Evaluasi Tengah Semester APSI 2023

Dalam aplikasi HRD, beberapa kebutuhan sistem informasi yang umumnya diperlukan adalah:

1. Manajemen data karyawan

Aplikasi harus memiliki kemampuan untuk mengumpulkan dan menyimpan data karyawan seperti profil, data pribadi, riwayat pekerjaan, dan data lainnya.

2. Manajemen absensi

Aplikasi HRD juga harus dapat mencatat absensi karyawan, baik absensi harian, mingguan, atau bulanan, dan memberikan laporan absensi kepada manajemen.

3. Pengelolaan gaji dan tunjangan

Aplikasi HRD harus dapat menghitung gaji karyawan berdasarkan data absensi dan kontrak kerja, menghasilkan slip gaji, mengelola pembayaran gaji, beserta tunjangan, insentif, dan bonus.

4. Rekrutmen dan seleksi

Aplikasi HRD harus memiliki fitur untuk memudahkan proses perekrutan dan seleksi karyawan, seperti pengelolaan lamaran kerja, tes keterampilan, dan wawancara.

5. Pelatihan dan pengembangan

Aplikasi HRD juga harus dapat memfasilitasi pelatihan dan pengembangan karyawan, seperti menyediakan kurikulum pelatihan, mengatur jadwal pelatihan, dan memantau kemajuan peserta.

6. Evaluasi kinerja

Aplikasi HRD harus dapat membantu manajemen melakukan evaluasi kinerja karyawan, misalnya dengan menyediakan alat pengukur kinerja dan analisis kinerja individu.

7. Kesehatan dan keselamatan kerja

Aplikasi HRD harus mampu mengelola data kesehatan dan keselamatan kerja karyawan dan memberikan informasi dan tindakan yang perlu diambil jika terjadi kecelakaan atau insiden di tempat kerja.

8. Administrasi perusahaan

Aplikasi HRD juga harus dapat mendukung fungsi administrasi perusahaan seperti manajemen cuti, manajemen aset, manajemen kontrak, dan pengelolaan inventaris.

9. Kepatuhan

Aplikasi HRD harus memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua peraturan dan hukum yang berlaku, seperti peraturan ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan.

Berikut ini adalah gambaran dari komponen sistem informasi:

Karakteristik adalah sifat-sifat atau ciri-ciri bawaan yang dimiliki oleh seseorang yang memengaruhi cara seseorang berpikir, bertindak, dan merespons lingkungan sekitarnya. Karakteristik cenderung bersifat alami atau turunan dan sulit diubah. Sementara itu, skill adalah kemampuan atau keahlian khusus yang dimiliki seseorang untuk melakukan tugas atau pekerjaan tertentu. Skill biasanya didapatkan melalui pendidikan, pelatihan, atau pengalaman kerja dan dapat berkembang seiring waktu dengan latihan dan pengalaman. 

Seorang analis sistem informasi bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan teknologi, merancang solusi IT, dan mengelola implementasi dan pengembangan sistem informasi yang efektif. 

Dalam konteks analis sistem informasi, karakteristik dan skill keduanya penting dan saling melengkapi. Karakteristik seperti kemampuan analitis, komunikasi, dan kreativitas dapat membantu seseorang menjadi seorang analis sistem informasi yang sukses. Namun, tanpa skill yang tepat, seperti skill dalam pemrograman, analisis data, dan manajemen proyek, seorang analis sistem informasi mungkin tidak dapat merancang atau mengimplementasikan sistem informasi yang efektif untuk organisasi.

Berikut ini adalah penjelasan lebih detail mengenai karakteristik seorang analis sistem informasi:

1. Analitis

Kemampuan untuk menganalisis data dan informasi untuk mengidentifikasi masalah dan solusi dalam lingkungan bisnis.

2. Pandai berkomunikasi

Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholder bisnis dan teknologi, baik secara lisan maupun tertulis, untuk memastikan pemahaman yang tepat tentang kebutuhan dan persyaratan.

3. Pemecahan masalah

Kemampuan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan solusi yang kreatif dan inovatif untuk masalah teknologi dan bisnis.

4. Kreativitas

Kemampuan untuk berpikir secara kreatif dan inovatif dalam mengembangkan solusi IT yang efektif dan efisien.

5. Kemampuan bekerja sama

Kemampuan untuk bekerja sama dengan anggota tim IT dan stakeholder bisnis untuk mencapai tujuan yang sama dan memastikan keberhasilan proyek.

6. Selalu up-to-date dan memiliki kemauan belajar yang tinggi

Seorang analis sistem informasi harus terus mempelajari teknologi baru dan tren bisnis untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan selalu up-to-date dan efektif.

Kemampuan atau skill yang harus dimiliki oleh seorang analis sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi enam bagian, yaitu:

1. Technical (Teknis)

• Pemahaman teknologi informasi dan sistem informasi, termasuk pemahaman tentang teknologi terbaru dan tren pasar.

• Kemampuan analisis dan desain sistem, termasuk kemampuan untuk merancang, mengembangkan, dan memelihara sistem informasi yang efektif dan efisien, serta pemahaman tentang desain database dan pengembangan aplikasi.

