La procedura di seguito illustrata è superata dalla circolare del Segretario Generale n. 247661 del 01/04/2021 e quindi dal 1 maggio 2021 non è più applicabile.

Circolare sulla predisposizione delle proposte di deliberazione di competenza della Giunta dal 1° aprile 2020 (a cura del Segretario Generale).

In conseguenza del trasferimento in modalità agile di una grande parte delle attività comunali, e nelle more della utilizzabilità dell’applicativo “WEBRAINBOW” anche per la predisposizione delle proposte di deliberazione di competenza della Giunta (come è noto tale applicativo è già in funzione a regime da 15 mesi per le determinazioni dirigenziali) si impartiscono le seguenti disposizioni in materia con decorrenza 1° aprile 2020.

Preliminarmente si stabilisce che le proposte di deliberazione di Giunta devono obbligatoriamente essere prodotte su file in formato PDF/A firmate digitalmente.

Si ricorda alle SS.LL. che per sottoscrivere digitalmente un documento in PDF/A è possibile, per gli Uffici già abilitati, utilizzare il software “Libro Firma” o utilizzare il software Dike per la firma con chiavetta o firma remota, già in possesso di tutti i Dirigenti dell’Ente.

In particolare per “Libro Firma”, nella sua modalità diretta di firma digitale di un atto, è stato prodotto un dettagliato tutorial di supporto al seguente link: https://drive.google.com/file/d/1T0iZAzgWx_oPD7ZaRHxoB_Wx4Ougqltw/view.

Tale link sarà nuovamente riproposto sullo strumento di comunicazione interna “Aquile Agili” .

Per ciò che attiene agli aspetti procedurali, il Servizio/Settore proponente, dopo aver generato un numero di protocollo in uscita per la proposta ed aver caricato fra gli allegati del protocollo i files che compongono la proposta stessa (già firmati digitalmente dal Dirigente proponente, dal Capo Area/Settore e dall’Assessore al ramo), dovrà provvedere a inviare via email alla Ragioneria Generale, per il visto di regolarità contabile, la suddetta proposta di deliberazione di Giunta composta da tutti i files in formato PDF/A, menzionando nel testo dell’oggetto del messaggio di posta “Trasmissione proposta di deliberazione di G.C. prot. n. ….del…… ”.

La Ragioneria Generale dovrà provvedere a predisporre il documento per la regolarità contabile (ed eventuali relazioni aggiuntive) in formato PDF/A firmato digitalmente.

Lo stesso Servizio di Ragioneria, dopo aver generato un numero di protocollo in uscita per la nota che accompagna la proposta ed aver caricato fra gli allegati del protocollo tutti i files che compongono la proposta stessa (già firmati digitalmente dal Dirigente proponente, dal Capo Area/Settore e dal Ragioniere Generale), compreso il parere di regolarità contabile e gli altri files allegati a corredo della medesima, provvederà ad inviare via email alla Segreteria Generale tutti i documenti in formato PDF/A della proposta di deliberazione, menzionando nel testo dell’oggetto del messaggio di posta “Trasmissione proposta di deliberazione di G.C. prot. n…….del…… ”.

Ad ogni buon fine si ricorda, inoltre, che un documento in formato PDF/A può essere sottoscritto digitalmente da più firmatari (esempio: Dirigente proponente, Capo Area, ecc.), ma non può essere più modificato (per aggiunte o correzioni) dopo la prima firma digitale. Pertanto, per una agevole gestione della redazione del testo è consigliabile da parte del Dirigente di Servizio/Settore condividere preventivamente il documento di proposta con tutti i firmatari dell’Area proponente.

Sarà cura del Dirigente proponente inviare, comunque, via email alla Segreteria Generale (affari.istituzionali@comune.palermo.it) i file in formato .doc, .docx della proposta di deliberazione, per le altre operazioni integrative necessarie.

La Segreteria Generale, all’inizio delle video sedute di Giunta, renderà disponibili all'interno di una cartella Google Drive i documenti firmati digitalmente della proposta di deliberazione.

Dalla data del 1° aprile 2020 non è più permesso produrre ed inviare formati cartacei firmati a penna e scansionati, e comunque diversi da quanto stabilito nella presente circolare, in quanto non conformi al Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005 e ss.mm.ii.).

