ARCHIEF - Gestelde vragen en de antwoorden
Hier is een kopie van de "Gestelde vragen en antwoorden" geplaatst.
Dit is een archief, veel gegevens (zoals planningen en links) zijn achterhaald.
PLANNING
Zet een heldere ge-update planning op de website Transic
De planning van het traject is mede afhankelijk van de besluitvorming. Op 5 februari 2008 heeft het college van bestuur het reorganisatieplan vastgesteld. De uitvoering hiervan is een maand uitgesteld doordat de U-raad de bemiddeling van de Raad van Toezicht heeft ingeroepen. Op 17 maart 2008 is het overleg met de U-raad over het reorganisatieplan afgerond. De U-raad heeft op 26 mei ingestemd met het uitvoeringsplan. In het uitvoeringsplan staat o.a. de planning van de reorganisatie. Aansluitend is de loopbaanbegeleiding gestart. De formele plaatsing van medewerkers in de nieuwe organisatie vindt plaats in de periode 1 juni tot 1 november.
Met elke directeur van een faculteit of dienst zijn en worden afspraken gemaakt over het tempo en de volgorde van de veranderingen (transitieplannen). Sommige faculteiten sluiten op eigen verzoek reeds vroeg aan bij het administratief servicecentrum, andere volgen later. De diensten zijn al klant van het ASC (voorheen ADC); de dienstverlening aan deze organisatie-onderdelen wordt in 2008 verder uitgebreid op basis van het ontwerp ASC. Geo-, Geestes- en Sociale Wetenschappen gaan in 2008 over naar het ASC. Bij REBO zijn USBO en USE al over en volgen de andere departementen naar verwachting in het najaar van 2008. Bètawetenschappen en Diergeneeskunde gaan in 2009 over. Bij Bèta is de administratie al grotendeels ingericht volgens het ontwerp ASC. Bij Diergeneeskunde gaat de centrale administratie over en blijven de meeste departementsmedewerkers bij de faculteit. ^
FUNCTIES
Zie ook de webpagina Loopbaan en functies.
Is er een handreiking voor leidinggevenden bij het opstellen van een getuigschrift?
De leidinggevende kan dit beknopte voorbeeld gebruiken met aandachtspunten voor het opstellen van een getuigschrift.
Is het bij de reorganisatie van de financiële dienstverlening mogelijk om met een regeling eerder te stoppen met werken?
1. Bent u geboren voor 1 januari 1950 dan geldt het onderstaande voor u.
Ook bij de reorganisatie van de financiële dienstverlening is het Sociaal Beleidskader van de Universiteit Utrecht van toepassing. Daarin staan de volgende zinnen in de desbetreffende paragraaf 4.1 Seniorenbeleid centraal:
"Partijen bevestigen dat het personeelsbeleid bij de UU, ook bij reorganisaties, erop gericht is om oudere medewerkers actief te laten participeren in het arbeidsproces."
"De UU kan bij toepassing van dit SBK desondanks aan medewerkers die voldoen aan de voorwaarden van de overgangsregeling FPU, (d.w.z. geboren voor 1 januari 1950 en vanaf 1 april 1997 tot aan het FPU-ontslag onafgebroken in dienst bij een ABP-werkgever) aanbieden om gebruik te maken van een FPU suppletieregeling (...). De inhoud van de regeling is vastgelegd in een overeenkomst tussen de UU en het ABP. De uitvoering van de regeling berust bij het ABP."
De nadere uitwerking van de voorwaarden vind u in het Sociaal Beleidskader (4.1 Seniorenbeleid).
2. Bent u geboren na 1 januari 1950 dan geldt het onderstaande voor u.
Het sociale en personeelsbeleid van de universiteit is erop gericht om u in dienst te houden en om u in de gelegenheid te stellen actief te blijven participeren. Er gelden geen algemene compensatieregelingen voor u. Wanneer u in samenhang met de reorganisatie geheel of gedeeltelijk zou willen stoppen met werken dan is een analyse van uw financiële situatie van belang (keuzepensioen). Het is echter vooral van belang dat u uw eigen prioriteiten en afwegingen maakt ten aanzien van werk, geld en vrije tijd.
