Cách lấy file XML hóa đơn điện tử nhanh chóng và đơn giản

Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kế toán – tài chính của các doanh nghiệp. Trong đó, file XML hóa đơn điện tử là định dạng bắt buộc cần có để chứng minh tính pháp lý của hóa đơn trước cơ quan thuế. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lấy file XML hóa đơn điện tử đúng cách. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết và dễ hiểu nhất.

File XML hóa đơn điện tử là gì?

File XML là định dạng chuẩn được Tổng cục Thuế quy định cho hóa đơn điện tử. Đây là tệp dữ liệu chứa toàn bộ thông tin hóa đơn (mã số thuế, tên đơn vị, hàng hóa, số tiền, chữ ký số...) dưới dạng mã hóa, giúp hệ thống quản lý thuế dễ dàng kiểm tra và xác minh tính hợp lệ.

File XML thường được gửi kèm trong email khi doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể truy xuất file này thông qua các cổng tra cứu hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.

Cách lấy file XML hóa đơn điện tử

Tùy vào nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện theo một trong những cách sau:

1. Lấy file XML trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VNPT e-Invoice (hoặc hệ thống của VNPT OneSME), bạn có thể làm theo các bước:

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của VNPT.

• Bước 2: Truy cập mục "Tra cứu hóa đơn".

• Bước 3: Nhập thông tin cần tìm như mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành...

• Bước 4: Bấm "Tìm kiếm" → Chọn hóa đơn cần lấy → Nhấn "Tải file XML".

2. Lấy file XML qua email

Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, bạn hãy kiểm tra email. Thông thường, bên cạnh file PDF hóa đơn, sẽ có file đính kèm định dạng .xml. Chỉ cần tải về và lưu trữ đúng cách là xong.

Lưu ý khi sử dụng file XML hóa đơn điện tử

• File XML không thể mở xem trực tiếp bằng phần mềm thông thường. Bạn cần dùng phần mềm đọc chuyên dụng (như phần mềm của VNPT hoặc phần mềm kiểm tra hóa đơn do Tổng cục Thuế cung cấp).

• Luôn lưu trữ bản XML kèm bản PDF để đảm bảo đầy đủ hồ sơ chứng từ khi cần đối chiếu hoặc quyết toán thuế.

Kết luận

Hiểu rõ cách lấy file XML hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý, lưu trữ và xuất trình hóa đơn theo đúng quy định. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ của VNPT hoặc OneSME, việc tải và quản lý file XML càng trở nên dễ dàng hơn với hệ thống thông minh, thân thiện và bảo mật cao.

Website: https://onesme.vn/