หน่วยที่ 3 การจัดการข้อมูลสารสนเทศ

ตัวชี้วัด

• รวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ ประมวลผล ประเมินผล นำเสนอข้อมูลและสารสนเทศตามวัตถุประสงค์โดยใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการบนอินเทอร์เน็ตที่หลากหลาย

สาระสำคัญ

การรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลปฐมภูมิ ประมวลผล สร้างทางเลือก ประเมินผล จะทำให้ได้สารสนเทศเพื่อใช้ในการแก้ปัญหาหรือการตัดสินใจ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การประมวลผลเป็นการกระทำกับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้งานสามารถทำได้หลายวิธี เช่น คำนวณอัตราส่วน คำนวณค่าเฉลี่ย

การใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการบนอินเทอร์เน็ตที่หลากหลายในการรวบรวม ประมวลผล สร้างทางเลือก ประเมินผล นำเสนอ จะช่วยให้แก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และแม่นยำ

ประกอบไปด้วย 3 เรื่อง ดังนี้

1. ข้อมูลกับสารสนเทศ

2. การประมวลผลข้อมูลสารสนเทศ

3. ซอฟต์แวร์และการเลือกใช้งาน

1. ข้อมูลกับสารสนเทศ

ข้อมูลกับสารสนเทศ

มนุษย์ให้ความสนใจกับข้อมูลและสารสนเทศมาตั้งแต่อดีต มีการเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศหลากหลายรูแบบตั้งแต่หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ ซึ่งในปัจจุบันอินเตอร์เน็ตนับเป็นเครือข่ายของการสื่อสารที่ครอบคลุมทั่วโลก มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลสารสนเทศที่สะดวกรวดเร็ว เป็นแหล่งข้อมูลที่ทุกคนเข้าถึงได้ตลอดเวลา สามารถตอบสนองความต้องการของมนุษย์ในการใช้ข้อมูลและสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจทั้งในเรื่องเล็กและเรื่องใหญ่

ข้อมูล (data) คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เป็นได้ทั้งตัวเลข ข้อความ ภาพ และเสียง โดยอาจหมายถึง คน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งเกิดจากการสังเกต การจดบันทึก แบบสอบถาม และมีการเก็บรวบรวมไว้ และสามารถเรียกข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในภายหลัง ตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชื่อ เพศ อายุ เป็นต้น

1.1 ประเภทของข้อมูล

1. ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary data) คือ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาจากแหล่งข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลนักเรียนที่ได้มาจกการตอบแบบสอบถาม การสำรวจ การสัมภาษณ์ การวัด การสังเกต การทดลอง ข้อมูลสินค้าที่ได้จากการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด ข้อมูลบัตรเอทีเอ็มที่ได้จากเครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป้นปัจจุบัน

2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่รวบรวมข้อมูลไว้แล้ว โดยมีผู้ใดผู้หนึ่ง หรือหน่วยงานได้ทำการเก็บรวบรวมหรือเรียบเรียงไว้ ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำมาอ้างอิงได้เลย เช่น ข้อมูลจากทะเบียนสะสม รายงานประจำปี สารานุกรม และเอกสารเผยแพร่ เป็นต้น

1.2 การรวบรวมข้อมูล (Data Compilation)

เป้นการนำเอาข้อมูลต่างๆ ที่ผู้อื่นได้เก็บไว้แล้ว หรือรายงานไว้ในเอกสารต่างๆ มาศึกษา วิเคราะห์ต่อ โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. วิธีเก็บรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ

1. วิธีการสังเกตการณ์ (Observation) เป็นวิธีเก็บข้อมูลการสังเกตโดยตรงจากปฏิกิริยาท่าทาง เหตุการณ์ หรือปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้นขณะใดขณะหนึ่ง และจดบันทึกไว้โดยไม่มีการสัมภาษณ์ วิธีนี้ใช้กันอย่างกว้างขวางในการวิจัย เช่น จะศึกษาดูปฏิกิริยาของผู้ขับรถยนต์บนท้องถนนภายใต้สภาพการจราจรที่แตกต่างกัน ก็อาจจะส่งเจ้าหน้าที่ไปยืนสังเกตการณ์ได้

