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Alcoólicos Anônimos do Brasil

Projeto de Comunicação Interna Integrada - P.C.I.I.

DOCUMENTO ORIGINAL

Introdução

Neste relatório explanamos os estudos realizados na Área 32 - SP, com vistas à utilização dos recursos tecnológicos disponíveis pelo Google em seu produto denominado G Suite.

Considerações sobre o PCII

Há muitos anos nossas Áreas registram nomes de domínio na FAPESP, que permitem a criação de web sites e de contas de correio eletrônico institucionais.

As contas de correio eletrônico são necessárias quando da interação com a Comunidade: fornecedores de qualquer tipo de produto ou serviço, instituições, empresas e profissionais, e notamos que esse é o único motivo realmente relevante para a manutenção dessa estrutura.

Conversamos com Coordenadores dos vários Comitês, com os Coordenadores dos Distritos e com muitos RSGs, e o anseio maior, jamais atendido a contento, é o acesso veloz aos relatórios da Área e da JUNAAB. Trocando em miúdos, eles querem essas coisas na nuvem, embora não saibam exatamente o que isso significa. Esse o anseio generalizado que identificamos entre os membros em serviço na Área 32 - SP, que realizou o Projeto Piloto.

Sobre os recursos disponíveis

Na página principal do G Suite (https://gsuite.google.com/), o produto é descrito com o seguinte texto:

“Use as versões empresariais do Gmail, Documentos, Drive e Agenda.”

“Um pacote com tudo que você precisa para trabalhar melhor e de modo integrado no seu computador, smartphone ou tablet.”

Esses produtos são:

Gmail : contas de e-mail corporativas, com o endereço da Instituição. No nosso caso @AA.ORG.BR, @ALCOOLICOSANONIMOS.ORG.BR e @AABRASIL.ORG.BR.

Documentos : Documentos de texto, planilhas de cálculo e apresentações de slides como os mais utilizados. Acrescentam: formulários, desenhos, mapas e sites.

Drive : É o que as pessoas conhecem atualmente como ”NUVEM”. Documentos armazenados “na nuvem”.

Agenda : Uma ou mais agendas por usuário.


Duas características são importantíssimas nesse pacote de produtos:

Sobre a metodologia aplicada

Constituímos uma Comissão informal para estudo e planejamento composto pelos ocupantes dos seguintes encargos:

Após duas reuniões, a Comissão definiu os seguintes procedimentos:


Configuração e uso das ferramentas

Após extenso estudo da documentação, chegamos à estrutura de configuração descrita a seguir:

Unidades Organizacionais

Concluímos que a configuração de Unidades Organizacionais é a forma adequada à nossa organização. Configuramos as seguintes Unidades Organizacionais:


Domínios e Subdomínios

Alcoólicos Anônimos detém mais de um domínio -- endereço na Internet:

AA.ORG.BR, AABRASIL.ORG.BR e ALCOOLICOSANONIMOS.ORG.BR.

Cadastramos o subdomínio AREA32SP.AA.ORG.BR para utilizar nos endereços de correio eletrônico da Unidade Organizacional Áreas/area32sp.

Os usuários foram, então, cadastrados nesse contexto:

Na Unidade Organizacional Áreas/area32sp/Distritos:

Não cadastramos Comissões ligadas a Comitês, cadastramos somente Comissões ligadas ao MCA: Nomeações, Finanças, Feminina, CATI e outras. Consideramos que a administração de informações afetas a um Comitê não devem ficar fragmentadas. Se houver necessidade de identificação em comunicações por correio eletrônico, devemos utilizar apelidos -- também conhecido como alias -- para o endereço principal.

Essa prática é largamente utilizada no mercado para administração de informações empresariais, como o e-mail do Departamento de Vendas de uma empresa, que pode ter apelidos com o nome de cada vendedor, mas que são todos centralizados em uma única conta.

Padronização de nomes

A esse respeito, devemos enfatizar que o estabelecimento de padrões é essencial à administração dos recursos. É muito custoso mudar um nome depois que ele está em utilização, não em termos operacionais da ferramenta, mas nas implicações decorrentes da mudança, como comunicação a todas as pessoas que possam ter contato com ele, e também no alinhamento de direitos e restrições configurados para cada usuário.

Para as Áreas, definimos o subdomínio com o formato AREA99UF: o texto “AREA”, seguido do número da Área com dois dígitos, seguido da sigla da Unidade da Federação da Sede da Área.

Consideramos mais que conveniente manter os nomes das contas curtos e padronizados: esl@..., mca@..., secretaria@..., tesouraria@..., financas@..., distrito-01@..., cto@..., etc. 

