Olá, estudante do curso Técnico em Administração! Nesta lição, compreenderemos o que é gestão de projetos bem como sua importância para as empresas que desejam ter maior sucesso na elaboração de produtos e serviços de qualidade para o cliente. Conhecer sobre esse assunto é extremamente importante, pois compreender o que é um projeto e quais as suas fases é fundamental para que você possa desenvolver suas habilidades em projetos.  

Nossa sociedade cria empreendimentos a todo o tempo. Temos grandes empreendimentos, como a construção de navios, edifícios e aviões. Porém, quando pensamos em empresas, esses empreendimentos também são necessários! Em uma empresa, é possível fazer pequenos empreendimentos para melhoria contínua de produtos e serviços. Isso nos leva a uma questão: como garantir que um empreendimento seja entregue dentro do prazo e do orçamento previstos, mantendo a qualidade esperada e satisfazendo as necessidades do cliente, diante das constantes mudanças do mercado? 

A resposta é, à primeira vista, simples. Devemos executar a gestão de projetos. Mas a resposta que, à primeira vista, era simples nos leva a outros questionamentos: o que, de fato, é uma gestão de projetos? Qual é sua importância? Bom, aprofundar-nos-emos nesse assunto no decorrer da lição, mas adianto a você que a gestão de projetos consiste em um conjunto de técnicas que visam criar valor para organizações e consumidores. Vejamos a importância da gestão de projetos no case a seguir. 

Imagine que você trabalha em uma construtora de prédios na região em que você mora atualmente. A construtora, denominada D&D Empreendimentos (fictícia), deseja começar a construção de um edifício comercial no centro de uma cidade no interior de São Paulo. Você é escolhido(a) para compor a equipe desse projeto. Como ótimo(a) negociador(a), você fará a parte de relacionamento com o cliente. 

A construção desse prédio em questão deve seguir uma série de especificidades, alinhadas às expectativas do cliente. O terreno deve ser próximo ao centro comercial da cidade bem como possuir estacionamento próprio para funcionários e clientes e um total de dez andares. Todo o projeto foi desenvolvido em cinco etapas principais, sendo iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. 

A fase de iniciação envolveu a identificação dos objetivos e do escopo do projeto. A equipe de gerenciamento de projetos definiu os requisitos do cliente e as necessidades dos usuários finais. Foi definido o escopo do projeto, incluindo a área construída, o número de andares, o layout, o estacionamento, as instalações e outras características importantes. Além disso, a equipe de gerenciamento de projetos identificou as partes interessadas e desenvolveu um plano de comunicação para manter todas as partes informadas sobre o progresso do projeto. 

Na fase de planejamento, a equipe de gerenciamento de projetos criou um plano detalhado do projeto, incluindo o cronograma, o orçamento e os riscos. Foram realizados estudos de viabilidade financeira e de mercado para garantir que o projeto fosse viável. A equipe, também, contratou um arquiteto e um engenheiro civil para elaborarem os projetos arquitetônico e estrutural. Foi desenvolvido um cronograma detalhado para garantir que todas as etapas da construção fossem concluídas dentro do prazo previsto. Além disso, foram identificados os riscos do projeto e desenvolvidos os planos de contingência para minimizar o impacto dos riscos. 

A fase de execução envolveu a implementação do plano do projeto. Foi realizada a construção da fundação e da estrutura do prédio, seguida da instalação das instalações elétricas, hidráulicas e de ar condicionado. A equipe de gerenciamento de projetos trabalhou em estreita colaboração com os empreiteiros para garantir que o projeto fosse concluído dentro do cronograma e do orçamento previstos. Foram realizadas reuniões semanais para acompanhar o progresso do projeto e identificar problemas que precisavam ser resolvidos. 

Na fase de monitoramento e controle, a equipe de gerenciamento de projetos monitorou o progresso do projeto e tomou medidas para corrigir desvios do plano. Foram realizadas auditorias financeiras regulares para garantir que o projeto estivesse dentro do orçamento previsto. Além disso, foram realizadas inspeções de qualidade regulares para garantir que a construção atendesse aos padrões estabelecidos. 

