Manual de utilização

Forma de acesso

Quando se pretende criar novos relatórios / análises, é necessário definir um acesso à base de dados de análise.

O acesso deve ser conseguido através do Excel, seguindo um conjunto de passos.

Criar nova ligação

Quando nunca foram criados relatórios num determinado PC é necessário criar uma nova ligação via Excel. Devem ser seguidos os seguintes passos:

• No Menu Data, clicar em From Other Sources e escolher From Analyses Services.

• Colocar o Server Name (reporting.bi.iscte-iul.pt), escolher a opção Use the following User Name e Password, introduzir as credenciais e clicar em Next.

• Seleccionar a Base de dados "BI-SMQ" e desativar opção Connect to a specific cube or table. De seguida clicar no botão Next.

• Dar um nome à ligação em File Name e clicar em Finish.

• Escolher o cubo pretendido da lista e clicar em OK.

• Escolher o modo de exploração. As opções mais utilizadas são : PivotTable Report ou PivotChart. Seleccionar a célula para colocar a informação e clicar em Ok.

• O relatório está pronto a ser utilizado.

Utilizar ligação existente

Se já existir uma conexão no PC, ela está disponível no menu Data, escolhendo a opção Existing Connections.

De seguida, deve seleccionar a conexão pretendida e premir Open.

Escolher o cubo pretendido da lista e clicar em OK.

Escolher o modo de exploração. As opções mais utilizadas são : PivotTable Report ou PivotChart. Seleccionar a célula para colocar a informação e clicar em Ok.

Abrir ficheiro já existente

Sempre que abrir um ficheiro formato Excel já existente, deve garantir a atualização do ficheiro com a informação existente no servidor:

• Pode configurar a conexão existente para que o ficheiro seja atualizado sempre que é aberto. Num ficheiro aberto e com conexão escolhida:
  • No menu Data, escolhendo a opção Properties.

• Para atualizar a informação de pivot table específica, devem ser seguidos os seguintes passos:
  • Seleccionar a pivot table pretendida existente no ficheiro.
  • No Menu Analyse, clicar em Refresh.

• Para atualizar a informação de todas as pivot tables do ficheiro, devem ser seguidos os seguintes passos:
  • No menu Data selecionar a opção Refresh All ou no menu Analyse na opção Refresh selecionar Refresh All.

Formas de exploração

Pivot table

Na imagem do exemplo de pivot table podemos verificar que existem 3 áreas:

• A verde temos a área onde estão todos os indicadores e dimensões de análise disponíveis no cubo.
  • Os indicadores podem estar agrupados em um ou mais conjuntos de métricas.

• A vermelho está a área para onde se pode arrastar os indicadores, atributos e hierarquias do cubo.
• Filters – adiciona um filtro à pivot table
• Columns – adiciona o atributo seleccionado da dimensão de análise às colunas da pivot table
• Rows – adiciona o atributo seleccionado da dimensão de análise às linhas da pivot table
• Values – adiciona valores (indicadores) à pivot table
• A amarelo é a área onde se visualizam os dados

Adicionar um indicador

Para adicionar um indicador à pivot table basta arrastá-lo para a seção Values ou seleccionar o indicador.

Para aceder às propriedades do indicador, deve clicar no indicador, premir o botão direito do rato e selecionar Value Field Settings.

Nas propriedades é possível escolher o formato do indicador e alterar o tipo de apresentação do indicador.

Adicionar um atributo/hierarquia

Um atributo/hierarquia pode ser adicionado às linhas (ROWS) ou às colunas (COLUMNS), e para tal basta arrastá-lo para a área respetiva. Os atributos podem não estar imediatamente visíveis, sendo necessário expandir a pasta More Fields.

Na próxima imagem, temos o exemplo da seleção de uma hierarquia e a visualização de 2 níveis de detalhe (Ciclo e Nome completo curso).

Na próxima imagem, temos o exemplo da seleção de um atributo (Tipo de candidatura).

Para aceder às propriedades basta clicar no atributo, premir o botão direito do rato e selecionar Field Settings... .

Nas propriedades é possível escolher a inclusão de subtotais assim como o tipo de subtotais.

Ou o formato de apresentação (layout).

Opções da pivot table

Clicando com o botão direito do rato na pivot table, e selecionando a opção PivotTable Options... pode-se configurar diversas opções:

Algumas opções interessantes disponíveis em cada tab:

• Layout & Format – Alterar formato de celulas vazias ou celulas com erro.
• Totals & Filters – Adicionar totais; filtros escolha múltipla; incluir itens filtrados nos totais.
• Display – Classic PivotTable (formato alternativo para a pivot table)
• Printing – Opções de impressão
• Data - Permitir ver detalhes; atualizar dados quando se abre ficheiro.

Pivot Chart

Pode escolher inserir uma pivot chart por:

• escolher o modo de exploração quando cria ou seleccionar uma das ligações existentes.
• Sem conexão aberta:
  • na tab Insert selecionar PivotChart

• Escolher o cubo pretendido da lista e clicar em OK.

Tal como na pivot table, existem 3 áreas:

• A verde temos a área onde estão todos os indicadores e dimensões de analise disponíveis no cubo.
• A vermelho é o sector para onde se pode arrastar os indicadores, atributos e hierarquias do cubo.
  • Filters – adiciona um filtro
  • Legend (Series) – adiciona uma legenda ou série ao gráfico
  • Axis – adiciona o atributo ao eixo do gráfico
  • Values – adiciona valores
• A amarelo onde se visualiza o gráfico com os dados seleccionados

Para alterar o tipo de gráfico, clicar com o botão direito do rato no gráfico e escolher a opção Change Chart Type.

Na opção PivotChart Options... existem opções para configurar a visualização, totais, impressão, layout, etc.