MANAJEMEN KEARSIPAN

Depo Arsip Kabupaten Kebumen

Ruang Transit Arsip

Ruang Pengolahan Arsip

Ruang Restorasi Arsip

Ruang Penyimpanan Arsip

Ruang Layanan Arsip

Ruang Baca Arsip

Ruang Alih Media Arsip

Ruang Arsip Statis

Ruang Penyimpanan Media Baru

ARSIPARIS LKD

ARSIPARIS OPD

ARSIPARIS KECAMATAN

" Arsip lebih dari sekedar bukti akuntabilitas kinerja sebuah organisasi tetapi juga merupakan memori kolektif keberadaan sebuah organisasi. Arsip menjadi jati diri organisasi. "

FGD Penyusunan Perda Penyelenggaraan Kearsipan

FGD Tahap II Penyusunan Raperda Penyelenggaraan Kearsipan Tahun 2019

Sebagai dasar hukum dari kegiatan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen, Penyusunan Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 5 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan melalui beberapa tahapan yaitu penyusunan naskah akademik dengan bekerjasama dengan Universitas Sebelas Maret, Forum Grup Discussion (FGD) sebanyak 2 kali dengan Kemenkumham, Konsultasi Publik dengan masyarakat, kemudian Public Hearing dengan Pansus IV Kabupaten Kebumen.

Public Hearing Pansus IV Kabupaten Kebumen membahas raperda tentang Penyelenggaraan Kearsipan dan Penyelenggaraan Perpustakaan

Konsultasi Publik dengan seluruh komponen masyarakat

perda penyelenggaraan kearsipan.pdf

Bimbingan Teknis Kearsipan

Narasumber dari ANRI memberikan materi srikandi pada Bimtek Kearsipan Tahun 2020

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen rutin melaksanakan bimbingan teknis kearsipan bagi Pengelola Arsip OPD dan Desa, Arsiparis OPD, dan Pengelola Arsip Ormas dan BUMD dari Tahun 2008 hingga sekarang. Adapun materi yang diberikan berkaitan dengan tugas pokok para pengelola arsip yaitu pengelolaan arsip dari penciptaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.

Bimbingan Teknis Kearsipan dengan Materi Alihmedia Arsip Tahun 2019

Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Pengelola Arsip Desa, TU Sekolah dan Puskesmas Tahun 2020

Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan Tahun 2019 sebagai persiapan bagi OPD dalam Pengawasan Kearsipan Internal

Pembinaan Kearsipan OPD

Tim pendampingan OPD diterima oleh Kepala Puskesmas Kebumen III

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen melaksanakan pendampingan OPD dalam pengelolaan arsipnya pada tahun 2016 hingga 2018 dengan jumlah OPD yang didampingi sebanyak 8 OPD setiap tahunnya. setiap OPD diberikan waktu 1 minggu untuk dibantu dan didampingi dalam pengelolaan arsip di OPD masing-masing. Hal ini dilakukan mengingat pada saat itu jumlah Arsiparis di Pemkab Kebumen masih relatif jarang. Sehingga untuk meningkatkan kesadaran akan tertib arsip, maka dilaksanakan pendampingan OPD. Adapun tujuan dari pendampingan ini adalah pengelola arsip dapat memiliki pengetahuan dalam pengelolaan arsip sehingga dapat mengelola arsip miliknya dengan baik.

Pengelolaan arsip inaktif di BKPPD Tahun 2017

Pengelolaan arsip aktif di Kecamatan Buluspesantren Tahun 2018

Pengelolaan arsip inaktif di Puskesmas Kebumen III Tahun 2019

Pengelolaan arsip inaktif di BAP3DA Tahun 2018

Monitoring Pengelolaan Arsip Desa

Pengelolaan arsip aktif melalui SIKD pada pendampingan Desa Cangkring Kecamatan Sadang Tahun 2019

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen tidak hanya melakukan pendampingan pengelolaan arsip pada OPD, tetapi pada institusi terkecil yaitu Desa. Pengelolaan arsip desa penting untuk dilakukan mengingat desa juga bagian dari pemerintahan. Pendampingan pengelolaan arsip desa dilakukan mulai tahun 2008 hingga 2019 dengan jumlah sasaran 10 desa tiap tahunnya.