A fase de encerramento envolveu a conclusão do projeto e a entrega do prédio ao cliente. Foi realizada uma inspeção final para garantir que o prédio estivesse em conformidade com todas as normas e regulamentos locais. A equipe de gerenciamento de projetos documentou todos os resultados do projeto, incluindo os custos, o cronograma e os resultados alcançados. Além disso, realizou uma avaliação pós-projeto para identificar as lições aprendidas.

Esse case nos auxilia a entender o que é gestão de projetos! A gestão de projetos envolve o planejamento, a execução e o monitoramento de um projeto para garantir que ele atenda às expectativas do cliente e alcance os objetivos definidos. Essa é uma prática essencial para garantir que um projeto seja concluído com sucesso dentro do prazo e do orçamento previstos. 

Estamos no início da etapa da conceitualização e, até aqui, já conversamos bastante sobre gestão de projetos, não é mesmo? Mas o que é, exatamente, gestão de projetos? Bem, a gestão de projetos se refere à aplicação de técnicas, habilidades e conhecimentos para atingir os objetivos de um projeto. Ela envolve a definição dos objetivos do projeto, a criação de um plano de projeto e a coordenação das atividades para alcançar esses objetivos. A gestão de projetos é essencial para garantir que um projeto seja entregue dentro do prazo e do orçamento previstos e que atenda às expectativas do cliente (ROZENFELD; AMARAL, 2006). 

A gestão de projetos é composta por cinco processos principais: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento (assim como vimos no exemplo do case sobre a construção do prédio) (KEELING; BRANCO, 2027). Vejamos como cada uma dessas fases é estruturada na prática: 

A gestão de projetos é importante porque ajuda a garantir que um projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento previstos e que atenda às expectativas do cliente. Ela permite que o gerente de projetos monitore o progresso do projeto e identifique desvios do plano antes que eles se tornem um problema maior. A gestão de projetos, também, ajuda a evitar a duplicação de esforços e garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas em relação aos objetivos do projeto. Além disso, ajuda a melhorar a comunicação entre as equipes do projeto, e isso é especialmente importante em projetos complexos que envolvem várias equipes e partes interessadas (ROZENFELD; AMARAL, 2006). 

Além disso, a gestão de projetos fornece uma estrutura para a comunicação eficaz e ajuda a garantir que todas as equipes estejam alinhadas em relação aos objetivos do projeto. Outra vantagem dessa gestão é que ela ajuda a garantir que o projeto seja concluído dentro do orçamento previsto, além de permitir que o gerente de projetos monitore o orçamento e faça ajustes quando necessário. Isso ajuda a evitar custos excessivos e garantir que o projeto seja financeiramente viável. Por fim, a gestão de projetos ajuda a garantir que o projeto atenda às expectativas do cliente. 

Para gerenciar um projeto, em primeiro lugar, é necessário criar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que consiste em uma ferramenta de gestão de projetos que divide o escopo do projeto em partes menores e mais gerenciáveis, representando, graficamente, o trabalho que deve ser realizado. A EAP é composta por uma hierarquia de pacotes de trabalho que detalham as atividades necessárias para concluir o projeto (KEELING; BRANCO, 2027). 

Uma EAP é indispensável, pois define o escopo do projeto. O escopo consiste no conjunto de atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto em questão. Assim, pode-se dizer que a EAP organiza o trabalho em partes menores e mais gerenciáveis, facilitando o planejamento, o acompanhamento e o controle do projeto. 

Outra ferramenta importante para a gestão de projetos é o cronograma. Um cronograma é uma representação gráfica do tempo que será necessário para concluir as atividades de um projeto. Ele é uma ferramenta essencial de gestão de projetos, pois ajuda a planejar, monitorar e controlar as atividades do projeto ao longo do tempo (KEELING; BRANCO, 2027).

