INGRESO, PERMANENCIA Y CERTIFICACIÓN 

Para el ingreso a los procesos o programas de formación es preciso tener en cuenta que le aprendiz, tendrá que surtir las siguientes etapas: registro, inscripción, selección (cuando aplique) y matricula.

1.   La oferta de formación se divulga por los medios que dispone la entidad en el territorio nacional. La finalidad de esta actividad es la de brindar información oportuna y de calidad a todos los aspirantes a la formación profesional del SENA, contando con horarios flexibles de consulta e inscripción a través del “portal de oferta educativa SENA”, esto en función de los requerimientos, posibilidades y lugares de acceso de los usuarios aspirantes a la formación.

2.   La edad mínima de los aspirantes, para ingreso a los programas de formación profesional integral será de (14) catorce años.

Para el ingreso a los programas de formación profesional integral del nivel técnico, operario y auxiliar, no se exigirá títulos académicos.

Los aspirantes de los programas de formación tecnológica deberán cumplir con los siguientes requisitos: título de bachiller y certificación de la prueba ICFES (Saber 11) o la que exija el Ministerio de Educación Nacional.

Parágrafo 1: Los requisitos de ingreso, podrán ser modificados para aquellos oficios y ocupaciones que tengan una regulación especial, nacional o internacional y que en ellas se establezcan exigencias superiores a las establecidas en este artículo, deberán acogerse a lo dispuesto en dicha regulación.

Para que los aspirantes o aprendices menores de edad accedan, reciban y desarrollen la formación profesional integral según lo establecido en este reglamento y en los procedimientos institucionales, uno de los padres de familia, el acudiente o el apoderado, deben firmar el consentimiento informado y el aprendiz firma su asentimiento incluyéndolo en la documentación para legalizar y asentar la matricula. A través de este documento, los padres de familia, acudientes o apoderados expresan su autorización para que el aprendiz adelante la formación profesional en el SENA, además se comprometen a brindar el acompañamiento necesario para que el aprendiz desarrolle con éxito dicha formación profesional integral y se hacen responsables de sus actuaciones, así como representantes para efectos administrativos y legales.

3.   El ingreso de aspirantes a la formación profesional en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA está regulado tanto por la normatividad emanada del Gobierno Nacional y el Ministerio de Trabajo como por la reglamentación interna vigente en la entidad, sin perjuicio de la que, en general, sea aplicable al SENA en sus procesos de formación.

4.   El ingreso a los programas de formación laboral o tecnológica abierta se rige por el cronograma establecido en el calendario académico y de labores expedido mediante acto administrativo (Resolución) conforme a la normatividad vigente.

5.   El registro y la inscripción los realiza el aspirante directamente en el aplicativo de gestión académica administrativa. En aquellas poblaciones con características especiales o zonas de difícil acceso o personas en condición de discapacidad, el Centro de Formación, a solicitud del aspirante, podrá realizar el registro y la inscripción en el aplicativo dentro de las fechas establecidas en el cronograma de una convocatoria y también, cuando lo amerite, en las ofertas especiales.

6.   La inscripción en los programas de formación que la entidad oferta es de responsabilidad del aspirante, así como mantener esa inscripción habilitada o cancelarla a su criterio cuando así lo disponga, mientras el curso ofertado se encuentre en inscripción o selección.

7.   El aspirante se inscribe al programa de formación de su preferencia y podrá elegir otro programa de formación de la misma área temática como segunda opción, cuando la oferta lo permita, lo que aplica únicamente en convocatorias de oferta abierta de formación laboral o tecnológica.

8.   Todo aprendiz debe cumplir con el procedimiento de ingreso definido por la entidad en cada una de sus etapas (registro, inscripción, selección y matrícula) en su normatividad interna y los procesos de gestión, según los tipos de oferta, las áreas de conocimiento y los niveles de formación, que aseguren la transparencia y accesibilidad en condiciones de equidad.

9.   El ingreso y matrícula de personas extranjeras estará regulado por la normatividad y disposiciones vigentes emitidas por la Cancillería de Colombia y la Unidad Especial de Migración Colombia. En todo caso, cuando el ciudadano extranjero dentro del territorio colombiano participe en los procesos de ingreso deberá contar con su estatus migratorio definido y podrá ser matriculado si la vigencia de su documento de identificación emitido por autoridad colombiana competente garantiza el cumplimiento de la formación y además cumpla con los requisitos de ingreso. En este caso, podrá adquirir la condición de aprendiz y para su formación profesional le aplica este reglamento.

Parágrafo: Si en cualquier etapa de su proceso formativo o antes de su certificación, el aprendiz extranjero residente en el territorio colombiano pierde su estatus migratorio por sanción administrativa o no renovación del documento expedido por la autoridad migratoria, pierde su condición de aprendiz, en consecuencia, aplica la cancelación de su matrícula.

El registro es el procedimiento mediante el cual el usuario ingresa la relación de sus datos personales y de contacto en el sistema de gestión académica administrativa bajo su responsabilidad y acepta las políticas de seguridad, confidencialidad y tratamiento de datos personales, para lo cual debe tener presente:

1.   El registro es único, personal e intransferible y el usuario que lo realiza debe asegurarse que la información que registra corresponda a sus nombres, apellidos, tipo y número de identificación tal y como aparece en el documento de identificación, y una vez finalizado el registro, el usuario recibe la confirmación del registro exitoso al correo electrónico suministrado como dato de contacto.

2.   El registro debe realizarse con el documento de identificación vigente expedido por autoridad colombiana competente.

3.   La actualización de los datos es de exclusiva responsabilidad del usuario. Cuando el usuario cambie algún dato básico de su registro, se compromete a actualizarlo modificando los datos correspondientes, tales como: tipo de documento, número de documento, cambio de nombres o apellidos (debidamente protocolizado), datos de contacto, historial académico o historial laboral.

Parágrafo 1. El usuario, aspirante o aprendiz debe tener un único registro en el sistema de gestión académica administrativa, debidamente actualizado.

Parágrafo 2. El registro del usuario, aspirante o aprendiz en el sistema con un número diferente al de su documento de identificación vigente será invalidado por uno de los administradores del sistema, por tratarse de datos inconsistentes.