U kunt de volgende ondersteuning krijgen bij het maken van deze afwegingen en analyses.
- u kunt een oriënterend gesprek aanvragen bij Partners voor U(U) om uw vragen/twijfels te bespreken.
- u kunt ook direct een financieel-adviesgesprek aanvragen bij Partners voor U(U);
- u kunt samen met uw leidinggevende en de afdeling P&O van uw onderdeel uw vragen bespreken. Het ABP kan berekeningen voor u maken, P&O kan u hiermee helpen. Kort gezegd; samen met uw faculteit of dienst bespreken wat de mogelijkheden zijn voor een individuele met u op maat gemaakte afspraak.
Wat wordt bedoeld met een passende functie?
Een functie is passend wanneer de functie de medewerker redelijkerwijs kan worden opgedragen in relatie tot zijn persoonlijkheid, omstandigheden en de voor hem bestaande vooruitzichten; met andere woorden: een functie van gelijkwaardig of eventueel hoger niveau. Onder persoonlijkheid, omstandigheden en vooruitzichten kunnen onder meer worden verstaan: capaciteiten, ervaring, leeftijd, salaris, en vastgelegde aanspraken op promotiemogelijkheden. Indien de medewerker is ingeschaald in een aanloopschaal wordt uitgegaan van de functionele schaal. Een functie wordt eveneens als passend aangeduid als de medewerker door middel van her-, bij- en omscholing binnen een redelijke termijn en tegen redelijke kosten zodanig bekwaam kan worden dat de functie naar behoren kan worden vervuld. Onder redelijke termijn wordt verstaan in ieder geval 6 maanden tot één jaar.
Hebben de directeuren van faculteiten en diensten inbreng bij het invullen van de functies?
Ja, de bemensing vindt mede op basis van het advies van de directeuren plaats.
Op dit moment doe ik heel gevarieerde werkzaamheden. Gaat deze variatie verdwijnen en zit ik straks de hele dag gegevens in te voeren?
Het werk zal inderdaad veranderen en zich meer toespitsen op bepaalde processen. Tegelijkertijd vindt er een vakinhoudelijke verdieping plaats. Daarin ontstaan ook weer nieuwe contacten. De medewerkers zullen meer bij het hele proces worden betrokken en meedenken over verbeteringen. Dit geldt het hele team dat rond een proces is georganiseerd; het is niet de bedoeling dat een deel van het team alleen maar invoerwerk zit te doen. Daarbij moet bedacht worden dat het ‘inklopwerk’ steeds minder wordt en dat het nodig is op deze veranderingen in te spelen. ^
Hoe is gegarandeerd dat iedereen gelijke kansen krijgt bij het invullen van de nieuwe functies, zoals account manager?
De manier waarop iedereen met gelijke kansen in een juiste functie geplaatst kan worden, is geregeld in het uitvoeringsplan. Voor ongeveer 80% van de medewerkers die onder de reorganisatie vallen, geldt het principe “medewerker volgt functie”; zo'n 20% wordt geplaatst in een nieuwe functie. De functies en de kwaliteiten die daarvoor nodig zijn, staan beschreven in het functieboek (zie loopbaan en functies). ^
Wanneer er specifieke functies ontstaan (de genoemde "20%"), worden dan de medewerkers uit de financiële kolom vooraf geïnformeerd of gebeurt dit universiteitbreed?
De nieuwe functies worden in eerste instantie niet universiteitsbreed worden aangeboden. Eerst komen de medewerkers die onder de reorganisatie vallen aan bod. Daarbij wordt in het bijzonder rekening gehouden met de medewerkers die niet hun huidige functie kunnen volgen omdat deze wijzigt. Dit is ingegeven door de garantie "geen gedwongen ontslagen" en "behoud van functieniveau". ^
In het functieboek staat dat ik er financieel niet op achteruit ga als ik solliciteer op een functie met een lagere schaal. Hoe zit dat precies?