O cronograma é composto por uma linha do tempo, que representa o período de tempo do projeto, e pelas atividades do projeto, que são organizadas em ordem cronológica. Cada atividade é representada por uma barra que indica sua duração e o momento em que ela deve ser concluída. O cronograma pode incluir informações sobre as interdependências entre as atividades, os marcos do projeto (eventos importantes que marcam o fim de uma fase ou o início de outra), o tempo previsto para cada atividade e o tempo total do projeto. 

Ele é uma ferramenta importante para a gestão do projeto, pois permite que a equipe do projeto acompanhe o progresso do projeto e faça ajustes conforme necessário para garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento previstos. Além disso, o cronograma também ajuda a gerenciar os recursos do projeto, garantindo que eles estejam disponíveis no momento certo e na quantidade necessária para cada atividade.  

Um orçamento, geralmente, começa com a identificação das metas e dos objetivos que se deseja alcançar. Com base nisso, são estimadas as receitas que serão obtidas e as despesas que serão incorridas para atingir esses objetivos. O orçamento, também, pode incluir a previsão de investimentos em ativos fixos, como equipamentos, imóveis e tecnologia, e das necessidades de capital de giro para financiar as operações. 

Uma vez que o orçamento tenha sido elaborado, ele pode ser usado para monitorar e controlar as finanças da empresa ou organização, permitindo que a gestão compare o desempenho real com o planejado e faça ajustes conforme necessário. Além disso, o orçamento, também, pode ser usado para alocar recursos, definir prioridades, identificar riscos e oportunidades bem como fornecer informações para a tomada de decisões financeiras importantes. Assim também ocorre em um projeto. 

A tríade do projeto é um conceito útil para ajudar os gerentes de projetos a equilibrar esses três elementos e tomar decisões informadas sobre o projeto. O equilíbrio da tríade pode ser afetado por fatores, como mudanças no escopo do projeto e atrasos ou falhas no cronograma, e por alterações nos custos dos recursos. O sucesso do projeto depende da habilidade do gerente de projetos em equilibrar esses fatores e manter a tríade do projeto em harmonia (ROZENFELD; AMARAL, 2006).

Vamos pensar em uma tríade de projetos equilibrada? Imagine que você precise criar um aplicativo móvel que atenda à demanda da sua região, concorrendo contra os grandes aplicativos que já existem no Brasil. 

Assim, o gerente de projetos monitoraria, cuidadosamente, as despesas e o progresso do projeto para garantir que ele permaneça dentro do orçamento. Dessa forma, o equilíbrio adequado da tríade do projeto garante que o aplicativo seja entregue dentro do prazo e do orçamento e com as funcionalidades esperadas. Qualquer mudança no escopo seria gerenciada cuidadosamente para garantir que não afete o cronograma ou o orçamento.

Por fim, resta dizer que tudo o que é aprendido durante a gestão de um projeto deve ser registrado em um documento muito importante, denominado lições aprendidas, que é um processo formal de revisão e reflexão sobre um projeto, em que são identificados os sucessos, os fracassos e os pontos a serem melhorados. O objetivo das lições aprendidas é capturar e documentar informações valiosas e insights que foram adquiridos durante o ciclo de vida do projeto, a fim de melhorar o desempenho em projetos futuros. As lições aprendidas incluem todos os aspectos do projeto, desde a gestão do escopo, o cronograma, o custo e a qualidade até a comunicação, a colaboração e o gerenciamento de riscos. 

A gestão de projetos tem aplicações tanto no setor privado quanto no setor público e é, amplamente, utilizada em uma variedade de setores e organizações. Portanto, pode-se dizer que a gestão de projetos é muito flexível. 

Independentemente do setor ou da aplicação, a gestão de projetos é essencial para garantir que um projeto seja bem-sucedido em termos de entrega dentro do prazo e do orçamento e de acordo com as especificações do escopo. A gestão de projetos eficaz, também, envolve a identificação e a gestão de riscos bem como a comunicação clara e eficaz entre a equipe do projeto, as partes interessadas e os gerentes de projetos.