KanbanFlow

Manual de Kanbanflow

Aquest és un petit manual sobre l’eina web Kanbanflow (https://kanbanflow.com/), utilitzada als cicles formatius d’informàtica de l’Institut Montsià durant el curs 2015-16 per a ajudar a fer metodologies àgils per equips als alumnes, al mateix temps que fan el sistema ABP (aprenentatge basat en projectes).

Aquesta eina permet col·laborar en temps real entre ells als membres d’un equip, veient les tasques creades, afegir de noves i esborrar-les. Sols cal un navegador web i accedir a la URL indicada al primer paràgraf, donat que és una eina basada en tecnologies web estàndard. Això també implica que es pot accedir des de mòbils, tablets, i qualsevol dispositiu que disposi d’un navegador web.

Tot seguit s'exposaran els principals punts del programa mitjançant un “passeig visual”..

Captura 1.- El Kanbanflow ens permet dividir les tasques del projecte en una sèrie de columnes. Usualment són tres o quatre: tasques per fer, tasques fent-se i tasques fetes. En aquesta captura podeu veure que aquest grup d’alumnes van decidir afegir una columna extra “en espera” per recordar aquelles tasques que afecten a les que estan en progrés.

També es pot apreciar que el programa permet distingir mitjançant colors les tasques assignades a cada membre de l’equip (o encara no assignades). També es podria afegir un avatar, aquest equip no ho ha fet però més avant es veurà un exemple.

Per afegir noves tasques tan sols hem de prémer el símbol + verd que es veu a cada columna.

.

Captura 2.- A la part esquerra, dalt de la pantalla tenim un desplegable on podem veure tots els taulells on estem apuntats. Cada taulell representa un projecte dels alumnes o nostre propi. Si no som els creadors cal que ens convidi l’autor del taulell, llavors rebrem un correu amb un enllaç que ens permetrà acceptar la invitació. Podem veure diversos taulells, simplement s’han d’obrir vàries pestanyes del nostre navegador web.

.

Captura 3.- Dalt a la dreta de la pàgina principal tenim el nostre nom d’usuari, el nostre avatar i si premem la fletxeta es desplegarà un petit menú o podrem accedir a les pantalles per canviar les nostres opcions personals, canviar la contrasenya o desconnectar-nos.

.

Captura 4.- Aquesta captura mostra un taulell d’un equip que ha decidit utilitzar la configuració clàssica de tres columnes: tasques per fer, tasques en progrés i tasques acabades. També podeu veure que han utilitzat avatars (les petites caretes al costat de les tasques) per ressaltar més qui és l’autor de cada tasca. Les tasques de l’esquerra no tenen avatar perquè encara no les han assignat a ningú.

.

Captura 5.- Si cliquem dalt a la dreta a l’opció Administration anirem a aquesta pantalla on podrem administrar els taulells a on estem apuntats i crear-ne de nous.

Si estem convidats tan sols podrem donar-nos de baixa. Si som els creadors podrem administrar els usuaris (convidar a nous, esborrar-los), establir les preferències del taulell (colors, etc), reanomenar-lo i, finalment, esborrar-lo.

.

Captura 6.- En aquesta captura de detall podem veure un taulell del qual som propietaris, per tant podrem invitar a més usuaris prement el botó de l’esquerra amb un símbol +, canviar el propietari del taulell per un altre membre del equip i veure dades dels membres de l’equip.

.

Captura 7.- Podem fer vàries coses a la pantalla de preferències del taulell, podem afegir i esborrar columnes, ja hem dit que allò habitual són tres o quatre, també podem editar les preferències per a cada columna (el nom de la columna, la descripció, propietats a mostrar per pantalla [per exemple mostrar les subtasques expandides o no, el temps que portem dedicats a la tasca, etc] i finalment canviar l’ordre en que mostra les columnes.

.

