Jak system WMS wspiera operatorów 3PL w codziennej pracy?

Jak system WMS wspiera operatorów 3PL w codziennej pracy?

Firmy logistyczne obsługujące wielu klientów muszą zarządzać setkami operacji dziennie. Pokażemy, w jaki sposób oprogramowanie WMS pozwala operatorom 3PL skutecznie kontrolować stany magazynowe, raportować zlecenia i rozliczać powierzchnię magazynową. Artykuł opisze także, jak personalizacja systemu pozwala obsłużyć różnorodne modele logistyczne.

Operatorzy logistyczni działający w modelu 3PL (Third-Party Logistics) obsługują jednocześnie dziesiątki, a nawet setki klientów, co wiąże się z koniecznością zarządzania ogromnymi ilościami różnorodnych operacji każdego dnia. Nowoczesne oprogramowanie WMS (Warehouse Management System) stało się dla nich niezbędnym narzędziem, które pozwala skutecznie kontrolować stany magazynowe, raportować zlecenia oraz rozliczać powierzchnię magazynową w sposób precyzyjny i transparentny. Firmy takie jak @softwarestudio-sp--z-o-o- oferują rozwiązania, które odpowiadają na rosnące wymagania dynamicznego rynku logistycznego.​

Wieloklientowe środowisko magazynowe wymaga zaawansowanych narzędzi informatycznych

Operatorzy 3PL zarządzają operacjami wielu różnych klientów jednocześnie w ramach jednego magazynu lub całej sieci magazynów. Każdy z tych klientów ma odmienne wymagania dotyczące magazynowania, kompletacji, pakowania oraz raportowania, dlatego standardowe oprogramowanie magazynowe często nie radzi sobie z taką złożonością. Dlatego właśnie firmy logistyczne sięgają po dedykowane systemy WMS, które umożliwiają zarządzanie wieloma kontrahentami w ramach jednej platformy. Zaawansowane oprogramowanie segmentuje zapasy, co oznacza, że towary różnych klientów są logicznie oddzielone, nawet gdy fizycznie leżą obok siebie w tym samym magazynie. Ponadto system optymalizuje zarządzanie lokalizacjami magazynowymi dla każdego zlecenia i zapewnia pełną transparentność operacji.​

Nowoczesny system WMS dla 3PL umożliwia zarządzanie towarem wielu klientów w jednym miejscu, jednocześnie zapewniając pełną separację ich danych i operacji. Funkcje zarządzania dostępem pozwalają na precyzyjne definiowanie uprawnień, dzięki czemu każdy pracownik ma dostęp tylko do tych funkcji, które są niezbędne do wykonania jego zadań. To rozwiązanie zapewnia bezpieczeństwo danych oraz umożliwia zachowanie poufności informacji między klientami operatora logistycznego. W rezultacie operator może budować zaufanie swoich partnerów handlowych i oferować im pełną kontrolę nad ich zapasami bez ryzyka wycieku informacji.​

Kontrola stanów magazynowych w czasie rzeczywistym zwiększa efektywność operacji

System WMS monitoruje stan magazynowy w czasie rzeczywistym, co jest fundamentalną funkcjonalnością dla operatorów logistycznych obsługujących wielu klientów jednocześnie. Oprogramowanie rejestruje każdą zmianę w stanach magazynowych, niezależnie od tego, czy wynika ona z przyjęcia czy wydania towaru. Raport stanów magazynowych oferuje dokładny przegląd aktualnych zapasów w magazynie, w tym ilości towarów oraz ich lokalizacji. Umożliwia to monitorowanie poziomów zapasów, identyfikowanie braków oraz optymalizację rozmieszczenia towarów, co wspiera lepsze zarządzanie magazynem.​

Dzięki szczegółowym danom zawartym w raporcie, użytkownicy mogą skutecznie planować zamówienia i inwentaryzację, zapewniając płynność operacyjną i minimalizując ryzyko przestojów. System WMS dostarcza kompleksowych informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. W konsekwencji operatorzy 3PL mogą uniknąć braków i pomyłek w obsłudze klientów, co przekłada się na wyższą jakość świadczonych usług. Magazynier rejestruje w programie #WMS informacje, które są dla niego istotne z punktu widzenia logistyki, a nie handlu czy księgowości. Dzięki temu można precyzyjnie monitorować i zarządzać operacjami magazynowymi na poziomie operacyjnym.​

