzgWx_oPD7ZaRHxoB_Wx4Ougqltw/view?usp=sharing.