SOP

1. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

Đảm bảo mua thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, đúng theo các qui định trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, đáp ứng kịp thời, đúng đủ theo nhu cầu.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Các loại thuốc nhập vào nhà thuốc.

3. ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

• Dược sĩ quản lý chuyên môn.
• Các nhân viên bán hàng tại nhà thuốc.

4. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

• SĐK: số đăng ký.
• GPNK: giấy phép nhập khẩu.
• TCCL: tiêu chuẩn chất lượng.

5. NỘI DUNG QUI TRÌNH

Các yêu cầu cơ bản

• Nguồn thuốc được mua tại cơ sở kinh doanh thuốc hợp pháp.
• Có hồ sơ theo dõi, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, đảm bảo chất lượng thuốc trong quá trình kinh doanh.
• Chỉ mua các thuốc được phép lưu hành (thuốc có SĐK, thuốc có GPNK). Thuốc mua còn nguyên vẹn và có đầy đủ bao gói của nhà sản xuất, nhãn thuốc đúng quy định hiện hành. Có đủ hóa đơn GTGT, chứng từ hợp lệ.
• Khi nhập thuốc, người quản lý chuyên môn phải kiểm tra chất lượng thuốc (bằng cảm quan nhất là đối các thuốc dễ có biến đổi về chất lượng), kiểm tra hạn dung, các thông tin trên nhãn thuốc theo quy định hiện hành.
• Nhà thuốc phải có đủ thuốc đáp ứng danh mục thuốc điều trị cho người bệnh theo danh mục thuốc thiết yếu và danh mục thuốc của nhà thuốc do trưởng quầy thuốc phê duyệt, giá mua vào không cao hơn giá trúng thầu cùng thời điểm tại nhà thuốc.
• Trường hợp các thuốc không trúng thầu, hoặc nhà thầu không cung ứng, danh mục thuốc và giá thuốc sẽ do ban lãnh đạo công ty quyết định.

5.1. Quy trình mua thuốc

Các bước

Nội dung

Chi tiết

Bước 1

Lập kế hoạch mua thuốc

Kế hoạch mua thuốc bao gồm:

- Các dự trù mua hàng thường kỳ (theo tuần, tháng, quý) hoặc đột xuất

- Với thuốc hướng tâm thần, lập kế hoạch dự trù theo qui định hiện hành.

Khi lập kế hoạch phải căn cứ vào:

-Danh mục thuốc thiết yếu và danh mục thuốc của nhà thuốc.

- Lượng hàng tồn kho tại nhà thuốc.

- Khả năng tài chính của nhà thuốc.

Cơ cấu bệnh tật, nhu cầu thị trường trong kinh doanh.

Bước 2

Giao dịch mua thuốc

Lựa chọn nhà cung cấp

- Dựa trên các điều kiện sau

- Sử dụng các nguồn để nắm bắt thông tin về nhà cung cấp

- Điều kiện về nhà cung cấp

- Điều kiện về hàng phân phối

Đàm phán, thỏa thuận mua hàng

-Hàng năm có danh mục thuốc giữ giá gửi các nhà cung cấp để ổn định giá thuốc tại nhà thuốc

Gửi đơn hàng trực tiếp hoặc email, fax, điện thoại......

Bước 3

Nhập thuốc, kiểm nhập và kiểm soát chất lượng thuốc

Thuốc khi nhập về nhà thuốc phải được kiểm soát 100%, tránh nhập hàng giả, kém chất lượng, hàng không rõ nguồn gốc xuất xứ, hàng không đáp ứng theo nhu cầu được cung ứng. Với thuốc tiêm kiểm tra từng lọ, ký tên người nhập trên từng lọ thuốc.

- Hàng nhập xếp ở khu vực kiểm nhập (trường hợp chưa kiểm nhập được, dán nhãn chờ kiểm nhập)

- Khi nhập hàng phải kiểm tra, kiểm soát kỹ từng loại thuốc về số lượng, chất lượng cảm quan, so sánh hóa đơn (phiếu xuất kho, chứng từ giao nhận) với đơn đặt hàng.

- Đọc kỹ yêu cầu bảo quản ghi trên hộp thuốc.

- Sau khi kiểm nhập, kiểm soát chất lượng thuốc (bằng cảm quan), niêm yết giá mới xếp thuốc vào các khu vực quy định.