Parágrafo 3. Es responsabilidad del aprendiz gestionar con el Centro de Formación la actualización de su registro y aportar los documentos legales vigentes.

Parágrafo 4. Cuando el aprendiz esté registrado con tipo de documento tarjeta de identidad y obtenga su cédula de ciudadanía (CC), deberá gestionar la actualización del registro por tipo cédula de ciudadanía.

Parágrafo 5. Con el registro de datos básicos y la aceptación de la política de seguridad, confidencialidad, el usuario, aspirante o aprendiz autoriza y da el consentimiento para el tratamiento de datos personales y que de manera libre, previa, clara, expresa, voluntaria y debidamente informada permite a la entidad recolectar, recaudar, almacenar, usar, procesar, compilar, intercambiar con otras entidades públicas, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que serán suministrados y que se incorporen al sistema académico administrativo. Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias del SENA.

Parágrafo 6. Al realizar el registro en el aplicativo de la entidad, el usuario, aspirante o aprendiz con discapacidad (cualquiera sea u origen: visual, auditiva, física o intelectual, sordoceguera, psicosocial o múltiple), podrá voluntariamente informar su autorreconocimiento y el tipo de discapacidad que presenta. Esta información será utilizada por los funcionarios de ingreso en cada Centro de Formación para prever el alistamiento de los recursos necesarios con el fin de brindar el apoyo requerido por los aspirantes. En caso de que la situación de discapacidad se presente después del registro, el usuario, aspirante o aprendiz podrá actualizar voluntariamente el registro.

La inscripción es el acto mediante el cual una persona previamente registrada diligencia en el sistema de gestión académica administrativa el formato de inscripción y elige el programa de formación de su preferencia. Las actividades y requisitos para la inscripción a un programa de formación en el SENA son:

1.   El aspirante puede participar de las charlas informativas para conocer la información sobre los programas: requisitos, contenidos y competencias por adquirir o demostrar, horarios, lugar donde se realizará la formación; así como las características y modalidad del programa, número de registro calificado cuando aplique, duración y requisitos para la certificación.

2.   El aspirante debe contar con usuario y contraseña en el sistema de gestión académica administrativa del SENA o registrarse en este en el evento de que no lo haya hecho.

3.   Si el aspirante es menor de edad, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la madre, el padre, el representante legal o tutor debe autorizar o dar el consentimiento para el tratamiento de datos personales, en el formato establecido por el SENA el cual debe ser entregado con su respectiva firma y adicionalmente presentar el respectivo documento que lo acredite como tal.

4.   El aspirante debe consultar periódicamente en el sistema de gestión académica administrativa la información de la inscripción y su estado.

5.   El aspirante debe diligenciar el formulario de inscripción en el sistema de gestión académica administrativa.

6.   El aspirante debe cumplir con los requisitos mínimos de ingreso exigidos en cada programa de formación.

El aspirante a la formación profesional del SENA, en las modalidades presencial, virtual, a distancia, no podrá inscribirse en programas de formación laboral o tecnológica si se encuentra en uno de los siguientes estados:

1.   Si al momento de la inscripción tiene otra inscripción vigente en un programa de formación laboral o tecnológica.

2.   Si ha sido citado para presentar las pruebas de selección.

3.   Si presentó pruebas de selección y fue seleccionado.

4.   Si se encuentra seleccionado y fue convocado a asentar matrícula.

5.   Si se encuentra en un programa de formación laboral o tecnológica en uno de los siguientes estados: en formación, aplazado, condicionado, reingresado, en inducción o por certificar.

6.   Las que establezcan normas de carácter superior.

La selección es la actividad del ingreso mediante la cual se verifican conocimientos, aptitudes, actitudes y demás requisitos a los aspirantes de acuerdo con lo establecido en el perfil de ingreso esperado para cada programa. Esta actividad permite elegir, mediante la aplicación de pruebas fase I (online), fase II o pruebas offline (fuera de línea), a los aspirantes con el fin de establecer las competencias mínimas para su ingreso en el programa de formación .

El SENA realiza la selección de los aspirantes mediante la presentación de dos pruebas: la primera identificada como prueba de competencias por la web (fase I); y la segunda, identificada como prueba controlada o taller (fase II), la cual es discrecional en su aplicación por parte del Centro de Formación.

La participación del aspirante en las pruebas de selección supone el consentimiento de la prueba, su autorización para las citaciones o notificaciones y la cesión al SENA de los datos procedentes del Centro de Formación, en los términos establecidos en la legislación sobre protección de datos. Es un deber intransferible del aspirante inscrito la realización de la prueba de manera personal.

Las pruebas de selección son de uso exclusivo y dominio institucional y se prohíbe a los aspirantes su copia parcial o total y reproducción en cualquier medio, so pena de ser sancionados o excluidos de la etapa de ingreso.

El aspirante que haya sido admitido deberá adelantar en forma oportuna todos los procedimientos previstos para cumplir con las exigencias propias de los requisitos académicos y administrativos de la matrícula.

La matrícula es la formalización del ingreso del aspirante admitido mediante su asentamiento y legalización en el sistema de gestión académica administrativa, previo el cumplimiento de los requisitos de ingreso establecidos para el programa de formación y el diligenciamiento y firma del compromiso del aprendiz. Con la matrícula, el aspirante adquiere o renueva su calidad de aprendiz, asume el compromiso de cumplir con los requisitos, acepta el reglamento del aprendiz y el deber de conocerlo y aplicarlo, y todos los demás deberes establecidos en este. En la gestión de la matrícula, el SENA no guarda ni reserva cupos a ningún tipo de población. Ninguna persona podrá asistir o participar en la ejecución de un programa sin haber formalizado la matrícula El Centro de Formación no permitirá la asistencia del aspirante que no haya formalizado la matrícula, cuando esta situación sea por causas atribuibles al aspirante.

Parágrafo 1. Registro académico. Se considera registro académico el procedimiento que protocoliza las acciones académicas y disciplinarias del aprendiz SENA y actualiza su gestión académica durante el proceso de formación.

