Aprendizado

Tudo certo, nada resolvido

"Coletar doações, comprar brinquedos, entregar e correr pro abraço".

Em linhas gerais, era essa a ideia inicial do grupo para realizar o objetivo: reformular a brinquedoteca da Associação Cívica Feminina (ACF) no terreno ao lado do Parque da Água Branca, zona oeste da cidade de São Paulo.

Convencer as pessoas a ajudar crianças e adolescentes por meio da arrecadação de brinquedos ou de recursos para comprá-los, também parecia uma tarefa pouco complexa e que não exigiria muito de nossa capacidade de persuasão.

Sabíamos, é claro, que a organização e o monitoramento das atividades seriam trabalhosos, porém, depois do primeiro contato com a entidade, as coisas pareciam encaminhadas.

Cada dia conta

Ao todo, eram aproximadamente 4 meses, de agosto a novembro, para começar, desenvolver e encerrar o projeto. Por causa disso, nos demos ao luxo de não acelerar tanto no princípio e encaixar cada etapa de maneira espaçada ao longo do cronograma.

Os problemas começaram quando recebemos a resposta de que a entidade só funcionava de segunda a sexta e nos demos conta de que todos os integrantes do grupo trabalhavam. Inclusive, metade de nós já não tinha mais a função de estagiário e, portanto, ficava na empresa mais do que a restrição de 6 horas diárias.

A solução foi uma colega usar parte de sua folga para visitar a organização. Uma vez lá, ela descobriu que haveria uma festa para os alunos no final de semana e orientou os outros membros da equipe a conhecerem as instalações nesse dia. Deu certo, mas 1 mês e meio já tinha se passado.

O atraso de uma etapa, consequentemente, empurra pra frente todas as demais. Além disso, não queríamos iniciar os trabalhos sem entender de fato quem era o nosso cliente, o que ele precisava e por que precisava daquilo. Começar a seguir uma direção sem confirmar os passos primeiro, nos parecia contraproducente.

Em busca do tempo perdido

Apesar da largada tardia, fomos realmente surpreendidos por outra questão (que causaria maior impacto). Chegou a informação de que o cliente acabara de receber a doação dos brinquedos de uma empresa parceira, sendo assim, a necessidade tornava-se outra: um laboratório de ciências.

Os processos de monitoramento das atividades e de atualização do site, que já estavam confusos, ficaram ainda mais bagunçados pela obrigação de adaptar o planejamento, refazer os documentos e reescrever as descrições.

Se antes teríamos de reformular um espaço, agora era preciso criá-lo. A sala de aula da instituição continha somente duas bancadas com pias e, ao lado, um armário antigo, cujo material era da própria professora.

Banquetas, luvas, moldes, vidraria, esqueletos, corantes, microscópios... Nada disso estava lá ou, se estava, não era em quantidade suficiente. A demanda mudara para itens específicos, mais complexos e, ao mesmo tempo, menos chamativos para o processo de arrecadação.

Uma questão de perspectiva

Quando olhamos alguns meses para trás, a alteração de escopo surge como ponto central de reflexão. O dinheiro que já tinha sido arrecadado servia tanto para adquirir os itens laboratoriais quanto para a aquisição dos brinquedos. Até então, nada a mudar.

Só que a forma de avaliar nosso projeto se modificou. O apelo do público infanto-juvenil, principal beneficiário da iniciativa, se mantinha, porém não era mais possível contar com a doação do material em si, como no caso dos brinquedos (a menos que conhecêssemos alguém que realizasse experimentos em casa).

O orçamento também ficou apertado. Com a projeção de R$1500,00 era provável suprir todas necessidades da brinquedoteca, entretanto, alguns tópicos da lista de ciências respondiam sozinhos por mais da metade do montante (p. ex. o microscópio).

Existem também menos empresas comercializando e produzindo itens laboratoriais do que jogos para crianças e adolescentes. Sem contar que não entendemos quase nada das marcas e dos atributos de mercadorias de biologia e química.

O que fica

A meta ainda não foi atingida, mesmo que tenhamos colocado o barco de volta ao eixo, e estimamos a entrega de parte das demandas para dezembro. Os momentos mais difíceis até agora envolveram a reorganização do projeto e também a aceitação de que não será possível atender a todos os pedidos feitos.

Tendo conhecido a associação e visto a quantidade de alunos que eles instruem, desde a Educação Infantil até o Ensino Médio, nossa vontade é entregar cada um dos itens necessários para que eles tenham a melhor aula de ciências possível. Sentimos a empolgação da professora e da diretora durante a visita ao colégio.

Contudo, isso está muito além do nosso orçamento, especialmente, se quisermos garantir a qualidade dos produtos comprados. Esse ponto de vista está alinhado com a entidade, que tem consciência de que o objetivo será parcialmente atingido.

Aos grupos que vierem depois de nós, destacamos a importância de manter o foco, evitando o desperdício de esforços, e de ser flexível em sua forma de trabalhar, já que é preciso adaptar-se às necessidades e ao tempo do cliente.

Durante o ReLab, ficamos com a impressão de que o planejamento é muito mais uma força dinâmica do que um manual de regras e que a condução do projeto acaba sendo, na verdade, a atualização constante dos próprios planos de ação.