Các bước tiến hành:

Bước 1: Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, xuất xứ của thuốc

Bước 2: Kiểm tra cảm quan chất lượng thuốc:

Bước 3: Kiểm tra điều kiện bảo quản của từng loại thuốc

Bước 4: Niêm yết giá:

Bước 5: Trưng bày thuốc vào các khu vực qui định:

Bước 6: Ghi chép vào sổ sách đầy đủ, đúng thực tế

Bước 4

Lưu các đơn đặt hàng

-Nhân viên nhà thuốc quản lý việc lưu trữ các đơn hàng sau khi đã gọi hàng.

Bước 5

Lập sổ theo dõi nhà phân phối

- Theo dõi số lượng, chủng loại hàng nhập về kho so với đơn đặt hàng để liên lạc với nhà phân phối.

- Nắm được thông tin các mặt hàng đang hết hoặc không có hàng để kịp thời thông báo cho bác sĩ, bệnh nhân mua thuốc và có kế hoạch dự trù các mặt hàng khác thay thế.

5.1.1. Lập kế hoạch mua thuốc

- Kế hoạch mua thuốc bao gồm:

+ Các dự trù mua hàng thường kỳ (theo tuần, tháng, quý) hoặc đột xuất

+ Với thuốc hướng tâm thần, lập kế hoạch dự trù theo qui định hiện hành.

- Khi lập kế hoạch phải căn cứ vào:

+ Danh mục thuốc thiết yếu và danh mục thuốc của nhà thuốc.

+ Lượng hàng tồn kho tại nhà thuốc.

+ Khả năng tài chính của nhà thuốc.

+ Cơ cấu bệnh tật, nhu cầu thị trường trong kinh doanh.

5.1.2. Giao dịch mua thuốc

a. Lựa chọn nhà cung cấp

Các nguồn để nắm bắt thông tin về nhà cung cấp:

- Các cơ quan quản lý nhà nước về y tế: Bộ y tế, Sở Y tế…

- Các phương tiện truyền thông đại chúng: báo, đài, tờ rơi…

- Qua người giới thiệu thuốc, nhân viên bán hàng, người trung gian…

- Qua kiểm tra điều kiện kinh doanh thực tế.

- Qua liên lạc điện thoại hoặc tham quan trực tiếp.

Điều kiện nhà cung cấp

- Nhà phân phối có đủ tư cách pháp nhân, có uy tín trên thị trường.

- Chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán phù hợp.

- Chất lượng dịch vụ tốt.( đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo..).Lập “ Danh mục các nhà phân phối”: điện thoại, địa chỉ, người liên hệ, đạt GSP, GDP…

Điều kiện hàng phân phối

- Được phép lưu hành trên thị trường.

- Có kê khai giá với Cục Quản lý Dược.

- Có chất lượng đảm bảo, có uy tín trên thị trường..

- Đối với mặt hàng thuốc có trong danh mục đấu thầu của nhà thuốc, giá thuốc mua vào nhà thuốc không được cao hơn giá thuốc trúng thầu cùng thời điểm.

b. Đàm phán, thỏa thuận mua hàng.

• Hàng năm có danh mục thuốc giữ giá gửi các nhà cung cấp để ổn định giá thuốc tại nhà thuốc.

c. Gửi đơn hàng trực tiếp hoặc email, fax, điện thoại......

5.2. Nhập thuốc, kiểm nhập và kiểm soát chất lượng thuốc.

5.2.1. Quy định chung:

- Thuốc khi nhập về nhà thuốc phải được kiểm soát 100%, tránh nhập hàng giả, kém chất lượng, hàng không rõ nguồn gốc xuất xứ, hàng không đáp ứng theo nhu cầu được cung ứng. Với thuốc tiêm kiểm tra từng lọ, ký tên người nhập trên từng lọ thuốc.

- Hàng nhập xếp ở khu vực kiểm nhập (trường hợp chưa kiểm nhập được, dán nhãn chờ kiểm nhập)

- Khi nhập hàng phải kiểm tra, kiểm soát kỹ từng loại thuốc về số lượng, chất lượng cảm quan, so sánh hóa đơn (phiếu xuất kho, chứng từ giao nhận) với đơn đặt hàng.

- Đọc kỹ yêu cầu bảo quản ghi trên hộp thuốc.

- Sau khi kiểm nhập, kiểm soát chất lượng thuốc (bằng cảm quan), niêm yết giá mới xếp thuốc vào các khu vực quy định.