Los trámites académicos y administrativos de los que trata este reglamento son aquellas gestiones que el aprendiz debe realizar durante la matrícula, la gestión de novedades durante el proceso de formación y para la certificación, con el propósito de realizar solicitudes de traslado, aplazamiento, reintegro, retiro voluntario, certificación y reingreso.

Las novedades en trámites académicos y administrativos que requiera hacer el aprendiz ante la Entidad durante su proceso de formación, tienen el siguiente paso a paso:

1.   Registrar la solicitud novedad en el sistema de gestión académica.

2.   Radicar la solicitud de la novedad a través de los canales institucionales de atención al ciudadano; dirigiendo dicha solicitud a la Subdirección del Centro de Formación.

3.   El Centro de Formación, a través del Comité de Evaluación y Seguimiento, analiza la solicitud, con el fin de dar respuesta a las novedades radicadas por los aprendices en el término establecido y atendiendo al tipo de novedad.

4.   El Comité de Evaluación y Seguimiento sesiona y elabora el acta de Comité, mediante la cual se analizan, estudian y se sugieren las soluciones de las novedades presentadas por los aprendices. El Subdirector con su firma y fecha aprueba las recomendaciones del Comité, convirtiendo el acta de comité en acto académico administrativo. Para La anulación de un certificado o el reingreso de aprendices el acto académico administrativo es por resolución motivada del Centro de Formación.

5.   El Coordinador Académico notifica al aprendiz en los términos definidos en este reglamento o en la ley.

6.   El Coordinador de formación o quien haga sus veces, registra las novedades en el sistema de gestión académica administrativa, dentro de los 8 días calendario siguientes luego de quedar en firme la decisión y en concordancia con el debido proceso.

7.   El aprendiz puede interponer el recurso correspondiente ante la Subdirección del Centro en los tiempos que establezca el acto administrativo conforme a la normatividad vigente.

Parágrafo 1. Para lo previsto en el numeral 2 en el caso de aprendices de los programas de articulación con la educación media, deben radicar su solicitud ante la institución educativa donde desarrollen su formación profesional integral, para que ella realice la debida gestión.

Parágrafo 2. Cuando por sus condiciones físicas o mentales por cualquier razón justificada el aprendiz esté impedido o no pueda gestionar por sí mismo las novedades, podrá hacerlo uno de sus padres, su acudiente, o apoderado, quien debe presentar los soportes respectivos. La situación será verificada por el profesional que designe por escrito el Subdirector del Centro de Formación.

Parágrafo 3. Los aprendices que ingresen a la entidad para adelantar su proceso mediante la formación modular adelantarán los trámites de novedades en similares condiciones a los establecidos en este reglamento o según se disponga en los procedimientos administrativos que emita la dirección de formación profesional para tal fin.

Son novedades durante el proceso de formación: el traslado, el aplazamiento, el reintegro y el retiro voluntario. La gestión de estas novedades se realizará del modo como se describe a continuación:

1.   Traslado: Es la solicitud formal que hace el aprendiz de formación laboral o tecnológica presencial virtual y a distancia para: que se le autorice continuar su proceso de formación, ya sea en programas de la misma red de conocimiento tecnológica; continuar en otro Centro de Formación, o en el mismo Centro de formación, pero en diferente jornada; y/o cambiar de modalidad presencial a virtual o viceversa. Dicha solicitud debe radicarse de conformidad con lo establecido en este reglamento.

La coordinación académica analiza la viabilidad del traslado y hará la respectiva recomendación a la subdirección de centro. La aceptación del traslado está supeditada a que:

a)  El grupo en el cual está matriculado el aprendiz y el grupo para el cual necesita trasladarse correspondan al mismo programa o sean de la misma red de conocimiento o tecnológica, al mismo tipo de oferta (de abierta a abierta, o de cerrada a cerrada) y en la misma o anterior fase de ejecución del programa.

b)  El aprendiz haya realizado como mínimo el primer trimestre de su formación.

c)       El aprendiz tenga los juicios evaluativos correspondientes a la formación que haya aprobado y registrados en el sistema de gestión académica administrativa.

d)  El aprendiz no tenga sanciones académicas ni disciplinarias vigentes.

e)  Haya disponibilidad de cupo en el programa de formación al cual se va a trasladar.

f)        El aprendiz no tenga asuntos pendientes con las áreas académicas ni administrativas del Centro de Formación origen.

En el caso de que el traslado que se realice entre Centros, la coordinación académica del Centro del origen proyecta comunicación para que la respectiva Subdirección la radique y envíe a la Subdirección del Centro destino, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud, anexando la comunicación del aprendiz. La coordinación académica del Centro de destino, analiza la solicitud, verifica requisitos y prepara respuesta para que la respectiva Subdirección envíe comunicación radicada a la del Centro origen dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. La Subdirección del Centro de origen le informará al aprendiz la decisión, mediante comunicación radicada dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta del Centro de destino.

En caso de traslado de jornada o entre programas o al interior del mismo Centro de Formación, la coordinación académica proyecta comunicación para que la respectiva Subdirección le envíe dentro de los términos legales establecidos, la comunicación radicada al aprendiz informando la decisión.

Parágrafo 1. El aprendiz puede solicitar solo un traslado durante su proceso de formación.

Parágrafo 2. Para todos los casos, la respuesta de parte de la Subdirección de Centro con destino al aprendiz debe ir con copia a los instructores asignados en el grupo origen.

Parágrafo 3. Para los aprendices en programas de articulación con la educación media procede el traslado de grupo cuando se trate de cambio de institución educativa o de jornada entre grupos que correspondan a la misma caracterización del programa origen.

Parágrafo 4. Los aprendices en programas de formación complementaria, eventos de divulgación tecnológica - EDT y programas de formación dual, no podrán realizar traslados.

2.   Aplazamiento: Es la solicitud formal que hace el aprendiz de formación laboral o tecnológica presencial, virtual o a distancia, para que se le autorice la suspensión temporal en el programa de formación en el cual se encuentra matriculado, por razones excepcionales certificadas o justificadas que le impiden asistir por veinte (20) o más días continuos. Dicha solicitud debe radicarse de conformidad con lo establecido en este reglamento. No se aceptan solicitudes de aplazamiento, sin que medie justificación.