Pengelolaan arsip inaktif pada pendampingan Desa Cangkring Kecamatan Sadang Tahun 2019

Pengelolaan arsip aktif pada pendampingan Desa Jogomertan Kecamatan Petanahan Tahun 2018

Pengelolaan arsip aktif pada pendampingan Desa Sidoharjo Kecamatan Puring Tahun 2017

Pengelolaan arsip inaktif pada pendampingan Desa Puliharjo Kecamatan Puring Tahun 2016

Rapat Koordinasi Pengelola Arsip

Rakor petugas arsip membahas tentang pengelolaan arsip inaktif di OPD tahun 2017

Selain pendampingan pengelolaan arsip di OPD dan Desa, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen juga melaksanakan Rapat Koordinasi bagi Petugas Arsip OPD, Desa, Kecamatan dan BUMD yang dihadiri oleh Kasubag Umpeg, Pengelola Arsip dan Arsiparis. Rapat koordinasi rutin dilakukan setiap tahun tiap 2 bulan sekali. Hal ini dilakukan untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan arsip di OPD, Desa, Kecamatan, dan BUMD.

Rakor petugas arsip membahas tentang penyusutan arsip di OPD tahun 2018

Rakor petugas arsip dilakukan secara daring pada saat Pendemi Covid Tahun 2020

Rakor petugas arsip membahas tentang pengelolaan arsip dengan SIKD tahun 2016

Pengawasan Kearsipan

Pengawasan kearsipan memastikan pengelolaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan, meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan, dan meminimalisir risiko kesalahan pengelolaan arsip. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen memulai kegiatan pengawasan di tahun 2021 dan rutin dilaksanakan hingga sekarang. Adapun obyek yang diawasi adalah OPD sebanyak 23 OPD dan 26 Kecamatan. Aspek yang diawasi yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, SDM Kearsipan, dan sarana dan prasarana kearsipan. Tim pengawas kearsipan terdiri dari arsiparis di LKD dan 2 Auditor di Inspektorat Daerah.

Tahapan kegiatan yang dilakukan dalam proses pengawasan yaitu

Paparan awal tim pengawas menjelaskan maksud dan kedatangan serta proses pelaksanaan pengawasan
Peninjauan lapangan pengelolaan arsip di OPD
Pengisian dan penilaian menggunakan instrumen ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal)
Paparan akhir Tim Pengawas menjelaskan hasil pengawasan di OPD

Paparan awal Tim Pengawas Kearsipan Tahun 2021 menjelaskan maksud dan tujuan peninjauan lapangan

Paparan akhir Tim Pengawas Kearsipan Tahun 2021 menjelaskan hasil dari peninjauan lapangan

Tim Pengawas melakukan pengecekan pada aspek pengelolaan arsip di UP pada Sekretariat DPRD tahun 2021

Tim Pengawas melakukan pengecekan pada aspek Penciptaan di UK pada Sekretariat DPRD tahun 2021

Tim Pengawas melakukan pengecekan pada aspek pemeliharaan arsip vital di UP pada Bappenda tahun 2021

Tim Pengawas melakukan pengecekan pada aspek pemeliharaan di UK pada Bakesbangpol tahun 2021

LARWASIPDA

(Gelar Pengawasan Kearsipan Daerah)

Bupati Kebumen Arif Sugiyanto berfoto bersama OPD Terbaik 1, 2, dan 3 Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2022

Gelar Pengawasan Kearsipan Daerah (Larwasipda) adalah kegiatan evaluasi dan audit kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah (melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan) untuk menilai kinerja pengelolaan arsip di berbagai instansi daerah.

Wakil Bupati Kebumen Ristawati Purwaningsih berfoto bersama OPD Terbaik 1,2,dan 3 Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2021

Sekretaris Daerah Edi Rianto berfoto bersama OPD Terbaik 1,2,dan 3 Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2023

Larwasipda tahun 2024 dihadiri oleh seluruh kepala OPD, Camat, dan Arsiparis di lingkungan Pemkab Kebumen

Perwakilan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Lutfy Hasan hadir pada Larwasipda tahun 2023

Akuisisi Arsip Statis

Penerimaan Tim Akuisisi Arsip Statis di Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Kebumen tahun 2020

Untuk menambah khasanah arsip, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen selaku Lembaga Kearsipan Daerah melakukan akusisi arsip. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan koleksi arsip statis pada lembaga kearsipan melalui penyerahan hak pengelolaan dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah.

Tim akuisisi arsip statis melakukan pemilahan arsip statis yang dimiliki Bagian Hukum Setda tahun 2020

Tim akuisisi arsip statis melakukan pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan oleh Bagian Hukum Setda tahun 2020

Penandatanganan berita acara serah terima arsip oleh Kepala BAPPEDA dan Kepala Disarpus pada akuisisi arsip peta di BAPPEDA tahun 2021

Serah terima arsip peta dari BAPPEDA ke Disarpus selaku Lembaga Kearsipan Daerah tahun 2021

Pengelolaan Arsip Di Depo Arsip

Kegiatan penginputan arsip statis ke SIKD dan pembungkusan fisik arsip dengan kertas sampul di Tahun 2020

Dalam rangka pelestarian arsip, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen selaku Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan pengelolaan arsip di Depot arsip. Arsip yang dimiliki LKD berjumlah 19725 berkas tekstual, 303 item arsip peta, dan 268 item kaset video.