System umożliwia również automatyczne planowanie uzupełniania zapasów na podstawie prognoz sprzedaży. Ponadto oprogramowanie może realizować inwentaryzacje w następujących wariantach: całościowa, cząstkowa oraz ciągła. Śledzenie terminów ważności i partii towarów zgodnie z metodami FIFO, LIFO czy FEFO umożliwia kontrolowanie strat związanych z przekraczaniem terminów przydatności do użycia lub spożycia towarów. To szczególnie ważne dla operatorów 3PL obsługujących branżę spożywczą, farmaceutyczną czy kosmetyczną.​

Automatyczne rejestrowanie operacji ułatwia rozliczenia i raportowanie zleceń

System WMS dla operatorów 3PL automatycznie rejestruje wszystkie operacje logistyczne i przypisuje je do odpowiednich klientów w czasie rzeczywistym. Każde przyjęcie towaru, przemieszczenie, kompletacja, pakowanie czy dodatkowa usługa typu VAS jest automatycznie dokumentowana w systemie, z pełną identyfikacją odpowiedzialnego pracownika, czasu wykonania i wykorzystanych zasobów. W rezultacie operator logistyczny ma pełną dokumentację wszystkich działań wykonanych na rzecz każdego klienta. Moduły systemu do zarządzania magazynem ułatwiają rozliczanie operacji logistycznych, pozwalając na definiowanie indywidualnych cenników i elastycznych reguł naliczania opłat dla każdego klienta osobno.​

Moduł Faktury umożliwia rejestrowanie usług logistycznych wykonywanych przez operatora logistycznego dla jego klientów, ułatwiając późniejsze ich fakturowanie. Automatyczne fakturowanie skraca czas obsługi rozliczeń, co zwiększa efektywność administracyjną firmy logistycznej. System rejestruje każdą operację VAS, umożliwiając precyzyjne rozliczanie tych usług zgodnie z indywidualnymi umowami z klientami. Może to obejmować zarówno opłaty stałe za operację, jak i procentowe od wartości towaru czy czasowe za zajętość zasobów. Dzięki temu operator logistyczny może transparentnie rozliczać się ze swoimi klientami, budując długoterminowe relacje oparte na zaufaniu.​

Zakres danych gromadzonych w systemie daje możliwości raportowania w szerokim zakresie informacji na temat działania magazynów oraz umożliwia analizowanie szerokiego zakresu zagadnień związanych z działaniem magazynu. Oprogramowanie pozwala na monitorowanie fundamentalnych wskaźników magazynowych (KPI), analizę czasu realizacji zamówień oraz optymalizację wykorzystania przestrzeni i zasobów magazynowych. System wspiera również analizę wydajności pracy magazynierów oraz analizę pracochłonności poszczególnych etapów pracy magazynu w różnych kontekstach, od kontekstu pracownika przez kontekst towarów, zleceń, aż po czas wykonywania czynności.​

Rozliczanie powierzchni magazynowej staje się przejrzyste i precyzyjne

Program WMS analizuje zdefiniowane parametry i decyduje, gdzie umieścić towar w sposób, który maksymalizuje wykorzystanie dostępnej przestrzeni magazynowej. Algorytmy systemu WMS biorą pod uwagę różne czynniki, takie jak częstotliwość dostępu do danego produktu, jego wielkość, ciężar i specjalne wymagania dotyczące warunków przechowywania. Dzięki temu każdy towar jest składowany efektywnie i bezpiecznie, co znacząco poprawia szybkość i sprawność operacji magazynowych. System dynamicznie zarządza przestrzenią magazynową, przydzielając produkty do optymalnych lokalizacji na podstawie ich rozmiaru i innych charakterystyk.​

Operatorzy 3PL mogą dzięki systemowi WMS precyzyjnie rozliczać powierzchnię magazynową wykorzystywaną przez poszczególnych klientów. Oprogramowanie rejestruje, ile miejsca zajmują towary każdego klienta, jak długo pozostają w magazynie oraz jakie zasoby są wykorzystywane do ich obsługi. W konsekwencji możliwe jest elastyczne rozliczanie usług magazynowych zgodnie z indywidualnymi umowami. System pozwala na filtrowanie zapasów według różnych kryteriów, takich jak między innymi data ważności, lokalizacja czy ilość. Ponadto klientom firm 3PL zapewnia zdalny dostęp do systemu zarządzania magazynem operatora logistycznego w celu kontrolowania poziomu zapasów w czasie rzeczywistym.​

Program automatyzuje komunikację między operatorem logistycznym a jego klientami, wysyłając za pomocą poczty elektronicznej, wiadomości SMS lub okien pop-up w interfejsie systemu WMS powiadomienia o wszelkich zmianach stanów magazynowych towaru należącego do klientów. Dzięki temu transparentność operacji jest maksymalna, a klienci mają pełną kontrolę nad swoimi zapasami bez konieczności bezpośredniej obecności w magazynie operatora. Moduł 3PL (Third-Party Logistics) dostarcza klientom magazynu możliwość dostępu do informacji związanych z ich towarem. Dzięki temu rozwiązaniu klienci mogą śledzić status swoich zamówień, monitorować dostawy, a także uzyskać aktualne informacje o stanie zapasów w magazynie.​