Er financieel niet op achteruit gaan houdt in dat u uw huidige salaris en uw huidige schaal behoudt. Ook de vooruitzichten op het maximum van deze schaal en de jaarlijkse periodieke verhoging.
Als 80% van de medewerkers zijn functie volgt, betekent dit dat de rest niet geschikt is?
Nee, dit is een misverstand! Iedereen is geschikt voor zijn huidige functie en alle medewerkers krijgen de garantie dat ze een functie krijgen op minimaal hetzelfde niveau. De meesten volgen hun functie, maar voor een klein deel (zo’n 20%) gaat het om nieuwe functies. Dit kan zijn omdat hun huidige functie wordt gesplitst (bijvoorbeeld in projectcontrolling en projectadministratie) of omdat ze overgaan naar een functie die nu nog niet bestaat (bijvoorbeeld account manager). ^
De personeelsdossiers zouden al zijn opgevraagd. Is het niet netter de medewerkers eerst zelf te benaderen? De CV’s en opleidingsgegevens in de personeelsdossiers zijn niet altijd actueel, men kan dit de medewerkers beter zelf vragen.
De personeelsdossiers zijn niet opgevraagd en er wordt geen inzage gegeven in de vertrouwelijke dossiers, ook niet in de verslagen van de Resultaat- & Ontwikkelingsgesprekken. Wel is aan de P&O-medewerkers van de organisatie-onderdelen gevraagd in de dossiers te kijken naar het algemene opleidingsniveau van de betrokken doelgroep. Deze informatie was nodig voor een inventarisatie van de opleidingsbehoefte voor de komende jaren om het reorganisatieplan te kunnen onderbouwen. De geïnventariseerde gegevens hebben voor de individuele medewerker geen enkele consequentie. Men wordt geplaatst op basis van rechtspositie en niet op basis van opleiding. Een plaatsing in een functie op hetzelfde niveau is gegarandeerd. Meer of minder opleiding hebben gevolgd maakt voor de plaatsing niet uit.
Voor het globale beeld van het opleidingsniveau van de doelgroep was het niet nodig de medewerkers zelf te benaderen en dit was ook niet wenselijk zolang niet duidelijk was welke individuele medewerkers precies zijn betrokken. Nu dit duidelijk is, is bij eerste gelegenheid het personeel als groep geïnformeerd in de informatiebijeenkomsten. Na vaststelling van het uitvoeringsplan kunnen de individuele trajecten starten. ^
Zijn de mensen die nu bij ADC-F werken, verzekerd van hun huidige functie? Op 1-10-07 hebben zij namelijk allemaal al een nieuwe functie gekregen!
De medewerkers van het ADC-F zijn verzekerd van hun eigen functie. Zij volgen hun functie, net als de medewerkers elders in de universiteit met een volledig financieel-administratieve functie.
Ter toelichting het volgende. Het ADC is de afgelopen periode 'voorgesorteerd' op de nieuwe organisatie. De medewerkers hebben gezamenlijk een intensief kwaliteitstraject doorlopen en er zijn teams gevormd rond de administratieve processen. Deze zogenoemde 'kanteling' van de organisatie is op 1 oktober 2007 ingegaan. Strikt formeel was er op dat moment geen sprake van een nieuwe 'functie' maar van een nieuwe 'taak'. Bij de start van het ASC is het eigenlijk net omgekeerd: omdat het ASC formeel een nieuw organisatie-onderdeel is, worden de medewerkers van het ADC 'geplaatst' in hun 'functie'. Voor de financieel-administratieve medewerkers geldt daarbij het principe 'medewerker volgt functie'. De medewerkers van het ADC-F zijn verzekerd van hun functie en in de praktijk verandert er voor hen op dat moment relatief weinig, omdat zij al op de nieuwe manier werken. Uiteraard zullen de teams als gevolg van de reorganisatie groter worden. Eventuele wisselingen van team of taak op verzoek van de medewerker of de leidinggevende vallen niet onder de reorganisatie. In het resultaat- en ontwikkelingsgesprek (R&O) worden samen met de leidinggevende de persoonlijke doelstellingen en taken voor de komende periode besproken.