Un aplazamiento se autoriza por alguna de las siguientes causas, las cuales deben contar con el soporte correspondiente que las acredite:

a)  Incapacidad médica igual o superior a veinte (20) días expedida por la entidad promotora de salud - EPS correspondiente o por médico competente.

b)  Licencia de maternidad o paternidad expedida por la entidad promotora de salud - EPS correspondiente o por médico competente.

c)   Calamidad doméstica.

d)  Asuntos judiciales.

e)  Participación en representación del SENA o del país a nivel nacional e internacional, en actividades académicas, culturales y/o eventos deportivos.

f)        Prestación del servicio militar: De acuerdo con lo establecido en la ley vigente. La certificación de la culminación de dicho servicio será el documento para el reingreso del aprendiz a la formación.

El comité de evaluación y seguimiento analiza los soportes y si la situación lo justifica o amerita, recomienda a la Subdirección de Centro la autorización y el tiempo del aplazamiento. El término de aplazamiento será hasta por tres (3) meses calendario o lo definido por ley, acorde con la duración del programa de formación, con la fecha del inicio de la causa de la ausencia, con la duración de la eventualidad que lo generó y en coherencia con los soportes respectivos que presentó el aprendiz. El tiempo autorizado se contará a partir de la fecha de la comunicación radicada mediante la cual se dio respuesta a la solicitud. El Centro de Formación dispone de máximo ocho (8) días calendario, contados a partir de la aprobación del aplazamiento, para el registro de la novedad en el aplicativo de gestión académica administrativa.

El comité de evaluación y seguimiento, previa solicitud del aprendiz, podrá recomendar de manera motivada a la Subdirección de Centro ampliar el aplazamiento hasta por tres (3) meses más, para los casos que lo ameriten según las causas expuestas.

Una vez sea autorizada y tramitada la novedad solicitada, el aprendiz recibirá dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la autorización de la novedad, un reporte de la situación académica de la ejecución de la formación, donde se indican los resultados de aprendizaje evaluados, y las revisiones generadas a las evidencias entregadas a la fecha de autorización de la novedad.

Parágrafo 1. Cuando se registra la novedad de aplazamiento la condición de aprendiz SENA se conserva; sin embargo, si el aprendiz cuenta con beneficio de apoyos socioeconómicos estos se suspenden por el mismo periodo de aprobación del aplazamiento o máximo hasta el 30 de noviembre del año en curso.

Parágrafo 2. Para todos los casos, la respuesta de parte de la Subdirección de Centro con destino al aprendiz debe ir con copia a los instructores asignados en el grupo origen, especialmente en los casos de aprendices de formación laboral o tecnológica virtual y a distancia y los convenios, para que dentro del ambiente de formación virtual se gestionen las acciones pertinentes con el proceso formativo.

Parágrafo 3. Los aprendices en programas de formación dual, articulación con la educación media, no podrán realizar aplazamiento durante el proceso de formación.

3.   Reintegro: Es la solicitud formal que hace el aprendiz de formación laboral o tecnológica que tenga autorización de aplazamiento, para que se gestione su reintegro al proceso de formación en el programa. Dicha solicitud debe radicarse de conformidad con lo establecido en este reglamento.

La autorización del reintegro está supeditada a que el programa de formación sea el mismo y de la misma modalidad en el cual se encuentra aplazado, corresponda a un grupo en estado en ejecución y que el avance de este le permita continuar su proceso formativo.

El aprendiz debe solicitar el reintegro dentro de los cinco (5) días hábiles previos al vencimiento del plazo concedido, adjuntando el reporte de situación de la ejecución de la formación, que previamente le entregó el Centro de Formación, para que le sea asignada su ruta de aprendizaje. De no solicitarlo dentro de este término o no reintegrarse en el plazo establecido en el acto administrativo, se entiende como causal de deserción.

La coordinación académica analizará la viabilidad del reintegro y hará la respectiva recomendación a la Subdirección de Centro; y con base en esta, actuará en consecuencia:

a)  Si es posible el reintegro: El Coordinador académico envía respuesta al aprendiz mediante comunicación radicada, especificando el nombre del programa de formación, el número de grupo y la fecha en la cual el aprendiz debe reintegrarse al proceso formativo, con copia a los instructores asignados en el respectivo grupo, especialmente en los casos de aprendices de formación virtual o a distancia, para que dentro del ambiente de formación virtual se gestionen las acciones pertinentes con el proceso formativo.

b)  Si no es posible el reintegro: El Coordinador académico mediante comunicación radicada le informa al aprendiz que la solicitud de reintegro no fue autorizada, indicando las razones, y que en consecuencia puede optar por:

-          Opción 1: Gestionar de inmediato la novedad de retiro voluntario, tal como lo establece este reglamento, precisando que se trata de una causa justificable. Esta opción no genera sanción para el aprendiz y le permite presentarse de inmediato a cualquier programa de formación laboral o tecnológica, siguiendo el proceso establecido por el SENA.

-          Opción 2: Mantener la condición de aplazado hasta por un (1) año contado a partir de la fecha en la cual debía reintegrarse según el acto administrativo. Durante este tiempo el aprendiz debe solicitar nuevamente el reintegro y la entidad hará lo posible por ofrecerle el programa de formación que cumpla con los requisitos de reintegro; de no ser posible se procederá al retiro de la formación, no se generará sanción y el aprendiz podrá postularse a otro programa de formación.

-          Opción 3: Solicitar traslado a un programa afín, de la misma red de conocimiento o tecnológica al programa en el que inicialmente se matriculó.

4.   Retiro voluntario: Es la solicitud formal que hace el aprendiz de formación laboral o tecnológica, en cualquiera de sus modalidades (presencial, virtual o a distancia) o estrategias de oferta (articulación con la media) para que se le autorice el retiro definitivo del programa de formación. Dicha solicitud debe radicarse de conformidad con lo establecido en este reglamento.

Esta solicitud será resuelta por el Coordinador académico, a fin de analizar a profundidad las causas del retiro y agotar las diferentes posibilidades tendientes a lograr la permanencia del aprendiz en la formación; en caso contrario se realiza la respuesta y se registra la novedad de esta decisión como acto académico administrativo en el aplicativo.

