L'associació disposarà dels següents llibres, degudament actualitzats i legalitzats pel Registre General d'Associacions :
Un llibre-registre de persones associades.
Un llibre d'actes.
Un llibre de comptes.
És a dir les associacions tenen l'obligació de disposar, com a mínim, d'aquests tres llibres assenyalats, i més de habilitar- (quan el llibre encara està en blanc) o legalitzar-los (cas que el llibre estigai ja emplenat).
L'habilitació i legalització de llibres, és un mer tràmit de caràcter burocràtic , ja que en cap cas es realitza un control ni validació dels llibres presentats per part de Registre.
En el cas de associacions d'utilitat pública , tenint en compte les obligacions comptables que aquest reconeixement comporta, hauran de presentar a més dels llibres ja esmentats, els Llibres comptables per a la seua habilitació i / o legalització:
El Protectorat d'Associacions d'Utilitat Pública examinarà i realitzarà un seguiment de la documentació presentada per aquestes associacions en el Registre .
On són els papers? Quins papers són?
En tota organització hi trobem una sèrie de documents o suports econòmics els quals estaran presents en el treball habitual de les persones responsables de les tasques econòmic-administratives. Aquestes persones han d'encarregar-se en un primer moment de la recepció, organització i centralització de tots aquests documents .
Els principals documents que s'hauran de conèixer i manejar amb assiduïtat són:
Factures, rebuts, tiquets o justificants de despeses per compres o serveis rebuts.
Nòmines i assegurances socials en el cas que hi haja persones contractades.
Assegurances (d'immobles; de persones voluntàries; de Junta Directiva ...)
Impresos de liquidació amb Hisenda Pública: declaració d' IVA , retencions IRPF , Declaració d'Impost de Societats .
Certificat de donació per a la persona física o jurídica donant (si escau).
Declaració informativa de donatius, donacions i aportacions rebudes (si escau).
Declaració d' operacions amb terceres persones (en operacions superiors a 3.000 €).
La presentació dels comptes i la redacció de l'pressupost per a la seua aprovació per part de l'Assemblea General, podran realitzar-se conforme a qualsevol sistema de comptabilitat que permeta oferir una imatge fidel de l'patrimoni i de la situació financera de l'associació.
En el cas de associacions declarades d'utilitat pública aquestes hauran de presentar els seus comptes sobre la base del Pla general comptable adaptat .
Per l'arxiu d'aquests cal establir un sistema d'emmagatzematge, coherent i lògic, que facilite l'accés i correcte ús dels mateixos.
Alguns criteris de partida a considerar per a la seua classificació i arxiu poden ser els següents:
Pel període anual a què corresponen (2021, 2022 ...)
Per la seua vinculació a algun projecte, activitat i / o servei (és aconsellable arxivar els documents econòmics basant-se el projecte en lloc de sobre la base de l'agent finançador, ja que en moltes ocasions un mateix projecte compta amb diferents fonts de finançament.
És convenient a més establir una numeració o codificació del projecte , que siga la mateixa que s'utilitza per a les factures, ticktes, etc., que es van a imputar a cada projecte.
Per la seua naturalesa , és a dir, en funció del tipus de documents que sigui (de tipus laboral, és a dir nòmines, factures, ...).
En determinats municipis és imprescindible per a poder presentar-se a ajudes públiques estar inscrit en el Registre Municipal d'Associacions.
Així, el cas de l'Ajuntament de València: Registre Municipal d'Entitats Ciutadanes
El Registre municipal d'entitats ciutadanes té com a objecte permetre a l'Ajuntament conéixer el nombre d'entitats existents en el Municipi, els seus fins i la seua representativitat, a l'efecte de possibilitar una correcta política municipal de foment de l'associacionisme veïnal. Per tant, és independent del Registre General d'Associacions en què així mateix han de figurar inscrites totes elles. Podran inscriure's en el Registre municipal d'entitats, totes aquelles l'objecte de les quals siga la defensa, foment o millora dels interessos generals o sectorials dels veïns del Municipi, i sense ànim de lucre.
Article 53 del Reglament de Transparència i Participació Ciutadana
La Llei d'Associacions preveu que "per a la millor consecució dels seus fins les associacions poden constituir federacions amb base territorial o sectorial".