Captura 8.- En aquesta captura podem veure les preferències personals del nostre usuari, mostra el nom complet i l’avatar que hem triat, també permet escollir un de https://ca.gravatar.com/ que és un servei independent que permet usar un mateix avatar en diferents webs.

També podríem seleccionar en el menú de l’esquerra les nostres preferències respecte a data i hora (format de 12 o 24h, etc), i altres apartats que veurem en les següents captures.

.

Captura 9.- Continuant la captura anterior, aquí podem veure les preferències nostres respecte a les notificacions que volem rebre per e-mail, estan dividides en notificacions relatives a les tasques (p.e. rebre un correu quan ens assignen una nova tasca) i relatives als taulells (p.e. rebre un correu quan algú accepta una invitació per col·laborar).

També podríem canviar la nostra adreça de correu prement el botó blau de dalt de la pantalla.

.

Captura 10.- KanbanFlow incorpora, a l’apartat Productivity Game, un petit joc social que ens permetrà obtenir punts per a comparar la nostra habilitat amb la dels nostres companys. El seu funcionament es basa en l’assignació de punts per cada minut de treball ininterromput que realitzem a una tasca concreta. D’aquesta manera es pot fer que el treball sigui més amè i propiciar un increment de la productivitat.

.

Captura 11.- Per a cada tasca tenim una fitxa detallada de la mateixa. Podem obtenir la fitxa detalla de la tasca fent click a sobre de la mateixa.

Com es mostra a la captura següent a l’apartat General de la fitxa detallada s’inclou el nom de la tasca. Tanmateix es pot incloure una descripció de la mateixa, incloure-hi etiquetes, especificar el color amb que es mostrarà la tasca al tauler, la persona responsable de portar-la a terme així com el seu temps estimat i temps consumit.

.

Captura 12.- Des de l’apartat de Subtasques es poden especificar les diferents subaccions o subtasques necessàries per a realitzar la tasca satisfactòriament. Aquí es pot veure que cada alumne es va assignar com a subtasca de la tasca principal, així a mesura que cadascú acaba la seua feina es pot marcar com a finalitzat.

.

Captura 13.- L’eina incorpora un compte enrere que permet gestionar el temps assignat a les diferents tasques. Una volta obert el comptador cal clickar a la tasca que es vol controlar amb el rellotge. Des de l’apartat Settings es pot variar l’assignació horària per a la tasca actualment seleccionada. Cal recordar que si utilitzem el joc social del KanbanFlow els punts s’assignaran en base al temps de treball ininterromput que mostri aquest rellotge.

.

Captura 14.- Des de l’apartat d’estadístiques es poden visualitzar els comptadors executats en un interval de temps, els punts obtinguts, les parades de rellotge i les puntuacions més elevades.

.

Captura 15.- L’apartat de filtres permet fer cerques en base als usuaris, colors utilitzats al tauler, data i/o etiquetes utilitzades. Aquesta eina és especialment útil en projectes extensos, on no es pot visualitzar l’assignació completa de tasques en una sola pantalla o quan es volen obtenir dades en base a un criteri de cerca.

.

Captura 16.- Al menú miscel·lània s’ofereixen opcions de personalització de l’entorn, concretament es pot activar el só, les notificacions o la visualització de la llegenda de colors.

.

Captura 17.- Des del botó d’ajuda i retroacció, situat a la part inferior dretà de la pantalla, es pot obtenir ajuda en base als dubtes més freqüents o tutorials de l’aplicatiu. Tanmateix es poden enviar preguntes a l’equip de suport o notificar bugs o suggerències de millora a l’equip de desenvolupament.

.

Captura 18.- Per últim des del botó d’obtenció de la versió premium, situat també a la part inferior dreta, es pot adquirir aquesta versió millorada. Aquesta versió incorpora funcionalitats que no s’inclouen a la versió gratuïta, com per exemple calendaris incorporats o la possibilitat d’incloure fitxers.