De medewerkers van de andere afdelingen van het ADC, zoals de personeels- en studentenadministratie, vallen buiten het veranderingstraject. Zij maken formeel wel deel uit van de reorganisatie, omdat het gehele ADC opgaat in het nieuwe ASC, maar in de praktijk verandert hun werk niet. ^
Op mijn afdeling zitten medewerkers die voor het uitzendbureau werken, is hier nog plaats voor na de reorganisatie?
Medewerkers die via een uitzendorganisatie voor de universiteit werken vallen niet onder de reorganisatie en de afspraken over behoud van werk. Als er onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn voor het werk dat gedaan moet worden, kunnen er ook in de toekomst tijdelijk uitzendkrachten worden ingehuurd. Hoelang medewerkers op tijdelijke basis kunnen worden ingezet, wordt bepaald door de wet- en regelgeving voor flexibele arbeid. Tijdens de reorganisatie kunnen tijdelijke medewerkers geen vaste benoeming krijgen, omdat interne kandidaten voor gaan. Het eerste aanspreekpunt voor vragen over uitzendwerk is de leidinggevende.
OPLEIDING EN BEGELEIDING
Er is gezegd dat er een verschuiving plaatsvindt van registratief werk naar meer analytisch werk. Het is de vraag of administratieve medewerkers op deze taak zijn voorbereid.
Deze verschuiving vindt overal plaats, ook buiten de universiteit en de administratie: door automatisering en selfservice verdwijnen steeds meer administratieve handelingen. In een relatief kleine administratie verdwijnen de komende jaren taken zonder dat er nieuwe voor in de plaats komen of mensen voldoende begeleiding kan worden geboden. Door mensen bij elkaar te plaatsen en de krachten te bundelen, wordt er een omgeving gecreëerd waarin medewerkers deze ontwikkeling aan kunnen. Er wordt stevig geïnvesteerd in opleiding, ontwikkeling en begeleiding. ^
Hoe is de werkzekerheid geregeld voor die mensen die nu registratief werken en die de ontwikkeling naar analytisch niet kunnen maken, omdat ze aan hun plafond zitten.
Wat gebeurt er met medewerkers die een opleiding moeten volgen, maar dat niet aankunnen, bijvoorbeeld door leeftijd of omstandigheden?
Op persoonlijke omstandigheden kan geen algemeen antwoord worden geformuleerd, hier zal individueel naar moeten worden gekeken. Dit kan in gesprekken met de leidinggevende en in persoonlijke loopbaanbegeleiding. Wie dat wenst kan zelfs zonder dat de leidinggevende het weet, begeleiding krijgen om inzicht te krijgen in zijn of haar eigen mogelijkheden. Daarbij staan alle opties open. Iemand kan voor zichzelf tot de conclusie komen liever niet mee te gaan in deze ontwikkeling en een andere functie binnen of buiten de universiteit zoeken. Ook daarin kan dan begeleiding worden geboden. Senioren kunnen onder voorwaarden gebruik maken van de mogelijkheid om uit te treden.
Maar men moet er niet te snel van uit gaan dat iets niet kan. Leeftijd is op zichzelf in elk geval geen reden om stil te staan en niet meer te leren. "Employability" - dat wil zeggen geschikt zijn en blijven voor je werk en voor de arbeidsmarkt, ook als de omstandigheden veranderen - kent geen leeftijdsgrenzen. Het aanbod kan waar nodig toegesneden worden op leeftijdsfasen. Eén van de doelstellingen van de reorganisatie is nadrukkelijk alle medewerkers bij de ontwikkelingen te betrekken en meer toekomstzekerheid te bieden. Door een actieve opstelling en het bundelen van de krachten, wordt een omgeving gecreëerd waarin medewerkers deze ontwikkeling aan kunnen en niemand achterblijft.
