Nieuwsarchief

Let op: dit is een archief, veel links werken niet meer.

Plaatsingsprocedure afgerond

[11.11.08] Maandagmorgen 3 november is de start van het ASC gevierd met een druk bezocht gezamenlijk ontbijt van de ASC-medewerkers. Alle 215 financiële medewerkers van de universiteit zijn per 1 november ‘geplaatst' in hun functie: de administratieve functies zijn voor het overgrote deel overgegaan naar het ASC, de ‘controlfuncties' blijven bij de faculteit of dienst. In de loop van volgende jaar verhuizen de laatste administraties naar het servicecentrum.

In het verlengde van de reorganisatie gaat het ‘employabilityprogramma' door om de kennis, kunde en kansen van financiële medewerkers te vergroten. Ook start binnenkort een EVC-traject. EVC staat voor Erkenning Verworven Competenties.

De projectleiding wil graag weten hoe medewerkers de plaatsingsprocedure hebben gewaardeerd en of zij vinden dat zij goed zijn behandeld. Bent u één van de financiële medewerkers die onlangs een plaatsingsbrief hebben ontvangen, vul dan uiterlijk 17 november het evaluatieformulier in.

Lees dit en meer in Nieuwsbrief Transic 13.

Plaatsingsbesluiten

[14.10.08] De plaatsingsgesprekken zijn afgerond. De voorgenomen plaatsingsbesluiten zijn verzonden en in de laatste week van oktober ontvangen de medewerkers het defintieve plaatsingsbesluit.

Per 1 november is het plaatsingsproces in het kader van de reorganisatie afgerond en weten de betrokken medewerkers op basis van welke afspraken zij geplaatst zijn in de nieuwe organisatie.

Nieuwsbrief Transic 12 is verschenen

Plaatsingsgesprekken

[11.09.08] De individuele plaatsingsgesprekken met medewerkers in de financiële dienstverlening zijn in volle gang. Dit betreft met name medewerkers voor wie de functie verandert of die overgaan naar het ASC. Later volgt er meer nieuws over het vervolg.

Prettige vakantie

[08.07.08] In Nieuwsbrief Transic nummer 11 staat directeur Financiën & Control Jan Willem Meinsma stil bij de actuele ontwikkelingen in de financiële dienstverlening. Jan Willem Meinsma: "We zitten nu op de helft van een jaar met grote veranderingen. Het is een intensief jaar voor medewerkers binnen de financiële dienstverlening. In de zomer is er voor velen een moment van rust en afstand. Ook na de zomer zullen alle betrokkenen via de nieuwsbrief en de website regelmatig worden geïnformeerd. Een goede zomer toegewenst.”

Uitvoeringsplan vastgesteld

[09.06.08] De personeelsgeleding van de Universiteitsraad heeft op 26 mei ingestemd met het uitvoeringsplan. Het overleg tussen het College van Bestuur en de U-raad heeft geleid tot enkele toelichtingen, aanpassingen en aanvullingen op het uitvoeringsplan. Deze zijn verwoord in een Addendum, dat onderdeel uitmaakt van het uitvoeringsplan. Hier volgen enkele punten daaruit.

Uitnodiging plaatsingsgesprek

Alle medewerkers die vallen onder de reorganisatie ontvangen een uitnodiging voor een plaatsingsgesprek, behalve de medewerkers die geplaatst worden in dezelfde functie en bij hetzelfde onderdeel. Zij ontvangen een brief waarin zij worden geïnformeerd dat voor hen een plaatsingsgesprek niet noodzakelijk is, maar dat iedereen die dat wil van harte uitgenodigd is daartoe zelf het initiatief te nemen en dat hiervoor geen drempels zijn. In de uitnodiging voor een plaatsingsgesprek worden de gesprekspartners genoemd en aangegeven dat een medewerker een adviseur kan meenemen naar het gesprek. In het Addendum wordt het verschil uitgelegd tussen een loopbaangesprek en een plaatsingsgesprek.

Functieverrijking

Eentonig werk moet worden voorkomen. Manieren om functies interessant te maken zijn het rouleren tussen teams, het uitvoeren van taken op locaties, assisteren bij de invoering van nieuwe technieken en processen en volgens rooster deelnemen in het frontoffice van het ASC. Taken zullen worden verdeeld over medewerkers die daar geschikt voor zijn of geschikt te maken zijn. Dit is van belang voor de medewerkerstevredenheid en de kwaliteit van de dienstverlening. Medewerkers met ruime ervaring maar onvoldoende opleiding kunnen het gevraagde diploma of certificaat behalve door opleiding ook in bezit krijgen door hun relevante ervaring te laten toetsen door een daartoe bevoegde externe instantie. Deze toetsingsprocedure is gericht op formele Erkenning van Verworven Competenties (EVC).

Individuele ondersteuning van de medewerker

Medewerkers kunnen een beroep doen op de vertrouwenspersoon personeelsaangelegenheden. Daarnaast zijn er andere vormen van individuele ondersteuning, zoals de P&O-adviseur, de door Partners voor U(U) verzorgde loopbaanbegeleiding en de rechtspositionele belangenbehartiging door de vakbond, elk met een eigen rol.

