Comunicação Interna Integrada
Há muitos anos nossas Áreas registram nomes de domínio na FAPESP, que permitem a criação de web sites e de contas de correio eletrônico institucionais.
As contas de correio eletrônico são necessárias quando da interação com a Comunidade: fornecedores de qualquer tipo de produto ou serviço, instituições, empresas e profissionais, e notamos que esse é o único motivo realmente relevante para a manutenção dessa estrutura.
De posse de uma conta no G Suite para organizações sem fins lucrativos, iniciamos um Projeto Piloto em uma das Áreas.
Conversamos com Coordenadores dos vários Comitês, com os Coordenadores dos Distritos e com muitos RSGs, e o anseio maior, jamais atendido a contento, é o acesso veloz aos relatórios da Área e da JUNAAB. Trocando em miúdos, eles queriam essas coisas na nuvem, embora não soubessem exatamente o que significado disso.
Esse o anseio generalizado que identificamos entre os membros em serviço na Área, e que consideramos perfeitamente possível após os estudos do Projeto Piloto.
Sobre os recursos disponíveis
Os recursos básicos que alicerçam uma Comunicação Interna Integrada são:
Correio Eletrônico, ou e-mail.
Agenda.
Documentos na nuvem.
Videoconferência.
Correio Eletrônico
Serviço básico de comunicação, o correio eletrônico permite a troca de mensagens entre os usuários, e também entre contas de fora da instituição.
Um dos recursos mais úteis é a remessa de "NewsLetter". Todos os usuários institucionais recebem automaticamente as mensagens da JUNAAB que são destinadas a todos.
Outro recurso interessante é a possibilidade de criação de Grupos de e-mail. Criamos um grupo para que os Delegados possam enviar e receber mensagens destinadas exclusivamente a eles. Outro grupo é o de ESLs.
Adicionalmente, nossos ESLs e CTOs passaram a ter um endereço institucional para comunicação com a sociedade civil. Todos os endereços terminam com aa.org.br, e isso é o máximo que se pode obter atualmente como identificação institucional perante a sociedade civil.
Veja como configurar a conta em Configuração de contas.
Agenda
A Agenda é um dos aplicativos mais úteis que se pode ter em trabalho colaborativo. Ela pode ser compartilhada publicamente, e tem recursos que facilitam a manutenção dos eventos e compromissos agendados. O exemplo mais clássico são as reuniões mensais - RGA, Distrito e Comitês de Área.
Lançando eventos recorrentes - que se repetem - não nos preocupamos em preencher planilhas complexas onde é tão fácil errar, colocando um evento que ocorre no "3º domingo de cada mês" no domingo errado em um ou mais meses.
Como ela pode ser compartilhada publicamente, todos os interessados têm informação atualizada o tempo todo, pois basta alterar ou inserir um evento e ele já figura na agenda de todos os que a acessam.
Veja como configurar e compartilhar uma ou mais Agendas, e também como acessá-las em Configuração da agenda.
Documentos na nuvem
"Sou Secretário da Área, e terminei de digitar a ATA da última RGA. Penso que está tudo correto, mas sempre considero a primeira versão um rascunho, e gosto de enviar para o Comitê Executivo ler. Cliquei naquele botão Compartilhar no canto superior direito do documento, e inseri os endereços de e-mail dos membros do Comitê. Quase esqueci de informar que os convidados podem apenas Comentar, não editar.
No dia seguinte recebi informações do sistema por e-mail: MCA e CTO comentaram o texto do documento. Fui lá ver! O MCA corrigiu o nome de um visitante que teve a palavra, e o CTO acrescentou o bairro no endereço em que ocorrerá um evento no próximo mês. Aceitei as alterações.
A ATA estava pronta, e compartilhei com os MCDs para leitura e comentários. Compartilhei, não anexei cópia no e-mail."
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O depoimento acima é fictício, mas relata uma situação real da utilização dos documentos na nuvem.
Veja como isso funciona na página Documentos na nuvem.
Videoconferência
Por conta da pandemia COVID-19, estamos utilizando o recurso de videoconferência com o Google Meet.
Dedicamos uma seção específica para ele em Reuniões à distância.