Informatie over individuele loopbaanbegeleiding volgt zo spoedig mogelijk. De opleidingsmogelijkheden worden bekend gemaakt nadat het Uitvoeringsplan is vastgesteld. ^
Is er begeleiding mogelijk bij de keuze of men in een financiële functie wil blijven of wil overstappen naar een functie buiten de administratie?
Ja, er is ook loopbaanbegeleiding mogelijk voor als je niet weet wat je wilt en je keuze nog niet hebt gemaakt. Je kunt begeleiding vragen bij het maken van die keuze. Elke betrokken medewerker heeft de garantie dat hij of zij geplaatst wordt in een financiële functie, maar de medewerker kan zelf besluiten daar geen gebruik van te maken. ^
Hoe vindt de loopbaanbegeleiding plaats?
De loopbaanbegeleiding wordt verzorgd door Partners voor U(U), een samenwerkingsverband van Topselect en Randstad. Voor de begeleiding van de financiële medewerkers is een programma ingericht met verschillende trajecten. Men kan buiten de leidinggevende om begeleiding en advies krijgen om na te denken over de eigen toekomst en ook kan men in overleg met de leidinggevende of de projectleider Personeel een loopbaantraject ingaan.
Voor enkele specifieke functies zijn vermoedelijk op dit moment geen geschikte interne kandidaten te vinden. In plaats van mensen van buiten aan te trekken, is het de bedoeling mensen uit eigen gelederen op te leiden. Voor de meeste medewerkers geldt dat men in een vergelijkbare functie als de huidige wordt geplaatst (“medewerker volgt functie”), maar ook voor deze medewerkers wordt er opleiding aangeboden om hen toe te rusten op hun taak in een nieuwe omgeving en om de financiële dienstverlening als geheel op een hoger plan te brengen. Door deze aanvullende opleidingen nemen ook de individuele kansen op de arbeidsmarkt toe (“employability”). Natuurlijk kan iemand voor zichzelf ook tot de conclusie komen liever niet door te gaan in de financiële administratie en een andere functie binnen of buiten de universiteit te zoeken – ook daarin kan dan begeleiding worden geboden. ^
Is er wel geld genoeg voor al die opleidingen?
Ja, in de plannen is voor 2008 en 2009 samen € 500.000 voor opleiding opgenomen. De universiteit neemt de kwaliteitsslag serieus en wil hierin ook financieel investeren. ^
MEDEZEGGENSCHAP
We dachten dat we mee konden praten over de plannen en medezeggenschap hebben, maar alles lijkt al vast te staan. De plannen vallen ons koud op het dak.
De faculteiten en diensten zijn via de projectorganisatie en overlegrondes bij de voorbereidingen van de plannen betrokken. De personeelsbijeenkomst is bedoeld om, nu precies bekend is om wie het gaat, de betrokken medewerkers rechtstreeks te informeren over het reorganisatieplan en de reacties te horen. Het is geen medezeggenschapsbijeenkomst. De medezeggenschap is geregeld via de U-raad, die ook bijeenkomsten met de medewerkers organiseert en de reacties van de medewerkers verzamelt. Het college van bestuur is bereid te luisteren naar goede ideeën en als belangrijke zaken over het hoofd zijn gezien waar nodig de plannen aan te passen. De informatievoorziening vindt plaats via de personeelsbijeenkomsten, de website, de nieuwsbrief en ook via de leiding van de faculteit of dienst en de eigen leidinggevende. ^
NUT EN NOODZAAK
Ik kan begrijpen dat om een kwaliteitsslag te maken standaardisatie van de processen nodig is, maar waarom zou door centralisatie de kwaliteit verbeteren? Door centralisatie verliezen we de binding met de mensen voor wie we het doen.
