Tổng quan về quá trình định hướng

Giới thiệu:

Định hướng (Orientation) là một quá trình quan trọng giúp bạn hiểu được tổ chức của mình và thành công trong công việc. Nguyên tắc học tập phù hợp với người lớn, đặc biệt là phương pháp học tập thông qua “trải nghiệm”, có “sự tham gia” và “liên hệ thực tế” được áp dụng để quá trình định hướng hiệu quả hơn.

Mục đích của Tài liệu định hướng (Orientation Manual) không chỉ cung cấp các thông tin cần thiết khi bạn mới vào làm việc tại tổ chức, mà còn là một nguồn thông tin hỗ trợ bạn trong suốt quá trình học tập và phát triển nghề nghiệp tại TNTGVN. Các câu hỏi sau mỗi phần sẽ giúp bạn tự đánh giá kết quả học tập của mình.

Thời gian định hướng cho nhân viên mới của TNTGVN kéo dài 4 tháng. Bạn nên ghi chép lại những trải nghiệm, suy nghĩ và cảm nhận của mình vào sổ nhật ký trong suốt 4 tháng đầu tiên tại TNTGVN. Bạn có thể ghi lại những điều mới học được, những băn khoăn hoặc câu hỏi và thắc mắc của mình. Đó sẽ là những thông tin rất bổ ích khi tổng kết thời gian định hướng với Người Quản lý trực tiếp của bạn, với Ban Lãnh đạo của tổ chức, với Ban Con Người và Văn Hóa.

Mục đích của quá trình Định hướng:

Để giúp bạn cảm nhận rõ mình là một phần của tổ chức, hiểu được các mong muốn và kỳ vọng của TNTGVN, của Chương trình phát triển vùng/dự án đặc biệt; hiểu được vai trò của bạn và để cung cấp cho bạn kiến thức/công cụ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được công việc và làm việc hiệu quả.

Các mục tiêu của quá trình Định hướng:

Kết thúc thời gian định hướng (4 tháng), bạn cần:

• Có khả năng giải thích được Tầm nhìn (viễn cảnh mong đợi), Sứ mệnh, Các giá trị Cốt lõi, Nguyên tắc hợp tác của TNTG và Chiến lược quốc gia của TNTGVN.

• Có khả năng giải thích được các hoạt động của TNTGVN trong các lĩnh vực/Chương trình phát triển vùng/dự án đặc biệt (bao gồm mục đích, các mục tiêu và hoạt động chính).

• Biết đội ngũ nhân viên của TNTGVN, vai trò của họ trong cơ cấu tổ chức. Hiểu được mục đích công việc của bạn, cách thức mà bạn sẽ được hỗ trợ để học tập và phát triển thông qua công việc cụ thể để góp phần thực hiện chiến lược chung của TNTGVN.

• Có nhận thức về các hoạt động thực tế của Chương trình phát triển vùng liên quan, đội ngũ nhân viên dự án, các cộng tác viên địa phương, đồng nghiệp, đối tác địa phương và người hưởng lợi.

• Làm quen với các điều khoản trong hợp đồng lao động, các Chính sách , Quy định của TNTGVN mà bạn cần tuân thủ cũng như giúp đồng nghiệp tuân thủ (Chính sách bảo vệ trẻ em, Chính sách tài chính, Chính sách về Công nghệ thông tin, Chính sách Nhân sự,…).

• Có thể sử dụng các thiết bị để phục vụ cho công việc như điện thoại, máy fax, máy tính (dùng thư điện tử, ...).

• Nắm được Chính sách xây dựng năng lực và phát triển nghề nghiệp cho đội ngũ nhân viên của TNTGVN.

• Làm quen với Hệ thống quản lý hiệu quả công tác.

Hướng dẫn sử dụng tài liệu định hướng:

Để giúp bạn và Người quản lý trực tiếp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu quả quá trình định hướng của bạn, chúng tôi khuyến nghị bạn đọc kỹ Hướng dẫn sử dụng tài liệu định hướng sau:

• Bạn cần tìm hiểu và nghiên cứu toàn bộ các nội dung trong Tài liệu định hướng trong vòng 10 tuần kể từ ngày bắt đầu làm việc với TNTGVN.

• Trước hết bạn nên tìm hiểu cấu trúc chung của bộ tài liệu định hướng E-Orientation bằng cách nhấn vào các mục trên trang chính (home page) để nắm được tất cả các chủ đề của Tài liệu định hướng.

• Sau đó, dựa vào lộ trình trong “BẢN KIỂM CHO QUÁ TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG” (New Employee Orientation Checklist), bạn hãy lên lịch cụ thể: ngày nào sẽ nghiên cứu chủ đề nào và khi nào sẽ hoàn thành chủ đề đó.

• Trong quá trình nghiên cứu tài liệu, bạn hãy ghi chép/ đánh dấu lại những phần bạn chưa hiểu hoặc chưa rõ để dành thời gian tìm hiểu kỹ hơn hoặc yêu cầu sự hỗ trợ từ Người quản lý trực tiếp, từ đồng nghiệp, hoặc từ các phòng ban liên quan (VD: Ban Con người và Văn hóa, Ban Tài chính, Hành chính và IT, Ban Bảo Trợ, Ban Hỗ trợ chất lượng chương trình…).

• Bạn cần tự đánh giá kết quả của quá trình Định hướng bằng cách trả lời các câu hỏi trắc nghiệm ở sau mỗi phần.

• Nếu bạn trả lời đúng tối thiểu 80% số câu hỏi, bạn đã “vượt qua” được quá trình Định hướng. Bạn hãy in kết quả/chứng chỉ của từng phần để lưu lại, làm bằng chứng xác nhận đã hoàn thành nội dung đó. Đồng thời hãy ghi số điểm đạt được của từng phần vào Bản kiểm.

• Hãy cố gắng theo đúng lộ trình đã liệt kê trong Bản kiểm. Hàng tuần, bạn và người quản lý cần gặp gỡ để trao đổi về tiến trình và kết quả Định hướng bao gồm cả những câu hỏi và thắc mắc bạn gặp trong khi nghiên cứu tài liệu.

• Tài liệu định hướng này chỉ cung cấp cho bạn những kiến thức rất cơ bản để bạn có cái nhìn tổng quát về tổ chức, các công việc và các chính sách quan trọng nhất của tổ chức. Ngoài Tài liệu này, chúng tôi khuyến khích bạn nghiên cứu, tìm hiểu thêm các tài liệu khác phục vụ cho công việc của bạn. Ví dụ, nếu bạn làm việc tại dự án/chương trình vùng, bạn cần đọc thêm các tài liệu cơ bản của dự án chẳng hạn như các báo các hàng năm/hàng quý, thiết kế dự án, báo cáo thuộc lĩnh vực chuyên môn của bạn, các thông tin liên quan về các dân tộc thiểu số và tập quán, các thông tin về Cơ cấu tổ chức nhân sự của chính quyền Huyện và Xã có liên quan, …)

• Sau khi bạn hoàn thành xong các phần trong Tài liệu định hướng này, bạn và Người quản lý trực tiếp cần ký tên xác nhận vào Bản kiểm này và gửi lại cho Nhân viên Ban Con người và Văn hóa phụ trách vùng.