5.2.1. Các bước tiến hành:

Bước 1: Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, xuất xứ của thuốc

- Hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp theo đúng các các văn bản qui phạm pháp luật hiện hành.

- Có phiếu báo lô, phiếu kiểm nghiệm có dấu của công ty phân phối

- Nhãn: đủ, đúng qui định tại Thông tư hướng dẫn ghi nhãn thuốc số 04/2008/TT-BYT.

Nếu đạt các bước trên, tiếp tục kiểm tra các bước tiếp theo.

Bước 2: Kiểm tra cảm quan chất lượng thuốc:

- Kiểm tra bao bì: phải còn nguyên vẹn, không móp méo, rách bẩn.

- Kiểm tra hạn sử dụng, số kiểm soát, ngày sản xuất.

- Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và trong, bao bì trực tiếp.

- Kiểm tra chất lượng cảm quan và ghi sổ theo dõi:

+ Với viên nén: kiểm tra màu sắc ( không biến màu), kiểm tra độ ẩm của viên thuốc trong lọ, hoặc vỉ bằng cách lắc nhẹ để nghe tiếng kêu.., kiểm tra độ toàn vẹn của vỉ thuốc bằng mắt thường, kiểm tra độ toàn vẹn của viên thuốc xem có bị sứt mẻ gì không?...

+ Với viên nang: kiểm tra độ toàn vẹn của viên, của vỉ, không bị hở, rách, không có bột trong khoảng trống chứa viên, kiểm tra xem thuốc có bị ẩm không ( lắc nhẹ vỉ thuốc nghe tiếng kêu).

+ Viên bao: bề mặt nhẵn, không nứt, không bong mặt, bảo quản trong lọ lắc không bị dính, đối với viên bao đường không bị chảy nước.

+ Thuốc cốm: kiểm tra độ ẩm bằng cách lắc nhẹ nghe tiếng kêu.

+ Thuốc mỡ không biến màu, còn nguyên màng bao.

+ Đối với thuốc đạn, thuốc trứng: không chảy, còn nguyên hình dạng, bao bì trực tiếp nguyên vẹn.

+ Đối với siro thuốc: thuốc phải trong, không có mùi lạ, bọt khí , biến chất trong quá trình bảo quản, không lắng cặn, không lên men, không có đường kết tinh, tách lớp.

+ Đối với thuốc nhỏ mắt; không biến màu, không có cặn, nhãn thuốc đúng qui định.

+ Thuốc nước uống đóng ống: màu sắc đồng đều, trong, các thông tin in trên ống phải rõ ràng, đầy đủ, phải có dòng chữ “ Không được tiêm”.

+ Thuốc tiêm và dịch truyền: kiểm tra màu sắc dung dịch, (không bị biến màu, không phân lớp, không có vẩn, vật lạ…), điều kiện bảo quản ghi trên nhãn.

- Kiểm tra bao bì: phải nguyên vẹn không móp méo, không bị ẩm, rách, bẩn…

- So sánh với các mô tả về cảm quan của nhà sản xuất (nếu có)

Nếu thuốc không đạt bất cứ yêu cầu nào thì phải để ở khu vực riêng, gắn nhãn hàng chờ xử lý và sẽ được xử lý như đối với qui trình thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi.

Bước 3: Kiểm tra điều kiện bảo quản của từng loại thuốc

Kiểm tra các yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất ghi trên nhãn, phân loại các thuốc cần bảo quản đặc biệt, để bảo quản cho phù hợp.

Bước 4: Niêm yết giá: niêm yết giá bán lẻ từng loại thuốc bằng cách dán giá bán lẻ trên bao bì ngoài của thuốc.

Bước 5: Trưng bày thuốc vào các khu vực qui định: căn cứ vào nhóm tác dụng dược lý, theo điều kiện bảo quản, quy chế, qui định…

Bước 6: Ghi chép vào sổ sách đầy đủ, đúng thực tế

• Ghi “Sổ kiểm nhập” đầy đủ các cột, mục trong sổ.
• Cột “Ghi chú”: ghi những thông tin cần lưu ý về hàng hóa. (Bao gồm cả điều kiện bảo quản đặc biệt hoặc những hàng có hạn sử dụng ngắn).

5.3. Lưu các đơn đặt hàng

Nhân viên nhà thuốc quản lý việc lưu trữ các đơn hàng sau khi đã gọi hàng.