La solicitud de retiro voluntario del programa de formación, que no cuente con causas justificables se constituirá en una falta grave por parte del aprendiz, por lo tanto, la novedad que se registre será la de cancelación de la matrícula.

Las causales justificables de retiro voluntario, las cuales deben contar con el soporte correspondiente que las acredite:

a)  Incapacidad médica igual o superior a veinte (20) días expedida por la entidad promotora de salud - EPS correspondiente o por médico competente.

b)  Licencia de maternidad o paternidad expedida por la entidad promotora de salud - EPS correspondiente o por médico competente.

c)   Calamidad doméstica.

d)  Asuntos judiciales.

e)  Prestación del servicio militar.

Parágrafo. Una vez se autorice esta novedad, el Centro de Formación debe hacer su respectivo registro en el sistema de gestión académica administrativa a más tardar a los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la respuesta al aprendiz, a fin de garantizar la sincronización del estado del aprendiz.

La certificación es el procedimiento mediante el cual, la entidad hace el reconocimiento formal de los resultados, aprobados por el aprendiz durante su proceso formativo, para tal fin se seguirán las siguientes reglas:

1.   El aprendiz es el responsable de verificar en el sistema de gestión académica y administrativa que cuenta con los datos básicos y de contacto actualizados y que se encuentre matriculado en el programa al cual se inscribió. Esta verificación es obligatoria y de ella dependerá la entrega conforme del respectivo documento académico.

2.   El aprendiz de formación laboral o tecnológica debe cumplir con los siguientes requisitos para certificarse, en concordancia con la normatividad institucional vigente.

a)  Encontrarse en estado “por certificar” en el sistema de gestión académico administrativa.

b)  Para los aprendices de formación tecnológica, evidencia de presentación de las pruebas establecidas para este nivel de formación por el Ministerio de Educación Nacional

c)       Estar registrado en la Agencia Pública de Empleo del SENA, a excepción de los aprendices de formación complementaria.

El Centro de formación cuenta máximo con treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega de las evidencias por parte del aprendiz, para el registro y la expedición de respectivo certificado.

Parágrafo. Los aprendices de articulación con la educación media deben culminar la ejecución de las etapas lectiva y productiva del programa de formación SENA, en el último año escolar. En este caso, el instructor responsable, evaluará los resultados de aprendizaje en el sistema de gestión académica administrativa y previo al cumplimiento de requisitos, el Centro de Formación emitirá el correspondiente certificado o define la situación académica del aprendiz según términos definidos en este reglamento.

Los documentos académicos son expedidos por el Centro de Formación sin ningún costo para el aprendiz. Los títulos, actas de grado, constancias y certificados de aprobación obtenidos a partir del año 2010 en un programa de formación laboral o tecnológica, se podrán descargar en formato digital directamente del portal web de certificación de la entidad; las constancias definidas por el SENA podrán ser descargadas por el aprendiz directamente del sistema de gestión académica administrativa utilizando su usuario y contraseña.

La consulta de los certificados digitales del SENA es de carácter público.

Parágrafo 1. Los títulos, actas de grado, constancias y certificados de aprobación obtenidos antes del año 2010 en un programa de formación laboral o tecnológica, deben ser solicitados directamente en el centro de formación donde el aprendiz adelantó su proceso formativo, para este tipo de certificación aplica la tarifa de reexpedición de documentos según lo establecido en la normatividad vigente. .

Parágrafo 2. Los documentos académicos de los niveles de formación Técnico Laboral o Tecnológico, se expiden digitalmente a partir del año 2000 y se publican en el portal Web de certificados SENA, en concordancia con la ley 527 de 1999. Estos documentos académicos son: Títulos, Actas de grado y Constancias.

Parágrafo 3. El SENA no reexpide documentos académicos de formación complementaria y eventos de divulgación tecnológica - EDT de los años 2009 y anteriores. En su defecto, a petición del interesado se expedirá una constancia que contiene la información de la correspondiente certificación y aplicará la tarifa de reexpedición de documentos según lo establecido en la normatividad vigente.

Parágrafo 4. Para toda constancia o certificado en físico que expida el Centro de Formación con firma manuscrita o mecánica del Subdirector, aplicará el cobro de reexpedición en la Resolución 1590 de 2019 o la que esté vigente, la modifique o sustituya y regule la materia.

La validación de documentos académicos del SENA, para trámites de apostilla o legalización, consiste en la solicitud que hace el aprendiz ante el Centro de Formación del SENA donde le fueron expedidos sus certificados académicos y se puede realizar de la siguiente manera:

1.   Para el caso de los documentos expedidos físicamente antes del año 2000, son validados en el Centro de Formación donde fueron expedidos y llevarán la firma autógrafa del Subdirector, nombre completo, cargo, nombre del Centro y Regional y fecha de validación. El trámite de apostilla se realiza ante la Cancillería de Colombia.

2.   Para el caso de los documentos expedidos entre el 2000 y hasta el 15 de septiembre de 2020, el Centro de Formación reexpide digitalmente estos documentos académicos y se continua el trámite de apostilla ante la Cancillería de Colombia.

Los documentos académicos expedidos a partir del 15 de septiembre de 2020 no requieren validación por el SENA en razón al acuerdo interinstitucional entre el SENA y la Cancillería de Colombia, ante la que se realiza directamente el trámite, a través de sus canales de atención.

El reingreso inicia con la solicitud formal que hace una persona que estuvo matriculada en un programa de formación laboral o tecnológica en el SENA y se desvinculó de la entidad por retiro voluntario o cancelación de matrícula académica, con el propósito de continuar con su formación y titularse o certificarse. Este trámite solo podrá ser solicitado por una única vez.

Parágrafo 1. El reingreso puede darse de las siguientes maneras:

a)  Reingreso al mismo Centro de Formación, al mismo programa y cualquier modalidad.

b)  Reingreso a otro Centro de Formación, al mismo programa y en cualquier modalidad.

En el evento que el Centro de Formación al que se solicita el reingreso no disponga del mismo programa en la misma modalidad en la que estuvo matriculado el aprendiz, se podrá realizar el reingreso al mismo programa en la modalidad diferente si la hubiere, o a otro programa de la misma línea tecnológica en cualquier modalidad, previa aceptación del solicitante.

