Dokumenty, które należy wydrukować po zakończeniu każdego miesiąca (kwartału):

• wszystkie dokumenty sprzedaży: faktury, faktury pro formy, faktury zaliczkowe, faktury końcowe, faktury korygujące, faktury wewnętrzne, noty księgowe itp.

• dowody wewnętrzne

• naliczoną za dany miesiąc amortyzację

• gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników: listy płac, rachunki, umowy itd. (dokumenty kadrowe)

• rejestr sprzedaży VAT

• rejestr zakupy VAT

• księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów

• ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) wraz z wszystkimi dokumentami wprowadzonymi do systemu, które potwierdzają wydatki związane z pojazdem.

Dokumenty te należy je przechowywać chronologicznie według dat razem (od najstarszej) z dokumentami potwierdzającymi wydatki. W osobnej teczce za każdy miesiąc w przypadku dużej liczby dokumentów. Taką teczkę należy opisać- jakiego przedziału czasowego dotyczy. Po zakończeniu danego okresu trzeba ponumerować dokumenty zgodnie z numeracją nadaną w KPiR (widoczna na wydruku KPiR za dany okres) - najlepiej czerwonym kolorem w prawym górnym rogu.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów:

a. podatkowych

Dokumenty podatkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zaliczamy do nich:

• wszystkie kopie i oryginały faktur VAT

• księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty,

• dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym

• wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania

b. kadrowych Wszystkie dokumenty pracowników po rozwiązaniu z nimi umowy trzeba przechowywać przez okres 50 lat.

c. ZUS

• Dokumenty zgłoszeniowe - ZUS ZFA, ZUS ZPA należy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ZUS może je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.

• Dokumenty rozliczeniowe - są to dokumenty potwierdzające wysokość odprowadzonych składek – należy je przechowywać przez okres 5 lat od daty przekazania ich do ZUS (również te wysłane droga elektroniczną).

• Dokumenty płatnicze - czyli te, które uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Przechowywanie innych dokumentów

dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat

dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu

Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci z podziałem na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Trzeba przechowywać je w sposób należyty, chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Nowoczesna technika pozwala na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, która daje łatwy, szybki i nieskomplikowany dostęp do nich. Nie ma konieczności marnowania czasu na poszukiwanie jednego dokumentu.

Obecnie jak wynika z przepisów ustawy o rachunkowości w formie elektronicznej można przechowywać:

• księgi rachunkowe,

• dowody księgowe,

• kopie dokumentów kasowych,

• dokumenty inwentaryzacyjne,

• sprawozdania finansowe,

• dokumenty kasowe,

• wyciągi bankowe,

• polecenia księgowania,

• deklaracje podatkowe - po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą być przeniesione na informatyczne nośniki danych.

W postaci elektronicznej należy również przechowywać wszystkie dokumenty firmowe, które powstały w tej formie.

Nie wszystkie dokumenty mogą być jednak przechowywane na nośnikach elektronicznych. Wyłączeniu podlegają:

• dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości

• dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów

• znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki (np. zarząd)

Biuro rachunkowe może przechowywać dokumentację księgową swoich klientów pod warunkiem, że świadczy usługi z tego zakresu. Podatnik musi w ciągu 15 dni od wydania dokumentów biuru rachunkowemu zgłosić ten fakt do właściwego urzędu skarbowego. Biuro musi przechowywać dokumentację w sposób zapewniający odpowiednią ochronę dokumentów papierowych i elektronicznych.