5.4. Lập “Sổ theo dõi nhà phân phối”

• Theo dõi số lượng, chủng loại hàng nhập về kho so với đơn đặt hàng để liên lạc với nhà phân phối.

Nắm được thông tin các mặt hàng đang hết hoặc không có hàng để kịp thời thông báo cho bác sĩ, bệnh nhân mua thuốc và có kế hoạch dự trù các mặt hàng khác thay thế.

1. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

Tư vấn cho khách hàng chăm sóc sức khỏe và đảm bảo việc sử dụng thuốc hợp lý an toàn.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Khách hàng tới hỏi tư vấn điều trị một số bệnh thông thường tại nhà thuốc.

3. ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

- Dược sỹ quản lý chuyên môn của nhà thuốc

- Nhân viên nhà thuốc (Hướng dẫn khách hàng vào phòng tư vấn gặp dược sỹ đại học).

4. NỘI DUNG QUY TRÌNH

4.1. Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

4.2. Tìm hiểu thông tin và nhu cầu tư vấn của khách hàng

- Đối tượng cần tư vấn (Tuổi, giới tính)

- Triệu chứng, tiền sử liên quan đến bệnh.

- Thuốc đã dùng, đang dùng.

- Các câu hỏi khác liên quan đến đối tượng cần tư vấn.

4.3.Tư vấn cho khách hàng

- Đến gặp bác sỹ nếu tình trạng bệnh nặng và nằm ngoài khả năng tư vấn

- Tư vấn hướng điều trị cho phù hợp

- Đưa ra lời khuyên về chế độ sinh hoạt, dinh dưỡng phù hợp với từng đối tượng

- Phản hồi thông tin

4.4. Bán thuốc

Theo quy trình bán và sử dụng thuốc bán không theo đơn.

4.5. Không được thực hiện các hành vi sau đây:

- Thông tin thuốc không đúng với nội dung thông tin thuốc đã đăng ký, xác nhận tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc phát hành các tài liệu thông tin thuốc chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận nội dung;

- Giới thiệu thuốc không được cơ sở kinh doanh dược phân công giới thiệu;

- Sử dụng lợi ích vật chất dưới mọi hình thức để tác động đến thầy thuốc, người dùng thuốc để thúc đẩy việc kê đơn, mua bán, sử dụng thuốc;

- Giới thiệu, cung cấp thông tin thuốc không phù hợp với các tài liệu quy định tại khoản 3 Điều 76 Luật dược;

- So sánh, giới thiệu thuốc của cơ sở mình tốt hơn thuốc của cơ sở khác mà không có tài liệu khoa học đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kèm theo để chứng minh;

- Giới thiệu sản phẩm không phải là thuốc;

- Có hoạt động liên quan đến việc mua, bán, ký gửi thuốc với người hành nghề khám bệnh, chữa bệnh;

- Tiếp cận người bệnh, hồ sơ bệnh án, đơn thuốc, thảo luận hoặc yêu cầu cung cấp thông tin liên liên quan đến người bệnh;

- Phát hành tài liệu thông tin thuốc không đúng đối tượng đã được cơ quan có thẩm quyền của Bộ Y tế xác nhận.

5. HÌNH THỨC LƯU TRỮ­­

STT

TT

Mã số

Nơi lưu

Thời gian lưu

1

Quy trình tư vấn điều trị

QT.NHATHUOC.21

Nhà thuốc

02 năm

1. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

Bán và hướng dẫn sử dụng “ Thuốc bán theo đơn” nhằm dảm bảo được mục tiêu “ An toàn – Hợp lý – Hiệu quả” đồng thời đúng qui chế chuyên môn qui định.

Thặng số bán lẻ tối đa của các mặt hàng có tại nhà thuốc (theo quy định tại khoản 5a, Điều 6, Chương III của Thông tư số 15/2011/TT-BYT quy định về tổ chức hoạt động của cơ sở bán lẻ thuốc trong bệnh viện).

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Các mặt hàng có trong danh mục thuốc kê đơn có tại nhà thuốc.

3. ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

Nhân viên bán hàng của nhà thuốc.

Dược sĩ quản lý chuyên môn.

4. NỘI DUNG

Các yêu cầu cơ bản

Dược sĩ phụ trách chuyên môn trực tiếp tham gia việc bán các thuốc phải kê đơn và cung cấp cho khách hàng những thông tin chính xác về thuốc để khách hàng có thể sử dụng “An toàn – Hợp lý – Hiệu quả”.

