Reuniões à Distância com o Google Meet
MANUAL DE ORIENTAÇÕES
Introdução
Em função da pandemia do COVID-19, na última semana fomos forçados a suspender as reuniões em um sem número de Grupos e Órgãos de Serviços por todo o Brasil.
Houveram várias iniciativas para realizar as reuniões remotamente, resultando em experiências diversas e valiosas. Uma dessas iniciativas resultou no presente trabalho, para permitir aos Grupos e Órgãos de Serviços realizarem reuniões à distância sem custos, utilizando a ferramenta Google Meet, disponível para as contas institucionais de Alcoólicos Anônimos no Brasil.
NOTA: Contas Institucionais são as contas de e-mail no Google que terminam com aa.org.br, aabrasil.org.br ou alcoolicosanonimos.org.br.
Sobre o Google Meet
Trata-se de uma ferramenta para vídeo conferência.
“O Meet facilita a participação nas videochamadas de trabalho. Crie reuniões e compartilhe um link, sem se preocupar se colegas de equipe ou clientes têm a conta ou os plug-ins certos. Com uma interface rápida e leve e o gerenciamento inteligente de participantes, é bem fácil fazer videochamadas com várias pessoas.”
Fonte: https://gsuite.google.com/intl/pt-BR/products/meet/
Essa ferramenta difere das mais cotadas do mercado por não possuir meios robustos de administração das reuniões. No entanto, realizamos testes com um número reduzido de participantes - entre 10 e 20 pontos conectados - e ela atendeu satisfatoriamente. A Área 18 - DF tem utilizado com excelentes resultados. É ideal para as Reuniões do Grupo, onde os membros se encontram para dar continuidade à recuperação.
Para abrir uma reunião, é necessário o login de uma conta institucional de A. A., daquelas que terminam com aa.org.br. Portanto, qualquer conta institucional de A. A. pode abrir reuniões. Depois de aberta, qualquer pessoa convidada pode participar; os participante não precisam ter conta institucional. Pessoas não convidadas podem participar, desde que peçam para participar e aguardem a autorização a ser dada por uma das contas institucionais presentes na reunião.
A seguir, algumas especificações importantes:
Uma pessoa pode abrir mais de uma reunião ao mesmo tempo. Não há limite.
Os convidados não precisam ter conta institucional para participar.
Funciona nos celulares modernos, tablets e computadores.
Se o convidado não tiver acesso à internet, pode participar da reunião por telefone.
DICA: Se você incluir o evento na Agenda do Google, pode ter um código permanente para as reuniões. Veja a seção Agendando as Reuniões, mais adiante neste Manual.
Abrindo uma reunião
Vamos descrever uma situação real: o MCD providencia uma reunião com membros de vários Grupos de seu Distrito, para experimentar. Lembre-se que pode ser qualquer usuário institucional!
DICA: É mais confortável administrar uma reunião em um computador, notebook ou tablet. Mas é possível fazer isso no celular.
NOTA: O equipamento precisa ter microfone. Fica melhor se tiver câmera, mas é opcional. Funciona sem imagem.
No computador
Acesse https://meet.google.com/, de preferência com o Google Chrome.
Se você não estiver “logado”, verá uma tela como esta:
Clique em Fazer login e forneça seu usuário e senha. No nosso caso, os dados do Distrito.
Após o login, a tela muda:
Clique em Participar / iniciar reunião. Você verá a seguinte caixa de diálogo:
Algumas informações importantes neste ponto:
Você pode iniciar uma reunião, ou participar de uma que esteja aberta.
Se você digitar um apelido, ele servirá apenas para outra pessoa com login institucional. Não funciona para convidados. Os convidados ainda podem acessar pelo link.
Clique em Continuar, e você verá uma tela semelhante a esta:
Note as informações que grifamos em vermelho. É o código da reunião: meet.google.com/meo-yxsb-jmi
Qualquer pessoa que navegue para esse endereço irá acessar a reunião!
Clique em Participar agora, e você verá a seguinte caixa de diálogo:
Se você clicar em Copiar informações sobre como participar, um texto parecido com o texto abaixo irá para a sua área de transferência, que você pode colar em uma mensagem do Whatsapp ou em uma mensagem de e-mail.
Para participar da vídeo chamada, clique neste link: https://meet.google.com/avp-zkdd-gpt
Para participar por telefone, disque +55 11 4935-1238 e digite este PIN: 754 003 937#
Para ver mais números de telefone, clique neste link: https://tel.meet/avp-zkdd-gpt?hs=5
Você também pode clicar em Adic. pessoas, e inserir os endereços de e-mail das pessoas que deseja convidar.
Pronto!
Agora basta esperar as pessoas chegarem. Quando algum convidado acessa, ele informa o nome e você verá a seguinte caixa de diálogo:
Basta clicar em Permitir e vocês já estarão conversando!
No celular
A principal diferença entre a execução no computador e no celular, é que no celular você precisa instalar o aplicativo “Meet”. Isso é necessário tanto para abrir reuniões como para participar de reuniões.
Se você acessar https://meet.google.com no celular, ele deve oferecer a instalação automaticamente . Se não fizer, acesse o Play Store e procure pelo aplicativo Google Meet.
Depois de instalado, os procedimentos são os mesmos. Somente a visualização das informações é diferente, para que possam ser exibidas na tela do celular.
Administrando a reunião
Durante a reunião, o Administrador pode:
Aceitar ou recusar a participação de um convidado.
Silenciar o microfone de um participante. Somente o participante pode reativar o microfone.
Remover um participante da reunião.
Sair da reunião.
Para encerrar a reunião, espere que todos saiam ou remova todos que lá estiverem, e clique no botão com um telefone vermelho.
Entrando em uma reunião
No computador
Clique no link recebido de quem abriu a reunião. Dê preferência ao Google Chrome.
É possível que ele solicite um nome para apresentação. Nesse caso, informe seu nome. Se não pedir, vai utilizar o nome com o qual você está “logado” no Google.
Quando o botão Pedir para participar estiver disponível, clique.
Após a permissão do Administrador da reunião, basta começar a conversar!
No celular
Clique no link recebido de quem abriu a reunião. Ele vai perguntar se quer abrir com o Meet ou com o Chrome. É melhor selecionar o Meet.
Caso o aplicativo não esteja instalado, ele vai abrir o software de instalação.
É possível que ele solicite um nome para apresentação. Nesse caso, informe seu nome. Se não pedir, vai utilizar o nome com o qual você está cadastrado no celular.
Quando o botão Pedir para participar estiver disponível, clique.
Após a permissão do Administrador da reunião, basta começar a conversar!
Participando da reunião
Durante a reunião cada participante, incluindo o Administrador, podem realizar as seguintes operações:
Ouvir
Se você não está falando, deixe o microfone do aplicativo desligado. Não é o microfone do celular ou do computador, é o do aplicativo. Basta clicar no ícone de microfone.
Falar
Quando lhe for dada a palavra, ligue o microfone e fale. Quando concluir, desligue o microfone. O participante que está falando assume o primeiro plano na imagem, para que todos o vejam.
Digitar texto no “Chat”
Os participantes podem trocar mensagens de texto durante a reunião. Isso é particularmente útil para “pedir a palavra” ao Administrador.
Para escrever ou ler as mensagens de texto, clique no ícone em formato de balão de texto, marcado com vermelho na imagem abaixo.
Ver todos os participantes da reunião
Para visualizar a lista de participantes, clique no ícone com perfil de pessoas, marcado com vermelho na imagem abaixo.
Agendando as reuniões
Você pode utilizar a Agenda do Google para organizar as reuniões por videoconferência. As vantagens são:
Ter um código único para as reuniões recorrentes, que acontecem periodicamente.
Registrar convidados permanentes, que recebem alerta ou email com um link para a reunião quando está próxima de acontecer.
Anunciar com antecedência alguma reunião, fornecendo um link que vai funcionar na hora do evento.
Vamos explanar aqui sobre a criação de um exemplo comum: reuniões do Grupo que ocorrem de 2a a sábado das 20h às 22h.
Configurar um novo evento recorrente na Agenda
Vamos explanar aqui sobre a criação de um exemplo comum: reuniões do Grupo que ocorrem de 2a a 6a feiras das 20h às 22h.
NOTA: As instruções para editar eventos na Agenda do Google estão disponíveis em https://support.google.com/calendar/answer/37115
Abra o Google Agenda no computador ( https://calendar.google.com/ ).
Se ainda não fez, faça login com a conta institucional.
No canto superior esquerdo, clique em Criar.
Clique em Mais opções.
Adicione o título do evento.
Ao lado de Não se repete, clique na seta para baixo.
Escolha a frequência com que você quer que o evento se repita e quando você quer que ele termine. No nosso exemplo, escolha Personalizar…, e em seguida Repetir a cada 1 semana. Selecione os dias da semana em que a reunião ocorre e clique em Concluir.
Clique em Adicionar local ou videoconferência > Adicionar conferência > Hangouts Meet.
Adicione os convidados para as reuniões informando os endereços de e-mail de cada um.
No canto superior direito, clique em Salvar.
Concorde com a opção de enviar convites para endereços externos.
Está feito!
Organização de contas para o período de quarentena
Após os testes iniciais, consideramos que não seria viável para o MCD administrar todas as reuniões dos Grupos do Distrito. Para solucionar isso, providenciamos a criação de contas especiais, no formato meet-distrito-xx@areaXXuf.aa.org.br.
Foram criadas com o propósito de ter login e senha compartilhados entre os membros incumbidos de Administrar as reuniões, e têm poderes limitados no G-Suite. Podem abrir reuniões no Meet e gerenciar uma Agenda. Recursos como E-mail, Drive e Google Docs não estão disponíveis.
A Área 18 - DF testou essa organização e reportou sucesso. Gratos aos companheiros da Área 18 - DF !
A Área 32 - SP também testou, e está se organizando para realizar as reuniões à distância dos Grupos.
As Áreas que desejam cadastrar contas para os Distritos, e as contas para reuniões podem solicitar ao CATI: cati@aa.org.br.
NOTA: Faça a solicitação utilizando uma conta institucional que tenha a autoridade necessária.
São Paulo, 24 de março de 2020.
Equipe do CATI da JUNAAB.