També es poden crear Confederacions (unions de federacions) i en general es permet la unió o associació entre associacions o amb qualssevol altres entitats.
Per a la creació d'aquestes unions i federacions se seguiran els mateixos passos que per crear una associació normal només que amb algunes especificitats (p.ex. per ser sòcia d'una federació la sol·licitud l'han de fer les entitats amb una acta de l'assemblea general en la qual es manifesta la voluntat de pertànyer a aquesta federació).
Abans de res hem de diferenciar entre Administració Electrònica en el seu més ampli aspecte i el Certificat Digital, com un document electrònic que ens permetrà realitzar determinats tràmits.
L'Administració Electrònica o e-Administració fa referència a la incorporació de les TIC en les administracions públiques com un nou mitjà de relacionar ciutadans i entitats amb la pròpia administració. Això ens permetrà realitzar multitud de tràmits de manera telemàtica.
El Certificat Digital és un arxiu informàtic que està vinculat a un individu i ens permet identificar-nos de forma acreditada en Internet. Això ens permetrà realitzar molts dels tràmits (encara que no serà necessari per a tots) dins de les possibilitats que ens ofereix l'Administració Electrònica.
Finalment, hem d'assenyalar que el certificat digital i el DNI electrònic no són tampoc la mateixa cosa. Un certificat digital és un element de programari que pot ser incorporat directament a l'ordinador o pot residir en una targeta de plàstic. El DNI electrònic és una targeta que incorpora un certificat digital. Ens permetrà realitzar alguns tràmits però és necessari un lector de targetes. El DNI electrònic és a més una cosa exclusiva dels ciutadans (persones físiques) i, per tant, per a les associacions parlarem per tant del Certificat Digital de persones jurídiques.
Per a les entitats i els ciutadans ens permetrà:
Una major disponibilitat. Per a molts dels serveis ja no estem limitats a un horari d'oficina, sinó que podem realitzar tràmits les 24 hores del dia.
Trencar barreres geogràfiques. Podrem realitzar tràmits des de qualsevol lloc a través de l'ordinador (per als tràmits amb Certificat Digital serà necessari usar l'ordinador en el qual el tinguem instal·lat).
Una major accessibilitat. Al no ser necessari acostar-nos a oficines de manera presencial permet realitzar tràmits a persones amb dificultats de mobilitat.
Estalviar temps. No és necessari esperar torns o cues, a més d'estalviar el temps emprat en els desplaçaments.
Cal destacar que a Espanya els procediments administratius de les persones jurídiques (i les associacions i fundacions ho són) deuen necessàriament realitzar-se de manera telemàtica. Amb això, s'ha convertit de fet en una cosa necessària el comptar amb un certificat digital de persona jurídica.
Hi ha diferents tipus de certificats electrònics que en funció dels destinataris poden ser:
De persona física
De persona jurídica
D'entitat sense personalitat jurídica
Encara que també pot instal·lar-se i utilitzar-se en un mòbil, està una mica més madur el seu ús en ordinadors. Això no evita la possibilitat de problemes i dificultats, sovint relacionats amb la combinació entre sistema operatiu i navegador utilitzats i l'efecte de les configuracions concretes del nostre equip, a les quals cal afegir la possible interferència de sistemes de protecció com a antivirus i firewall.
El certificat digital és un arxiu que s'associa a un determinat navegador d'internet en un dispositiu en concret. Això fa obligatori que qualsevol gestió que realitzem siga necessari fer-ho des de l'equip on està instal·lat el certificat (existeix la possibilitat d'instal·lar-ho en un altre navegador del mateix equip i fins i tot en un altre amb un altre sistema operatiu).
Com més generalitzat està l'ús d'un determinat navegador i sistema operatiu, més possibilitats tenim que els possibles problemes derivats de la seua instal·lació i ús estiguen solucionats o que existisca informació sobre com superar els problemes que ens puguen sorgir.
Obtindre el certificat per l'Agencia Valenciana de Certificació: https://www.accv.es/
Coses importants a tindre en compte:
Per a tindre el certificat de l'associació cal tindre primer el personal a través de la mateixa entitat. Per a poder descarregar el de l'associació necessitarem entrar a la pàgina personal del càrrec que vol tindre la signatura.
Té cost. Uns 33 euros que es poden pagar amb targeta i la factura pot anar a nom de l'associació.
