Documentación de los establecimientos educativos |Archivo, conservación y clasificación
*El documento fue reemplazado por una nueva versión en el año 2025, que no incluye las citas que se describen a continuación:
CAPÍTULO III – ARCHIVO, CONSERVACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ESTABLECIMIENTOS 10
Artículo 20.- DOCUMENTACIÓN.
Es obligación de todos los establecimientos educativos mantener un archivo cuyo contenido será conservado y clasificado en legajos especiales por orden cronológico. Dicho archivo estará formado por los registros y estados que deben llevarse en cada escuela, se mantendrá al día sin raspaduras, enmiendas o anotaciones. Los "errores" se salvarán por medio de otros asientos o por nota colocada en la columna de “Observaciones”.
Artículo 21.- CONFECCIÓN.
En la confección de la documentación escolar, deberán seguirse las siguientes pautas:
1. Prolijidad y legibilidad: la escritura debe ser clara y respetará el espacio asignado para cada ítem, ya sea numérico o literal.
2. Correcciones: no deben presentar raspaduras, ni enmiendas, ni palabras interlineadas. De producirse éstas, serán salvadas según se indica en cada 10 Mediante Resolución de Firma Conjunta N° 6-GCABA-MJGGC/22 se dispone la informatización progresiva de los documentos detallados en el Reglamento Escolar para el Sistema Educativo de Gestión Oficial aprobado por Resolución N° 4776-GCABA-MEGC/06 y sus modificatorias y delega en la Subsecretaría de Tecnología Educativa y Sustentabilidad, en el marco de sus competencias, el dictado de las normas necesarias para la implementación progresiva de los procedimientos que sean necesarios para la informatización establecida.
En caso de incurrir en tres (3) o más enmiendas o raspaduras, corresponde la anulación del folio y la apertura de uno nuevo, quedando expresamente prohibido el uso de líquido corrector.
3. Tinta a utilizar: Debe ser azul-negra permanente o fija indeleble, estando prohibido consignar datos en lápiz.
4. Apertura: Corresponde al Director/a, Rector/a efectuarla en la contratapa con el siguiente texto: “A partir del día de la fecha el Libro Nº ...... se destina a .............. (Registro General de Calificaciones, Libro de Actas de Exámenes de Alumnos Libres o Libro de Actas de Exámenes de Alumnos Regulares), que consta de ........ (números y letras) folios útiles”. “Buenos Aires, .................. (día, mes y año) ...” “Firma y sello del/la Director/a, Rector/a y sello del establecimiento”.
5. Habilitación: Corresponde a la Supervisión Escolar efectuarla con el siguiente texto en el Registro General de Calificaciones, Libro de Actas de Exámenes de Alumnos Libres y Libro de Actas de Exámenes de Alumnos Regulares: “En el día de la fecha, la Supervisión de la Región ....... habilita el presente libro ...... de la Escuela Nº ...... D.E. ..... “...........”, que consta de ........ (letras y números) folios útiles”. “Se deja constancia que el mismo ha sido utilizado hasta el folio ....... (letras y números) inclusive” (para aquellos casos en que el libro ya esté en uso). “Buenos Aires, .................. (día, mes y año) ...”. “Firma y sello del/la Supervisor/a”.
6. Control y visado: El/la Vicerrector/a y el/la Secretario/a deben controlar y visar los registros asentados.
7. Supervisión: El/la Director/a, Rector/a de la escuela debe realizar periódicos controles, dejando constancia bajo firma.
8. Custodia, seguridad y archivo: Los volúmenes del Registro General de Calificaciones (Libro Matriz) y los Registros Anuales de Calificaciones (Calificadores) deben ser archivados en ámbitos diferentes, a fin de que sirvan como documentos complementarios y precaverlos de casos de daños (doloso o culposo), robo, hurto, caso fortuito y/o fuerza mayor que pudieren cometerse. Con igual criterio se obrará para el archivo de los Libros de Actas de Exámenes y las Actas Volantes de Exámenes.
Artículo 22.- CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
Los documentos de uso obligatorio en los establecimientos escolares se clasifican de acuerdo con los plazos de su conservación como de caducidad inmediata, de permanencia transitoria y de permanencia definitiva, a saber:
1. Elementos de caducidad inmediata:
Formularios en blanco fuera de uso. Notas y comunicaciones fuera de actualidad.
2. Elementos de permanencia transitoria:
2.1. Elementos de permanencia transitoria: con plazo de un (1) año de conservación.
2.1.a) Cuaderno de novedades diarias.
2.1.b) Evaluaciones de alumnos correspondientes a los turnos de exámenes.
2.1.c) Folletos diversos.
2.2. Elementos de permanencia transitoria: con plazo de dos (2) años de conservación.
2.2.a) Agenda Escolar. 24
2.2.b) Circulares internas (si es libro foliado la reserva se contará desde la fecha de terminación).
2.2.c) Cuaderno de asistencia diaria con inscripción de cada Sección de Grado.
2.2.d) Prueba de exámenes complementarios y actas.
