Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Johdanto

Tämä on Tietosuojalain (1050/2018) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 10.9.2019. Viimeisin muutos 12.9.2025.

Rekisterinpitäjä

Umlaut ry

Metsätalo, C-siipi, 5. kerros

Unioninkatu 40, PL 24, 00014 Helsingin yliopisto

umlaut-hallitus@helsinki.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Erin Lauttajärvi

umlaut-hallitus@helsinki.fi

Rekisterin nimi

Umlaut ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) § 11 vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteystietoja.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

A. Henkilötiedot
- Sukunimi
- Etunimet
- Kotipaikka
- Sähköpostiosoite

B. Jäsentiedot
- Liittymispäivä
- Jäsennumero
- Jäsenlaji (pääaineopiskelija, sivuaineopiskelija, alumnijäsen, kannattajajäsen, kunniajäsen)

C. Opiskelutiedot
- Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) jäsenyys
- Opintojen alkamisvuosi

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä paperisilla tai sähköisillä jäsenlomakkeilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Muille tahoille tietoja ei luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenten henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan ehdotonta huolellisuutta. Alle on lueteltu, kuinka aineistoa säilytetään.

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa lukitussa toimistotilassa lukitussa kerroksessa, johon ei ole pääsyä ilman kulkukorttia ja avainta.

B. Sähköinen aineisto
Sähköinen aineisto säilytetään luotettavalla ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavalla kolmannen osapuolen internet-palvelimella tai suojattuna tiedostona henkilötiedoista vastaavan henkilön tietokoneella.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimitetut henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjän käsitellessä henkilötietoja suostumuksen perusteella on rekisterissä olevalla henkilöllä oikeus, milloin tahansa peruuttaa annettu suostumus. Rekisterinpitäjä ei sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.