És important fer-ho en un ordinador amb Windows o Mac (evitar Chromebook o tablets). Després ja podrem traslladar la firma a altres dispositius.
Cal entrar en https://www.accv.es/ Anar a l'apartat El teu certificat>representant d'entitat
Apareixerà una finestra nova i punxem en "Obtindre certificat".
Apareixerà una finestra on ens deixa triar entre dos opcions. Triem "Obtindre certificat de representant.
Després apareixerà una pantalla amb les següents instruccions:
Abans d'emplenar el formulari, per favor, llig tots els punts i reuneix tota la informació necessària abans de començar
Determinar i preparar la documentació
Depén el tipus d'entitat que sigues hauràs d'aportar una documentació o una altra. Assegura't tindre a mà informació sobre l'entitat com ara CIF, Certificat del Secretari de l'Organisme, Reglament Organic i Funcional de l'entitat o Certificat del Registre Públic o poder notarial bastant.
Emplenar i enviar el formulari web.
Realitzar el pagament pel certificat.
Una vegada registrada la sol·licitud, l'ACCV revisarà la documentació aportada i verificarà la seua validesa.
El termini amb el qual compta l'ACCV per a verificar la documentació aportada i respondre a la persona de contacte amb la resolució és des d'uns poques hores fins a un termini màxim de 5 dies laborables, que podran estendre's, excepcionalment, fins als 30 dies naturals en períodes d'alta demanda d'aquest servei.
L'ACCV respondrà per correu-e a la persona de contacte, adjuntant la factura corresponent i confirmant que el titular/custodi ja pot procedir a Descarregar el certificat de Representant en suport programari.
Des del moment en què l'ACCV li confirme que és possible descarregar el certificat comptarà amb un termini de 60 dies naturals per a fer-ho.
Obtindre el certificat digital en la pàgina web de la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre.
Té l'avantatge de ser gratuït però el desavantatge de fer-se només a través de les oficines de l'Agència Tributària i requerix molta més documentació.
És necessari completar el procés utilitzant el mateix ordinador i navegador amb el qual iniciem el tràmit.
Sol·licitar el certificat. Com som una associació, haurem de sol·licitar-ho per a persona jurídiques en lloc de per a ciutadans. Per a això haurem d'indicar el NIF de l'entitat. Posteriorment rebrem un codi que haurem de guardar.
Acreditar la teua identitat en una Oficina de Registre. Amb el codi obtingut després del procés de sol·licitud hem d'acudir a una de les Oficines de Registre de l'Agència Tributària.
Descarregar el certificat d'usuari. Una vegada acreditada la nostra indentitat després de presentar-nos en una Oficina de l'Agència Tributària podrem descarregar el nostre certificat digital. Necessitarem de nou el codi obtingut en el primer pas.Una vegada descarregat es pot passar a altres navegadors i sistemes operatius. Una vegada tinguem el nostre arxiu és recomanable fer una còpia de seguretat (protegida per contrasenya) en algun suport o guardar-lo de manera segura en algun servei de dades en el núvol.
Sí, la Llei. No és un error i m'explique. L'administració electrònica és obligatòria per llei, de fet, no hi ha més procediment administratiu que l'electrònic. Fins ací d'acord. La Llei 39/2015 i la Llei 40/2015 va suposar un important revulsiu enfront de la desídia i a la procrastinació en el procés d'implantació.
Les persones no són mai un obstacle. Encara que pot semblar una contradicció, és així, pot haver-hi resistències al canvi, persones que són un coll de botella en l'organització, però no hem de pensar que tenen tota la culpa, cal fer una mica d'autocrítica. En molts casos tenen les seues raons, perquè no saben o no coneixen el nou marc legal i com els afectarà. Perquè, a vegades, posem en marxa nous processos, noves maneres de treballar, o aplicacions sense formar o informar, i el desconeixement genera inseguretat i ja se sap, que davant la inseguretat, la millor defensa és un bon atac. No ens oblidem, la vertadera innovació està en les persones, només es tracta de pujar-les al nou model d'administració, no de convidar-les a oposar-se.
La solució: informació, comunicació i formació. Amb tots i a tots, no sols els empleats públics també, polítics, ciutadans, empleats públics, agents socials i econòmics, tots han de tindre veu i participar en el (re)disseny de l'administració pública del SXXI.