Arsiparis melakukan penataan arsip statis hasil penyerahan di Ruang Transit Arsip di tahun 2020

Arsiparis melakukan input arsip statis ke SIKD pada proses pengelolaan tahun 2021

Arsiparis dengan dibantu siswa PKL melakukan manuver arsip statis yang akan disimpan ke dalam boks arsip pada proses pengelolaan tahun 2021

Arsiparis memasukkan arsip kategori musnah ke dalam karung arsip untuk dilakukan pemusnahan pada proses pengelolaan tahun 2019

Penggunaan SRIKANDI untuk Pengelolaan Arsip Elektronik

Tampilan user pada aplikasi SRIKANDI yang diakses melalui telepon genggam tahun 2025

Aplikasi SRIKANDI adalah Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk pengelolaan arsip elektronik di instansi pemerintah. Aplikasi ini bertujuan untuk menyederhanakan proses kearsipan, mulai dari pembuatan, pengiriman, penerimaan, hingga pendisposisian dan pengarsipan naskah secara digital, sesuai dengan prinsip Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE). SRIKANDI merupakan aplikasi umum pertama yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen telah menggunakan aplikasi SRIKANDI sejak tahun 2022 dalam pengelolaan arsip elektroniknya.

Tampilan User saat menerima naskah masuk pada aplikasi SRIKANDI tahun 2025

Tampilan notifikasi naskah dinas pada akun User SRIKANDI tahun 2025

Tampilan naskah dinas pada akun User SRIKANDI tahun 2025

Preservasi Arsip

Tahun 2022, Preservasi kuratif (restorasi) dilakukan pada arsip yang telah mengalami kerusakan

Arsip ditempel kertas tissu jepang untuk memperpanjang usia arsip pada Proses Restorasi arsip tahun 2022

Preservasi arsip statis adalah proses perlindungan dan perawatan arsip agar tetap terjaga keasliannya, baik dari segi fisik maupun informasi, untuk memastikan arsip tersebut lestari dalam jangka waktu yang lama.

Arsip disemprot larutan Magnesium Karbonat pada Proses Restorasi arsip tahun 2022

Arsip dan tissu jepang direkatkan dengan lem yang dibuat dari campuran aquades dan methyl cellulose pada Proses Restorasi arsip tahun 2022

Fumigasi Arsip

Depot arsip yang sedang difumigasi dikunci rapat dan tidak boleh ada yang masuk selama 2x24 jam pada proses fumigasi tahun 2022

Fumigasi arsip adalah metode kuratif preservasi dan pengendalian hama dengan cara mengasapi arsip menggunakan bahan kimia (fumigan) dalam ruang kedap udara untuk memusnahkan serangga perusak, seperti rayap, kutu buku, ngengat, dan hama lainnya, sehingga menjaga kelestarian dan kualitas arsip dari kerusakan fisik. Proses ini dilakukan secara rutin, minimal setahun sekali, oleh tenaga profesional untuk melindungi dokumen berharga dan khasanah ilmu pengetahuan.

Semua pintu dan jendela diisolasi supaya tidak ada udara yang keluar pada proses fumigasi tahun 2022

Penggunaan bahan kimia oleh tenaga profesional pada proses fumigasi tahun 2022

Pelaksanaan pengasapan (fogging) sebelum dikunci total pada proses fumigasi tahun 2022

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah proses penghancuran arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau masa retensinya telah berakhir, bertujuan untuk efisiensi, keamanan informasi, dan penyelamatan arsip yang masih bernilai. Proses ini dilakukan secara total sehingga informasinya tidak dapat dikenali lagi dan harus mengikuti prosedur yang benar berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen telah melaksanakan pemusnahan arsip sebanyak 4 kali dalam kurun waktu 5 tahun.

Pemusnahan arsip Tahun 2020 dilakukan dengan cara peleburan sehingga informasi tidak terbaca lagi

Rapat penilaian arsip oleh Arsiparis, Auditor dari Inspektorat, dan Staf Bagian Umum Setda serta diikuti oleh 19 OPD di tahun 2024

Arsip yang akan dimusnahkan dibawa oleh pihak ketiga yaitu UD. Samak Jaya Karton pada tahun 2024

Pemusnahan disaksikan oleh unsur LKD, Inspektorat, dan Bagian Hukum Setda serta 19 OPD di tahun 2024

Penandatanganan berita acara dan surat perjanjian dengan pihak ketiga UD. Samak Jaya Karton pada tahun 2022

Penanganan Arsip Pasca Bencana

Kondisi arsip yang terendam banjir di Balai Desa Tegalsari Kecamatan Adimulyo tahun 2022

Pada Maret 2022, Kabupaten Kebumen mengalami banjir besar akibat naiknya debit air secara signifikan pada beberapa titik sungai. Beberapa daerah terdampak banjir antara lain di Kecamatan Ayah, Buayan, Rowokele, Adimulyo, dan Karanganyar. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen melakukan penanganan arsip pasca bencana di beberapa desa terdampak banjir.