Essa restrição é superada convenientemente ao atribuirmos nomes às contas, nomes esses que aparecem nas mensagens enviadas e aparecem nas listas de contatos internos em A.A. Vejamos alguns exemplos:

Resultado da implantação

Contas de Correio Eletrônico: e-mail

Elaboramos um Manual de Configuração das contas de e-mail. Usuários que não tiveram condições de seguir a orientação no Manual receberam ajuda direta da Secretaria da Área ou do CATI.

As pessoas não têm o hábito de se comunicar por e-mail, a ferramenta WhatsApp tem cumprido essa missão. No entanto, a configuração de acesso à conta de e-mail no celular tornou infalível a comunicação, pois cada usuário recebe no seu aparelho pessoal as mensagens, sendo praticamente impossível não tomar conhecimento dela. Ele pode ignorar e apagar, mas não alegar ignorância da sua existência.

Há, obviamente, casos em que nenhuma dessas alternativas é viável. A Secretaria da Área ou do ESL assumem a responsabilidade de transmitir a informação impressa.

Redação e publicação de documentos

Na Área a implantação foi concluída, com participação direta do CATI na redação ou conversão dos documentos. Na prática, eliminamos a necessidade de utilização de um Editor de Textos como Microsoft Word ou Libre Office.

Elaboramos um documento modelo, com logotipo e formatação de cabeçalho, rodapé, margens e numeração de páginas, que está em plena utilização. Padronização de documentos bem sucedida.

Também convertemos com sucesso uma planilha de Fluxo de Caixa, originalmente elaborada no Microsoft Excel, para execução em uma Planilha do Google.

Alguns Distritos demonstram interesse em implementar esse recurso para redação de Atas e Relatórios. Estamos iniciando o treinamento para isso.

Acesso aos documentos “na nuvem”

Na Área a implantação foi um sucesso. Todos os usuários cadastrados têm acesso à pasta compartilhada da Secretaria da Área, onde as Atas e Relatórios estão publicados.

Alguns Distritos demonstram interesse em implementar esse recurso para acesso pelos Grupos. Estamos iniciando o treinamento para isso.

Agenda

Configuramos a Agenda da Área, com todas as reuniões do Comitê Executivo, dos Comitês e Comissões. Colocamos também os Eventos da Área. Como resultado:

Direitos e Restrições

Talvez o tema mais importante do estudo realizado.

Além dos recursos básicos elencados: e-mail, drive e agenda, o usuário também tem a possibilidade de publicar sites e postar vídeos no YouTube.

Importante notar que basta um anexo ilegal em mensagem de e-mail, como pedofilia por exemplo, para que a Instituição Alcoólicos Anônimos do Brasil seja indiciada em processo, civil ou criminal. Daí as duas primeiras premissas de segurança:

Em nossas reuniões, concordamos unanimemente em não abordar a 11ª Tradição nas publicações para a Internet, posto que a JUNAAB assumiu essa função há alguns anos. Abrimos mão de uma possível Autonomia em prol da Unidade de A. A.

Eventual publicação na Internet - a Agenda é forte candidata - seria para informações de interesse a membros, sempre respeitando as orientações constantes no Guia “A. A. na Internet”, e sempre submetendo à consciência coletiva qualquer ação que não esteja elencada ali.

Isso posto, perseguimos a possibilidade de impedir que usuários utilizem tal ou qual recurso. Sucesso!

A ferramenta permite configurar direitos a Unidades Organizacionais e a usuários individuais para permitir ou negar:

Resumindo, podemos impedir qualquer um de fazer publicações na Internet.

Também é possível criar usuários administradores locais, por Unidade Organizacional, e restringir os poderes desse administrador na concessão de direitos aos usuários alocados na Unidade Organizacional que ele administra.

Isso torna possível a descentralização do cadastro e configuração de usuários e direitos de acesso nas Áreas.

Ficamos plenamente satisfeitos com os recursos oferecidos.

Conclusão

A implantação dos recursos do G Suite foi bem sucedida na Área 32, e os estudos concluíram que é possível implantar em todo o Brasil.

A implantação não precisa ser com todos os recursos a um só tempo. Podemos escalonar de forma progressiva. De qualquer modo, a configuração de contas institucionais de forma imediata é possível, limitando-as para os ESLs, Delegados e Coordenadores de Área.

Em momento subsequente, havendo interesse da Área, a configuração de contas para os Comitês e Distritos. A liberação de outros recursos pode ocorrer de forma paulatina.

Independentemente do escalonamento da implantação, após o cadastro de usuários para ESLs, Delegados e Áreas o ESG pode oferecer uma Agenda disponível a eles, e a todos os usuários cadastrados, bem como um drive na “nuvem”, com documentos de interesse para esses usuários. Agenda e documentos acessíveis por computador ou celular, o “sonho” da maioria dos servidores que consultamos.

É claro que estudo e planejamento são imprescindíveis para tornar esse projeto Nacional. Não devemos fazê-lo de forma não planejada.


São Paulo, 9 de março de 2019.

Membro Coordenador de Área - MCA