2.2.e) Libro de firmas del personal.
2.2.f) Autorizaciones de experiencias directas.
2.2.g) Legajos de los Alumnos.
2.3. Elementos de permanencia transitoria con plazo de cinco (5) años de conservación.
2.3.a) Libro de actas de reuniones de personal.
2.3.b) Planilla de asistencia mensual del personal.
2.3.c) Parte diario general.
2.3.d) Parte diario general del turno.
2.3.e) Libro de Temas o Libro de Aula (Temario).
2.3.f) Correspondencia varia de otros Organismos oficiales o no, que por su tenor justifiquen su permanencia durante ese período.
2.3.g) Planillas de Altas, Bajas y Modificaciones.
2.3.h) Registro de Asistencia de Alumnos por curso y división.
Mediante Ley N° 6.262 se crea el Legajo Único de Estudiantes (LUE) para todas las instituciones educativas de gestión estatal y privada correspondientes a todos los niveles, modalidades y orientaciones dependientes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. La Resolución N° 1.838-GCABA-MEDGC/20 delega en la Subsecretaría de Tecnología Educativa y Sustentabilidad, el dictado de las normas reglamentarias y/o complementarias que resulten necesarias a los fines de la implementación del Legajo Único de Estudiantes. Mediante Resolución N° 45-GCABA-SSTES/21 se aprueba la implementación progresiva del Legajo Único del Estudiante para todos los establecimientos educativos de Gestión Estatal y Privada correspondientes a todos los niveles, modalidades y orientaciones dependientes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. 25
2.3.i) Libro de informes de organismos de apoyo (SAME, Bomberos, Defensa Civil, etc.).
2.3.j) Archivo del duplicado de las respuestas (providencias, informes, memorandos) dadas en actuaciones administrativas, judiciales, dictámenes, notas, registros.
2.3.k) Correspondencia varia de otros organismos oficiales o no, que por su tenor justifique su permanencia durante ese período.
2.3.l) Circulares internas.
2.3.m) Registro de propuestas de cargos no aceptados correspondientes al orden de méritos para Interinatos y Suplencias.
3. Elementos de permanencia definitiva:
3.1. Registro General de Calificaciones (Libro Matriz).
3.2. Registro Anual de Calificaciones (Libro Calificador).
3.3. Libros de Actas de Exámenes de Alumnos Regulares y de Alumnos Libres.
3.4. Registro con Listado Completo de la Dotación del Personal del establecimiento.
3.5. Circulares de interés permanente.
3.6. Libro de Disposiciones Internas.
3.7. Libro de Actas de los Departamentos de Materias Afines y/o Áreas.
3.8. Registro de Asistencia Diaria o Libro General de Firmas de Entrada y Salida del Personal.
3.9. Registro de Solicitudes de Justificación de Inasistencias.
3.10. Inventario General de la Escuela, Planillas de Altas de Bienes y Planilla de Bajas de Bienes en Desuso.
3.11. Listados Definitivos por orden de mérito para interinatos y suplencias.
3.12. Libro Índice de la documentación archivada.
3.13. Libro de Entradas y Salidas de Documentación.
3.14. Libro de informes o actas de Supervisión Escolar.
3.15. Comunicaciones de nombramientos, traslados y cese de personal.
3.16. Registros de alumnos.
3.17. Registro de Personal.
3.18. Legajos del Personal, salvo cuando estos son remitidos a otro establecimiento.
3.19. Cuaderno de actuación profesional.
3.20. Documentos de Apoyo para el personal docente.
3.21. Resoluciones de carácter general (Reglamentos).
3.22. Plano del edificio escolar.
3.23. Registro de socios de la Asociación Cooperadora con actuación permanente.
3.24. Historia de la Escuela: Libro de Actas de la Asociación Cooperadora; Libro de Actas de la Asociación de Ex-alumnos; Libro de Actas del Club de Madres.
3.25. Documentos referidos a la fundación, historia e imposición de nombre de la escuela.
3.26. Registro Premios.
3.27. Actas Volantes de Exámenes.
3.28. Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires. Sin perjuicio de lo establecido en el presente artículo, será de aplicación lo normado 27 en los Decretos Nº 2006, 2007 y 2008 de fecha 30 de octubre de 2003, o las normas que en su futuro las reemplacen. Los documentos o registros antes mencionados podrán ser sustituidos por registros informatizados o digitalizados cuando así se disponga.
Deja sin efecto la obligatoriedad de llevar y conservar los siguientes documentos contemplados en el artículo 52 del Decreto Nacional 371/64, en el ámbito de los establecimientos educativos supervisados por la Dirección General Educación de Gestión Privada del Ministerio de Educación de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires: a) Planillas de calificaciones parciales de cada término o período lectivo confeccionadas y suscritas por el profesor. b) Libro de índice de la documentación archivada. c) Libro de temas de clase. d) Registro de autorizaciones para pruebas escritas. e) Libretas de calificaciones. f) Registro de entradas y salidas. g) Libro copiador de comunicaciones o de archivo de sus duplicados.