De bedrijfsvoering blijft de aankomende jaren sterk in verandering: gezamenlijk op één locatie werken aan vernieuwing, verbetering en professionalisering is effectief en efficiënt voor de kwaliteit van de financiële functie en stimulerend voor de mensen die er werken. Door medewerkers bij elkaar te plaatsen is uitleg en training (over veranderende techniek, vakinhoud en regelgeving) sneller en beter te organiseren, kunnen mensen met verschillende taken en niveaus beter samenwerken en kunnen de mensen een beroep doen op elkaar. Wanneer de door de administratieve medewerkers te verrichten administratieve handelingen in de toekomst sterk verminderen (automatisering, selfservice) worden zelfs administraties van grote faculteiten of clusters van administraties te klein en kwetsbaar om zekerheid te bieden. Werken op afstand stelt hoge eisen aan de communicatie en klantgerichtheid, maar goede verbindingen en kwaliteitsafspraken maken de afstand van minder belang. ^
Er is gezegd dat de samenbundeling van de administratie de continuïteit moet verbeteren, bijvoorbeeld door vervanging bij ziekte en verlof. Maar sommige taken zijn zo specialistisch dat deze niet zomaar door een andere medewerker kunnen worden overgenomen. Een voorbeeld hiervan is contractbeheer bij Vastgoed & Campusontwikkeling.
Er zijn administratieve taken die veel op elkaar lijken, maar ook specifieke taken die alleen op een bepaalde plek voorkomen. Deze functies combineren algemene administratieve vaardigheden met specialistische kennis. Dat zijn voor de organisatie kwetsbare plekken. De bedrijfszekerheid voor deze kwetsbare plekken moet goed worden georganiseerd. Dit kan bijvoorbeeld door het rouleren van functies, zodat de specifieke kennis wordt gedeeld. In de nu voorgestelde samenbundeling van de administratie kan dit beter worden georganiseerd. ^
Doordat de financiële cijfers sneller beschikbaar komen, zou tijdig kunnen worden bijgestuurd. Maar levert dit geen schijnzekerheid? De cijfers van het eerste half jaar kunnen er goed uit zien, maar als er in september minder studenten komen is alles anders.
Bij de bekostiging van de universiteiten op basis van studentenaantallen is een vertraging ingebouwd. Een lange tijdlijn gecombineerd met tijdige en juiste financiële cijfers, geeft gelegenheid het beleid op dit punt tijdig bij te sturen. ^
Er wordt gesteld dat de reorganisatie geen bezuinigingsmaatregel is, maar tegelijk wordt gezegd dat de administratie efficiënter tegen minder kosten gaat plaatsvinden, zodat meer geld ten goede komt aan onderwijs en onderzoek.
De komende vijf jaar wordt stevig geïnvesteerd in mensen en techniek om de kwaliteit van de financiële dienstverlening verder te verbeteren. Op termijn zal de administratie met minder mensen toekunnen, maar dit wordt opgevangen door natuurlijk verloop. De universiteit heeft de financiële medewerkers hard nodig. De reorganisatie is geen bezuinigingsactie en er vallen geen gedwongen ontslagen. De verbeteringen van het financieel beheer zullen naar verwachting niet alleen leiden tot minder kosten, maar ook tot meer opbrengsten, door het beter benutten van de derde geldstroom (onderzoeksopdrachten). Door beter inzicht in de actuele financiële cijfers kunnen financiële tegenvallers worden voorkomen en financiële meevallers sneller worden ingezet voor onderwijs en onderzoek. ^
BETROKKENHEID BIJ DE KLANT
De verbeteringsplannen zouden nodig zijn om te kunnen reageren op de steeds complexer wordende eisen van de buitenwereld. Maar als professionele administrateurs richten wij ons toch in de eerste plaats op wat de interne klant nodig heeft?
Dat is juist. Wij willen de interne klant professioneel ondersteunen, zodat deze beter kan reageren op de complexe eisen die de omgeving stelt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het verwerven en verantwoorden van onderzoeksprojecten, veranderingen in de bekostiging, hogere eisen aan de financiële verslaglegging, strenger toezicht. De interne klant, elke bestuurder, directeur, afdelingshoofd of projectmanager, moet weten hoeveel hij of zij nog te besteden heeft. ^
Wordt rekening gehouden met de band en betrokkenheid met de mensen voor wie we werken en de culturele verschillen tussen de organisatie-onderdelen?
