📌 Apa itu Naskah Dinas? 

Naskah Dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

📌 Apa itu Penomoran Naskah Dinas UPT? 

Penomoran Naskah Dinas UPT adalah proses pemberian nomor unik dan sistematis pada setiap naskah dinas yang diterbitkan oleh Unit Pelaksana Teknis (UPT) sebagai identitas resmi dokumen. Penomoran ini bertujuan untuk memastikan tertib administrasi, memudahkan pengendalian, penelusuran arsip, serta menjamin keabsahan dan akuntabilitas setiap dokumen kedinasan sesuai ketentuan tata naskah dinas yang berlaku.

Nomor naskah dinas disusun berdasarkan kode klasifikasi, unit kerja penerbit, tahun penerbitan, dan urutan nomor dokumen, sehingga setiap naskah dinas memiliki identitas yang jelas, tidak duplikatif, dan mudah ditelusuri kembali apabila diperlukan.

Dengan adanya sistem penomoran yang terstruktur, pengelolaan surat keluar, nota dinas, memorandum, surat keputusan, dan dokumen kedinasan lainnya dapat dilakukan secara lebih tertib, transparan, dan terdokumentasi dengan baik.

📌 Apa itu TTE? 

Tanda Tangan Elektronik (TTE) adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi lain sebagai alat verifikasi dan autentikasi identitas penandatangan. TTE sah secara hukum dan dapat digunakan sebagai pengganti tanda tangan basah/manual dalam dokumen resmi. Pengajuan dilakukan secara daring melalui googleformulir.

Catatan Penting!

🧑‍💼 Pengajuan dilakukan oleh pengonsep surat

✅ Surat sudah diperiksa dan diparaf oleh pejabat terkait

📎 Unggah scan lembar kendali dan konsep surat (PDF/Word)

🕹️ Pilih status surat: Pengajuan Pertama atau Perbaikan

📤 Tindak Lanjut:

Setelah formulir diisi, Sekretaris akan menyampaikan dokumen ke Kepala Balai untuk proses TTE dan TNDE. Setelah ditandatangani, surat akan dikirim kembali ke pengonsep.

Setelah nomor naskah dinas diterbitkan dan dokumen disusun, langkah selanjutnya adalah melakukan digitalisasi naskah dinas sebagai bagian dari sistem pengelolaan dokumen elektronik yang rapi dan mudah ditelusuri.

Tujuan Digitalisasi Arsip:

• Membentuk arsip digital yang terdokumentasi dengan baik.

• Memudahkan proses penelusuran, audit, dan pelaporan pertanggungjawaban.

• Mendukung sistem administrasi yang efisien dan paperless.
  
  

Langkah-langkah Digitalisasi:

1. Scan dokumen naskah dinas yang telah ditandatangani dan dibubuhi nomor resmi.

2. Simpan file dengan format PDF dan beri nama file yang mudah dikenali dan ditemukan

3. Unggah file PDF pada tautan yang telah disediakan

4. Setelah diunggah, dokumen digital akan masuk ke dalam database yang dapat dipantau oleh seluruh pelaksana melalui Google Spreadsheet. 

Catatan Penting:

• Pastikan file yang diunggah jelas, lengkap, dan terbaca.

• Tampilan scan tidak terbalik.

Setelah nomor naskah dinas diterbitkan dan dokumen disusun, langkah selanjutnya adalah melakukan digitalisasi naskah dinas sebagai bagian dari sistem pengelolaan dokumen elektronik yang rapi dan mudah ditelusuri.

Tujuan Digitalisasi Arsip:

• Membentuk arsip digital yang terdokumentasi dengan baik.

• Memudahkan proses penelusuran, audit, dan pelaporan pertanggungjawaban.

• Mendukung sistem administrasi yang efisien dan paperless.
  
  

Langkah-langkah Digitalisasi:

1. Scan dokumen naskah dinas yang telah ditandatangani dan dibubuhi nomor resmi.

2. Simpan file dengan format PDF dan beri nama file yang mudah dikenali dan ditemukan

3. Unggah file PDF pada tautan yang telah disediakan

4. Setelah diunggah, dokumen digital akan masuk ke dalam database yang dapat dipantau oleh seluruh pelaksana melalui Google Spreadsheet. 