Personalizacja systemu odpowiada na różnorodne modele logistyczne

System WMS wspiera szeroki zakres usług o wartości dodanej (VAS), które są coraz częściej wymagane przez klientów operatorów 3PL. Obejmują one operacje łączenia artykułów w zestawy (kitting), przepakowywania zgodnie ze specyficznymi wymaganiami, etykietowania w różnych językach oraz operacje drobnego montażu czy personalizacji produktów. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania magazynem pozwala na definiowanie złożonych scenariuszy VAS dla każdego klienta z osobna. System może automatycznie generować zlecenia dodatkowych usług na podstawie charakterystyki zamówienia, typu produktu czy wymagań klienta.​

Moduł Wytyczne dostosowuje proces przygotowywania zamówień do indywidualnych wymogów poszczególnych właścicieli towaru lub klientów końcowych. Konfigurowalne przepływy pracy umożliwiają dopasowanie systemu do indywidualnych procesów każdego klienta, co zwiększa efektywność i minimalizuje liczbę błędów. W rezultacie operator logistyczny może oferować różnorodne modele obsługi i usługi dostosowane do specyfiki branży lub konkretnych wymagań klienta. Na przykład klient z branży #ecommerce może wymagać błyskawicznej kompletacji pojedynczych zamówień, podczas gdy klient z sektora produkcyjnego potrzebuje obsługi dużych partii surowców z dokładnym śledzeniem numerów serii.​

System WMS może również komunikować się z innymi narzędziami: Order Management System (OMS) do zarządzania zamówieniami, Manufacturing Execution System (MES) w przypadku operacji produkcyjnych, Transport Management System (TMS) do planowania dostaw, Yard Management System (YMS) do zarządzania otoczeniem firmy oraz systemami ERP. Studio WMS.net oferuje szerokie możliwości integracji z różnorodnymi rozwiązaniami, takimi jak systemy ERP, platformy e-commerce czy oprogramowanie księgowe. Dzięki temu firmy mogą stworzyć spójne środowisko IT, w którym dane płynnie przepływają między różnymi działami. To rozwiązanie firmy @softwarestudio-sp--z-o-o- pozwala na automatyzację wielu procesów i eliminację ręcznego wprowadzania danych.​

Mobilność i dostępność systemu podnoszą wydajność operacji magazynowych

Program WMS jest dostępny w dwóch wygodnych formach, co zwiększa jego elastyczność i dostępność dla użytkowników. Po pierwsze można z niego korzystać przez przeglądarkę internetową, co znaczy, że użytkownicy mogą logować się do systemu i zarządzać operacjami magazynowymi w czasie rzeczywistym, niezależnie od miejsca i urządzenia. Po drugie moduł WMS jest również dostępny na skanery, czyli kolektory danych z systemem Android. To niewątpliwie mobilne i ergonomiczne rozwiązanie, które umożliwia pracownikom skanowanie kodów kreskowych, rejestrowanie operacji w locie i utrzymywanie dokładności danych w magazynie.

Funkcja przyjęcia towaru sprawia, że magazynier rejestruje przyjęcie towaru na magazyn dzięki zastosowaniu skanerów. Potwierdzanie skanerem przyjęcia minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i przyspiesza wprowadzanie informacji o towarze do systemu. W efekcie zapewnia to aktualność danych i umożliwia szybkie śledzenie jego położenia. Systemy chmurowe (cloud-based) działające w Internecie pozwalają na dostęp do oprogramowania z dowolnego miejsca i urządzenia. Rozwiązania cloud oferują elastyczność, skalowalność oraz niższe koszty wdrożenia i utrzymania, eliminując potrzebę inwestowania w lokalny sprzęt IT.​

Systemy informatyczne w magazynie, takie jak Studio WMS.net, stają się niezbędnym narzędziem dla firm, które chcą oferować wysokiej jakości usługi logistyczne. Dzięki temu rozwiązaniu firmy operatorzy 3PL mogą zwiększyć swoją wydajność i konkurencyjność na rynku. Nowoczesny system zarządzania magazynem staje się fundamentem efektywnych operacji, oferując narzędzia do zarządzania złożonością środowiska wielu klientów, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości obsługi i kontroli kosztów. System WMS staje się tym samym fundamentem, na którym buduje się przewagę konkurencyjną firmy logistycznej na dynamicznym rynku.

#logistyka