El Expediente o Minuta

Programa No a la Violencia

LA MEDlAClÓN

TJT

Mantenimiento efectivo del Expediente y sus Minutas

¿Por qué?

Los Expedientes claros y precisos respaldan la toma de decisiones y la atención a los participantes. Documente cada interacción con el o los participantes lo antes posible. Es importante mantener la integridad del Expediente. Los Expedientes pueden utilizarse como prueba en caso de queja o reclamación de los participantes.

El propósito del Expediente

'Debe registrar su trabajo de manera clara, precisa y legible'. El Expediente cumple varias funciones importantes.

1- La Minuta Es un recordatorio de lo que sucedió durante una reunión, acciones, pasos tomados y resultados.

2- Informar a los colegas que pueden ver a los participantes posteriormente y apoyar la continuidad de la atención si esta fuera justa y necesaria.

3- Proporcionar evidencia si alguna vez se cuestiona el estándar de su atención a los participantes.

4- Grabación de una reunión para apoyar mejor la atención de los participantes, sus notas de la reunión o Minuta deben hacerse lo antes posible e incluir los siguientes detalles: hallazgos relevantes de la historia y las medidas adoptadas de las decisiones tomadas y acciones acordadas y la información brindada a los participantes, incluidas las diferentes opciones de los participantes y quedar firmadas por todos.

5- La fecha y hora de cada reunión y sus firmas.

El Expediente de la Reunión: qué más incluir

Además de las reuniones de los participantes. La integridad del Expediente es imprescindible. Haga todo lo posible por preservar la integridad de sus registros para que respalden la atención de los participantes y no sea vulnerable a las críticas en caso de una queja o reclamo. Para ayudar con esto, asegúrese de que sus notas sean: Completas como se describió anteriormente, asegúrese de que sus notas sean un reflejo preciso de lo que sucedió durante una reunión y que toda la información relevante se llene con el registro de los participantes. Escriba las notas lo antes posible mientras la reunión aún está en el proceso.

El mantenimiento del Expediente es importante si los colegas necesitan volver a ver a los participantes poco tiempo después. Y debe de ser claro y legible. Cuando necesite hacer una nota a mano, tómese un poco más de tempo y asegúrese de escribir de forma legible para que usted y los demás puedan leerla más tarde. No incluya abreviaturas ambiguas Algunas abreviaturas de condiciones están abiertas a mala interpretación y pueden confundir a otros miembros del equipo de atención. Limítelos a los aprobados en su lugar de trabajo. Evita los comentarios jocosos, Los comentarios ofensivos, personales o humorísticos podrían socavar su relación con los participantes. Esto puede dañar su credibilidad profesional si los registros se utilizan como prueba.

Nunca intente insertar nuevas notas o eliminar una entrada o nota a la Minuta. En las notas escritas, los errores deben anotarse en una sola línea para que el texto original siga siendo legible y la entrada corregida debe escribirse junto a todo el escrito de esa reunión. Si recuerda algo importante, puede hacer una nota adicional, pero debe quedar claro cuándo agregó la información y por qué. Comprobado Si las notas han sido dictadas y transcritas por un tercero en la Minuta, revíselas en busca de errores de transcripción. También se debe verificar, evaluar en los resultados de la reunión y documentar cualquier acción apropiada antes de firmala. y firmen la Minuta antes de que se agreguen al Expediente.