Filtros y asignación de conversaciones

Al ingresar con un clic a la herramienta se mostrará la siguiente interfaz, lo primero que se encuentra es con la pestaña Todos los mensajes, acá tienes acceso a todos los mensajes y comentarios recibidos en las distintas redes sociales.

Para que la función de filtros sirva, primero es necesario asignarle una propiedad a cada una de las conversaciones, para designar dicha propiedad existen varias maneras, sin embargo una de las más funcionales es acceder mediante el botón administrar.

*Esta función no es accesible en comentarios de las redes sociales*

Al marcar el recuadro con un check saldrá la siguiente pestaña, donde se encuentran varias propiedades que puede otorgarle a la conversación.

La primer propiedad que se en encuentra es Mover a listo, en el caso de designar dicha propiedad además de poder recuperar la conversación con el filtro, se identificará con un check de color verde.

• Cuándo usarlo: Esta propiedad suele ser utilizada cuando se resuelven todas las necesidades del usuario.

En el caso de designar la conversación con la propiedad Marcar como no leído, el texto pasará a estar en bold o negrita.

• En qué momento usarlo: Se suele utilizar cuando se abre una conversación accidentalmente y por alguna razón se requiere a que vuelva a verse como una conversación no leída .

Cuando se ingresa a una conversación no leída o cuando se le asignar la propiedad de Marcar como leído, la fuente de la conversación deja de estar en bold o negrita y pasa a normal.

Las otras propiedades que se encontraran es Eliminar conversación y Mover a spam.

• Eliminar conversación: la conversación dejará de estar completamente disponible.

• Mover a spam: La conversación podrá ser filtrada con la función de spam.

La última propiedad que se puede encontrar para filtrar es Asignar conversación, esta opción no solo es utilizada para filtrar, sino que también permite asignar a una de las personas encargadas el seguimiento de la conversación. Al realizar un clic saldrá la siguiente pestaña.

Cuando se designa unos de los administradores para realizar el seguimiento de la conversación, además de poderse filtrar dichas conversaciones, en administrador encargado saldrá en la parte superior de la conversación.

Como se mencionó anteriormente la herramienta Administrar solo funciona en la mensajería, para darle propiedades a los comentario es necesario acceder a los botones que se encuentran junto a Promocionar publicación. En los comentarios solo tendrás acceso a:

• Mover a spam.

• Marcar para seguimiento.

• Marcar como no leído.

• Mover a listo.

Lo primero que se encuentra en la interfaz es Respuesta instantánea, acá debe configurar una respuesta al primer mensaje enviado por un usuario , esta respuesta se realizará de forma inmediata.

Para que esta función este activa debe pasar el interruptor posicionado en la parte superior Respuesta instantánea de Desactivado a Activado.

Seguidamente debe elegir el canal en que se realizará las respuestas automatizadas (Messenger o Instagram)

De forma predeterminada se presentará el siguiente mensaje de bienvenida *¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con nosotros. Recibimos tu mensaje y agradecemos tu interés.*

Este mensaje puede ser editado. *No puede superar las 500 palabras*

Al ingresar a la función que se encuentra en la parte inferior izquierda del cuadro de texto llamada Personaliza tu mensaje, se podrá personalizar el mensaje de forma automatizada agregando información como el nombre del usuario, apellido, dirección entre otras.

Para este ejemplo, se agrega la primer opción llamada Nombre de destinatario. Al hacer clic se creará un comando justo en el lugar que se hizo clic sobre el cuadro de texto, este comando se encargará de tomar el nombre del usuario e incorporarlo al mensaje.

Para finalizar, es indispensable Guardar los cambios, en caso contrario que decida acceder a otra función, se perderá todo el progreso.

Realizar mensajes automatizados al estar ausente

En este apartado se aprenderá a configurar y programar los horarios en que se mantendrá activo la mensajería de Facebook, así como enviar un mensaje automático al estar ausente.

Para realizar dichas acciones debe entrar a la función Mensaje automático. En este caso la función se activará sincronizándose con la disponibilidad de horarios que se programará a continuación.

Lo primero que debe realizar es designar en que canales funcionará la mensajería automática al estar ausente.

Después de esto, tendrá que crear los horarios en los que estará ausente o mejor dicho los horarios en los que no responderá mensajes de la red social.

Para realizar dicha acciones debe elegir un día de la semana.

En la barra que se encuentra justo debajo del día, debe realizar un clic y crear el rango en los que ausenta.

Al realizar clic saldrá la siguiente pestaña, en este apartado debe crear el o los rangos en los que no se encuentran disponible para responder mensajes.

Al tener varios rangos de horarios permite estar ausente en diferentes momentos del día como la hora del almuerzo.

Mientras vaya creando los horarios en los que se encontrará ausente, se irán actualizando en una gráfica que se encuentra justo por debajo. Las barras en verde son los horarios en lo que se encuentra disponible y las gráficas en gris los horarios ausentes.

Al tener designados los horarios, lo siguiente es crear el mensaje automatizado, en este caso el mensaje automatizado saldrá cada vez que un usuario escribe dentro de los horarios en que se encuentra ausente, este mensaje suele ser utilizado para indicar en qué momento se podrá responder la consulta del usuario.

Para desarrollar dicho mensaje, debes utilizar el cuadro de texto que se encuentra justo por debajo de la gráfica de horario.

La configuración y posibilidades la puede consultar el apartado anterior Realizar mensajes automatizados de Bienvenida.

Realizar mensajes automatizados preguntas frecuentes

La función Preguntas frecuentes se encarga de proponer una serie de preguntas a las que los usuarios pueden acceder cuando escribe por primera vez. Si el usuario decide acceder a una de las preguntas sugeridas inmediatamente recibirá una respuesta automatizada.

Al igual que con los apartados anteriores lo primero que debe realizar es activar el interruptor y designar los canales en los que aplicará dicha función.

Para ingresar una nueva preguntas frecuentes, debe hacer clic sobre el botón Agregar otra pregunta, inmediatamente saldrá en la parte superior saldrá el botón Pregunta n.º #

Al hacer clic sobre el botón Pregunta n.º # se expandirá, apareciendo un cuadro de texto para agregar la pregunta y la respuesta que obtendrá el usuario.

Al igual que en los otros apartados se puede personalizar el mensaje, para que salga automáticamente el nombre del usuario entre otros, para la configuración y posibilidades puedes consultar el apartado Realizar mensajes automatizados de Bienvenida.

Finalmente las preguntas frecuentes solo saldrá la primera vez que el usuario inicia la conversación con la pagina, sin embargo si desea que aparezca en todo momento, debe activar el interruptor de la parte inferior llamado Agregar al menú.

Para algunas de las preguntas como lo son el Horario o la Ubicación, la herramienta tiene una función independiente debido a que maneja otros formatos , lo único que debe hacer es ingresar y seguir los pasos anteriores.