2. วิธีสัมภาษณ์ (Interview) เป็นวิธีการที่ส่งเจ้าหน้าที่หรือพนักงานออกไปสัมภาษณ์ผู้ให้คำตอบ และบันทึกคำตอบลงในแบบสอบถาม วิธีนี้นิยมใช้กันมากในการทำสำมะโนและสำรวจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับสภาพการณ์ของประเทศไทย เป็นวิธีการที่ทำให้ได้ข้อมูลที่ละเอียด พนักงานสัมภาษณ์สามารถชี้แจงหรืออธิบายให้ผู้ตอบเข้าใจในคำถามได้ ทำให้ได้รับคำตอบตรงตามวัตถุประสงค์

3. การทดลอง (Experiment) การเก็บรวบรวมจากการทดลอง เป็นการรวบรวมข้อมูลที่ต้องมีการทดลองหรือปฏิบัติเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการ ส่วนใหญ่จะเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบประสิทธิภาพของยาแก้ปวดหลายๆชนิด ข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้จากการทดลองจะมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ ถ้าไม่เกิดความคลาดเคลื่อนจากการวัดหรือการวางแผนการทดลอง การทดลองทางวิทยาศาสตร์ เพื่อให้เกิดความสามารถในการปฏิบัติ และฝึกฝนการะบวนการแสวงหาความรู้

2. วิธีเก็บรวบรวมข้อมูลทุติยภูมิ

ซึ่งส่วนใหญ่มักจะอยู่ในหนังสือ รายงาน บทความ หรือเอกสารต่างๆ ควรดำเนินการดังต่อไปนี้

1. พิจารณาตัวบุคคลผู้เขียนรายงาน บทความ หรือเอกสารเหล่านั้นว่าเป็นผู้มีความรู้และมีความเชี่ยวชาญในเรื่องที่เขียนมีความน่าเชื่อถือ การเขียนจำเป็นต้องอาศัยเหตุผลและหลักวิชาการซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้นั้นรวบรวมมาโดยตรง เช่น ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจหรือสำมะโน เป็นต้น

2. ควรเก้บรวบรวมมาจากหลายๆแหล่งเพื่อใช้ในการเปรียบเทียบว่าข้อมูลที่ต้องการมีความผิดพลาดหรือไม่ นอกจากนี้ ผู้เก็บรวบรวมข้อมูลควรใช้ความรู้และความชำนาญมาพิจารณาข้อมูล เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์

3. พิจารณาจากลักษณะของข้อมูลที่เก้บรวบรวมว่าเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และสมบูรณ์ ซึ่งข้อมูลที่ได้จากทะเบียนหรือข้อมูลที่เป็นความคิดเห็นหรือเจตคติส่วนใหญ่มักจะมีความถูกต้องเชื่อถือได้สูง แต่ถ้าเป็นข้อมูลประเภทความลับหรือข้อมูลที่ผู้ตอบอาจต้องเสียประโยชน์จากการตอบ ส่วนใหญ่มักจะมีความถูกต้องเชื่อถือได้น้อย

4. ถ้าข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาจากการสำรวจจากกลุ่มตัวอย่าง หรือต้องผ่านขั้นตอนการวิเคราะห์โดยใช้วิธีการทางสถิติมาก่อน จะต้องตรวจสอบวิธีการที่ใช้ในการเลือกกลุ่มตัวอย่าง ขนาดกลุ่มตัวอย่าง และวิธีการวิเคราะห์ว่าเหมาะสมที่จะใช้หรือไม่

การสืบค้นข้อมูลบนเว็บไซต์ (Search Engine)

เสิร์ชเอนจิน (Search Engine) หรือโปรแกรมค้นหาข้อมูล คือโปรแกรมที่ออกแบบมาเป็นเครื่องมือสำหรับใช้ค้นหาข้อมูล ซึ่งโปรแกรมที่ใช้สำหรับค้นหาข้อมูลบนเว็บไซต์หรือเว็บไซต์ที่ใช้สำหรับค้นหาข้อมูลจะเรียกว่า เว็บเสิร์ชเอนจิน ( Web Search Engine) ส่วนใหญ่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการค้นหา หรือคำค้นหาต่างๆลงไป ซึ่งคำเหล่านี้เราจะเรียกว่า คำค้น (Keyword)

หลักการทำงานของ Search Engine

การทำงานของ Search Engine บนเว็บไซต์ สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ใช้โปรแกรมรวบรวมเอกสารเว็บ (Spider หรือ Web Robot) ทำหน้าที่สำรวจเว็บไซต์ต่างๆ แล้วดึงข้อมูลเหล่านั้นมาอัปเดตใสในรายการฐานข้อมูล ส่วนมาก Spider มักจะเข้าไปอัปเดตข้อมูลเป็นรายเดือน