Các bước thực hiện

Các bước

Nội dung

Chi tiết

Bước 1

Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

Chủ động, vui vẻ, tỏ thái độ thông cảm, chia sẻ khi giao tiếp với khách

Bước 2

Tiếp nhận và kiểm tra đơn thuốc

• Kiểm tra tính pháp lý của đơn thuốc
• Kiểm tra tính an toàn, hiệu quả và hợp lý về sử dụng thuốc theo của đơn
• Các đối tượng cần lưu ý đặc biệt
• Thông báo cho người mua, hỏi lại người kê đơn để tránh sai sót, nhầm lẫn trong một số trường hợp
• Từ chối bán hàng trong những trường hợp nào
• Kiểm tra xem trách nhiệm pháp lý của người bán những thuốc được kê trong đơn

Bước 3

Lựa chọn thuốc

Trường hợp đơn thuốc kê tên biệt dược:

Bán theo đúng biệt dược đã kê trong đơn.

Trường hợp nhà thuốc không có biệt dược kê trong đơn hoặc khi khách hàng yêu cầu được tư vấn để lựa chọn thuốc phù hợp với điều kiện của mình thì chuyển sang mục

Trường hợp nhà thuốc không có biệt dược như trong đơn hoặc khi có yêu cầu tư vấn, giới thiệu thuốc:

Dược sỹ đại học giới thiệu các thuốc khác cùng hoạt chất, dạng bào chế, liều lượng kèm theo giá của từng loại để khách hàng tham khảo và tự lựa chọn loại thuốc phù hợp với khả năng kinh tế của mình. Ghi rõ vào đơn tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, liều dùng, cách dùng các thuốc đã thay thế.

Bước 4

Lấy Thuốc

- Lấy thuốc theo đơn hoặc khách hàng đã chọn: Thuốc được xuất theo nguyên tắc thuốc có hạn ngắn xuất trước, thuốc nhập trước xuất trước; (FIFO)

- Đối chiếu: Tên thuốc với đơn, kiểm tra nồng độ, hàm lượng, nơi sản xuất, đối chiếu số lượng, số khoản.

Kiểm tra thuốc (nhãn thuốc, hạn dùng, chất lượng theo cảm quan)

- Nếu mở một lọ, một túi thuốc mới (khi khách mua không hết cả lọ) dùng bút đánh dấu lọ đã mở để ghi nhớ cho các lần bán sau.

- Các thuốc buộc phải cắt rời (khách hàng không mua hết cả vỉ):

- Trước khi cắt thuốc hướng dẫn cho khách hàng xem hạn dùng của thuốc, cắt thuốc cho khách để lại phần có hạn dùng, ghi hạn dùng của thuốc cho khách trên bao bì ra lẻ

- Cất thuốc còn lại vào quầy tủ

Bước 5

Hướng dẫn cách sử dụng

Hướng dẫn, tư vấn và thông báo cho khách hàng (bằng lời nói) về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách dùng thuốc, tương tác thuốc, các cảnh báo khác.

Bước 6

Lưu thông tin và số liệu

Ghi đầy đủ các thông tin và số liệu cần thiết vào mẫu “Sổ theo dõi mua bán thuốc hướng tâm thần” .

Bước 7

Thu tiền, giao thuốc cho khách:

- Tính tiền trên máy tính, lưu hóa đơn tính tiền vào sổ y bạ.

- Viết hóa đơn GTGT nếu khách hàng yêu cầu

- Giao thuốc cho khách

- Cảm ơn khách hàng.

Bước 8

Tư vấn và giao tiếp với khách hàng trước khi bán

- Các lưu ý khi tư vấn khách hàng mua thuốc

4.1. Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

Chủ động, vui vẻ, tỏ thái độ thông cảm, chia sẻ khi giao tiếp với khách

4.2. Tiếp nhận và kiểm tra đơn thuốc

- Kiểm tra tính pháp lý của đơn thuốc

Đơn thuốc theo đúng mẫu đã quy định tại Thông tư 15/2016/TT-BYT Quy định về kê đơn thuốc trong điều trị ngoại trú. Đặc biệt chú ý đơn có kê thuốc hướng tâm thần và tiền chất dùng làm thuốc.

