Si bien todos los inventarios son únicos y su conformación depende del giro, sector y actividad comercial de cada empresa, existen algunas características que todos poseen y que, si logras aprovecharlas, te asegurarás de tener un excelente recurso para mantener el control de tu empresa.
Con hemos visto, un inventario es un registro de las pertenencias de una empresa. Es por eso que sirven como bases de información, en las que se agregan todos los datos relevantes para la identificación y manejo de una mercancía o recurso. Los datos más comunes que suelen tener estos registros son:
Nombre del objeto
Descripción del objeto
Valor unitario
Ubicación (en caso de existir en un almacén o depósito)
Estos datos ayudan a localizar, contabilizar y disponer de ellos de forma clara, sintética y transparente.
Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe ser una relación detallada en la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de una empresa.
Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de una organización, más allá de mantener un control de los productos que vende a sus clientes.
El inventario permite que una empresa conozca la fluctuación de artículos, lo que a su vez influye en las decisiones que se tomarán acerca de los proveedores y la cantidad de existencias que deben mantenerse para cumplir con la demanda de los clientes. Además garantiza que no haya mermas, robos o excedentes de productos que significan un mayor gasto de almacenaje.
Esto se logra mediante un buen control de inventarios, en el que se establezca un balance entre las existencias, movimientos y demanda de cada uno de tus productos. Para conocer más sobre este importante recurso, revisemos las principales características de los inventarios y la forma en que puedes explotarlas para crear una herramienta única.
Aunque la principal función de un inventario es reflejar el volumen de mercancías y bienes de los que dispone una empresa, esta información no sirve de nada si no está ordenada. Al final del día, el inventario sirve para encontrar el producto que estás buscado, saber cuántos artículos del mismo tipo tienes y gestionar su venta rápidamente.
Por ello, los inventarios también crean núcleos de datos para aglomerar mercancías por uso, tamaño, material, costo o cualquier otra característica. Esto se puede lograr mediante los siguientes datos:
Número de registro (código interno, de barras, SKU, etc.)
Línea de producto
Cadena de suministro
Nivel de servicio
Otra característica fundamental de los inventarios es que deben reflejar los movimientos dentro de tu stock de productos. Por ello no solo se trata de crear una relación de todo lo que tienes, sino de las operaciones que se han realizado con esos objetos. Los inventarios deben mantener el control de las pertenencias mediante la inclusión de los siguientes datos:
Fecha de ingreso de la mercancía
Fecha de salida de la mercancía
Estatus del objeto
Historial de actualización
Debido a este último factor, los inventarios se caracterizan por ser instrumentos dinámicos que solo reflejan la actualidad de tus almacenes durante un breve tiempo. Con cada operación, venta o transferencia de bienes el inventario cambia.
Naturalmente, eso no significa que debas hacer un inventario nuevo cada vez que vendes algún producto, sino que los datos están en constante dinamismo. A pesar de esto, sí es recomendable que realices periódicamente inventarios actualizados para que no pierdas de vista tus objetivos comerciales. De este modo puedes incluso crear inventarios perpetuos, que cambian a lo largo del tiempo, pero que siempre se mantienen actualizados.
Por último, los inventarios son un reflejo de cuánto estás vendiendo, qué estás produciendo y a qué ritmo. Un inventario con bienes fijos durante un largo periodo deja en evidencia que tienes mercancías que no son de interés comercial, mientras que uno con gran actividad permite ver que has encontrado un equilibrio entre producción y venta.
Tarea.