La declaració d'Utilitat Pública suposa a més d'un reconeixement social de la tasca de l'entitat, la possibilitat d'acollir-se a una sèrie de beneficis fiscals i la capacitat d'utilitzar l'esment "declarat d'Utilitat Pública".
QUINS SÓN ELS REQUISITS
Per a l'obtenció de la declaració d'Utilitat Pública s'estableixen una sèrie de requisits en l'Article 32 de la Llei orgànica 1/2002, de 22 de març, reguladora del Dret d'Associació:
Que les seues finalitats estatutàries tendisquen a promoure l'interés general i siguen de caràcter cívic, educatiu, científic, cultural, esportiu, sanitari, de promoció dels valors constitucionals, de promoció dels drets humans, d'assistència social, de cooperació per al desenvolupament, de promoció de la dona, de protecció de la infància, de foment de la igualtat d'oportunitats i de la tolerància, de defensa del medi ambient, de foment de l'economia social o de la investigació, de promoció del voluntariat social, de defensa de consumidors i usuaris, de promoció i atenció a les persones en risc d'exclusió per raons físiques, socials, econòmiques o culturals, i qualssevol altres de similar naturalesa.
Que la seua activitat no estiga restringida exclusivament a beneficiar als seus associats.
Que els membres dels òrgans de representació que perceben retribucions no ho facen amb càrrec a fons i subvencions públiques (no obstant això, en els termes i condicions que es determinen en els Estatuts, els mateixos podran rebre una retribució adequada per la realització de serveis diferents a les funcions que els corresponen com a membres de l'òrgan de representació).
Que compten amb els mitjans personals i materials adequats i amb l'organització idònia per a garantir el compliment de les finalitats estatutàries.
Que es troben constituïdes, inscrites en el Registre corresponent, en funcionament i donant compliment efectiu a les seues finalitats estatutàries, ininterrompudament i concorrent tots requisits, almenys durant els dos anys immediatament anteriors a la presentació de la sol·licitud.
Les federacions, confederacions i unions d'entitats podran ser declarades d'utilitat pública, sempre que els requisits es complisquen, tant per les pròpies federacions, confederacions i unions, com per cadascuna de les entitats integrades en elles.
DRETS DE LES ASSOCIACIONS DECLARADES D'UTILITAT PÚBLICA
Les associacions declarades d'utilitat pública tindran els següents drets:
Usar l'esment «Declarat d'Utilitat Pública» en tota classe de documents, a continuació de la seua denominació.
Gaudir de les exempcions i beneficis fiscals que les lleis reconeguen a favor de les mateixes (apartat específic de l'I.Societats).
Gaudir de beneficis econòmics que les lleis establisquen a favor de les mateixes (normalment ajudes i subvencions específiques).
Assistència jurídica gratuïta.
Els establits per les Comunitats Autònomes a les associacions que principalment desenvolupen les seues funcions en el seu àmbit territorial, conforme al procediment que les pròpies Comunitats Autònomes determinen i amb respecte al seu propi àmbit de competències.
OBLIGACIONS DE LES ASSOCIACIONS DECLARADES D'UTILITAT PÚBLICA
Les associacions d'utilitat pública hauran de:
Rendir els comptes anuals de l'exercici anterior en el termini dels sis mesos següents a la seua finalització (1 de juliol).
Presentar una memòria descriptiva de les activitats realitzades durant l'exercici davant l'organisme encarregat de verificar la seua constitució i d'efectuar la seua inscripció en el Registre corresponent, en el qual quedaran depositades.
Facilitar a les Administracions públiques els informes que aquestes els requerisquen, en relació amb les activitats realitzades en compliment de les seues finalitats.
El contingut dels Comptes anuals i el procediment per a la seua presentació ve definit en l'Article 5 i 6 del Reial decret 1740/2003, de 19 de desembre, sobre procediments relatius a associacions d'utilitat pública. Aquests comptes anuals han d'expressar la imatge fidel del patrimoni, dels resultats i de la situació financera, així com l'origen, quantia, destinació i aplicació dels ingressos públics percebuts.
L'incompliment de l'obligació de rendició de comptes és causa automàtica d'incoació de procediment de revocació de la declaració d'utilitat pública (Article 7 del Reial decret 1740/2003, de 19 de desembre, sobre procediments relatius a associacions d'utilitat pública.).
