Preliminary investigation

PENGENALAN

Tujuan penyiasatan awal adalah untuk menentukan sama ada masalah atau kekurangan sistem semasa benar-benar wujud. Ahli kumpulan projek boleh mengkaji semula beberapa aspek kemungkinan projek. Tujuannya adalah untuk membuat keputusan "go" atau "no-go". Hasil akhirnya adalah keputusan untuk melangkah lebih jauh atau meninggalkan projek.

LANGKAH-LANGKAH DALAM FASA PENYIASATAN AWAL

Langkah 1: Memahami Masalah atau Peluang

Biasanya, pembangunan sesebuah projek adalah berdasarkan masalah yang berlaku yang perlu diselesaikan oleh pemilih proses atau pihak berkepentingan (stakeholder). Contohnya, sebuah syarikat A mempunyai masalah untuk menguruskan kehadiran pekerja kerana semua urusan kehadiran adalah dibuat secara manual iaitu menulis di dalam buku log.

Namun ada juga permintaan projek hasil dari perubahan besar dalam sistem yang ada. Contohnya dalam sebuah syarikat A, terdapat sebuah sistem untuk pengurusan kehadiran staff tetapi syarikat A mempunyai masalah untuk membayar gaji "Over time" kerana terpaksa mengemaskini data kehadiran secara manual. Jadi syarikat A mahu menaik taraf sistem sedia ada untuk menyatukan sistem kehadiran dan sistem bayaran gaji.

Walaupun permintaan adalah melibatkan perubahan atau peningkatan yang agak kecil, anda perlu memahami bagaimana pengubahsuaian tersebut akan mempengaruhi operasi perniagaan dan sistem maklumat lain. Selalunya perubahan dalam satu sistem mempunyai kesan yang tidak dijangka pada sistem lain. Apabila anda menganalisis permintaan sistem, anda perlu menentukan bahagian, pengguna, dan proses perniagaan mana yang terlibat.

Teknik yang popular untuk menyiasat sebab dan akibat disebut rajah tulang ikan, atau rajah Ishikawa.

Langkah 2: Tentukan Skop dan Kekangan Projek

Menentukan skop projek bermaksud menentukan batasan atau tahap tertentu projek. Contoh, dalam sistem pengiraan gaji, jika masalah ditulis sebagai "Sistem tidak dapat mengira gaji dengan tepat" adalah terlalu umum. Namun, jika ia ditulis sebagai " Gaji lebih masa tidak dapat dikira dengan tepat untuk pekerja pengeluaran pada shift kedua di kilang ABC" adalah lebih spesifik. Jadi, kita boleh menulis skop projek dengan jelas iaitu pengiraan gaji pekerja pengeluaran untuk shift kedua misalnya. 

Skop projek juga dapat dikenalpasti dengan membuat senarai dengan bahagian yang disebut Must Do, Should Do, Could Do, dan Will't Do. Senarai ini dapat disemak kemudian, semasa fasa analisis sistem, ketika dokumen keperluan sistem dibangunkan.

Projek dengan skop yang sangat umum berisiko untuk dibahaskan dan dipersoal kerana ia terlalu umum. Untuk mengelakkan masalah ini, anda harus menentukan skop projek sejelas mungkin.

Langkah 3: Lakukan Pencarian Fakta (Fact-Finding)

Objektif pencarian fakta adalah untuk mengumpulkan data mengenai kebolehgunaan, kos, faedah, dan jadual projek. Pencarian fakta melibatkan pelbagai teknik, yang dijelaskan di bawah. Bergantung pada maklumat apa yang diperlukan untuk menyelidiki permintaan sistem, pencarian fakta mungkin memakan waktu beberapa jam, hari, atau minggu. 

Proses pencarian fakta boleh dilakukan dengan cara namun ia perlulah bersesuaian dengan projek yang dikaji.  Antara pencarian fakta yang boleh dilakukan adalah:

1. Menganalisis carta organisasi -Wajib

2. Melakukan wawancara (Interview) -pilihan

3. Mengkaji dokumentasi terkini -Wajib bagi sesetengah projek

4. Pemerhatian -pilihan

5. Mngedarkan soal selidik -pilihan

Contohnya Anda telah diminta untuk membuat sistem kehadiran di Syarikat A, jadi anda perlulah menganalisa carta organisasi syatrikat tersebut untuk mengetahui level jawatan dan bilangan staff dalam syarikat tersebut. Dari situ, anda tahu kaedah apa yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumat samaada anda ingin menemubual, membuat pemerhatian atau mengedarkan soal selidik. Ini kerana soal selidik tidak sesuai digunakan jika pekerja hanya 4 -5 orang. Mungkin boleh menggunakan kaedah pemerhatian atau wawancara (interview). 

Jika kakitangan ramai dan mereka adalah pengguna utama sistem anda, sebaiknya gunakan soal selidik untuk memastikan anda mendapat jawapan yang sesuai dengan bilangan responden data anda. Namun dalam kes tertentu dengan bilangan staff yang ramai, kedua-dua atau kesemua kaedah adalah releven. Contohnya, di Kilang ABC dengan kapasiti staff seramai 1000 orang, anda perlu membuat soal selidik untuk bertanya tertantang permasalahan semasa kepada mereka. Namun dalam masa yang sama anda perlu mendapatkan maklumat dari pihak pengurusan, jadi anda perlu membuat temubual dengan pengurus kilang atau pihak pengurusan. Anda juga perlu mendapatkan borang-borang manual untuk mendapatkan semua detail maklumat untuk dimasukkan ke dalam sistem. 

Baca mengenai teknik dalam Fact Finding melalui link di bawah:

Langkah 4: Menganalisis Kebolehgunaan Projek, Kos, Manfaat dan Data Jadual

Semasa penemuan fakta, anda mengumpulkan data mengenai ramalan kos projek, faedah yang dijangkakan, dan isu pelaksanaan dalam jadual yang boleh menjejaskan pelaksanaan. Sebelum anda boleh menilai kebolehlaksanaan, anda mesti menganalisis data ini dengan teliti. Jika anda menjalankan temu bual atau menggunakan kaji selidik, anda perlu menyusun data untuk memudahkan anda memahami keputusan data tersebut. 

Langkah 5: Membentangkan Kertas Cadangan kepada Penyelia

Tugas terakhir dalam penyiasatan awal adalah untuk menyediakan laporan kepada pengurusan/penyelia, dengan mengadakan pembentangan. Laporan ini adalah berdasarkan taklimat yang telah diberikan atau melalui page panduan penulisan proposal dan format yang telah dinyatakan.