FAQ Verval PD

Verval PD adalah singkatan dari Verifikasi dan Validasi Peserta Didik, sebuah layanan berbasis web yang dikelola oleh Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) di bawah Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek). Layanan ini berfungsi untuk memastikan keabsahan, keakuratan, dan validitas data pokok seluruh peserta didik di Indonesia, baik dari lembaga di bawah Kemendikbudristek maupun Kementerian Agama (Kemenag) 

Residu data siswa adalah kondisi di mana data peserta didik tidak valid atau tidak sesuai dengan data referensi yang ada di pusat, terutama dengan data kependudukan di Dukcapil dan data pokok pendidikan lainnya. Data siswa yang bermasalah ini akan muncul di aplikasi Verifikasi dan Validasi Peserta Didik (Verval PD) dengan tanda silang merah. Residu ini menjadi perhatian serius karena menghambat berbagai proses administrasi pendidikan. 

Jenis-jenis residu data siswa

1. Residu Kependudukan: Terjadi ketika ada ketidakcocokan antara data yang diinputkan dengan data yang tercatat di database Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil). Data yang sering bermasalah meliputi:

   1. Nomor Induk Kependudukan (NIK)

   2. Nama lengkap

   3. Tempat dan tanggal lahir

   4. Nama ibu kandung

   5. Jenis kelamin

2. Residu NISN (Nomor Induk Siswa Nasional): Ada dua jenis masalah NISN yang menyebabkan residu:

   1. NISN kosong: Siswa belum memiliki NISN atau data yang diinput tidak sesuai sehingga sistem tidak dapat menerbitkan NISN.

   2. NISN ganda: Satu NISN digunakan oleh lebih dari satu siswa atau satu siswa memiliki lebih dari satu NISN.

3. Residu Data Ganda: Terjadi ketika satu siswa tercatat aktif di lebih dari satu satuan pendidikan (sekolah atau madrasah) secara bersamaan. Residu ini juga muncul di menu Verval PD.

4. Residu Data Tidak Aktif: Satuan pendidikan tidak melakukan pemutakhiran data (sinkronisasi) secara rutin dalam kurun waktu tertentu, sehingga data siswa dianggap tidak aktif atau residu. 

Penyebab utama data siswa menjadi residu

• Ketidaksesuaian data: Kesalahan saat memasukkan data siswa, seperti salah ketik nama atau NIK, yang tidak cocok dengan data Dukcapil.

• Belum terpadankan dengan Dukcapil: Proses pemadanan data siswa baru dengan data Dukcapil membutuhkan waktu, sehingga terkadang data masih berstatus residu sampai proses selesai.

• Mutasi siswa tidak selesai: Proses mutasi (perpindahan) siswa yang tidak tuntas dapat menyebabkan siswa terdaftar di dua sekolah dan memicu residu ganda.

• Perubahan data kependudukan: Jika terjadi perubahan data di Dukcapil (misalnya perbaikan nama), data di sistem pendidikan menjadi tidak cocok dan perlu disesuaikan kembali. 

Dampak residu data siswa

• Hambatan pencairan bantuan pendidikan: Siswa yang datanya residu berisiko tidak menerima bantuan seperti Program Indonesia Pintar (PIP) karena data tidak valid saat diverifikasi.

• Masalah administrasi: Siswa bisa terancam tidak tercatat dalam administrasi pendidikan yang sah, seperti daftar peserta ujian, dan berpotensi menghambat proses penerbitan ijazah.

• Kesulitan melanjutkan studi: Data residu dapat menghambat proses pendaftaran ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi.

• Ketidakakuratan data pendidikan: Residu memengaruhi validitas data pendidikan nasional, yang berujung pada kesalahan dalam pengambilan kebijakan dan perencanaan program. 

Cara mengatasi residu data siswa

Perbaikan residu sebagian besar dilakukan oleh operator sekolah atau madrasah melalui aplikasi Verval PD. 

1. Akses Verval PD: Masuk ke laman Verval PD dan cek daftar siswa yang bermasalah.

2. Perbaiki data identitas: Gunakan fitur "Edit Identitas" untuk memperbaiki data siswa sesuai dengan dokumen kependudukan yang sah (KK dan akta kelahiran).

3. Validasi ulang: Setelah data diperbaiki, lakukan "Validasi Data" dan "Update Data" agar sistem memadankan kembali dengan database Dukcapil.