Així mateix, cal tindre en compte que les Associacions d'Utilitat Pública hauran de portar la seua comptabilitat ajustada a les normes d'adaptació del Pla General de Comptabilitat a les entitats sense finalitats lucratives. I que aquelles entitats obligades a formular els seus comptes anuals en model normal hauran de sotmetre-les a auditoria.
La sol·licitud de Declaració d'Utilitat Pública es realitzarà davant el Registre d'Associacions en el qual l'associació està inscrita, autonòmic o nacional. Cal esmentar que l'òrgan concedent de la declaració serà el Ministeri de l'Interior encara que la gestió es realitze davant el registre autonòmic que li corresponga a l'entitat.
Perquè una associació puga ser declarada d'utilitat pública haurà de complir amb els requisits abans exposats, i per això la documentació a presentar serà la necessària per a justificar el compliment d'aquests requisits. Abans de la sol·licitud serà convenient posar-se en contacte amb el registre d'associacions per a veure detalladament la documentació a presentar, en termes generals serà la següent:
Sol·licitud o Instància en el model normalitzat pel registre (autonòmic o nacional segons corresponga), signada pel representant de l'entitat.
Memòria d'Activitats corresponent als dos exercicis econòmics precedents a quan es presente la sol·licitud.
Comptes anuals dels dos últims exercicis tancats (balanç de situació, compte de resultats i memòria econòmica).
Certificat de l'Agència Estatal de l'Administració Tributària en la qual conste que es troba al corrent en el compliment de les obligacions tributàries i que no consten deutes amb l'Estat de naturalesa tributària en període executiu.
Certificació de la Tresoreria General de la Seguretat Social de trobar-se al corrent en les seues obligacions amb la Seguretat Social.
Còpia compulsada, en el seu cas, de l'alta en l'epígraf corresponent de l'Impost sobre Activitats Econòmiques (IAE).
Certificació de l'acord de l'òrgan de l'associació que siga competent pel qual se sol·licita la declaració d'utilitat pública.
És únicament una declaració dels donacions rebudes, aportades per donants particulars o empreses, i no suposa desemborsament de cap quantitat.
En ella s'hauran de fer-es constar els següents dades referides als donants:
Nom i cognoms.
Número d'identificació fiscal.
Import del donatiu.
Inclusió o no del donatiu en els activitats o programes prioritaris de mecenatge que s'assenyalen per Llei de Pressupostos Generals de l'Estat.
Possibilitat que el donatiu efectuat done dret a l'aplicació cap'd deducció aprovada per els Comunitats Autònomes.
La declaració informativa de donacions no implica cap despesa o moviment econòmic sinó que representa una informació subministrada a la Hisenda Pública sobre els donatius rebuts.
Han de presentar-la les Fundacions, Associacions d'Utilitat Pública i els organitzacions no governamentals de desenvolupament a què és refereix la Llei 23/1998, de 7 de juliol, de Cooperació Internacional per al Desenvolupament, sempre que tinguen forma jurídica d'Associació o Fundació i estiguen acolliments al règim fiscal especial establit en l'Article 2 de la Llei 49/2002, de 23 de desembre, de règim fiscal dels entitats sense fins lucratius i dels incentius fiscals al mecenatge.
Dins d'aquestes entitats, caldria distingir entre:
Les que estàs acollides al règim fiscal especial establit en l'Article 2 de la Llei 49/2002, de 23 de desembre, de règim fiscal dels entitats sense fins lucratius i dels incentius fiscals al mecenatge i que compleixen els 10 requisits establits en l'Article 3 de la Llei 49/2002, de 23 de desembre, de règim fiscal dels entitats sense fins lucratius i dels incentius fiscals al mecenatge.
La resta d'Associacions d'Utilitat Pública i Fundacions, que no compleixen els requisits establits en l'Article 3 de la Llei 49/2002, de 23 de desembre, de règim fiscal dels entitats sense fins lucratius i dels incentius fiscals al mecenatge
En tots dos cas caldrà presentar la Declaració de Donacions Rebudes.
Per a realitzar la declaració calç emplenar el Model 182, i el termini de presentació és entre l'1 i el 30 de gener, sobre dades de l'any anterior.