Parágrafo 2. El reingreso al SENA de personas desvinculadas de programas cursados bajo convenios de articulación con la educación media o ampliación de cobertura o por oferta especial de formación, se adelantará sólo a programas que se estén ejecutando en oferta abierta de formación. No podrán reingresar a grupos de formación cuya caracterización corresponda a oferta especial de formación, establecida en la Resolución 2130 de 2013 o la que la modifique o a grupos de convenios de articulación con la educación media o ampliación de cobertura.

Para acogerse al reingreso se deberán cumplir las siguientes condiciones:

a)  Haber cursado un programa de formación laboral o tecnológica en el SENA sin certificarse o titularse.

b)  Estar reportada su desvinculación en el sistema de gestión académico-administrativo del SENA, por cancelación de matrícula o retiro voluntario del programa de formación.

c)   Solicitar por escrito el trámite de reingreso.

d)  Dar respuesta de la aceptación o no a las condiciones reglamentarias vigentes del programa y del diseño curricular en el momento de la aprobación de su reingreso.

Parágrafo. Las personas que se desvincularon de la entidad por cancelación de matrícula motivada por faltas disciplinarias podrán solicitar el reingreso a la entidad una vez cumplan la sanción impuesta.

Parágrafo 1. El reingreso no aplica para los programas de formación complementaria.

El procedimiento para aplicar a reingreso es el siguiente:

1.   La persona interesada realizará solicitud de reingreso por escrito al Centro de Formación Profesional Integral a través del canal de atención institucional, como la oficina virtual de radicación o ventanilla de correspondencia en cada centro.

2.   El Centro de Formación Profesional Integral recibirá la solicitud y el equipo técnico que estará conformado por la Coordinación Académica, un instructor técnico del programa y un Instructor transversal, deberán analizar y evaluar la solicitud, elaborar la respectiva acta con el resultado del estudio del caso para la firma del Subdirector del Centro de Formación Profesional Integral o Directores Regionales que desempeñan funciones de Subdirector de Centro.

3.   El Subdirector del Centro de Formación Profesional dará respuesta a la solicitud radicada por el solicitante, en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles. En esta respuesta se indicarán las condiciones de reingreso al solicitante.

4.   El solicitante mediante respuesta escrita debidamente radicada manifestará su aceptación o no de las condiciones de reingreso que indica el Centro de Formación Profesional.

5.   Si la respuesta del solicitante fuere positiva, el Subdirector del Centro de Formación Profesional o el Director Regional con funciones de Subdirector de Centro de Formación Profesional, emitirá y notificará el acto administrativo (resolución motivada de Centro) que autoriza el reingreso. En el acto administrativo, establecerá la revocatoria de las sanciones que por el proceso previo de retiro voluntario o cancelación de matrícula se hayan generado si estuvieren vigentes al momento de la solicitud y tengan registro en el sistema de gestión académica administrativa de la entidad.

6.   Con el acto administrativo, el grupo o encargado de administración educativa del Centro de Formación Profesional, procederá a habilitar el reingreso del solicitante en el sistema de gestión académico administrativo.

7.   El solicitante legalizará el reingreso, a través del sistema académico administrativo en un término no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de notificación del acto administrativo que le autoriza el reingreso.

8.   El Centro de Formación Profesional asignará ruta de formación al aprendiz reingresado, con el registro de los juicios de evaluación de los resultados de aprendizaje cursados en la ruta de formación anterior

Las Subdirecciones de los Centros de Formación Profesional deberán suministrar a la Dirección Regional y a la Dirección de Formación Profesional, el reporte de los aprendices que se acogen a este trámite de reingreso y realizar el seguimiento a la implementación, informando semestralmente los resultados de su aplicación.

El aprendiz SENA, como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades presenciales o virtuales que conforman la ruta de aprendizaje; cumpliendo con dichas acciones y aportando oportunamente evidencias según los criterios de aprendizaje establecidos. Para programas de formación laboral o tecnológica, la ruta de aprendizaje está conformada por la etapa lectiva y la etapa productiva en los casos que aplique.

a)  Etapa lectiva: Es la etapa del proceso formativo que se desarrolla según la estrategia pedagógica teórico-práctica, de carácter integral, orientada al desarrollo de conocimientos técnicos, tecnológicos, habilidades, destrezas y actitudes que le permiten al aprendiz actuar crítica y creativamente en el mundo del trabajo y de la vida.

Se realiza en ambientes de formación reales, simulados, fijos, móviles y virtuales, tales como: aula, taller, laboratorios, unidades productivas, campo deportivo, biblioteca, empresas y entidades.

b) Etapa productiva: Es el momento del proceso formativo en la que el aprendiz SENA aplica, complementa, fortalece y consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades, destrezas, actitudes y valores. La etapa productiva le permite al aprendiz aplicar sus conocimientos en la resolución de problemas en contextos reales o simulados, y se desarrolla según lo establecido en los procedimientos institucionales y los diseños curriculares. Las alternativas de la etapa productiva son: contrato de aprendizaje, vinculo formativo – proyecto productivo, vínculo laboral y monitoria y otras que puedan ser reguladas por norma superior o documentos en el marco del Sistema de Gestión y Autocontrol del SENA 

Se configura cuando el aprendiz presenta evidencias de aprendizaje, idóneas y pertinentes, en las fechas establecidas, asiste y participa activamente en actividades presenciales o virtuales concertadas en su ruta de aprendizaje.

Se configura como un incumplimiento la falta de ejecución de lo anteriormente definido. Los incumplimientos se catalogan en incumplimientos justificados y no justificados. Además, se constituyen en faltas académicas o disciplinarias según sea el caso.

Parágrafo. En cuanto a la formación llevada a cabo mediante el programa de articulación con la media, así como la formación en modalidad dual, cualquier incumplimiento será tratado conforme a los procedimientos establecidos por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

Se configura incumplimiento justificado por alguna de las siguientes causas con sus respectivos soportes:

1.   Inasistencias programadas. Se tratan como inasistencias programadas, las siguientes:

a)  Citas o incapacidades médicas.

b)  Citaciones a diligencias electorales o gubernamentales.

c)  Requerimientos excepcionales de tipo laboral, que en todo caso no pueden ser mayores a tres (3) días en el trimestre, de forma continua o por intervalo.

d)  Autorización para asistir en representación del SENA a nivel internacional, nacional, regional o local o del país a nivel nacional e internacional, en actividades académicas, culturales y/o deportivas.

e)   Citación a diligencias judiciales.

f)  Por actividades asociadas a su credo religioso que sean informadas y que cuenten con un plan de trabajo previamente acordado.

g)  Licencia de maternidad o paternidad expedida por la entidad promotora de salud - EPS correspondiente o por médico competente.

2.   Inasistencias no programadas: Se tratan como inasistencias no programadas, aquellos casos fortuitos o de fuerza mayor. Se incluyen aquí los siguientes:

a)  Muerte de algún familiar, hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad, para lo cual debe presentar copia del acta de defunción y documento que demuestre el parentesco.

b)  Calamidad doméstica: Documento que evidencien situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.

c)       Problemas de seguridad que impiden el traslado al Centro de Formación por parte del aprendiz.

d)      Problemas de salud propia o de familiar dependiente del aprendiz.

e)      Urgencias relacionadas con estado de embarazo del aprendiz.

f)        Urgencias de familiar dependiente del aprendiz.

Parágrafo 1. Cualquiera de las causas anteriores debe ser informada por el aprendiz al instructor, con los debidos soportes que la demuestren.

Parágrafo 2. Las inasistencias programadas deben ser informadas por el aprendiz al instructor con al menos un (1) día de anterioridad a su ocurrencia.

Parágrafo 3. Las inasistencias no programadas deberán ser informadas por el aprendiz al instructor, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia con los debidos soportes que lo demuestren.

Parágrafo 4. Los casos no contemplados anteriormente que tengan soportes justificables serán valorados por los instructores del equipo ejecutor del grupo, el cual determinará si efectivamente se trata de incumplimiento justificado o no, según las condiciones propias del contexto y la situación específica del aprendiz.

Parágrafo 5. En los incumplimientos justificados, si las faltas generan que el aprendiz de formación laboral o tecnológica tenga incumplimientos académicos, o no entregue evidencias de aprendizaje en las fechas establecidas, los instructores del equipo ejecutor del grupo revisarán el caso para establecer el cronograma para el desarrollo de las evaluaciones y demás actividades de formación realizadas en su ausencia. En todo caso, el aprendiz puede valorar de acuerdo con su situación, si solicita el aplazamiento de su formación.

Parágrafo 6. El incumplimiento justificado no aplica para la formación complementaria virtual.

Se configura incumplimiento injustificado en los siguientes casos:

1.   Cuando el aprendiz no reporta, ni justifica estos incumplimientos ante el instructor, previamente o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia con las respectivas evidencias, conforme a los plazos previstos en el anterior artículo.

2.   Cuando el aprendiz reporta su inasistencia en la oportunidad y dentro del plazo establecido pero las causas y soportes no corresponden a las establecidas para incumplimientos justificados.

Se presenta por el abandono de la formación por parte del aprendiz, en las siguientes situaciones

1. Deserción por Inasistencias al proceso de formación.

a)  En la formación presencial, excepto la complementaria, tener tres (3) días continuos de inasistencia injustificada o acumular cinco (5) días no continuos de inasistencia injustificada durante todo el proceso de formación.

b)  En la formación bajo la modalidad virtual en etapa lectiva, se presenta cuando el aprendiz no asiste a tres (3) citaciones seguidas elevadas por el instructor o por el responsable del grupo o no ingresa a su ambiente virtual de formación (plataforma LMS) durante veinte

(20) días consecutivos, sin previa justificación soportada ante el sistema de gestión académico-administrativo.

c)       En la formación a distancia en etapa lectiva, se presenta cuando el aprendiz no justifica la inasistencia a tres (3) encuentros presenciales programados para el desarrollo de sus actividades formativas.

d)  En formación presencial, virtual y a distancia en etapa productiva: se presenta inasistencia injustificada durante tres (3) días consecutivos a la empresa con la que desarrolla la alternativa establecida.

e)  En la formación complementaria virtual se presenta cuando el aprendiz no registra ingreso al ambiente virtual del programa en el que está matriculado, o ingresa al ambiente virtual y no participa en ninguna de las actividades previstas en el curso.

f)        En la formación complementaria presencial se presentan cuando el aprendiz no registra cumplimiento justificado del diez por ciento (10%) de las horas asignadas para la formación.

2.   Deserción por incumplimiento de la etapa productiva. Se presenta cuando una vez terminada la etapa lectiva y teniendo como plazo límite la finalización por fecha del grupo, el aprendiz no ha presentado la planeación de su etapa productiva en el formato establecido, avalado por el instructor de seguimiento. Esto aplica para aquellos programas de formación en los cuales el diseño curricular la incluye como requisito.

3.   Deserción por falta de gestión oportuna de novedades. Se presenta cuando el aprendiz no registra o gestiona la solicitud de reintegro al proceso de formación por lo menos tres (3) días hábiles antes de cumplir la fecha fin del aplazamiento, en concordancia con lo establecido para la gestión de novedades en este reglamento.

El procedimiento en caso de deserción se establece de acuerdo con la situación y el tipo de deserción, así:

1.   Deserción por Inasistencias al proceso de formación. Si el aprendiz no justifica plenamente la inasistencia, el instructor encargado de la formación del aprendiz con el equipo ejecutor del grupo del programa de formación, reportarán esta situación al comité de evaluación y seguimiento.

2.   Deserción por incumplimiento de la etapa productiva. Si el aprendiz no informa sobre el motivo de su incumplimiento o abandono al proceso formativo el instructor de etapa productiva del grupo del programa de formación, reportarán esta situación al comité de evaluación y seguimiento.

3.   Deserción por falta de gestión oportuna de novedades. Si el aprendiz no gestiona la solicitud de reintegro al proceso de formación a la entidad a través de los canales institucionales establecidos, o culminado el proceso administrativo para su certificación de dentro del plazo establecido el coordinador académico o de formación encargado del programa de formación del aprendiz, reportarán esta situación al comité de evaluación y seguimiento.

Parágrafo 1. El comité de evaluación y seguimiento realizará una revisión al caso para confirmar que el aprendiz ha abandonado la formación y establecer la causa de la deserción. Pudiendo solicitar información adicional que permita identificar las causas y verificar las acciones adelantadas para prevenir dicha deserción, si las hay. En caso de confirmar la deserción el comité califica la falta del aprendiz como grave y recomienda a la subdirección del Centro de Formación Profesional la cancelación de la formación por deserción.

Parágrafo 2. Se garantizará el debido proceso dando cumplimento a lo establecido en el capítulo de las medidas disciplinarias y sancionatorias.

Parágrafo 3. Se gestionará la actualización del estado del aprendiz y el registro de la causa de deserción en el aplicativo de gestión académica, en caso de darse; es responsabilidad del Centro de Formación iniciar el proceso de deserción en cada oportunidad, dentro de un plazo razonable.

Se establece a partir de la comparación que, de manera continua y conjunta, realizan el aprendiz y el instructor, según resultados de aprendizaje, criterios de evaluación establecidos y los avances logrados, con el objeto de realizar los ajustes necesarios. La evaluación está dirigida, más que a evaluar el conocimiento teórico, a evaluar la aplicación que hace el aprendiz de dicho conocimiento en prácticas con resultados concretos. La evaluación del proceso de aprendizaje se realiza de forma cualitativa.

Las evidencias de aprendizaje son los referentes a partir de los cuales se identifican los avances alcanzados por los aprendices en el proceso de formación; pueden ser de conocimiento, de desempeño y de producto, las cuales están en relación directa con los resultados de aprendizaje estipulados en el programa de formación, y se relacionan estrechamente y de manera integral, con el saber, el saber hacer y el ser. Estas evidencias se complementan entre sí, y en su conjunto permiten juzgar el aprendizaje, imprimiéndole el carácter integral a la evaluación; y son obtenidas a través de la aplicación de técnicas y los instrumentos de evaluación.

Los principios que rigen el proceso de evaluación del aprendizaje son:

1.   Participación. Es necesario que la evaluación se de en una interrelación entre los diferentes actores responsables del proceso de formación. Es tan importante el papel del aprendiz como el del Instructor; sin el consentimiento de uno de los actores, no se puede realizar este proceso.

2.   Validez. El proceso de evaluación está soportado en evidencias de aprendizaje que se pueden comprobar y que están en relación directa con los resultados de aprendizaje o logros estipulados en el diseño curricular; por lo tanto, las técnicas y los instrumentos utilizados son los requeridos para recoger evidencias reales, verificables y ciertas.

3.   Transparencia. Los aprendices, los Instructores y demás personas involucradas, están informados y comprenden y aceptan el proceso de evaluación del aprendizaje y las reglas aplicables. Son claros, para todos, los parámetros de la evaluación y los criterios para valorar las evidencias.

4.   Confiabilidad. El enfoque, la ejecución y las políticas de la evaluación del aprendizaje son coherentes y conforman un sistema, que cuenta con instancias de control y monitoreo de la calidad del proceso, tales como el Comité de Evaluación y Seguimiento, y el derecho a la revisión de la evaluación, con el que cuenta el aprendiz.

Parágrafo. Estos principios se aplicarán sin perjuicio de considerar los demás que orientan el presente reglamento.

El instructor o responsable analiza el avance del proceso de formación con base en los criterios de evaluación y la ruta de aprendizaje, identificando con el aprendiz sus logros y dificultades, retroalimentando de manera permanente y ajustando las estrategias desarrolladas, en los casos que se requiera. De acuerdo con lo concertado entre el instructor y el aprendiz o entre el co-formador y el aprendiz, se evalúa el cumplimiento de dichas actividades.

Parágrafo 1. En los procesos de formación de articulación con la media, la evaluación se ejecuta con la participación del docente de la institución, el instructor SENA y el aprendiz, según aplique, pero el registro del juicio evaluativo es responsabilidad del instructor SENA.

Parágrafo 2. En los programas de formación dual, la evaluación se ejecuta con la participación del instructor SENA, del tutor empresarial y el aprendiz y un delegado asignado por la empresa, según aplique; pero el registro del juicio evaluativo es responsabilidad del instructor SENA.

En el SENA se utilizan dos tipos de juicios de evaluación para expresar los resultados de aprendizaje:

1.   APROBADO, cuando el aprendiz alcanza los resultados de aprendizaje y competencias establecidas en el programa de formación, de acuerdo con los criterios y parámetros de evaluación.

2.   NO APROBADO, cuando el aprendiz no alcanza los resultados de aprendizaje o competencias establecidos en el programa de formación de acuerdo con los criterios y parámetros de evaluación.

Estos dos tipos de juicios de evaluación se aplican a toda la formación SENA.

Parágrafo: La certificación para la movilidad educativa, entendida como la posibilidad que tiene un aprendiz para continuar su proceso formativo en otra entidad, se emitirá con una valoración cuantitativa de acuerdo con la equivalencia establecida por la Dirección de Formación Profesional.

En caso de que el aprendiz no logre los resultados de aprendizaje propuestos, el instructor o equipo ejecutor del grupo del programa, aplicarán las mediadas formativas académicas establecidas.

El aprendiz que esté en desacuerdo con la evaluación aplicada por el Instructor podrá solicitar la revisión de los resultados, siguiendo este procedimiento:

1.   El aprendiz solicita por escrito al instructor la revisión de la evaluación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación o entrega de esta, argumentando los fundamentos del desacuerdo.

2.   El Instructor da respuesta dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de presentación de la solicitud por parte del aprendiz.

3.   Si el instructor no responde dentro de este término, o si responde, pero persiste el desacuerdo, el aprendiz podrá solicitar la asignación de un segundo evaluador mediante comunicación radicada ante la coordinación académica dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en la que recibe la respuesta o debió recibir respuesta por parte del instructor.

4.   La coordinación académica designa un segundo evaluador, quien emite una evaluación definitiva y le informa para que proceda en consecuencia. Lo anterior, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la solicitud del aprendiz.