MATERI 4

STANDAR PEMBARUAN/PEMUTAKHIRAN

Informasi/dokumen yang diperbarui atau ditambahkan pada website PPID perlu:

1. Mudah Dipahami.

Menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar serta mudah dipahami.

2. Konsisten.

Menggunakan format, struktur, istilah, dan penamaan yang konsisten untuk informasi sejenis agar mudah dibaca dan digunakan kembali.

3. Mutakhir

Memuat informasi atau dokumen terbaru sesuai perkembangan, periode, atau perubahan yang terjadi.

4. Tepat Waktu

Informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta tidak boleh ditunda.

5. Dikuasai dan Didokumentasikan

Informasi/dokumen yang diperbarui atau ditambahkan merupakan informasi yang dikuasai dan didokumentasikan oleh SKPK serta sesuai dengan versi atau periode yang berlaku.

6. Terjaga Riwayatnya

Informasi atau dokumen sebelumnya tetap tersedia apabila masih relevan dan diperlukan.

KAPAN INFORMASI/DOKUMEN PERLU DIPERBARUI?

Ketentuan pembaruan Informasi/dokumen berbeda-beda tergantung klasifikasi informasi.

Untuk informasi berkala, seperti informasi mengenai profil badan publik, program/kegiatan, capaian kinerja, laporan keuangan, laporan layanan informasi publik, dan informasi lain sesuai ketentuan perlu diperbarui paling sedikit 6 bulan sekali dan ketika terdapat perubahan

Untuk Informasi serta-merta, yaitu informasi yang menyangkut hajat hidup orang banyak dan kondisi yang memerlukan pengumuman segera perlu diperbarui atau diumumkan sesegera mungkin saat kondisi terjadi, tanpa penundaan

Untuk Informasi setiap saat, seperti DIP, keputusan dan kebijakan, peraturan/perjanjian, prosedur pelayanan, informasi pengadaan, dan informasi lain sesuai ketentuan perlu diperbarui setiap terdapat perubahan atau terdapat informasi/dokumen terbaru

Sementara untuk informasi yang dikecualikan, yaitu informasi yang berdasarkan ketentuan tidak dapat dibuka tidak perlu dipublikasikan. Pembaruan Daftar Informasi yang Dikecualikan perlu memalui Uji Konsekuensi terlebih dahulu.

Catatan: Pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP) dilakukan paling singkat 6 bulan sekali. Hal ini tidak berarti seluruh dokumen pada website harus diganti setiap 6 bulan. Waktu pemutakhiran informasi mengikuti karakteristik dan perkembangan masing-masing informasi.

PERBARUI ATAU TAMBAHKAN?

Sebelum melakukan pembaruan, tentukan terlebih dahulu tindakan yang diperlukan.

PERBARUI: Gunakan Aksi “Edit” pada daftar informasi yang tersedia di menu informasi publik.

Digunakan jika informasi yang sudah dipublikasikan mengalami perubahan.

Contoh:

• Perubahan nama/jabatan pejabat;

• Perubahan alamat atau kontak;

• Perubahan jadwal;

• Perubahan data;

• Perubahan kebijakan.

Tindakan di website: Pilih informasi yang akan diperbarui → klik Edit → ubah informasi → simpan.

TAMBAHKAN: Gunakan Menu “Tambah” pada dashboard informasi publik

Digunakan jika terdapat informasi atau dokumen baru yang belum pernah dipublikasikan, termasuk dokumen yang merupakan bagian dari tahapan atau periode berikutnya.

Contoh:

RKA 2026 → DPA 2026 → DPA Perubahan 2026

Tindakan di website: Pilih menu Informasi Publik → klik Tambah → masukkan informasi/dokumen baru → simpan.

Catatan: Dokumen baru tidak selalu menggantikan dokumen sebelumnya.

REVISI DOKUMEN

Jika suatu dokumen direvisi atau diperbarui secara resmi, gunakan versi terbaru sesuai ketentuan pengelolaan dokumen.

• Edit jika dokumen tersebut menggantikan versi sebelumnya.

• Tambah jika dokumen tersebut merupakan dokumen/tahapan baru.

CONTOH PEMUTAKHIRAN

Informasi Anggaran:

Pada awal proses tersedia: RKA 2026 → DPA 2026 → DPA Perubahan 2026

Yang dilakukan operator:

• Salah: RKA dihapus → diganti DPA.

• Benar:  RKA tetap tersedia → DPA ditambahkan → DPA Perubahan ditambahkan.

Dengan demikian, informasi pada website dapat menggambarkan perkembangan dokumen sesuai tahapan penganggaran.

LANGKAH PEMBARUAN DI WEBSITE

1. Identifikasi. Periksa apakah terdapat informasi yang berubah atau dokumen baru yang diterbitkan.

2. Siapkan. Pastikan informasi/dokumen:

• Dikuasai dan didokumentasikan oleh SKPK;

• Merupakan versi atau periode terbaru;

• Dapat dipublikasikan sesuai klasifikasinya.

3. Tentukan Tindakan

• Informasi berubah? EDIT

• Dokumen/informasi baru? TAMBAH

4. Lengkapi. Isi judul, tahun/periode, jenis/status dokumen, dan keterangan yang diperlukan.

5. Periksa Kembali. Pastikan isi, format, penamaan, dan penempatan informasi sudah benar.

6. Simpan & Publikasikan. Simpan perubahan dan pastikan informasi terbaru tampil dengan baik pada website.

CHECKLIST SEBELUM PUBLIKASI

• Informasi/dokumen merupakan versi terbaru

• Informasi/dokumen dikuasai dan didokumentasikan oleh SKPK

• Tahun/periode sudah benar

• Judul dan keterangan sesuai

• Format dan penamaan konsisten

• File dapat dibuka dan dibaca

• Ditempatkan pada menu/kategori yang sesuai

• Dokumen sebelumnya tetap tersedia apabila masih relevan

• Informasi sesuai dengan klasifikasinya

• Tidak memuat informasi yang dikecualikan