INFORMEER   BIJ UiTPAS

Spreek af met de lokale  UiTPAS-medewerker. Je kan hen bereiken via uitpas@gemeente.be. Maak duidelijk welke verwachtingen je hebt en engagementen UiTPAS en jij aangaan. Ook het praktische gebruik van de balie komt aan bod.

MAAKT EEN UiT-ID AAN

Maak een UiT-ID aan. Je kan ofwel 1 algemeen profiel aanmaken voor je organisatie, ofwel kan elke medewerker (gelijk wanneer) apart een login aanmaken. De laatste optie raden we aan, zodat je als organisatie altijd een duidelijk overzicht hebt wie toegang heeft tot jullie UiTPAS-balie.

ONDERTEKEN CONTRACT

Klaar om een UiTPAS-organisator te worden?

• teken de samenwerkingsovereenkomst

• stuur een mail naar de lokale UiTPAS-medewerker met het ondertekende contract, het mailadres van jouw UiT-ID +  postadres van de vereniging

De UiTPAS-medewerker laat de balie van jouw organisatie aanmaken. Na ongeveer een week ontvang je een mail wanneer jouw balie klaar is voor gebruik. Vanaf nu kan je starten met UiTPAS!

COMMUNICEER BINNEN JOUW ORGANISATIE

Informeer de andere medewerkers/vrijwilligers in jouw organisatie over UiTPAS. Ze moeten geen UiTPAS-expert worden, maar moeten wel weten dat jullie een UiTPAS-organisatie zijn en dat mensen met een UiTPAS welkom zijn. 

UiTPAS OP WEBSITE / FB / ...

Maak je website, Facebook, flyers,...  UiTPAS-klaar. Het minimum dat we verwachten:

• voeg het UiTPAS Dender logo toe

• vermeld expliciet hoeveel een deelname met een UiTPAS kansentarief kost

UiTPAS is een instrument. Het werkt enkel als je het gebruikt!

UiTdatabank

Voer alle activiteiten en lidmaatschappen in op de UiTdatabank

UiTbalie

Check jouw balie eens via balie.uitpas.be. Vind je de activiteiten terug? Een activiteit kan pas doorstromen uit de UiT-databank naar de balie als UiTPAS-organisator werd aangeduid en een prijs werd ingesteld (€ of gratis).

Vind je je weg in de UiTbalie? Informeer de andere medewerkers in jouw organisatie die onthaal of inschrijvingen doen. Deze medewerkers maken ook een UiT-ID aan. Voeg het UiT-ID ook toe aan jouw balie.

START VAN SEIZOEN OF ACTIVITEIT

Denk na hoe je de punten zal toekennen aan de deelnemers.

Heb je een deelnemerslijst met UiTPAS-nummers, waarvan je in bulk de nummers registreert in de balie en in 1 klik UiT-punten voor een heel jaar toekent? En/of print je een QR-code uit de balie, waarmee deelnemers een punt kunnen sparen per dag of week?

Registreer in de balie eventuele pashouders met een kansentarief.

Ook hier zal je soms moeten zoeken naar een gemakkelijke flow. Check je eerst of het kansentarief nog geldig is, en registreer je de deelnemer pas nadat de activiteit is afgelopen? Importeer je alle UiTpasnummers met kansentarief ook in bulk?

ONKOSTENNOTA NAAR LOKALE OVERHEID MAILEN

Na afloop van de activitiet kan je de onkostennota downloaden. Mail de onkostennota's naar de lokale besturen via kansentarief@gemeente.be.

Herinner je dat we ten laatste 15 januari alle onkosten van het voorbije kalenderjaar moeten ontvangen hebben.