Giải thích về hoá đơn điện tử được lưu trữ như thế nào

Trong thời đại số hóa, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính an toàn và hiệu quả trong quản lý dữ liệu. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể về cách lưu trữ hóa đơn điện tử và giải thích về hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào:

Quy định pháp luật về lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo các yếu tố

• An toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ: Thông tin trên hóa đơn không được thay đổi hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ

• Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu là 10 năm kể từ cuối năm tài chính mà hóa đơn được lập, theo quy định của Luật Kế toán.

• Khả năng truy xuất: Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

Các phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các phương pháp sau để lưu trữ hóa đơn điện tử:

1. Lưu trữ trên thiết bị cá nhân: Sao lưu hóa đơn vào các thiết bị như USB, ổ cứng ngoài, hoặc máy tính cá nhân.

2. Lưu trữ trên nền tảng đám mây: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Google Drive, OneDrive để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ và dễ dàng truy cập.

3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn: Áp dụng các phần mềm chuyên dụng để quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hệ thống và an toàn.

4. Lưu trữ qua email: Tạo hộp thư điện tử riêng để nhận và lưu trữ hóa đơn, đồng thời sắp xếp theo thư mục để dễ dàng tra cứu.

Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và khả năng của mình.

Onesme – Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ hóa đơn điện tử, Onesme – nền tảng chuyển đổi số toàn diện của VNPT – cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật và dễ sử dụng. Với Onesme, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý hóa đơn tập trung: Dễ dàng tra cứu, in ấn và xuất báo cáo khi cần thiết.

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Hệ thống được thiết kế phù hợp với các quy định hiện hành về lưu trữ hóa đơn điện tử.
  Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa quy trình lưu trữ, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ dữ liệu quan trọng. Với sự hỗ trợ từ các giải pháp như Onesme, doanh nghiệp có thể yên tâm trong việc lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.