4. Koordinasi untuk NISN ganda: Jika masalahnya adalah NISN ganda dengan sekolah lain, operator perlu berkoordinasi untuk mengeluarkan data siswa yang tidak aktif.

5. Hubungi Dukcapil: Jika data di Verval PD sudah benar tetapi masih residu, ada kemungkinan data di Dukcapil yang bermasalah. Orang tua perlu mengurus perbaikan ke Disdukcapil setempat

• Penyaluran bantuan terhambat: Data residu, seperti NIK atau NISN yang tidak valid, dapat menyebabkan siswa tidak terdaftar sebagai penerima bantuan sosial atau pendidikan seperti Program Indonesia Pintar (PIP) dan Bantuan Operasional Sekolah (BOS). Dana tidak bisa dicairkan karena data siswa tidak cocok dengan data di bank atau sistem lainnya.

• Administrasi pendidikan terganggu: Data yang tidak valid menghambat berbagai proses administrasi penting. Contohnya, siswa bisa tidak tercatat dalam daftar peserta ujian nasional, daftar peserta didik resmi, atau data kelulusan, sehingga dapat menghambat penerbitan ijazah.

• Status siswa tidak sah: Siswa dengan data residu berisiko tidak tercatat secara sah dalam administrasi pendidikan nasional. Jika NIK atau NISN ganda, siswa bisa dianggap tercatat di sekolah lain atau tidak aktif, yang menimbulkan masalah saat mutasi sekolah atau proses lainnya.

• Pengambilan keputusan yang keliru: Data yang tidak akurat akan memengaruhi perencanaan dan alokasi sumber daya pendidikan oleh pemerintah. Jika data siswa tidak valid, pemerintah bisa salah dalam menentukan jumlah kebutuhan anggaran, fasilitas, dan tenaga pendidik.

• Kehilangan peluang pendidikan: Kesalahan data dapat membatasi akses siswa terhadap peluang pendidikan lanjutan, seperti pendaftaran ke perguruan tinggi. Pengecekan data yang tidak valid di sistem kependudukan atau pendidikan bisa menghalangi proses pendaftaran.

Data siswa harus valid dan bebas dari residu karena kesalahan atau ketidaksesuaian data dapat menimbulkan berbagai masalah, mulai dari terhambatnya proses administrasi hingga hilangnya hak-hak siswa dalam program bantuan pemerintah 

Status NISN yang tidak aktif dapat disebabkan oleh beberapa hal, seperti siswa pindah sekolah, dikeluarkan dari sekolah, putus sekolah, atau sudah lulus. Cara mengatasinya berbeda-beda tergantung status siswa 

• Untuk siswa yang pindah sekolah

Jika siswa pindah sekolah, NISN-nya akan tidak aktif di sekolah lama karena data mereka sudah dikeluarkan dari Dapodik atau EMIS sekolah tersebut. 

1. Lapor ke sekolah baru: Siswa atau orang tua harus melaporkan diri ke sekolah baru dengan membawa dokumen yang diperlukan, seperti KK, akta kelahiran, dan rapor terakhir.

2. Input data oleh operator: Operator sekolah baru akan menginput data siswa tersebut ke dalam aplikasi pendataan elektronik mereka (Dapodik untuk sekolah umum, EMIS untuk madrasah).

3. Tarik dan sinkronisasi data: Operator sekolah baru akan melakukan tarik data dan sinkronisasi agar data siswa dan NISN-nya masuk ke sistem.

4. Cek di Verval PD: Operator memastikan status NISN siswa menjadi aktif kembali melalui pemeriksaan di Verval PD. 

• Untuk siswa gap year atau alumni

NISN alumni yang sudah lulus otomatis menjadi tidak aktif. Untuk mengaktifkannya kembali (biasanya untuk pendaftaran perguruan tinggi), ada langkah khusus yang harus dilakukan: 

1. Akses laman Verval Lulusan: Kunjungi laman https://pd.data.kemdikbud.go.id/verval-lulusan/.

2. Isi data diri: Masukkan informasi yang diminta, termasuk NISN, NIK, nama, tanggal lahir, nama ibu kandung, dan email.

3. Isi profil lulusan: Masukkan data kelulusan, nama sekolah, dan unggah ijazah.

4. Ajukan: Klik tombol "Ajukan" untuk mengirim permohonan pengaktifan NISN. 

• Untuk NISN ganda dengan siswa tidak aktif

Terkadang, NISN menjadi tidak aktif karena terdeteksi ganda dengan siswa lain yang sudah tidak aktif. 