Qualunque invio in modalità non conforme non sarà preso in considerazione.

Si rappresenta, per doverosa correttezza e cortese preavviso, che l’invio non conforme potrebbe concretare anche una violazione del codice disciplinare in corrispondenza di una eventuale urgenza che imponesse di dover provvedere, con la conseguenza che l’irregolare invio potrebbe comportare, per tale via e motivo, una forzatura nei confronti dell’Organo deliberante e del Segretario generale partecipante per legge.

La presente circolare sarà pubblicata. sullo strumento di comunicazione interna “Aquile Agili”.

Cordiali saluti. Il Segretario Generale, Dott. Antonio Le Donne (segretariogenerale@comune.palermo.it).

La procedura di seguito illustrata è superata dalla circolare del Segretario Generale n. 247661 del 01/04/2021 e quindi dal 1 maggio 2021 non è più applicabile.

Circolare sulla predisposizione delle proposte di deliberazione di competenza della Giunta dal mese di gennaio 2021. N. prot. AREG/8257/2021 del 07/01/2021 (a cura del Segretario Generale).

In relazione a quanto in oggetto, con la presente si richiama la circolare, prot. AREG/228981/2020 del 31/03/2020, con la quale sono state fornite indicazioni operative (con decorrenza 1 aprile 2020) per la predisposizione delle proposte di deliberazione di competenza della Giunta, in seguito alla dichiarazione dello stato di emergenza pandemica da covid-19 e nelle more dell’introduzione di un applicativo (“WEBRAINBOW”) per la gestione informatizzata del processo di formazione ed approvazione delle deliberazioni di Giunta, e della relativa modulistica.

In particolare, ad integrazione, si richiama l’attenzione delle SS.LL. in merito all’avviso, pubblicato da SISPI S.p.A. sulla Intracom comunale, del seguente tenore:

“ Si avvisano gli utenti dell'applicazione Protocollo che, come concordato col Segretario Generale, nelle more di una prossima evoluzione della piattaforma Atti di Governo (WebRainbow) per la gestione delle proposte di Delibera di Giunta, a far data dal 01/01/2021 tutte le proposte di Delibera di Giunta andranno immesse solo e soltanto nel nuovo registro PROGIU. Tutti gli altri registri settoriali dedicati alle proposte di Delibera di Giunta non verranno riaperti nel 2021. A tal proposito informiamo che anche la funzione "Richiesta avanzata", che integra il Protocollo con il processo di firma digitale degli atti tramite Libro Firma, è stata aggiornata in tal senso”.

E, dunque, per tutte le proposte deliberative di Giunta, che saranno predisposte a partire dal mese di gennaio 2021, è attivo il nuovo repertorio unico destinato alla numerazione delle proposte di deliberazione di Giunta (PROGIU), nelle more della imminente introduzione del suddetto applicativo “WEBRAINBOW”.

Contestualmente le applicazioni Gestione Delibere e Protocollo (MAIA) sono state adeguate all'utilizzo del nuovo repertorio unico.

In particolare la funzione “Richiesta Avanzata”, che consente l'integrazione del protocollo con Libro Firma per la sottoscrizione digitale degli atti, provvederà automaticamente a numerare i documenti classificati come “Proposta di Delibera di Giunta”, utilizzando il nuovo repertorio in modo tale che l'operazione risulti di evidenza immediata e trasparente per l’utenza.

Si segnala che il medesimo avviso è disponibile sulla Homepage dell’applicazione Protocollo (MAIA).

Si raccomanda, pertanto, di far prestare la dovuta attenzione alla suddetta modalità innovativa, al fine di non incorrere in errori operativi, nella predisposizione degli atti deliberativi da protocollare a partire dal mese di gennaio e da sottoporre alla Giunta nella prima seduta utile del 2021, che potrebbero determinare un rallentamento del relativo iter approvativo, fermo restando che ulteriori informazioni di dettaglio potranno essere acquisite da SISPI S.p.A., alla quale si rivolge l’invito di fornire, ove richiesta, la fondamentale ed utile assistenza.

La presente circolare sarà pubblicata sullo strumento di comunicazione interna “Aquile Agili”.

Distinti saluti.

Il Segretario Generale/Direttore Generale

Dott. Antonio Le Donne