Come è noto, da un lato perdurano le condizioni che impongono il debito distanziamento sociale, che nei luoghi di lavoro implica il distanziamento spaziale delle postazioni lavorative e dunque la rarefazione della presenza umana negli stessi; da un altro lato, bisogna porre estrema attenzione all’altrettanta imprescindibile necessità di assicurare l’esercizio delle funzioni degli organi di Governo che si manifesta anche con l’emanazione degli atti dagli stessi deliberati.
Pertanto, in attesa di ulteriori disposizioni concernenti la modalità di erogazione delle prestazioni lavorative pubbliche nella c.d. Fase 2 dell’Emergenza Covid-19, si impartiscono le seguenti disposizioni per la predisposizione delle proposte di deliberazione di competenza del Consiglio comunale, con decorrenza immediata.
Preliminarmente si stabilisce che le proposte di deliberazione di Consiglio, così come già per quelle di Giunta, devono obbligatoriamente essere prodotte su file in formato PDF/A firmato digitalmente.
Per la sottoscrizione, gli Uffici già abilitati utilizzeranno il software “Libro Firma”, che consente di acquisire una molteplicità di firme digitali sul medesimo documento informatico con un sequenziale ordine di sottoscrizione. Solo transitoriamente, in attesa della abilitazione, che diventa dunque OBBLIGO DI SERVIZIO, coloro che non sono ancora abilitati utilizzeranno il software Dike di Infocert.
Si invitano, pertanto, i Sigg. Dirigenti di Servizio che risultano abilitati all’utilizzo del Libro Firma a verificare ed eventualmente richiedere (avvalendosi del supporto di Sispi e del Servizio Innovazione) che nel proprio Libro Firma risultino come “Manager disponibili” tutti i nominativi di coloro che, in ragione della funzione rivestita - Dirigenti di Servizio / Dirigenti di Settore/Dirigenti Capo Area/Assessore - possono essere chiamati ad apporre la propria firma digitale ai sensi e per gli effetti del vigente “Regolamento sull’ordinamento degli Uffici e dei Servizi” (Cfr. “Parte I – Organizzazione”, artt. 35, 41 e 42) sulla proposta deliberativa da licenziare.
Per ciò che attiene agli aspetti procedurali, così come già avviene per le proposte di deliberazione di Giunta, l’Area/Servizio/Settore proponente provvederà a generare un numero di protocollo in uscita per la proposta di Consiglio, avendo cura di caricare fra gli allegati del protocollo i files che compongono la proposta stessa (già firmati digitalmente dal Dirigente proponente, dal Capo Area/Settore e dall’Assessore al ramo). In caso di allegati alla proposta, gli stessi dovranno essere caricati insieme ai files che compongono la proposta.
Dopo la protocollazione, la suddetta proposta di deliberazione di Consiglio Comunale, composta come sopra indicato, dovrà anche essere inviata contemporaneamente via e-mail alla Ragioneria Generale, per l’acquisizione del prescritto parere di regolarità contabile, menzionando nel testo dell’oggetto del messaggio di posta “Trasmissione proposta di deliberazione di C.C. prot. n. ....del...... ”.
Sarà cura del Dirigente proponente inviare, comunque, via email ad affari.istituzionali@comune.palermo.it i files della proposta deliberativa nonché dell’estratto in formato doc, docx, per le altre operazioni integrative necessarie.
Nota del Ragioniere Generale AREG/591277/2020 del 08/05/2020: Si fa seguito alla prot.588095 del 07/05/2020 del Sig Segretario Generale, di pari oggetto, con cui sono state fornite indicazioni operative per la dematerializzazione delle proposte di deliberazione di Consiglio Comunale per specificare che le proposte di deliberazione per il riconoscimento dei debiti fuori bilancio devono essere inoltrate alla casella di posta elettronica dfbragioneriagenerale@comune.palermo.it gestita U.O. protocollo della Ragioneria. IL RAGIONIERE GENERALE, Dott. Bohuslav Basile
La Ragioneria Generale dovrà provvedere ad esprimere il parere di regolarità contabile - ed eventuali note aggiuntive - da protocollare specificamente in formato PDF/A firmato digitalmente.
Nel caso di proposte deliberative sulle quali sia necessaria, ai sensi della vigente normativa, l’acquisizione del parere del Collegio dei Revisori dei Conti, la Ragioneria Generale dovrà provvedere ad acquisirlo.
Si precisa che anche il parere del Collegio dei Revisori dei conti dovrà essere reso a mezzo documento informatico firmato digitalmente.
La stessa Ragioneria Generale provvederà a inviare esclusivamente via email alla Segreteria Generale tutti i documenti (in formato PDF/A firmato digitalmente) sopra descritti che compongono la proposta di deliberazione, menzionando nel testo dell’oggetto del messaggio di posta “Trasmissione proposta di deliberazione di C.C. prot. n.......del...... ”.
Si rammenta, inoltre, che un documento in formato PDF/A non può essere più modificato (per aggiunte o correzioni) dopo la prima firma digitale. Pertanto, per un’agevole gestione della redazione del testo è consigliabile da parte del Dirigente di Servizio/Settore condividere preventivamente il documento di proposta con tutti i firmatari dell’Area proponente.
L’ufficio Archivio, incardinato nella Vice Segreteria Generale:
verificherà al Protocollo l’avvenuta effettuazione delle corrette operazioni di collegamento informatico dei superiori documenti che compongono la medesima proposta deliberativa, provvedendo ove necessario a fare i detti collegamenti, al fine della creazione di un fascicolo informatico della proposta.
invierà successivamente la proposta deliberava via email all’Ufficio del Segretario Generale, per gli adempimenti di competenza ai sensi e per gli effetti dell’art. 4 del vigente Regolamento unico sui controlli interni del Comune di Palermo.
L’Ufficio del Segretario Generale, effettuata l’istruttoria di propria competenza sulla proposta deliberativa ricevuta dalla Ragioneria Generale, provvederà agli adempimenti consequenziali per la trasmissione con nota firmata digitalmente dal Segretario Generale e protocollata della proposta deliberativa consiliare all’Ufficio autonomo al Consiglio comunale per il prosieguo dell’iter procedimentale.
Qualunque invio in modalità non conforme non sarà preso in considerazione.
Appare, infine, opportuno suggerire alle SS.LL. in indirizzo alcuni pratici accorgimenti da utilizzare in fase di predisposizione delle proposte di deliberazione sia di Giunta che di Consiglio comunale, che di seguito si espongono:
Per la redazione della proposta deliberativa in formato nativo digitale, occorrerà utilizzare solo la prima pagina del file denominato “Mod. CDG01” - c.d. “Frontespizio” o “copertina”- eliminando la seconda pagina del file (c.d. “retro della copertina”) in quanto afferente alle ANNOTAZIONI a penna, apponibili esclusivamente su documento cartaceo.
L’Estratto della deliberazione è richiesto esclusivamente ai fini della redazione e pubblicazione del sunto della deliberazione così come approvata dalla Giunta o dal Consiglio Comunale (con eventuali modifiche ed integrazioni rispetto alla proposta deliberativa).
Per quanto sopra, l’Estratto NON fa parte della proposta deliberativa digitale, NON deve essere firmato digitalmente e deve essere trasmesso esclusivamente in file formato doc/docx.