Aanmelden voor loopbaanbegeleiding

[22.05.08] In de afgelopen weken zijn de informatiebijeenkomsten over het uitvoeringsplan en de loopbaanbijeenkomsten gehouden. Als de personeelsgeleding van de U-raad op 26 mei heeft ingestemd met het uitvoeringsplan, kan de uitvoering van de reorganisatie starten. In het uitvoeringsplan staat de planning van de reorganisatie, wanneer de medewerkers worden geïnformeerd over de individuele gevolgen van de reorganisatie en de start en inrichting van de nieuwe organisatie.

Alle medewerkers die vallen onder de reorganisatie kunnen een beroep doen op loopbaanbegeleiding. Deze begeleiding is erop gericht medewerkers te ondersteunen bij het maken van eigen keuzes in hun loopbaan. De loopbaanbegeleiding wordt verzorgd door Partners voor U(U), een samenwerkingsverband van Topselect en Randstad HR Solutions.

Als eerste stap kunnen medewerkers zich aanmelden voor een oriënterend gesprek met een loopbaanadviseur. Dit kan tot 13 juni.

>> tekst en presentatie uitvoeringsplan

>> presentaties over loopbaanbegeleiding

Bijeenkomsten gepland

[16.04.08] De agenda is aangepast. De informatiebijeenkomsten over het uitvoeringsplan vinden direct na de meivakantie plaats. Deze bijeenkomsten worden gehouden bij de diverse faculteiten en ook voor de diensten zijn er één of meer gecombineerde bijeenkomsten. Tijd en locatie worden zo snel mogelijk bekend gemaakt. Alle betrokken medewerkers ontvangen een persoonlijke uitnodiging.

Het uitvoeringsplan wordt 15 mei besproken in de U-raadscommissie en 26 mei in de U-raad.

Op 19 en 22 mei zijn er bijeenkomsten over de loopbaanbegeleiding. Aansluitend kan men zich aanmelden voor een oriënterend gesprek of begeleiding. De bijeenkomsten zijn bedoeld voor alle medewerkers die onder de reorganisatie van de financiële dienstverlening vallen. Ook voor deze bijeenkomsten ontvangen de medewerkers een persoonlijke uitnodiging.

>> tekst en presentatie van het uitvoeringsplan

[aanvulling 24.04.08] agenda en Nieuwsbrief Transic 7

[aanvulling 14.05.08] locaties bijeenkomsten in agenda

Definitieve planning nog niet bekend

[10.04.08] Zoals eerder gemeld, zijn de personeelsbijeenkomsten over de loopbaanbegeleiding uitgesteld. De nieuwe planning is nog niet bekend. De bijeenkomsten worden in elk geval over de meivakantie (28 april - 13 mei) heengetild. De loopbaantrajecten kunnen dan aansluitend beginnen.

Overleg afgerond

[19.03.08] Op 17 maart hebben de U-raad en het College van Bestuur het overleg over het reorganisatieplan afgerond. Voorzitter Fred Toppen van de speciale U-raadscommissie constateerde dat men het niet over alles eens is geworden, maar dat de U-raad wel veel heeft bereikt. De raad besloot de verschillen niet op de spits te drijven. Collegevoorzitter Yvonne van Rooy merkte op dat de medezeggenschap bijdraagt aan een betere besluitvorming in het belang van alle betrokkenen.

Nu het overleg is afgerond wordt de uitvoering van het reorganisatieplan weer ter hand genomen. Er wordt een nieuwe planning opgesteld. Naar verwachting vinden in april de uitgestelde personeelsbijeenkomsten plaats met informatie over de loopbaanbegeleiding. Rond die tijd kunnen medewerkers zich aanmelden voor een oriënterend gesprek of begeleidingstraject.

Lees verder in Nieuwsbrief Transic 6

U-raad vraagt tijd

[14.02.08] De universiteitsraad heeft per brief gereageerd op het besluit van het college van bestuur over de vaststelling van het reorganisatieplan. De universiteitsraad constateert tot zijn genoegen dat het college van bestuur veel van de adviezen van de universiteitsraad overneemt en beschouwt dat als het resultaat van een proces van onderhandelingen en debat tussen college en raad. De raad merkt echter ook op dat het college de adviezen niet volledig volgt, met name op het punt van "fysieke concentratie". Om de consequenties hiervan te kunnen wegen, vraagt de raad om tijd. Dit betekent dat de uitvoering van het collegebesluit maximaal 4 weken wordt opgeschort.

In afwachting van de uitkomsten van het verdere overleg worden de aangekondigde bijeenkomsten voor de medewerkers over de loopbaanbegeleiding en scholings­faciliteiten tot nader order uitgesteld.

Reorganisatieplan vastgesteld

[06.02.08] Het college van bestuur heeft het reorganisatieplan voor de financiële dienstverlening 5 februari vastgesteld. Een dag eerder is het plan uitgebreid besproken met de U-raad.

Zie Nieuwsbrief Transic 4 (via keuzemenu) in het nieuwsbriefarchief.

Intensieve gesprekken

[22.01.08] De afgelopen weken hebben medewerkers van de projectorganisatie intensieve gesprekken gevoerd met de financiële medewerkers. In zeven bijeenkomsten werd ingegaan op de vragen en opvattingen die specifiek bij de verschillende faculteiten en diensten leven.

De reacties van de medewerkers zijn 21 januari op hoofdlijnen besproken in de vergadering van de U-raadscommissie ASC met het college van bestuur. In deze vergadering werd verder de notitie behandeld waarin het college ingaat op de punten die de U-raadscommissie in december aan de orde had gesteld. De commissie en het college van bestuur zijn het eens over de noodzaak tot standaardisatie en automatisering van de administratie en ook over het onder één leiding brengen van administratieve medewerkers is een grote mate van overeenstemmming.

De commissie zet echter vraagtekens bij de noodzaak alle administratieve medewerkers bij elkaar te plaatsen (fysieke concentratie) en vraagt het college dit per faculteit en situatie te bezien. Het college gaat kijken of het hiertoe mogelijkheden ziet.

Op 4 februari vergadert de U-raad met het college van bestuur opnieuw over de reorganisatie van de financiële dienstverlening.

>> Notitie met nadere toelichting door college van bestuur 14.01.08

>> Advies van ad hoc U-raadscommissie ASC 30.01.08

--------------------------------------------------------------------------------------

Meer tijd voor overleg

[17.12.07] De Universiteitsraad en het College van Bestuur hebben de behandeling van het Reorganisatieplan Financiële Dienstverlening uitgesteld. Besloten is een extra overlegronde in te lassen. De ad-hoc U-raadscommissie ASC constateert dat nut en noodzaak van standaardisering en automatisering van de administratie breed wordt onderschreven, maar ziet nog onvoldoende draagvlak voor de voorgenomen concentratie van administratieve medewerkers op één locatie.

Het uitstel wordt benut voor een aantal aanvullende activiteiten. In januari vindt een extra informatieronde plaats voor de medewerkers. Ook zal het College in een nadere schriftelijke onderbouwing dieper ingaan op de gestelde vragen en op basis hiervan overleg voeren met de U-raadscommissie. Daarnaast wordt een aantal technische en praktische vragen beantwoord in ambtelijk vooroverleg met de U-raadsleden.

>> zie Agenda en Nieuwsbrief Transic 2

--------------------------------------------------------------------------------------

Reorganisatie financiële dienstverlening

De Universiteit Utrecht reorganiseert de financiële dienstverlening en vormt een nieuw Administratief Service Centrum, het ASC.

Het project heeft de naam Transic gekregen, een samenvoeging van transitie (overgang) en de afkorting ASC.

Tijdens twee bijeenkomsten, op 20 en 22 november, zijn de betrokken medewerkers geïnformeerd. Zie hier de sheets van de presentatie en het adres voor je vragen.

Ook de U-raad heeft bijeenkomsten gehouden met de medewerkers.

Grote veranderingen

Bij de reorganisatie zijn zo'n 200 medewerkers betrokken, vrijwel alle financiële medewerkers van de faculteiten en diensten van de universiteit. Hun baan wordt niet bedreigd, er vallen geen ontslagen maar ze krijgen wel te maken met grote veranderingen.

Een belangrijk deel van hen gaat straks werken in het ASC.

Ook het huidige Administratief Diensten Centrum ADC gaat in zijn geheel over naar de nieuwe organisatie. De medewerkers van het ADC hebben het afgelopen jaar een kwaliteitstraject doorlopen om zich op deze veranderingen voor te bereiden. Het nieuwe ASC werkt straks voor de gehele universiteit.

Waarom?

Door de afzonderlijke administraties duurt het lang voordat alle financiële cijfers op een rij zijn gezet. Financiële tegenvallers worden soms te laat opgemerkt, waardoor er onverwachts bezuinigd moet worden, terwijl meevallers ongebruikt blijven liggen. Nu er minder overheidsgeld te verdelen is en het toezicht strenger wordt, kan de universiteit zich geen verrassingen veroorloven. Niet alleen het universiteitsbestuur maar ook projectleiders, directeuren en afdelingshoofden willen tijdig weten hoeveel er te besteden is.

Het beroep van administratieve medewerker staat niet stil. De regelgeving verandert steeds en de techniek schrijdt voort. Door automatisering valt veel invoerwerk weg en op een kleine administratie is er op den duur niet genoeg ander werk. Uiteindelijk biedt een groter professioneel servicecentrum de medewerker meer kansen: door begeleiding, opleiding en ontwikkeling en onderlinge samenwerking.

De verbeteringen in het financiële beheer van de universiteit moeten onzekerheden van de universiteit wegnemen, maar uiteindelijk ook de medewerkers meer zekerheid bieden.

Lees ook: Baangarantie