Se a nota já foi importada anteriormente, use essa tela 👉RESUMO DE IMPORTAÇÃO
📦 importação de notas ou Entrada de Mercadorias
Nessa seção será demonstrado o processo de Importação de XML durante a entrada de mercadoria, explicando o passo a passo dos processos envolvidos.
Obs: se sua farmácia faz parte de uma rede com replicação de dados é preciso verificar com responsável pelas compras/entrada da rede se a importação será feita no acesso ao centralizador ou no acesso a filial. Caso tenha dúvidas sobre isso, entre em contato com suporte para saná-las.
O processo de entrada de notas é feito basicamente em 6 etapas:
TUTORIAL INDIVIDUAL DAS ETAPAS
➀ IMPORTAÇÃO Do xml
CAMINHO - Compras/Entradas de Mercadorias/Entrada de Mercadorias NF-e
PASSO 1 - Identificar o fornecedor
PASSO 2 - Identificar e marcar a nota
PASSO 3 - Importar [F2]
BUSCA XML POR CHAVE
Devido à mudanças na regras de Busca XML na SEFAZ, agora é possível buscar notas pelo número de chave usando o botão Buscar XML por Chave [Ctrl + F7].
CAMINHO - Compras/ Entrada de Mercadoria/ Entrada de mercadoria NF-e
PASSO 1 - Clicar na opção Busca XML por Chave [Ctrl+F7]
PASSO 2 - No campo Chave NF-e, informar a chave da NF-e a ser consultada
PASSO 3 - Clicar em Buscar XML [F2]
O sistema irá trazer na tela o retorno da SEFAZ para as notas consultadas.
Também é possível consultar a resposta da SEFAZ para determinadas notas pela tela STATUS XML.
➁ fator de compras / fracionamento
Normalmente, os produtos que podem ser fracionados contam com códigos de barra individuais e trazem as informações em cada item individual, além da embalagem que une todos.
Ou seja, estão contidos em uma caixa ou embalagem que pode ser aberta e os produtos vendidos separadamente. Dessa maneira o produto possui um código de barras e a caixa que comporta os produtos possui outro código de barras.
Um exemplo simples seria o Epocler c/ 6: o fornecedor manda uma caixa com 6 flaconetes que serão vendidos separadamente pela loja. No entanto na nota de entrada irá constar apenas 1 unidade, que seria a caixa com os 6.
Nesse caso é preciso ajustar o fator de compras dessa caixa, informar 6, para que o sistema divida essa caixa em 6 flaconetes para serem vendidos separadamente.
Dessa maneira ao fazer a entrada de mercadoria o sistema vai verificar o valor do fator. Caso no xml constar o código de barras da caixa, então o sistema colocará 6 unidades no estoque. Caso constar o código do produto, então o sistema colocará 1 unidade no estoque.
➂ ajuste de lote
Caso seja um produto controlado/antimicrobiano ou faça parte do Controle de Lotes, é possível selecionar e ajustar ou incluir o lote.
É possível fazer a exclusão do lote para ajuste, ou a edição de alguma das informações do lote, como data de fabricação, data de validade ou número de registro no Ministério da Saúde.
➃ confirmação de cadastro pendente
Esse processo de Confirmação de Cadastros pode ser ativado ou desativado de acordo com as preferências da farmácia. Caso seja desativado, será preciso cadastrar os produtos manualmente antes de realizar a entrada.
Para cadastros de produtos cujos códigos de barras não existiam no sistema no momento da importação de notas, o sistema irá criar um pré-cadastro que ficará pendente de confirmação.
PASSO 1 - Abrir o cadastro do produto pendente, clicando no ícone do triângulo amarelo ⚠️.
PASSO 2 - Preencher os dados obrigatórios no cadastro, como valores de custo, margem de lucro e preço de venda.
PASSO 3 - Salvar F2
Produtos marcados com o ícone laranja ainda estão com cadastro pendentes de confirmação.
Produtos marcados com o ícone verde já estão com o cadastro confirmado.
OBS: também pode acontecer de o produto ter o cadastro dentro do sistema, mas o fornecedor mandar com um novo código de barras, ou até sem código de barras. Nesse caso, será necessário usar a opção Amarrar no cadastro do produto.
PASSO 1 - Abrir o cadastro do produto pendente, clicando no ícone do triângulo laranja ⚠️.
PASSO 2 - Clicar na opção AMARRAR CTRL+F10
PASSO 3 - Em Produto Atual no campo código identificar o cadastro que já está no sistema, para que possa ser amarrado com esse que está pendente.
PASSO 4 - Clicar em CONFIRMAR F2 para efetuar a amarração.
➄ confirmação de preços
Esse processo de Confirmação de Preços pode ser ativado ou desativado de acordo com as preferências da farmácia. Caso desativado, os preços serão atualizados nos cadastros automaticamente depois de realizar a importação da nota.
Serve para confirmar a atualização de preços quando o sistema exige que deve haver, antes de atualizar por definitivo. Para usar essa opção, o sistema precisa estar configurado para usar a Confirmação de Preços.
PASSO 1 - O sistema irá listar os produtos que tiveram alteração de preços pela entrada de mercadoria.
PASSO 2 - Para confirmar a alteração do preço clique na coluna do ícone azul Atualizar, ou para excluir a atualização clique na coluna do ícone vermelho Excluir.
PASSO 3 - Após concluir as alterações de preços necessárias e realizar a marcação correspondente, selecione a opção Atualizar para atualizar os preços marcados na coluna em azul, e Excluir para excluir os preços marcados na coluna em vermelho.
➅ confirmação de estoque
Esse processo de Confirmação de Estoque pode ser ativado ou desativado de acordo com as preferências da farmácia. Caso desativado, o estoque será atualizado nos produtos automaticamente depois de realizar a importação da nota.
Serve para efetuar a conferência dos produtos das entradas de mercadorias. Esta conferência normalmente é feita pela pessoa responsável pelo almoxarifado da loja.
PASSO 1 - Ao adicionar o número da nota na Conferência, clique em Finalizar [F10], para iniciar a conferência dos produtos.
PASSO 2 - No campo Produto, será preciso passar o leitor de código de barras para que esse produto seja registrado na conferência.
A coluna Cf. (conferido) irá mostrar o status do produto nessa conferência:
S = bipado e conferido.
N = bipado mas não ficou ok.
Vazio = ainda não bipado na conferência.
Assim que todos os Produtos estiverem conferidos, clique em Finalizar/Conferir [F11] e depois Confirmar Estoque [F12].
Caso a nota já tenha sido importada anteriormente, a confirmação de estoque será feita na tela de Confirmação de Estoque
➆ cadastro de boleto na entrada
O processo de Cadastro de Boleto é opcional, é realizado apenas pelas lojas que fazem o controle de contas a pagar dentro do sistema.
Registra os boletos referentes as notas importadas no sistema para controle financeiro.
PASSO 1 - Realizar a importação de notas normalmente
PASSO 2 - Na finalização da nota, lançar os valores das parcelas e seus respectivos vencimentos. Como no exemplo a baixo, a nota tem o valor total de $594,30 e foi parcelada em 3 pagamentos de cerca de $198,08 cada, cada um com sua respectiva data de vencimento.
No Gestão Financeira essas parcelas aparecerão listadas da mesma maneira aguardando para efetivação.