2. จัดทำรายการดรรชนี หรือฐานข้อมูล (Database) เป็นส่วนที่เก้บรายการเว็บไซต์ฐานข้อมูลที่ดีควรจะมีขนาดใหญ่เพียงพอที่จะรองรับการเจริญเติบโตของเว็บไซต์ในปัจจุบันการออกแบบฐานข้อมูลที่ดีเป็นส่วนสำคัญ เพราะถ้าฐานข้อมูลออกแบบมาทำงานช้า ก็จะทำให้การรอผลนั้นนานเกินไป และทำให้ไม่ได้รับความนิยมในที่สุด

3. โปรแกรมค้นหา (Search Engine) มีหน้าที่รับคำหรือข้อความต่างๆ ตามที่ผู้ใช้งานป้อนเข้ามา เพื่อใช้ค้นหาตามเว็บไซต์ต่างๆ ที่จัดเก้บไว้ในฐานข้อมูลจากนั้นจะรายงานผลเว็บไซต์ที่ค้นพบให้กับผู้ใช้ การสืบค้นด้วยวิธีนี้นอกจากจะต้องมีระบบการสืบค้นข้อมูลที่รวดเร็วและมีประสิทธิถาพแล้ว การกลั่นกรองผลเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ก็สำคัญเช่นกัน

ประโยชน์ของ Search Engine

1. ใช้สืบค้นข้อมูลที่ต้องการสืบค้นได้อย่างสะดวกและง่ายดาย

2. มีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง สามารถใช้งานได้ตลอดเวลา

3. ให้ผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องของผู้สืบค้นข้อมูล

4. รองรับการค้นหาได้หลายภาษา รวมทั้งภาษาไทย

1.3 สารสนเทศเบื้องต้น

สารสนเทศ (Information) คือ การนำข้อมูลมาผ่านระบบการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์ และแปลความหมายออกมาเป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆได้มากมาย ทำให้คำว่าสารสนเทศมีความหมายที่กว้างและหลากหลาย ทั้งความหมายในเชิงเทคนิคและความหมายของสารสนเทศในชีวิตประจำวัน เช่น สารสนเทศที่เป็นความรู้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จากโทรศัพท์มือถือ สารสนเทศระบบสื่อสารโทรคมนาคมสมัยใหม่ เช่น การฝาก การถอนเงินผ่านเครื่อง ATM การจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น

ระบบสารสนเทศ (Information System : IS) คือ ระบบที่อาศัยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาจัดการกับข้อมูลในองค์กร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพประกอบด้วย บุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่ายการสื่อสารและทรัพยากรด้านข้อมูลสำหรับจัดเก็บ รวบรวม ปรับเปลี่ยน และเผยแพร่สารสนเทศเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในองค์กร

1.4 ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

การได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ถูกต้อง และเป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือตามความต้องการของผู้ใช้นั้น ข้อมูลที่นำมาเพื่อให้ได้สารสนเทศนั้นควรมีคุณลักษณะ ดังนี้

1. มีความถูกต้อง แม่นยำ (Accuracy) สารสนเทศที่ดีจะต้องตรงกับความเป็นจริง และเชื่อถือได้ สารสนเทศบางอย่างมีความสำคัญ หากไม่ตรงกับความเป็นจริงแล้ว อาจส่งผลให้เกิดความเสียหายได้ สารสนเทศที่ถูกต้องแม่นยำจะต้องเกิดจากการป้อนข้อมูล รวมถึงโปรแกรมที่ประมวลผลจะต้องถูกต้อง

2. ทันต่อเวลา (Timeline) สานสนเทศที่ดีต้องทันต่อการใช้งาน กล่าวคือ ข้อมูลที่ป้อนให้กับคอมพิวเตอร์ต้องมีความเป็นปัจจุบันทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เพื่อการนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ปกครองนักเรียนจะต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยหากหมายเลขโทรศัพท์ล้าสมัยก็ไม่สามารถติดต่อกับผู้ปกครองได้หากเกิดกรณีฉุกเฉิน

3. มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (Complete) สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความครบถ้วน สารสนเทศที่มีความครบถ้วนเกิดจากการเก็บข้อมูลได้ครบ หากเก็บข้อมูลเพียงบางส่วนก็จะไม่สามารถใช้ประโยชน์จากสารสนเทศได้เต็มประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลนักเรียนจะต้องเก็บรวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับนักเรียนให้ได้มากที่สุด เช่น ชื่อ อายุ ที่อยู่ ชื่อผู้กครอง หมายเลขโทรศัพท์ คะแนนที่ได้ในแต่ละวิชา เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อให้ครูสามารถนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่

4. มีความสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy) สารสนเทศจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ กล่าวคือ การเก็บข้อมูลต้องมีการสอบถามการใช้งานของผู้ใช้ว่าต้องการในเรื่องใดบ้าง จึงสามารถสรุปสารสนเทศได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น หากต้องการเก็บข้อมูลของนักเรียนก็ต้องถามครูว่าต้องการเก็บข้อมูลใดบ้าง เพื่อให้ครูสามารใช้ประโยชน์ได้จริง

5. สามารพิสูจน์ได้ (Verifiable) สารสนเทศที่ดีจะต้องตรวจสอบที่มาได้ ทั้งนี้ เพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศได้

1.5 ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information System : IS) คือ ระบบที่สามารถจัดการข้อมูลตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ประมวลผลข้อมูล รวมถึงการดูแลรักษาข้อมูล ได้แก่การจัดเก็บข้อมูล การทำสำเนาข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและทันต่อความต้องการใช้งานของผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ไปประกอบการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งระบบในที่นี้อาจใช้มนุษย์จัดการข้อมูลหรือใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการข้อมูลก็ได้ แต่ปัจจุบันนิยมใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการข้อมูล เราอาจเรียกระบบสารสนเทศนี้ว่า (Computer-Based Information System : CBIS) คำว่า "ระบบ" จะประกอบด้วยองค์ประกอบหลายองค์ประกอบ จึงทำให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องรวดเร็ว สำหรับองค์ประกอบของระบบสารสนเทศที่สำคัญมี 5 องค์ประกอบ ดังนี้

1. ฮาร์ดแวร์ คืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องหรือส่วนประกอบเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อื่นๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข เป็นต้น

2. ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งหรือเรียกให้เข้าใจง่ายว่า โปรแกรมที่สามารถสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่องคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมนั้นๆสามารถทำได้ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท

1) ซอฟต์แวร์ระบบ เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับฮาร์ดแวร์และเครื่องมือสำหรับให้ผู้ใช้ทำงานพื้นฐานต่างๆที่เกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ระบบที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ ระบบปฏิบัติการ Windows และโปรแกรมแปลคำสั่งภาษาเป็นต้น

2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ เป็นโปรแกรมที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่างๆตามที่ผู้ใช้ต้องการ ดังนั้น การเขียนซอฟแวร์ประยุกต์เพื่อให้รองรับการทำงานตามวัตถุประสงค์ต่างๆที่ผู้ใช้ต้องการ ทำให้มีการประยุกต์ใช้งานคอมพิวเตอร์อย่างกว้างขวาง ซอฟต์แวร์ประยุกต์มี 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน และซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป

3. บุคลากร คือ ผู้ที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศ ซึ่งจะต้องมีความรู้ในการใช้งานคอมพิวเตอร์ตามหน้าที่และความรับผิดชอบ บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์มีหลากหลายระบบ ดังนี้

1) ระดับผู้ใช้งาน เป็นผู้นำสารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศไปใช้งาน

2) ระดับผู้พัฒนาระบบ เป็นผู้พัฒนาระบบสารสนเทศ ได้แก่ นักวิเคราะห์ระบบ ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับหน่วยงาน และนักเขียนโปรแกรม ทำหน้าที่เขียนคำสั่งด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ระบบสารสนเทศทำงาน

4. ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่อาจอยู่ในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ภาพ วัตถุ หรือหลายๆอย่างผสมผสานกัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้

5. กระบวนการ คือ ขั้นตอนกระบวนการต่างๆ ในการปฏิบัติงานในระบบสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ กระบวนการทำงานจะอยู่ในรูปแบบของคู่มือการใช้งานสำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ดังนั้น คู่มือจะต้องอธิบายการใช้งานระบบอย่างละเอียดและเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย องค์ประกอบของระบบสารสนเทศต้องทำงานสัมพันธ์กัน ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ได้ เพื่อให้เกิดการประมวลผล และได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ

1.6 การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ

ประกอบด้วยขั้นตอนหลักในการทำงานหลายส่วน เป็นไปตามวัฏจักรการประมวลผลสารสนเทศ (Information Processing Cycle) โดยมีการใช้เทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์เข้ามาด้วย แบ่งออกเป็นขั้นตอนดังนี้

1. การนำเข้าข้อมูล ประกอบด้วยขั้นตอนการรวบรวม การตรวจสอบ และการเตรียมข้อมูลให้ถูกต้อง สมบูรณ์ และเหมาะสม การนำเข้าข้อมูลประกอบด้วย

1) รวบรวมข้อมูล เป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งกำเนิดข้อมูลโดยใช้วิธีสังเกตหรือสอบถาม เช่น ข้อมูลคะแนนสอบจากสมุดประจำตัวนักเรียน ใบฝากหรือถอนเงิน ข้อมูลจากการอ่านบาร์โค้ดของสินค้า เป็นต้น

2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้องข้อมูลที่เก็บเข้าระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ

3) การเตรียมข้อมูล ข้อมูลที่มีการรวบรวมมานั้นอาจมีหลายรูปแบบ ทำให้การนำข้อมูลประมวลผลอาจเกิดความผิดพลาดได้ ดังนั้น จึงควรมีการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อความสะดวกในการประมวลผลและให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

2. การประมวลผลข้อมูล คือการดำเนินการต่างๆ กับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้งานมากยิ่งขึ้น โดยผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล เรียกว่า สารสนเทศซึ่งอาจอยู่ในรูปของแบบฟอร์มหรือรายงานที่สะดวกต่อการนำไปใช้

3. การเก็บรักษาข้อมูล คือ การเก็บบันทึกผลลัพธ์บางส่วนที่ยังไม่ต้องการนำไปใช้งานในขณะนั้นลงสู่สื่อบันทึกข้อมูล ตลอดจนปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ การเก็บรักษาข้อมูลที่ดีจะต้องคำนึงถึงวิธีการนำข้อมูลที่เก็บรักษามาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. การแสดงผล คือ การจัดรูปแบบของสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงาน ตาราง แบบฟอร์ม แผนภูมิ เพื่อให้สะดวกในการศึกษา ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของปัญหาการแสดงผลลัพธ์ มีทั้งที่เป็น ข้อความ ภาพ เสียง วีดีทัศน์ เป็นต้น ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการแสดงผลลัพธ์เช่นการไฟฟ้าใช้เครื่องพิมพ์แสดงค่าไฟฟ้าประจำเดือน ห้างสรรพสินค้าใช้เครื่องพิมพ์แสดงรายการและราคาสินค้า

2. การประมวลผลข้อมูลสารสนเทศ

การประมวลผลข้อมูลสารสนเทศ

ในปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลเป็นหลัก จึงมีการนำเทคโนโลยีมาช่วยจัดการข้อมูลอย่างมาก ดังจะเห็นได้จากการแข่งขันการให้บริการของธนาคารพาณิชย์ การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจลงทุนซื้อขายหลักทรัพย์ ข้อมูลเป็นหัวใจของการดำเนินงานเป็นแหล่งความรู้ที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ บริษัทหรือองค์กรจึงดำเนินการบางอย่างจริงจังเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูล และปกป้องดูแลข้อมูลของตนเป็นอย่างดี

2.1 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินงาน เริ่มตั้งแต่การรวบรวม การตรวจสอบ การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งานควรประกอบด้วย

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากรปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่างๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล

2. การตวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ (Information Processing) คือ การกระทำของเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูล เช่น การรวบรวมข้อมูลเป็นแฟ้มข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเรียงลำดับ การจัดกลุ่มข้อมูล การทำรายงาน เป็นต้น

2.2 วิธีการประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูลโดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์มี 2 วิธี

1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing) เป็นวิธีการนำข้อมูลแต่ละรายการที่ถูกบันทึกเข้ามาประมวลผลทันที นิยมใช้ในงานที่ต้องได้ผลลัพธ์ให้กับผู้ใช้ทันที หรือในงานที่ข้อมูลจะต้องทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เช่น เมื่อนักเรียนเบิกเงินจากตู้ ATM รายการการเบิกเงินของนักเรียนแต่ละครั้งจะไปประมวลผลที่เครื่องหลักอาจอยู่ห่างไกลทันที โดยข้อมูลจะถูกนำไปคำนวณและบันทึกยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากของนักเรียนทันที เป็นต้น

