Коммуникаціі

Комунікації

Збори

Збори мають стати невід'ємною частиною вашого робочого життя та одним із обов'язкових способів комунікації з колегами керівниками, співробітниками.

Найчастіше у ресторані виділяють такі види зборів:

• Збори зміни

• Збори менеджерів

• Загальні збори

• Збори департаментів (рідко)

Основні засади проведення зборів:

• Порядок денний зборів має бути має бути порядок денний зборів

• Порядок денний зборів готують відповідальні особи

• Порядок денний зборів необхідно заздалегідь доносити до учасників зборів

• На зборах має бути модератор

• Усі рішення, прийняті на зборах, повинні фіксуватися (з визначенням дедлайнів та виконавців)

• Після зборів має бути складено протокол (з прийнятими рішеннями та затвердженими відповідальними/виконавцями/термінами)

Хочу від себе додати, що перераховані вище вимоги до проведення зборів не треба сприймати як щось зі світу бюрократії. Тут важливо як “що” ви робите, а й “як” ви робите.

Наприклад:

• якщо ви вирішили провести термінові позапланові збори департаменту (бар менеджер вирішив зібрати всіх барменів), то можливо не варто складати протокол зборів. Достатньо буде усного оголошення рішень, прийнятих на зборах.

• якщо ви проводите збори зміни кожен день, то не треба щоразу готувати порядок денний зборів - ви її озвучите на самих зборах зміни (п'ятихвилинці).

Підходьте до всього з розумом. Там де треба – спрощуйте. Але при цьому, не ігноруйте важливість формування порядку денного зборів менеджерів, і тим більше, складання протоколу зборів менеджерів та фіксації прийнятих рішень разом із затвердженням виконавців/відповідальних. Щоб ваші збори не перетворилися на захід, який нікому не хочеться відвідувати через його затягнутість і марність (зустрілися, поговорили ні про що і розійшлися).

Більш детально про те, як організувати та провести збори в ресторані, я розповідаю у своїх книгах “Підручник менеджера ресторану”, “Управління персоналом ресторану” та “Стандартизація ресторану”. Крок за кроком".

Реалізація принципів РМ у проведенні зборів

Як бачите, принципи РМ – це не просто набір вимог. Це установки, які мають бути реалізовані у кожному виді управлінської діяльності. Співвідношення принципів з РМ дасть вам чітке розуміння, яким чином має бути побудований той чи інший процес управління.

Також додам від себе, що збори не є єдиним способом комунікацій зі співробітниками. На ваш розсуд і в разі потреби ви можете використовувати у своєму ресторані та інші способи взаємодії з персоналом.

Види комунікації з персоналом у ресторані:

1. Збори

2. Особисті зустрічі "Т-А-Т"

3. Зустрічі з обговорення Action Plan (цілі та завдання)

4. Зустрічі щодо затвердження плану фінансової діяльності (бюджетування)

5. Зустрічі з фінансової звітності (аналіз P&L)

6. Зворотний зв'язок співробітнику (КЛН, особисті цілі та завдання тощо)

7. Дисциплінарна бесіда

8. Оцінна співбесіда (під час проведення “Оцінки роботи працівника”)

9. Зустрічі по Cost & Price (АВС аналіз меню кухні та бару)

10. Зустрічі з розробки нового меню кухні та бару

11. Зустрічі з формування маркетингового календаря

12. Зустрічі по КОВО - карті особистої відповідальності

13. Зустрічі по ТЖА - технічний журнал аудитів та ревізій

Щоб бути ефективною, будь-яка діяльність керівника має плануватись. Хаотичні, несистематичні дії та рішення не призводять до позитивного сталого результату. Вони, швидше, забирають більше сил і зайвий раз «смикають» співробітників. Тому вчимося планувати спілкування з командою.

План комунікацій включає:

1. Перелік співробітників, з якими ви взаємодієте під час своєї роботи. Якщо ви є керівником вищого рангу , не обмежуйтесь списком тільки прямих підлеглих. Подумайте про те, що у вас може виникнути потреба спілкуватися зі співробітниками, які не перебувають у прямому підпорядкуванні у вас.

2. Перелік видів взаємодії: ті самі приводи для зустрічей, спілкування, обговорення.

3. Визначення періодичності та призначення конкретних дат та часу, що виділяються для того чи іншого виду контакту зі співробітником/групою співробітників (див. табл.).

Як бачите, у перших двох рядках розміщено календар — дату та день тижня. У лівому стовпчику – найменування посад (впишіть туди імена співробітників). На перетині стовпців та рядків вказано вид активності: зустріч, збори, звіт та ін.

Також зауважу, що кожен вид комунікації, що використовується, ви повинні співвіднести з принципами регулярного менеджменту, як ми це зробили зі зборами в ресторані.

Залишились питання? Запитай мене