OPT-86:n henkilötietorekisteri

OPT-86:n henkilötietorekisteri – päivitetty 22.9.2019

1. Rekisterinpitäjä ja sen nimi

Henkilötietorekisterin ylläpitäjä on OPT-86 ry. (myöhemmin seura), Ansajuonto 6 B, 90540 Oulu. Seuralla ei ole nimettyä tietosuojavastaavaa. Yhteyshenkilö jäsenrekisteriä koskevissa asioissa on Teemu Oinas, teemu.oinas@gmail.com / +358504858200 Rekisterin nimi on OPT-86:n henkilötietorekisteri. Seuran verkkosivut löytyvät osoitteesta http://www.opt-86.fi ja sen lisäksi seuralla on oma Facebook-sivusto ja Instagram-tili.

2. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat kaikki seuran jäsenet, jotka ovat maksaneet jäsenmaksun. Jäsentietojen lisäksi seuralla on muutamia henkilörekisteriksi katsottuja listauksia. Lisätietoja niistä on kohdassa 10. 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seuran ja sen jäsenten välinen yhteydenpito, kilpailutietojen keräys, lajikohtaisten ja eri ikäluokkien harrastajamäärien seuranta ja tilastointi sekä mahdollinen seuran toiminnan kehittäminen mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Jäsenrekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan jäseniltä erikseen kysyttävällä luvalla käyttää seuran omien palveluiden tai sen kumppaneiden tuottamien palvelujen tai tarvikkeiden markkinointiin, ml. sähköinen suoramarkkinointi. Jäseniltä kysytään lupa myös kilpailutietojen ja kuvien esittämiseen. Seura voi käyttää alihankkijoita palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi.

4. Rekistereihin tallennettavat tiedot

Jäsenrekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Jäsenen perustiedot: nimi, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut pelaajan ilmoittamat yhteystiedot). Käyttötarkoituksena ovat jäsenten luokitus jaostoissa sekä mahdollinen yhteydenpito. Alle 15-vuotiailta jäseniltä pyydetään huoltajan suostumus.

• Tieto mahdollisesta suoramarkkinointiluvan antamisesta tai sen kieltämisestä sekä muut mahdolliset suostumukset.

5. Käsittelyn kesto

Jäsentietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin henkilö on seuran jäsen. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai heidän valtuuttamiltaan edustajilta ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä nämä ilmoittavat rekisterinpitäjälle. Vanhat jäsentiedot poistetaan puolen vuoden kuluttua uuden jäsenmaksukauden alettua. Tietojen poisto ei koske vanhoja tulostietoja ja uutisointeja, joiden esittämiseen rekisterinpitäjällä on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

6. Jäsenen oikeudet

Jäsenellä on tarkastusoikeus seuran tallentamiin henkilötietoihin. Mikäli tiedoissa havaitaan virheellisyyksiä tai puutteita, seuraa voi pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. Mahdolliselta suoramarkkinointilistalta pääsee poistumaan ilmoittamalla siitä seuran tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle. Seura voi harrastaa verkkomainontaa esimerkiksi Facebookissa. Se ei kuitenkaan koskaan saa jäsenen henkilötietoja eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu käyttäjän evästeisiin. Mikäli jäsen kokee, että häntä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen seuran kannalta, hänellä on oikeus pyytää poistamaan kyseiset tiedot. Seura käsittelee pyynnön, jonka jälkeen se joko poistaa tiedot tai ilmoittaa perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Tämä ei kuitenkaan koske vanhoja kilpailutuloksia tai uutisointeja, joihin rekisterinpitäjä katsoo omaavansa oikeutetun edun. Jos jäsen on ratkaisusta eri mieltä, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Hänellä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan, kunnes asia saadaan ratkaistua.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterin tiedot kerätään vain jäsenen itsensä tai hänen huoltajansa ilmoittamana seuran hallituksen hallinnoimaan Google Sheets verkkosivusivustoon. Muiden mahdollisten henkilötietojen julkaisemiseen kysytään asianosaisten lupa.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa seuran kumppaneille sekä viranomaisille Suomen lakien mukaisesti ja jäsenen ilmoituksessa tarkoitettuun tarpeeseen, kuten kilpailuoikeuteen tarvittavien tietojen siirtämiseen kilpailulisenssien osalta erikoisliitoille. Tietoja ei siirretä missään olosuhteissa Suomen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä säilytetään digitaalisessa muodossa ulkopuolisen palveluntuottajan palvelimella. Järjestelmä on suojattu palomuurein ja siitä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Seura ei poimi evästeitä verkkosivujensa käyttöliikenteestä. Sen palvelin sijaitsee ulkopuolisella palveluntuottajalla. Facebook-sivustoja käytetään vain seuran tiedottamiseen tiliensä seuraajille. Nämä yhtiöt vastaavat henkilötietoasioistaan. Tietojen käyttöoikeus on vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja seuran eri tehtävissä. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja ja käyttöä on rajattu käyttöoikeuksin. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus tietojen käytön aikana ja sen jälkeen. 

10. OPT-86:n muut henkilötietorekisterit

Seuran muut rekisterit muodostuvat lähinnä järjestöväen informoinnin tarpeista liiton verkkosivuilla. Tällaisia ovat seuran johtokunnan jäsenluettelot sekä eri joukkueiden yhteyshenkilöt. Heiltä kysytään lupa henkilö- ja yhteystietojen esittämiseen. Edustusurheilijoiden osalta seura katsoo, että heistä uutisointi sekä perinteisessä että sosiaalisessa mediassa on yleisen edun perusteella välttämätöntä. Seuran eri kilpailutapahtumiin ilmoittautuessa voidaan julkaista osanottajalistoja. Tätä varten asianosaisilta pyydetään lupa. Seuran Hall of Fame -listaukseen sekä seuran kunniapuheenjohtajien ja -jäsenten esittämiseen seuran verkkosivuilla kysytään henkilökohtainen lupa. Seura käyttää YouTubea livelähetyksien tekemiseen, jota käytetään säännönmukaisesti eri lajien kilpailutapahtumien seurantaan. Rekisterinpitäjä katsoo, että sillä on oikeutettu etu kisatapahtumien esittämiseen.