แบบที่ 1 : Export Contact List จากระบบเก่าเพื่อ import เข้า Contact List ของ GMail

หากคุณใช้ webmail ของมหาวิทยาลัยในการเก็บ contact list คุณสามารถทำการ Export ได้ดังนี้

Step 1 : login เข้าไปยัง http://portal.au.edu หรือ http:// www.au.edu

Step 2 : เลือก” Address Book” ที่เมนูด้านซ้าย

Step 3 : จากนั้นเลือก Address Book ที่ต้องการจะ Export โดยปกติคือจะเป็นชื่อของคุณเอง

Step 4 : เมื่อเลือก Address Book แล้ว จะปรากฎรายชื่อที่ main panel จากนั้นเลือกรายชื่อที่ต้องการ หากต้องการเลือกทั้งหมด กดที่ checkbox อันบนสุด จากนั้นเลือก Export

Step 5 : ที่หัวข้อ Select the export format: เลือก “Comma separated values”

Step 6 : ที่ radio box ถัดมา เลือกดังนี้

6.1 หากต้องการ Export บางคน ตามที่เลือกไว้ เลือกหัวข้อ "Export only

the selected contacts".

6.2 หากต้องการ Export ทั้งหมด เลือกหัวข้อ" Export the following

address book completely".

Step 7 : หากเลือก 6.2 ให้ทำการเลือกชื่อ Address Book ที่ต้องการจะ Export

Step 8 : กดปุ่ม “Export” และตั้งชื่อไฟล์ที่จะ save กดปุ่ม “Save”

ไฟล์ที่ได้จะเป็นไฟล์ชื่อตามที่ตั้งไว้และนามสกุลเป็น .csv ซึ่งคุณสามารถใช้ไฟล์นี้ในการ import เข้าไปยัง Google Contact ได้ เช่น my_contact.csv

Step 9 : เปิดไฟล์ด้วย MS Excel ทำการ Delete Sheet Row ทั้งหมด ยกเว้น firstname lastname และ email ออก

Step 10 : เปลี่ยนชื่อหัวคอลัมน์ ดังนี้

คอลัมน์ A : Firstname -> First Name

คอลัมน์ B : Lastname -> Last Name

คอลัมน์ C : email -> E-Mail Address

Step 11 : เลือก “File” และคลิก “Save” ไฟล์ที่ได้จะเป็นไฟล์ชื่อตามที่ตั้งไว้และนามสกุลเป็น .csv ซึ่งคุณสามารถใช้ไฟล์นี้ในการ import เข้าไปยัง Google Contact ได้

Step 12 : ทำการ login โดยใช้ username และ password ที่ใช้อยู่เดิม ผ่านเว็บไซต์ http://home.au.edu หรือ http://www.google.com/a/au.edu

Step 13 : ที่หน้ามุมซ้ายบนของเว็บไซต์ GMail คลิกที่ “Mail” จนเมื่อมี drop down menu เลือก “Contacts”

Step 14 : เมื่อเปลี่ยนเป็นหน้าของ “Contacts” แล้ว ในกรณีของรูปตัวอย่างนี้ หมายความว่าภายใต้ “My Contacts” มี group ของ contact อยู่ 2 group ได้แก่ “ITS” และ “Starred in Android” โดยที่แต่ละ contact จะสามารถอยู่ได้ในหลาย group ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัด group ของ contact ได้ง่ายขึ้น

Step 15 : คลิกที่ “More” จะมี drop down menu ซึ่งจะมีหัวข้อ “Import” ให้เลือก

Step 16 : จากนั้นจะมี pop up dialog ดังรูปนี้ คลิกที่ปุ่ม “Choose file” เพื่อเลือกไฟล์ จากนั้นคลิกปุ่ม “Import”

Step 17 : เมื่อ import สำเร็จแล้ว จะปรากฎ group ใหม่ ชื่อว่า Imported ตามด้วย วันที่ ที่ import contact ดังตัวอย่างในรูป กรณีนี้ คือ import ในวันที่ 24 เดือน 10 ปี 2012 ก็จะได้ group ใหม่ชื่อว่า “Imported 10/24/2012”

Step 18 : เมื่อ คลิกที่ group ที่ได้ทำการ import มาในครั้งแรก จะปรากฎข้อมูลดังภาพด้านล่าง ในกรอบสีแดง เป็นข้อความแสดงว่า “คุณได้ทำการ import contact เข้ามาแล้ว คุณต้องการจะ ค้นหา และ รวม ข้อมูลกับ contact ที่มีซ้ำอยู่ก่อนหรือไม่ (Finds & merge duplicates)” ซึ่งหากคุณต้องการ ให้ระบบค้นหา contact ที่อาจจะมีชื่อซ้ำกัน และให้ทำการรวมเป็นข้อมูล contact เดียวกันให้คลิกที่ลิงค์ “Finds & merge duplicates” แต่ถ้าไม่ต้องการ คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้โดยการ คลิกที่เครื่องหมายกากบาท “X” ด้านขวามือ รายชื่อที่คุณ import เข้ามา จะปรากฎเป็น list ดังภาพข้างล่างนี้