Pentadbiran Pejabat

Objektif Program

Program ini bertujuan untuk melahirkan tenaga kerja muda yang cekap dan profesional dalam bidang pentadbiran pejabat dengan kemahiran menyeluruh selaras dengan keperluan industri masa kini. Objektif khusus program ini adalah untuk:

1. Membekalkan kemahiran menguruskan operasi pentadbiran harian seperti urusan kaunter hadapan, komunikasi rasmi dan penyediaan dokumentasi pejabat.

2. Melatih peserta dalam pengendalian kewangan pejabat, termasuk urusan bil, baucar bayaran dan penyediaan ringkasan laporan kewangan.

3. Meningkatkan kecekapan dalam pengurusan inventori, logistik dan perolehan, termasuk pemantauan aset, pembelian dan penyelarasan penghantaran.

4. Membangunkan kemahiran penyeliaan kakitangan, termasuk tugasan pentadbiran staf dan pemantauan prestasi kerja.

5. Mempersiapkan peserta menghadapi keperluan industri 4.0 melalui latihan berasaskan teknologi dan amalan kerja profesional.

6. Meningkatkan kebolehpasaran graduan melalui pensijilan SKM yang diiktiraf oleh Jabatan Pembangunan Kemahiran (JPK).

Gambaran Keseluruhan Pekerjaan

Pentadbiran pejabat merangkumi satu set aktiviti harian yang berkaitan dengan penyimpanan rekod dan pengebilan, perancangan kewangan, pengurusan sumber manusia, pengedaran fizikal dan logistik dalam sesebuah organisasi. Pekerja yang melaksanakan aktiviti-aktiviti ini biasanya dikenali sebagai pentadbir pejabat atau pengurus pejabat, dan memainkan peranan penting dalam infrastruktur mana-mana organisasi, tanpa mengira saiznya.

Seorang pentadbir pejabat bertanggungjawab memastikan aktiviti pentadbiran dalam organisasi berjalan dengan lancar, dengan menyediakan struktur kepada pekerja lain di seluruh organisasi. Aktiviti-aktiviti ini boleh merangkumi pengurusan sumber manusia, bajet dan rekod, sehingga melibatkan tugas menyelia pekerja lain.

Kemahiran Pekerjaan

Personel Pentadbiran Pejabat Tahap 3 adalah kompeten dalam melaksanakan kemahiran-kemahiran utama berikut:

a) Penerimaan Tetamu di Pejabat Hadapan;

b) Pengendalian Kewangan Pejabat;

c) Pengendalian Perolehan Pejabat;

d) Pengendalian Inventori Pejabat;

e) Pengendalian Logistik Pejabat;

f) Penyediaan Dokumentasi Pejabat; dan

g) Penyeliaan Pentadbiran Staf.

Keadaan Bekerja

Secara umumnya, personel pentadbiran pejabat bekerja mengikut jadual kerja dan memastikan pentadbiran pejabat serta sistem yang berkaitan dikendalikan dengan tepat. Mereka mesti mematuhi prosedur operasi standard keselamatan tempat kerja dan tugasan kerja harian. Mereka juga perlu sentiasa peka dengan perkembangan semasa bagi memastikan mereka seiring dengan perubahan pesat dalam sektor perniagaan. Mereka mungkin bekerja secara individu atau dalam industri di bawah penyeliaan pegawai atasan.

Prospek Pekerjaan

Industri Pengurusan Perniagaan mempunyai prospek pekerjaan yang tinggi sama ada dalam sektor awam mahupun swasta. Ini kerana tenaga kerja berkemahiran diiktiraf sebagai memiliki pengetahuan dan kemahiran dalam bidang pengurusan perniagaan. Keadaan ini telah meningkatkan permintaan terhadap tenaga kerja mahir dalam bidang ini untuk diambil bekerja oleh sektor awam dan swasta.

Sebagaimana yang dikenal pasti dalam Rancangan Malaysia Kesebelas dan di bawah Program Transformasi Ekonomi, kewujudan sektor pengurusan perniagaan dalam kerajaan akan meningkatkan prospek pekerjaan serta penglibatan dalam persekitaran perniagaan Malaysia.

Bilangan jawatan dalam sektor Perkhidmatan pada tahun 2018 ialah 4,421 ribu, meningkat sebanyak 58 ribu berbanding 4,363 ribu pada tahun 2017. Bilangan jawatan yang diisi meningkat kepada 4,384 ribu (2017: 4,322 ribu) manakala kekosongan jawatan dalam sektor ini berkurang sebanyak 5 ribu. Sementara itu, terdapat 51.0 ribu pekerjaan baru dicipta dalam sektor perkhidmatan pada tahun 2018. Kini, pertumbuhan pesat permintaan modal insan dalam sektor perniagaan telah mengakibatkan keperluan terhadap tenaga kerja mahir.

Peluang Penambahbaikan Kemahiran (Up Skilling)

Bagi peluang penambahbaikan kemahiran, kebanyakan pentadbir pejabat yang kompeten mempelajari kemahiran mereka melalui pengalaman kerja. Mereka biasanya bermula sebagai pentadbir pejabat yang bertauliah dan secara beransur-ansur mempelajari kemahiran baharu apabila memperoleh pengalaman. Pensijilan lanjutan boleh meningkatkan peluang mereka untuk kemajuan kerjaya. Oleh itu, dengan latihan/pendidikan formal tambahan, pentadbir pejabat yang berpengalaman ini boleh maju untuk menjadi personel pentadbiran pejabat yang diperakui.