(7) Dokumentiranje sistema

Nakon što smo povezali sve dokumente u smislenu cjelinu, u idućoj fazi glavnu ulogu imaju vlasnici sistema.

To su djelatnici koji najbolje znaju kako se obavlja neki zadatak.

To ne mora nužno biti djelatnik koji izvršava određeni sistem, ali je u manjim tvrtkama to obično tako.

U prethodnom koraku svi vlasnici sistema dobili su pristup dokumentu “Kontrolna_ploča.Lista sistema” i zadatak da u određenom roku dokumentiraju sisteme za koji su zaduženi.

Recimo da sam ja vlasnik sistema “Objava posta na Facebooku”.

Što trebam uraditi?

Otići ću u dokument “Kontrolna_ploča.Lista sistema” i kliknuti na ovaj chip koji me vodi u sistem “Objava posta na Facebooku”.

Potom ću upisati naziv sistema “Objava posta na Facebooku” i odabrati odgovarajuće opcije s desne strane.

Za organizacijsku jedinicu odabrat ću “Marketing”

Za učestalost odabrat ću “Tjedno”

Za važnost odabrat ću “Velika”

Ovo treba biti usklađeno s onim što stoji u dokumentu “Kontrona_ploča.Lista sistema”.

Potom ću slijedeći upute u sistemu “Kreiranje sistema”...pogledajmo te upute…..dokumentirati svoj sistem “Objava posta na Facebooku”.

Navest ću detaljan opis sistema.

Potom ću razložiti sistem na korake.

Neki sistemi mogu sadržavati predloške za mailove…očito ovaj sistem to nema.

I na kraju tu su bilješke i pitanja uz sistem.

Neki sistemi možda će sadržavati neki video.

Video treba pospremiti u mapu Videi.

I povezati ga s dokumentom “Kontrolna ploča.Videi”.

Kad svi vlasnici sistema dokumentiraju svoje sisteme, projekt dokumentiranja sistema bit će završen.

Tada se ti sistemi mogu dati djelatnicima na uvid u kontekstu zadatka kako bi se osigurala dosljednost u provođenju poslovnih procesa.

Nakon završetka projekta dokumentiranja sistema, vlasnici sistema trebaju ažurirati svoje sisteme, brisati ih ili dodavati nove po potrebi.