Catatan Penting:

• Pastikan file yang diunggah jelas, lengkap, dan terbaca.

• Tampilan scan tidak terbalik.

Dalam rangka mendukung efisiensi, transparansi, dan tertib administrasi, BBWS Mesuji Sekampung menggunakan Google Workspace sebagai sarana pengelolaan penomoran naskah dinas. Adapun alasan dan keunggulan pemanfaatan Google Workspace adalah sebagai berikut:

1. Aksesibilitas Tinggi

   • Dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui internet (PC/laptop/HP).

   • Memudahkan pelaksana yang bekerja secara mobile atau di lapangan.

2. Kolaborasi Real-Time

   • Data dalam Google Spreadsheet dapat dilihat bersama secara langsung oleh semua pelaksana.

   • Menghindari duplikasi penomoran karena informasi langsung diperbarui oleh admin secara real-time.

3. Otomatisasi dan Efisiensi

   • Google Form menyederhanakan proses permintaan nomor surat menjadi hanya mengisi formulir digital.

   • Tidak perlu mencatat manual atau berkirim email/WhatsApp untuk permintaan penomoran.

4. Riwayat dan Jejak Digital

   • Setiap permintaan dan nomor yang diterbitkan tersimpan otomatis, membentuk arsip elektronik yang rapi.

   • Memudahkan pencarian kembali dan audit jika diperlukan.

5. Keamanan Data

   • Akses dapat diatur sesuai peran (viewer, editor, admin).

   • Dapat diproteksi dengan akun dinas untuk menjaga kerahasiaan dan integritas data.

6. Hemat Waktu dan Biaya

   • Tidak memerlukan aplikasi khusus atau lisensi berbayar.

   • Mengurangi penggunaan kertas (paperless), mendukung prinsip ramah lingkungan.

Penutup

Dengan segala keunggulan tersebut, penggunaan Google Workspace diharapkan dapat:

1. Menjadi langkah awal menuju transformasi digital tata kelola administrasi.

2. Meningkatkan profesionalisme dan akuntabilitas dalam penyusunan dokumen resmi di lingkungan BBWS Mesuji Sekampung.

Dalam rangka mendukung strategi pencegahan korupsi di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung telah menerapkan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) berdasarkan SNI ISO 37001:2016. Penerapan ini merupakan bagian dari komitmen kita untuk mengimplementasikan Reformasi Birokrasi, menegakkan integritas, serta memberikan pelayanan yang berkualitas. 

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengimbau kepada seluruh pegawai untuk memperhatikan hal-hal berikut: 

1. Mematuhi persyaratan SMAP dan menjalankan prinsip perbaikan berkelanjutan sesuai ketentuan yang berlaku. 

2. Tidak menerima pemberian barang, uang, fasilitas, atau janji dalam bentuk apa pun yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas maupun kerja sama pekerjaan. 

3. Menjaga integritas dalam setiap proses kerja dan pengambilan keputusan, serta menghindari segala bentuk konflik kepentingan. 

4. Mendukung penuh penerapan SMAP di seluruh unit kerja dari hulu hingga hilir, termasuk melakukan pelaporan apabila menemukan indikasi penyuapan. 

5. Apabila mengetahui adanya pelanggaran peraturan perundang-undangan, penyalahgunaan jabatan, pemerasan, perbuatan curang, benturan kepentingan, atau gratifikasi, agar melaporkan melalui https://wispu.pu.go.id/ atau saluran pengaduan internal https://bit.ly/WBS_BBWSMS. 

6. Apabila menerima atau menolak segala bentuk gratifikasi agar melaporkan melalui https://gol.itjen.pu.go.id/ atau saluran pelaporan internal https://bit.ly/laporgratifikasi_bbwsms sesuai ketentuan yang berlaku. 

7. Informasi lengkap tentang penerapan SMAP di BBWS Mesuji Sekampung diperoleh pada tautan berikut: https://linktr.ee/smap.bbwsms 

Keberhasilan penerapan SMAP memerlukan komitmen bersama seluruh pegawai. Oleh karena itu, kami berharap Bapak/Ibu dapat menjalankan imbauan ini dengan penuh tanggung jawab demi terwujudnya lingkungan kerja yang bersih, berintegritas, dan bebas penyuapan. 

Demikian disampaikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.