Het is inderdaad belangrijk om in het reorganisatieproces niet de band kwijt te raken met de mensen voor wie we dit werk doen. In de nieuwe situatie worden de administratieve medewerkers gegroepeerd in teams per administratief proces. Soms kan het nodig zijn dat medewerkers van het ASC hun werk verrichten op locatie. Het ASC heeft account managers die vaak in de faculteit of dienst te vinden zullen zijn om samen met de lokale controller het organisatie-onderdeel te ondersteunen. Verder zullen projectadministrateurs veelal decentraal werken. Tijdens de overgangsperiode is er een ‘transformatieteam’ om de faculteiten en diensten van binnenuit te ondersteunen. ^
De eindgebruikers, waaronder de wetenschappers, moeten steeds meer zelf formulieren invullen en boekingen verrichten. Daar houden ze niet van en het is de vraag of dat werkt.
Er zijn inderdaad eindgebruikers die liever geen formulieren invullen. Maar er is wel een ontwikkeling gaande. Denk maar aan het bestellen van een boek, CD of vliegreis via internet. De gebruiker vult alle gegevens zelf eenmalig in en doet daarmee in feite de boekhouding van de leverancier. De eenmalig ingevoerde gegevens worden gebruikt voor de pakbon, de ticket, de levering, de factuur, de betaling en het volgende contact. Gebruikers werken mee aan het administratieve proces als ze het nut en het gemak er van inzien. Een wetenschapper die iets bestelt, moet nu ook een aantal stappen doen. Straks kunnen ze online een bestelling plaatsen of reis boeken en daarbij uit menu’s met heldere beschrijvingen kiezen. Er wordt meteen een financiële verplichting geboekt op de juiste kostenplaats en de gegevens worden gebruikt voor de bestelling, levering, factuur en betalingsgoedkeuring. ^
RELATIE CENTRAAL-DECENTRAAL
Financiële functies waarin advies (controller) en registratie (administrateur) zijn gecombineerd, worden gesplitst. Bij een aantal organisatie-onderdelen is dit al gedaan, bij andere moet dit nog gebeuren. Gebeurt dit in overleg met het betreffende organisatie-onderdeel?
Ja. ^
Is er voldoende duidelijkheid over de knip in de processen, is deze knip voor elk organisatie-onderdeel hetzelfde en is deze nog ‘onderhandelbaar’?
De afgelopen tijd hebben vertegenwoordigers van verschillende faculteiten en diensten gewerkt aan het herontwerpen en standaardiseren van de financiële processen. Men is langs alle organisatie-onderdelen gegaan om in overleg de precieze ‘knip’ vast te te stellen, dat wil zeggen: wat gebeurt centraal en wat decentraal? Uitgangspunt is dat de sturingsverantwoordelijkheid ligt bij de faculteit of dienst (met analyse en advies door de controller van dat onderdeel) en dat het ASC verantwoordelijk is voor de registratie. In principe zijn de administratieve processen en de procesknip voor alle onderdelen gelijk, maar er zijn nuances en uitzonderingen. Zo wordt bijvoorbeeld specifiek gekeken naar de onderwijsadministratie van het postacademisch onderwijs. Ook zullen de meeste projectadministrateurs decentraal, op locatie, werken. ^
Laat de plannenmakers maar eens achter hun bureau vandaan komen en bij ons komen kijken hoe het in de praktijk werkt. Bijvoorbeeld bij diergeneeskunde het bestellen van voer en de doorberekening aan de boeren.