Nội dung pháp lý của đơn thuốc

+ Có đủ tên, chữ ký, địa chỉ, dấu phòng khám bệnh của bác sĩ tại phòng khám The Emerald.

+ Đơn kê chưa quá 5 ngày

+ Viết bằng bút mực hoặc bút bi dễ đọc.

Nội dung của đơn: Có đầy đủ theo qui chế kê đơn thuốc ngoại trú không?.

+ Kiểm tra tên, tuổi, địa chỉ bệnh nhân. Với trẻ <72 tháng tuổi : ghi số tháng tuổi và tên bố hoặc mẹ.

+ Địa chỉ : ghi cụ thể

+ Chẩn đoán:

+ Kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng cách phối hợp.

+ Số ngày thuốc được kê trong đơn đúng qui định ( tối đa là mười ngày đói với thuốc hướng tâm thần).

+ Thời hạn hiệu lực của đơn.

- Kiểm tra tính an toàn, hiệu quả và hợp lý về sử dụng thuốc theo của đơn: liều dung, tương tác thuốc, các phản ứng có hại khác, kê trùng thuốc…Nếu có vấn đề gì thì nên hỏi lại bác sỹ.

- Các đối tượng cần lưu ý đặc biệt: trẻ em, người cao tuổi, bệnh nhân suy gan, suy thận…

- Thông báo cho người mua, hỏi lại người kê đơn để tránh sai sót, nhầm lẫn trong một số trường hợp sau:

+ Đơn thuốc có loại không rõ ràng về nồng độ, hàm lượng, số lượng.

+ Đơn thuốc có vấn đề về tương tác thuốc, kê trùng thuốc.

- Từ chối bán hàng trong những trường hợp sau

+ Đơn thuốc không hợp lệ.

+ Đơn thuốc có sai sót hoặc nghi vấn

+Người mua thuốc dưới 15 tuổi.

- Kiểm tra xem trách nhiệm pháp lý của người bán những thuốc được kê trong đơn:

+ Ai được quyền bán: dược sỹ đại học, dược sỹ trung học

+ Ai được quyền bán thuốc hướng tâm thần

4.3. Lựa chọn thuốc

4.3.1.Trường hợp đơn thuốc kê tên biệt dược:

- Bán theo đúng biệt dược đã kê trong đơn.

- Trường hợp nhà thuốc không có biệt dược kê trong đơn hoặc khi khách hàng yêu cầu được tư vấn để lựa chọn thuốc phù hợp với điều kiện của mình thì chuyển sang mục 4.3.2.

4.3.2. Trường hợp nhà thuốc không có biệt dược như trong đơn hoặc khi có yêu cầu tư vấn, giới thiệu thuốc:

Dược sỹ đại học giới thiệu các thuốc khác cùng hoạt chất, dạng bào chế, liều lượng kèm theo giá của từng loại để khách hàng tham khảo và tự lựa chọn loại thuốc phù hợp với khả năng kinh tế của mình. Ghi rõ vào đơn tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, liều dùng, cách dùng các thuốc đã thay thế.

4.4. Lấy thuốc:

- Lấy thuốc theo đơn hoặc khách hàng đã chọn: Thuốc được xuất theo nguyên tắc thuốc có hạn ngắn xuất trước, thuốc nhập trước xuất trước; (FIFO)

- Đối chiếu: Tên thuốc với đơn, kiểm tra nồng độ, hàm lượng, nơi sản xuất, đối chiếu số lượng, số khoản.

- Kiểm tra thuốc (nhãn thuốc, hạn dùng, chất lượng theo cảm quan)

- Nếu mở một lọ, một túi thuốc mới (khi khách mua không hết cả lọ) dùng bút đánh dấu lọ đã mở để ghi nhớ cho các lần bán sau.

- Các thuốc buộc phải cắt rời (khách hàng không mua hết cả vỉ):

+ Trước khi cắt thuốc hướng dẫn cho khách hàng xem hạn dùng của thuốc, cắt thuốc cho khách để lại phần có hạn dùng, ghi hạn dùng của thuốc cho khách trên bao bì ra lẻ

+ Cất thuốc còn lại vào quầy tủ

4.5. Hướng dẫn cách sử dụng

Hướng dẫn, tư vấn và thông báo cho khách hàng (bằng lời nói) về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách dùng thuốc, tương tác thuốc, các cảnh báo khác.