2. Business (Bisnis)

• Kemampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan teknologi, serta merancang solusi sistem informasi yang efektif.

• Pemahaman tentang strategi bisnis dan bagaimana teknologi informasi dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

• Kemampuan untuk mengartikulasikan nilai bisnis dari solusi sistem informasi yang diusulkan.

3. Analytical (Analitis)

• Kemampuan untuk menganalisis data dan informasi untuk mengidentifikasi masalah dan solusi dalam lingkungan bisnis.

• Kemampuan untuk memahami dan menerapkan konsep matematika dan statistika yang terkait dengan analisis data dan sistem informasi.

4. Interpersonal (Interpersonal)

• Kemampuan komunikasi yang baik, termasuk kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholder bisnis dan teknologi, baik secara lisan maupun tertulis.

• Kemampuan untuk bekerja sama dengan anggota tim IT dan stakeholder bisnis untuk mencapai tujuan yang sama dan memastikan keberhasilan proyek.

5. Management (Manajemen)

• Kemampuan manajemen proyek yang baik, termasuk kemampuan untuk merencanakan, mengatur, dan memantau proyek dengan baik, termasuk mengelola anggaran, sumber daya, dan waktu.

• Kemampuan untuk memimpin dan memotivasi tim IT untuk mencapai tujuan proyek.

6. Ethical (Etika)

• Memiliki integritas yang tinggi dan mematuhi prinsip etika bisnis dan teknologi.

• Memastikan bahwa solusi sistem informasi yang diusulkan memenuhi standar keamanan dan privasi yang diperlukan.

Dengan memiliki kemampuan dan karakteristik di atas, seorang analis sistem informasi dapat membantu organisasi untuk mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi dan sistem informasi dalam mencapai tujuan bisnisnya.

Tahapan-tahapam dalam pengembangan sistem biasa disebut dengan Systems Development Life Cycle (SDLC). Pada tiap tahap menghasilkan deliverables, dan bersifat gradual refinement. SDLC adalah suatu pendekatan sistematis yang digunakan untuk mengembangkan, merancang, menguji, dan memelihara sistem informasi. SDLC terdiri dari serangkaian tahap yang terorganisir dengan baik yang dimulai dari perencanaan, analisis, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan sistem.

Sebelum tahapan SDLC, terdapat system request yang digunakan untuk mengumpulkan dan merinci kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dikembangkan. System request digunakan untuk inisialisasi projek yang akan dilakukan. Dokumen ini dibuat oleh Project Sponsor. Terdapat lima elemen dalam system request yaitu:

• Project sponsor

Individu atau kelompok yang bertanggung jawab untuk mendukung dan mempromosikan suatu proyek di dalam organisasi

• Kebutuhan bisnis

Deskripsi tentang apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya.

• Business requirement

Deskripsi dari kemampuan bisnis yang sistem akan sediakan

• Business value

Deskripsi manfaat atau keuntungan yang akan diperoleh dari sistem untuk organisasi

• Special issue / contraints

Isu atau batasan yang relevan terhadap implementasi sistem yang dibutuhkan agar mendapatkan persetujuan dari komite.

Tahapan pembangunan aplikasi sistem informasi berdasarkan SDLC dapat dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu:

1. Analisis kebutuhan (Requirement Analysis)

Tahap ini merupakan tahap awal dari pengembangan aplikasi sistem informasi. Pada tahap ini, analis sistem informasi akan mengumpulkan informasi tentang kebutuhan dan persyaratan sistem informasi dari klien atau pengguna. 

Output dari tahap ini adalah dokumen analisis kebutuhan yang berisi deskripsi rinci tentang kebutuhan dan persyaratan sistem informasi.

2. Perancangan sistem (System Design)

Tahap ini merupakan tahap perancangan sistem informasi berdasarkan hasil analisis kebutuhan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, analis sistem informasi akan merancang arsitektur sistem informasi dan merancang detail aplikasi dan database yang akan dibangun. 

Output dari tahap ini adalah dokumen desain sistem informasi yang berisi deskripsi rinci tentang arsitektur sistem informasi dan detail aplikasi dan database.

3. Pembangunan sistem (System Development)

Tahap ini merupakan tahap pembangunan aplikasi sistem informasi berdasarkan hasil analisis dan perancangan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, programmer akan membangun aplikasi sistem informasi dan membangun database yang sudah dirancang pada tahap sebelumnya. 

Output dari tahap ini adalah aplikasi sistem informasi dan database yang sudah dibangun.

4. Uji coba dan pengujian (Testing)

Tahap ini merupakan tahap pengujian aplikasi sistem informasi yang sudah dibangun pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, aplikasi sistem informasi akan diuji secara menyeluruh untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan baik dan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. 

Output dari tahap ini adalah dokumen pengujian yang berisi hasil pengujian dan laporan kesalahan (bug) yang ditemukan.

