個人情報の活用目的
個人情報は、上手に使えば顔の見える関係づくりに役立ちます。お互いの顔や名前を知り合うことで、信頼関係や支え合いが育ち、「明るく安心できる住みよい町づくり」を目指す福田町町内会活動にとって、安心して暮らせる地域社会の実現につながります。
個人情報の保護は必要ですが、過度の対応は、地域のつながりを弱くし、地域の活動や災害時の助けあいなどに支障をきたします。
個人情報は、適正な管理を行うとともに、いざという時のため、有効に活用することが必要です。町内会の運営のためには個人情報の把握は欠かせないものと思いますので、皆様が名簿を作成したり、管理するにあたって、具体的にどのようにご対応いただければよいかをご説明する手引を作成しました。
個人情報を適正に管理するとともに、円滑な町内会活動に活用をしていきたいと思います。
個人情報の取扱について
・御記入いただいた個人情報は、会員相互及び役員との諸連絡、町内会活動、災害時の避難、救助活動等の際に利用します。
・本会では活動及び運営を円滑に行うために、それぞれの目的に応じ会員名簿を作成し、各会員に配付する場合があります。
・当町内会では、町内会活動を運営委員会と連携して行っています。町内会活動を円滑に行うため、運営委員会に会員名簿を提供することがあります。
・御記入いただいた情報は、上記の目的以外で使用したり、あらかじめご本人の同意なく第三者に提供したりすることはありません。
福田町町内会 個人情報取扱規約
制定 令和〇年○月○日
（目的）
第１条 この取扱ルールは、福田町町内会（以下「本会」という。）が保有する個人情報について適正な取扱いを確保することを目的として定める。
（責務）
第２条 本会は、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）等を遵守するとともに、本会活動において個人情報の保護に努めます。
（周知）
第３条 本会は、この取扱規約を、福田町町内会ポータルサイトにより会員に周知します。
（管理者）
第４条 本会における個人情報の管理者は、町内会会長とします。
（取扱者）
第５条 本会における個人情報の取扱者は、運営委員会役員、要援護者を支援する者などとします。
（秘密保持義務）
第６条 個人情報の管理者・取扱者は、運営上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しません。その役を退いた後も、同様とします。
（個人情報の取得）
第７条 本会は、会長が「福田町町内会（町内会）加入届」並びに年度末に実施される「世帯調査票」などを受理することにより、個人情報を取得します。
２ 要援護者の支援等のため、法に規定する障害や病歴などの要配慮個人情報を取得する際は、本人の同意を得て取得します。
３ 本会が会員から取得する個人情報は、氏名（家族、同居人を含む）、生年月日、性別、住所、電話番号、緊急時の援護の要否、避難支援等を必要とする事由、緊急時連絡先、その他連絡事項などで会員が同意する事項とします。
４ 本会が配付する「福田町町内会（町内会）名簿」に記載する個人情報は、運営上で必要な最低限の事項とします。
（利用）
第８条 本会が保有する個人情報は、次の各号に掲げる活動等に際して利用します。
（１）会費の請求、管理、その他文書の送付など
（２）会員名簿の作成及び会の区域図の作成
（３）運営委員名簿、敬老祝等の対象者の把握
（４）災害等の緊急時における支援活動
（５）災害時に備えた要援護者との日頃からの関係づくり
（管理）
第９条 個人情報は、会長又は会長が指定する役員が保管するものとし、適正に管理します。
２ 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄します。
（提供）
第10条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者（委託・共同利用の相手方を除く。）に提供しません。
（１）会員本人から個人情報を取得する際に伝えて同意を得ている範囲で提供する場合
（２）法令に基づく場合
（３）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
（４）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合
（５）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
（第三者提供に係る記録の作成等）
第11条 取扱者は、個人情報を第三者（県・市役所・行政機関を除く。）に提供 したときは、記録を作成し保存します。
（第三者提供を受ける際の確認等）
第12条 取扱者は、第三者（県・市役所・行政機関を除く。）から個人情報の提供を受けるに際しては、第三者提供を受ける際の確認を行い、記録を作成し、保存します。
（開示）
第13条 会員は、第７条の規定に基づき保有している会員本人の個人情報について管理者に対し開示を請求することができます。
２ 管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があったとき、本人に開示します。
（個人情報の訂正等）
第14条 会員は、第７条に基づき提供した会員本人の個人情報について管理者に対し訂正等を求めることができます。
２ 前項の請求があった場合、管理者は直ちに該当する個人情報の訂正等を行います。ただし、各会員にすでに配付されている会員名簿等は、訂正等について会員に連絡することをもってこれに変えることができるものとします。
（漏えい発生時等の対応）
第15条 取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、き損等の事案の発生又はその兆候を把握した場合は、管理者に連絡します。この場合において管理者は、事実及び原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を行います。
（開示請求及び苦情相談窓口）
第16条 本会における、開示請求及び苦情相談窓口は、組織改革総括担当副会長とします。
（附則）
この取扱ルールは、令和○○年○月○日から施行します。
参考資料 横浜市 自治会町内会における個人情報の取扱いについて