Tim Penanganan Arsip Pasca Bencana mengunjungi Balai Desa Demangsari Kecamatan Ayah tahun 2022

Pengelolaan arsip yang dapat diselamatkan di Desa Tegalsari Kecamatan Adimulyo tahun 2022

Pengelolaan arsip yang telah diselamatkan di Desa Tegalsari Kecamatan Adimulyo tahun 2022

Monitoring Pengelolaan Pecah Gabung OPD

Berdasarkan kebijakan penyederhanaan birokrasi yang terjadi di Tahun 2021, beberapa OPD yang ada di Pemkab Kebumen mengalami perubahan susunan organisasi dan tata kerja. Ada 2 OPD yang dipecah dan bergabung dengan OPD lain sehingga OPD tersebut sudah tidak berdiri lagi yaitu Dinas Perumahan, Kawasan Permukiman dan Lingkungan Hidup dan Badan Pengelolaan Pendapatan Daerah Kabupaten Kebumen. Selain 2 OPD tersebut, ada 9 OPD yang berubah SOTK-nya dengan adanya pecah gabung Bidang yang ada di OPD tersebut. Dalam rangka penyelamatan arsip OPD tersebut, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen membentuk Tim Monitoring yang bertugas untuk memandu pengelolaan arsip di OPD tersebut yang nantinya akan dibawa atau diserahkan ke LKD. Sehingga tidak terjadi kehilangan atau kerusakan saat perpindahan lokasi kerja.

Monitoring dan pendampingan di DisperkimLH yang akan pecah dan bergabung ke Dishub dan Dinlutkan menjadi Disperkimhub dan DLHKP pada tahun 2021

Monitoring dan pendampingan di Bappenda yang akan bergabung ke BPKAD pada tahun 2021

Monitoring dan pendampingan di Bidang P3A Dispermades yang akan bergabung ke Dinsos pada tahun 2021

Monitoring dan pendampingan di Bidang Pemuda dan Olahraga Disporawisata yang akan bergabung ke Disdik pada tahun 2021

Monitoring dan pendampingan di Dishub yang akan mendapat 2 tambahan Bidang Perumahan dan Kawasan Permukiman menjadi Diperkimhub pada tahun 2021

Regulasi Kearsipan yang Masih Berlaku

SOTK disarpus 2021.pdf

Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan telah menyusun peraturan bupati terkait dengan pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen. Peraturan-peraturan tersebut menjadi pedoman bagi OPD, Kecamatan, dan Desa dalam mengelola arsip yang dimilikinya. Peraturan yang telah disusun antara lain

Peraturan Bupati Kebumen Nomor 43 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 21 Tahun 2023 tentang Kode Klasifikasi di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 32 Tahun 2024 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 51 Tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 29 Tahun 2019 tentang Program Arsip Vital di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 40 Tahun 2019 tentang Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 33 Tahun 2024 tentang Arsip Terjaga di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 39 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 34 Tahun 2024 tentang Sistem Informasi Kearsipan Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 28 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Arsip Statis di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 74 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen

Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen (3).pdf

Tata Naskah Dinas

perbup klasifikasi.pdf

Kode Klasifikasi Arsip

Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen (1).pdf

Jadwal Retensi Arsip

SKKAD 2020.pdf

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Perubahan atas Peraturan Bupati Kebumen Nomor 51 Tahun 2020 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen.pdf

Perubahan SKKAD

arsip vital.pdf

Program Arsip Vital

penyusutan arsip.pdf

Penyusutan Arsip

arsip terjaga.pdf

Arsip Terjaga

arsip dinamis.pdf

Pengelolaan Arsip Dinamis

perbup SIKD.pdf

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis

arsip statis.pdf

Pengelolaan Arsip Statis

TNDE 2017.pdf

Tata Naskah Dinas Elektronik

Regulasi Kearsipan yang Sudah Tidak Berlaku

Dalam pengelolaan arsip dari masa ke masa, kebijakan aturan terkait dengan pengelolaan arsip mengalami perubahan. Beberapa Peraturan bupati Kebumen yang pernah berlaku dalam pengelolaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen dan sudah tidak aktif lagi antara lain

Peraturan Bupati Kebumen Nomor 73 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 74 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 75 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 63 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 25 Tahun 2014 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen

tata naskah 2014.pdf

Tata Naskah Dinas Tahun 2014

klasifikasi 2014.pdf

Kode Klasifikasi Arsip Tahun 2014

Page updated

Google Sites

Report abuse