5. Implementasi dan Pemeliharaan (Implementation and Maintenance)

Tahap ini merupakan tahap implementasi dan pemeliharaan aplikasi sistem informasi yang sudah dibangun dan diuji pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, aplikasi sistem informasi akan diimplementasikan secara resmi dan dirawat atau diperbarui sesuai kebutuhan dan permintaan dari klien atau pengguna.

Output dari tahap ini adalah aplikasi sistem informasi yang sudah diimplementasikan dan dokumentasi pemeliharaan sistem informasi.

Keseluruhan tahapan di atas penting untuk memastikan bahwa aplikasi sistem informasi yang dibangun dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Tahapan tersebut juga dapat membantu dalam mengurangi risiko kesalahan atau kegagalan dalam pembangunan aplikasi sistem informasi.

Studi kelayakan atau Feasibility Study adalah sebuah proses evaluasi awal yang dilakukan sebelum memulai sebuah proyek pembangunan aplikasi sistem informasi. Tujuan dari studi kelayakan adalah untuk menentukan apakah proyek pembangunan aplikasi sistem informasi yang direncanakan itu layak untuk dilakukan atau tidak.

Studi kelayakan sangat diperlukan sebelum membangun aplikasi karena dapat membantu dalam menilai kemungkinan keberhasilan proyek dan menghindari risiko kegagalan yang mungkin terjadi di masa depan. Selain itu, studi kelayakan juga membantu dalam mengevaluasi ketersediaan sumber daya dan anggaran yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi tersebut.

Studi kelayakan dilakukan untuk mengevaluasi aspek-aspek teknis, ekonomi, dan organisasi dari proyek tersebut. Berikut adalah penjelasan singkat tentang masing-masing aspek studi kelayakan:

1. Studi Kelayakan Teknis

Studi kelayakan teknis adalah evaluasi terhadap kemungkinan teknis proyek untuk direalisasikan dengan baik. Studi ini meliputi pengevaluasian terhadap kemampuan teknologi yang digunakan, ketersediaan sumber daya teknis, ketersediaan infrastruktur, kebutuhan tenaga kerja, dan faktor-faktor teknis lainnya. Studi kelayakan teknis bertujuan untuk menentukan apakah proyek dapat dijalankan dengan efektif dan efisien.

2. Studi Kelayakan Ekonomi

Studi kelayakan ekonomi adalah evaluasi terhadap kemampuan proyek untuk menghasilkan keuntungan atau manfaat yang diinginkan. Studi ini meliputi analisis biaya dan manfaat, penentuan tingkat pengembalian investasi (return on investment atau ROI), analisis pasar, dan analisis finansial lainnya. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah proyek tersebut dapat memberikan hasil yang menguntungkan secara ekonomi.

3. Studi Kelayakan Organisasi

Studi kelayakan organisasi adalah evaluasi terhadap kemampuan organisasi untuk mengimplementasikan proyek secara efektif. Studi ini meliputi pengevaluasian terhadap manajemen proyek, kebijakan organisasi, sistem pengendalian internal, sumber daya manusia, dan faktor-faktor organisasi lainnya. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah organisasi dapat menjalankan proyek dengan efektif dan efisien. Dalam studi ini,  terdapat beberapa istilah yang sering digunakan, yaitu champion, organizational management, dan system users. Berikut penjelasan singkat mengenai ketiga istilah tersebut:

• Champion

Orang atau kelompok orang di dalam organisasi yang mempunyai kepentingan besar terhadap suatu proyek dan mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk mendukung proyek tersebut.

• Organizational Management

Proses mengelola dan mengkoordinasi sumber daya manusia, keuangan, teknologi, dan infrastruktur organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

• System Users

Orang atau kelompok orang yang akan menggunakan sistem atau aplikasi yang diusulkan dalam proyek. 

Ketiga aspek studi kelayakan tersebut saling terkait dan harus dievaluasi secara komprehensif untuk memastikan bahwa proyek dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang diinginkan.

Contoh dari studi kelayakan adalah ketika perusahaan ingin membangun sebuah aplikasi manajemen persediaan barang. Sebelum memulai pembangunan aplikasi tersebut, perusahaan perlu melakukan studi kelayakan terlebih dahulu untuk menentukan apakah proyek tersebut layak atau tidak. Dalam studi kelayakan ini, perusahaan akan mengevaluasi aspek-aspek seperti kebutuhan bisnis, biaya pembangunan, kemampuan sumber daya manusia, serta dampak positif dan negatif dari proyek tersebut.

Setelah melakukan studi kelayakan, perusahaan akan mendapatkan hasil apakah proyek tersebut layak untuk dilaksanakan atau tidak. Jika hasil studi kelayakan menunjukkan bahwa proyek tersebut layak, maka perusahaan dapat melanjutkan pembangunan aplikasi dengan lebih percaya diri karena telah melakukan evaluasi awal untuk memastikan keberhasilan proyek. Sedangkan jika hasil studi kelayakan menunjukkan bahwa proyek tidak layak, perusahaan dapat menghindari risiko kegagalan yang mungkin terjadi dan mencari alternatif lain untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang sama.

Berikut ini adalah video penjelasan saya mengenai salah satu soal di atas, yakni soal nomor 7: