07 Undersöka arbetsmiljön

Syfte

Att fånga upp, identifiera och kartlägga de arbetsmiljörisker som kan finnas i vår verksamhet.

Definitioner

Undersöka arbetsmiljön innebär här metoder och rutiner för att regelbundet, vid uppkomna behov samt vid förändringar i verksamheten undersöka arbetsmiljön utifrån de arbetsmiljöfaktorer som kan vara eller innehålla riskkällor. Exempel på arbetsmiljöfaktorer som ska uppmärksammas i vår verksamhet är

  • organisatoriska och sociala arbetsmiljöfaktorer som exempelvis ohälsosam arbetsbelastning, trivsel, konflikter, kränkningar och otydliga
  • förväntningar,
  • bildskärmsarbete,
  • manuell hantering,
  • användning av arbetsutrustning,
  • truckar
  • kemikaliehantering och
  • bilkörning.

En riskkälla är en särskild omständighet som kan leda till ohälsa eller olycksfall.

> Hur gör man?

Ett exempel:

  • En skyddsrondning skall göras. Se om gällande checklista finns i mapp 7. Om så inte är fallet, ladda ner rätt lista från Prevent.
  • Är checklistan digital (e.g. kan fyllas i med Laptop, smartphone e.dyl.) kan du fylla i det UTAN utskrift. Spara med littera 'PLATS_RISKTYP_DATUM_INITIALER' i mapp 7. Datalagen hänvisar till att ett spårbart, digitalt dokument är att räkna som underskrivet.
  • Är checklistan ett pappersdokument: gör rondning, signera, scanna in och sparar i mapp 7 på samma sätt som ovan.
  • Åtgärder: Ofta innehåller checklista en kolumn för åtgärder. Om åtgärden kräver en handlingsplan (den kan inte åtgärdas direkt) så ska handlingsplan sparas i mapp 8.
  • Inför skyddskommittémöten ska samtliga aktuella protokoll finnas tillgängliga i korresponderande mapp. Årligen görs en uppföljning vilket skall dokumenteras av styrelsen i mapp 10.

Skyddsronder

Två gånger per år ska vi gå skyddsrond. Vid skyddsronderna ska skyddsombud och eventuellt andra arbetstagare vara med. Ansvariga chefer ska ta initiativ till skyddsronderna. Som stöd använder vi checklistor från Prevent. Resultatet av undersökningarna ska dokumenteras i checklistorna. Brister och risker som framkommer vid ronderna ska hanteras enligt rutinerna för riskbedömning och handlingsplan. Se rutin 08 Riskbedöma arbetsmiljön, vidta åtgärder och ta fram handlingsplan.

Medarbetarsamtal

En gång per år genomförs medarbetarsamtal med alla anställda. Ansvarig för att hålla medarbetarsamtalet är respektive chef. Samtalet ska exempelvis ta upp trivsel, arbetsbelastning, relationer mellan anställda och upplevda gränser mellan privat- och arbetsliv. En uppföljning av samtalet ska göras enligt vad chef och medarbetare kommer överens om. Medarbetarsamtalen är en del i att undersöka vår organisatoriska och sociala arbetsmiljö.

Arbetsplatsträffar

Månadsvis eller oftare har respektive avdelning arbetsplatsträff. Det är närmaste chef som håller i mötet och arbetsmiljö är en stående punkt på agendan. Vid mötena diskuteras bland annat aktuella frågor som rör vår arbetsmiljö, arbetsmiljöregler och inträffade tillbud och olyckor.

Riktade undersökningar

Riktade undersökningar ska genomföras för att undersöka följande: inomhusklimat (ventilation/luftkvalitet), manuell hantering, bildskärmsarbete, truckar, bilkörning, kemiska riskkällor.

Behov av att göra ytterligare riktade undersökningar kan visa sig efter våra skydds-ronder, medarbetarsamtal eller när vi i andra sammanhang upptäcker problem och brister i arbetsmiljön. Ansvarig för att ta initiativ till riktade undersökningar är respektive chef. Om vi inte har kunskap och kompetens i vår egen verksamhet att göra vissa undersökningar av arbetsmiljön ska ansvarig chef ta in någon sakkunnig utifrån, företagshälsovården i första hand.

Ohälsa och sjukfrånvaro

I januari varje år ska VD tillsammans med ansvariga chefer och skyddsombud gå igenom sjukfrånvaron från föregående år för att se om orsakerna till frånvaron är arbetsrelaterad. Resultatet av genomgångarna kan bli underlag för vidare undersökning av arbetsmiljön.

Förändringar i verksamheten

I samband med planering av större förändringar i verksamheten, exempelvis organisatoriska förändringar, ombyggnader och användning av ny teknik ska en undersökning göras av de risker förändringen kan medföra. Undersökningen ska vara ett underlag för den riskbedömning som ska göras inför förändringen. Ansvarig för undersökningar vid förändringar i verksamheten är VD eller ansvarig chef.