4.6. Lưu thông tin và số liệu

Ghi đầy đủ các thông tin và số liệu cần thiết vào mẫu “Sổ theo dõi mua bán thuốc hướng tâm thần” .

4.7. Thu tiền, giao thuốc cho khách:

- Tính tiền trên máy tính, lưu hóa đơn tính tiền vào sổ y bạ.

- Viết hóa đơn GTGT nếu khách hàng yêu cầu

- Giao thuốc cho khách

- Cảm ơn khách hàng.

4.8. Tư vấn và giao tiếp với khách hàng trước khi bán

Bán thuốc

- Một vài điều cần lưu ý:

+ Đối với bệnh nhân nghèo, không đủ khả năng chi trả thì cần tư vấn lựa chọn loại thuốc có giá cả hợp lý, đảm bảo điều trị bệnh và giảm tới mức thấp nhất khả năng chi phí.

+ Không tiến hành các hoạt động thông tin, quảng cáo thuốc tại nơi bán thuốc trái với quy định về thông tin quảng cáo thuốc; không coi thuốc là hàng hoá thông thường và không khuyến khích người mua mua thuốc nhiều hơn cần thiết

- Các lưu ý cần tư vấn, dặn dò khách chu đáo:

+ Thuốc nào nên uống nhiều nước hơn.

+ Thuốc nào không nên sử dụng đồ uống có cồn khi dùng thuốc.

+ Thuốc nào gây buồn ngủ (cảnh báo cho người lái xe, vận hành máy)

+ Các phản ứng không mong muốn có thể xảy ra và nếu xảy ra thì nêu cách xử lý, đặc biệt là dị ứng thuốc và các phản ứng quá mẫn.

+ Thuốc nào cần chú ý đối với các tình trạng bệnh lý và sinh lý của khách hàng (người có bệnh gan, thận, tiểu đường, tim mạch, trẻ em, người già, phụ nữ có thai, hoặc đang nuôi con bú, bệnh dạ dày tá tràng vv...) để có những cảnh báo cho các trường hợp này.

+ Các chú ý về bảo quản và thời hạn kể từ lúc mở lọ thuốc đối với thuốc bào chế dạng lỏng.

+ Nên theo dõi diễn biến của người bệnh khi dùng thuốc, khi gặp phản ứng không mong muốn phải dừng thuốc, báo với bác sĩ kê đơn và nhà thuốc biết

+ Dặn khách hàng liên hệ ngay với nhà thuốc hoặc bác sĩ kê đơn nếu có vấn đề dị ứng thuốc hoặc gặp các tác dụng không mong muốn của thuốc.

- Thu tiền

- Cho thuốc vào bao bì ra lẻ:

+ Thuốc dùng ngoài cho vào bao bì ra lẻ mầu vàng ghi đầy đủ thông tin

+ Thuốc hướng tâm thần cho vào bao bì ra lẻ mầu hồng ghi đầy đủ thông tin

+ Các thuốc còn lại cho vào bao bì ra lẻ mầu trắng ghi đầy đủ thông tin

+ Thuốc không còn bao bì trực tiếp: Cho thuốc vào bao bì ra lẻ thích hợp ghi đầy đủ thông tin sau đó cho vào bao bì kín khí.

- Giao từng khoản: Tên thuốc, số lượng, hạn dùng...

- Xếp tất cả vào trong túi PE. Trao thuốc cho khách.

- Cám ơn khách

- Cất tiền vào nơi quy định

- Ghi chép hồ sơ và sổ sách vào các loại sổ theo dõi theo quy định:

- Lưu nội dung đơn thuốc của bệnh nhân vào phần mềm quản lý xuất nhập của nhà thuốc.

5. HÌNH THỨC LƯU TRỮ­­

Sổ sách chuyên môn ghi chép các hoạt động bán thuốc (sổ theo dõi mua bán thuốc hướng tâm thần, sổ theo dõi bệnh nhân, sổ bán hàng) lưu trữ ít nhất 01 năm kể từ ngày hết hạn dùng của thuốc, đối với sổ theo dõi mua bán thuốc hướng thần lưu trữ theo quy định của Thông tư Hướng dẫn các hoạt động liên quan đến thuốc hướng tâm thần và tiền chất dùng làm thuốc.

STT

TT

Mã số

Nơi lưu

Thời gian lưu

1

Quy trình bán và tư vấn sử dụng thuốc kê đơn

QT.NHATHUOC.16

Nhà thuốc

02 năm