Het is inderdaad goed om daar samen naar te kijken. De processen worden niet zomaar van achter een bureau ontworpen, maar er wordt zoveel mogelijk gekeken naar de plaatselijke situatie. Bij diergeneeskunde is eerder al bijvoorbeeld uitvoerig gekeken naar de patiëntenadministratie: is dat vooral een financiële administratie of gaat het om doktersassistenten. Deze specifieke administratie valt buiten de reorganisatie. Het is niet de bedoeling om mensen ‘zomaar’ weg te halen uit de praktijk of de ervaring te laten verdwijnen. Wel moet je voorkomen dat dezelfde processen op verschillende plekken op een verschillende manier worden ingericht en niet meer op elkaar aansluiten. Het uitgangspunt is: de administratieve processen zijn standaards voor de gehele universiteit; maatwerk is uitzondering. ^
Betreft de reorganisatie alleen de faculteiten?
Nee, ook alle diensten zijn betrokken, inclusief het ADC, de directie Financiën & Control van de Universitaire Bestuursdienst en de financieel-administratieve medewerkers van het FBU. ^
TRANSITIE
Hoe worden de risico’s van het veranderingstraject ondervangen?
Er is een verkennend onderzoek gedaan naar de administratieve processen. De nieuw ingerichte en gestroomlijnde administratieve processen worden getest bij het huidige ADC; er is al ervaring mee opgedaan. De faculteit Geowetenschappen heeft de samenwerking met het huidige ADC geïntensiveerd en daarbij is een impactanalyse gedaan om te zien welke werkprocessen en functies worden geraakt bij het onderbrengen van de administratie bij een administratief service centrum. Daarnaast wordt hard gewerkt aan de technische voorzieningen die nodig zijn om een centrale administratie te voeren, zoals één universiteitsbreed ICT-netwerk en de nodige software. Als de aansluiting van een organisatie-onderdeel nog niet voldoende is gegarandeerd, dan kan zonodig worden besloten dit onderdeel wat later over te laten gaan naar het ASC. ^
Is er een criterium geformuleerd om vast te stellen wanneer een lokale administratie klaar is voor de overgang naar het servicecentrum?
Dit wordt van geval tot geval bekeken in overleg met de faculteit of dienst. De organisatie-onderdelen bevinden zich in verschillende fasen. Voor sommige onderdelen is de overgang naar het administratief servicecentrum urgent, omdat anders de continuïteit in gevaar komt, terwijl anderen eerst nog moeten voorsorteren. Daar wordt dan meer tijd voor genomen. Het is echter niet zo dat de veranderingen op de lange baan worden geschoven. ^
De administratie van Bètawetenschappen heeft een spannende reorganisatie achter de rug. De werkachterstand is nog maar net ingehaald. Kan hier rekening mee worden gehouden en de medewerkers even rust worden gegund?
De uitvoering van de plannen vindt plaats in nauw overleg met de leiding van de faculteit en de afdeling. Hierbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de omstandigheden van het organisatie-onderdeel en de betrokken medewerkers. Toch is niet te vermijden dat zij met de veranderingen te maken krijgen. Bij de inrichting van de administratie van Bètawetenschappen is al rekening gehouden met het ‘voorsorteren’ voor de inrichting van het ASC. ^
Er is gezegd dat ASC-medewerkers weer worden teruggedetacheerd bij hun oude organisatie-onderdeel. Dat begrijp ik niet.
"Detacheren" is eigenlijk het verkeerde woord. Medewerkers die worden geplaatst in het ASC vallen vanaf de start van dit organisatie-onderdeel formeel onder de leiding van het ASC. Maar de verhuizing van de administratie naar het ASC vindt pas plaats als hierover met de faculteit of dienst goede afspraken zijn gemaakt en alle voorbereidingen gereed zijn. Tot die tijd blijven de administratieve medewerkers voorlopig hun werk doen op hun oude werkplek. Het tijdstip van overgang kan per organisatie-onderdeel verschillen. Lees wat het reorganisatieplan zegt over de transitiefase. Daarnaast kunnen ook in de toekomst bepaalde werkzaamheden vanuit het ASC tijdelijk op locatie worden uitgevoerd. ^