1. Tunggu sistem bekerja: Sering kali, sistem Verval PD akan memproses dan memperbaiki masalah ini secara otomatis dengan memvalidasi NISN milik siswa yang masih aktif. Proses ini mungkin memerlukan waktu.

2. Ajukan merger data: Jika proses otomatis terlalu lama, operator sekolah bisa mengajukan permohonan merger data ke dinas pendidikan setempat. Data siswa yang tidak aktif akan digabungkan dengan yang aktif, sehingga masalah residu teratasi. 

• Untuk kasus lain

Jika penyebabnya bukan salah satu dari kasus di atas, langkah-langkah yang bisa diambil adalah:

• Perbaiki data melalui operator sekolah: Jika masalahnya terkait kesalahan entri data di Dapodik atau EMIS, orang tua harus melapor ke operator sekolah. Operator akan memperbaiki data identitas siswa (sesuai KK dan akta kelahiran) di sistem mereka dan melakukan sinkronisasi ulang.

• Hubungi Dinas Pendidikan: Jika perbaikan dari operator sekolah tidak berhasil, hubungi admin Verval PD di dinas pendidikan setempat untuk meminta bantuan lebih lanjut.

• Hubungi ULT Kemendikbudristek: Jika semua cara sudah dicoba dan tidak berhasil, laporkan kendala ke Unit Layanan Terpadu (ULT) Kemendikbudristek dengan menyertakan tangkapan layar masalah. 

Untuk memperbaiki data siswa yang tidak valid kependudukannya, langkah-langkah utamanya dilakukan melalui aplikasi Verval PD (Verifikasi dan Validasi Peserta Didik). Proses ini harus dilakukan oleh operator sekolah/madrasah, atau bisa juga oleh siswa secara mandiri jika sudah lulus.

Sumber data yang benar 

• Kartu Keluarga (KK) terbaru.

• Akta Kelahiran siswa.

• Ijazah terakhir (jika siswa sudah lulus). 

Gunakan Verval PD untuk perbaikan 

Verval PD adalah pintu gerbang utama untuk memperbaiki data kependudukan.

1. Akses Verval PD: Buka peramban (browser) dan akses laman resmi Verval PD di https://vervalpd.data.kemdikbud.go.id/.

2. Masuk dengan akun operator: Gunakan akun SDM Kemendikbudristek yang sudah didaftarkan sebelumnya untuk masuk sebagai operator madrasah/sekolah.

3. Cek residu: Pergi ke menu untuk melihat daftar siswa yang bermasalah. Status "Tidak Valid" dengan tanda silang merah akan muncul di kolom yang berbeda, seperti nama, tanggal lahir, atau NIK.

4. Pilih menu "Edit Identitas": Jika ada data yang tidak sesuai, pilih menu "Edit Identitas" dan klik opsi "Cek Dukcapil Pusat".

5. Edit data yang tidak valid: 

6. Cari nama siswa yang ingin diperbaiki.

7. Akan muncul formulir dengan data lama dan kolom untuk data baru.

8. Masukkan data yang benar sesuai dengan dokumen kependudukan yang sudah disiapkan. Pastikan ejaan dan penulisan sudah benar.

9. Lakukan validasi: Setelah mengisi data baru, klik tombol "Validasi Data". Sistem akan secara otomatis memeriksa data yang diinput dengan database Dukcapil.

10. Update data: Jika data yang baru sudah sesuai dengan data Dukcapil dan statusnya 100% valid, klik tombol "Update Data" untuk menyimpan perubahan. Data siswa yang sebelumnya berada di daftar residu akan hilang.

Jika NISN seorang siswa terdeteksi ganda dengan siswa lain di sekolah yang berbeda, perbaikannya harus dilakukan melalui aplikasi Verval PD. Proses ini membutuhkan koordinasi antara operator sekolah dan admin dinas terkait untuk memastikan hanya satu NISN yang aktif. 

1. Periksa status keaktifan siswa

Pertama, operator sekolah harus masuk ke Verval PD dan memeriksa status keaktifan kedua siswa yang memiliki NISN ganda tersebut. 

• Jika salah satu siswa berstatus tidak aktif: Sistem akan memproses dan memvalidasi data siswa yang aktif secara otomatis. Operator sekolah perlu menunggu sekitar 2–3 hari kerja untuk memastikan statusnya sudah valid.

• Jika kedua siswa berstatus aktif: Langkah ini membutuhkan koordinasi lebih lanjut. 

2. Koordinasi antar operator

Jika kedua siswa yang memiliki NISN ganda masih aktif di sekolah yang berbeda, operator harus melakukan langkah-langkah berikut:

1. Hubungi sekolah lain. Operator sekolah harus menghubungi operator di sekolah lain untuk meminta agar siswa tersebut dikeluarkan dari Dapodik atau EMIS mereka.

2. Lakukan mutasi. Jika siswa tersebut adalah siswa pindahan, pastikan operator di sekolah asal sudah memutasikan siswa tersebut keluar dari sistem mereka.

3. Sinkronisasi. Setelah siswa dikeluarkan dari sekolah lain, lakukan sinkronisasi data di Dapodik atau EMIS sekolah Anda. Sistem akan membaca data siswa di sekolah lain sebagai tidak aktif dan akan memvalidasi data siswa di sekolah Anda secara otomatis. 

3. Pengajuan ke admin dinas

Jika koordinasi antar operator tidak berhasil, operator sekolah harus mengajukan perbaikan NISN ganda ke admin dinas pendidikan setempat. 

1. Hubungi admin dinas. Operator sekolah dapat menghubungi admin dinas pendidikan kabupaten/kota untuk melaporkan kasus NISN ganda.

2. Sertakan bukti. Sediakan bukti-bukti yang diperlukan, seperti tangkapan layar (screenshot) dari Verval PD yang menunjukkan residu NISN ganda.

3. Admin dinas menghubungi pusat. Admin dinas akan mengajukan permohonan ke Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) atau Unit Layanan Terpadu (ULT) Kemendikbudristek untuk menyelesaikan masalah NISN ganda tersebut. 

4. Klaim NISN

Jika kasus NISN ganda terjadi dengan madrasah atau lembaga lain, operator dapat melakukan klaim melalui Verval PD atau dengan menghubungi tim Verval PD kabupaten/kota setempat. 

5. Hubungi ULT Kemendikbudristek 

Jika semua langkah di atas tidak berhasil, operator sekolah atau orang tua siswa dapat menghubungi ULT Kemendikbudristek melalui layanan live chat atau formulir pengaduan dengan menyertakan bukti tangkapan layar dari Verval PD. Mereka akan memberikan panduan lebih lanjut dan membantu proses perbaikan. 

Jika setelah divalidasi data masih tidak cocok (misalnya NIK tidak ditemukan), ada kemungkinan data di Dukcapil yang bermasalah. 

1. Lapor ke Dukcapil setempat: Arahkan orang tua siswa untuk mengurus perbaikan data langsung ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) di kelurahan atau kecamatan setempat.

2. Sertakan dokumen pendukung: Orang tua harus membawa semua dokumen yang dibutuhkan, seperti KK, akta kelahiran, dan ijazah. 

4. Verval mandiri melalui laman NISN 

Jika perbaikan melalui Verval PD oleh operator gagal, siswa atau orang tua bisa melakukan perbaikan secara mandiri: 

1. Akses laman NISN: Kunjungi https://nisn.data.kemdikbud.go.id/.

2. Cari data siswa: Masukkan NISN, nama ibu kandung, NPSN sekolah, tanggal lahir, dan NIK.

3. Ajukan perubahan data: Jika data yang muncul tidak sesuai, ikuti instruksi yang ada untuk mengajukan perubahan data.

4. Persetujuan operator: Setelah diajukan, operator sekolah/madrasah harus menyetujui perubahan tersebut melalui menu "Pengajuan Identitas" di Verval PD. 

Tindak lanjut ke EMIS

Setelah perbaikan di Verval PD berhasil, data akan disinkronkan ke EMIS. 

• Sinkronisasi otomatis: Proses ini bisa memakan waktu, antara 1x24 jam hingga 1 minggu, tergantung kecepatan sistem.

• Cek di EMIS: Operator madrasah bisa memeriksa kembali status data siswa di EMIS untuk memastikan sudah tidak ada masalah. 

Dengan mengikuti prosedur ini, data kependudukan siswa akan valid dan terbebas dari residu, sehingga tidak akan ada masalah dalam proses administrasi pendidikan selanjutnya.