2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลในแต่ละช่วงเวลาหนึ่ง และนำข้อมูลที่ได้รับในช่วงเวลาดังกล่าวมาประมวลผลพร้อมกัน เช่น การเก็บข้อมูลเวลาเข้าออกของนักเรียน เมื่อถึงสิ้นเดือนโรงเรียนจะนำข้อมูลมาประมวลผลเป็นรายงานในการเข้าชั้นเรียนของนักเรียนประจำเดือน เป็นต้น

3. ซอฟแวร์และการเลือกใช้งาน

ซอฟแวร์และการเลือกใช้งาน

ปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นเทคโนโลยีที่มีความสำคัญและจำเป็นสำหรับการใช้ชีวิตของเรา ทั้งการจัดเก็บรวบรวม ค้นคว้าข้อมูล หรือการศึกษาและความสนุกเพลิดเพลิน ดังนั้น การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการทำงานจึงต้องมีการจัดวางระบบเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานหรือจัดเก็บข้อมูลตามที่เราต้องการ ที่เรียกกันว่า "ซอฟต์แวร์" ซึ่งเปรียบเสมือนตัวเชื่อมระหว่างผู้ใช้งานกับการทำงานของคอมพิวเตอร์

ซอฟต์แวร์ (Software) คือ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ใช้สั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ทำงานได้ตรงตามความต้องการและถูกต้อง รวมถึงการควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ต่างๆ เช่น CD ROM drive modem เป็นต้น ซอฟต์แวร์เป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้ แต่สามารถรับรู้การทำงานของมันได้ ซึ่งจะต่างกับฮาร์ดแวร์ (Hardware) ที่สามารถจับต้องได้ ซอฟต์แวร์จึงหมายรวมถึงโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทุกประเภทที่ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้

ประเภทของซอฟต์แวร์

1. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software หรือ Operating Software : OS)

หมายถึงโปรแกรมที่ทำหน้าที่ประสานการทำงาน ติดต่อการทำงาน ระหว่างฮาร์ดแวร์กับซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ Software ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำหน้าที่ในการจัดการ ระบบ ดูแลรักษาเครื่อง การแปลภาษาระดับต่ำหรือระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่องเพื่อให้เครื่องอ่านได้ เข้าใจ

ซอฟต์แวร์ระบบ แบ่งได้ 4 ชนิด ดังนี้

1.1 ระบบปฏิบัติการ (Operating System) หมายถึง ชุดโปรแกรมที่อยู่ระหว่างฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ประยุกต์มีหน้าที่ควบคุมการ ปฏิบัติงานของฮาร์ดแวร์ และสนับสนุนคำสั่งสำหรับควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ให้กับซอฟต์แวร์ประยุกต์ เช่น Windows XP , DOS , Linux , Mac OS X

1.2 ยูทิลิตี้ (Utility Program) เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่เพิ่มประสิทธิภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้เครื่องทำงานง่ายขึ้นเร็วขึ้น และการป้องกันการรบกวนโดยโปรแกรมที่ไม่พึงประสงค์ เช่น โปรแกรมป้องกันไวรัส , โปรแกรม Defrag เพื่อจัดเรียงข้อมูลบนฮาร์ดดิสก์ใหม่ ทำให้การอ่านข้อมูลเร็วขึ้น , โปรแกรมยกเลิกการติดตั้งโปรแกรม Uninstall Program , โปรแกรมบีบอัดไฟล์ (WinZip-WinRAR)เพื่อทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลง ,โปรแกรมการสำรองข้อมูล(Backup Data)

1.3 ดีไวซ์ไดเวอร์ (Device Driver หรือ Driver) เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับคอมพิวเตอร์ในส่วนการรับเข้าและการส่งออก ของแต่ละอุปกรณ์ โดยปกติโปรแกรม windows มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์จะมีไดเวอร์ติดตั้งมาให้แล้วโดยไม่ต้อง ทำการติดตั้งไดเวอร์เอง เช่น ไดเวอร์สำหรับเมาส์ ,ไดเวอร์คีย์บอร์ด, ไดเวอร์สำหรับการใช้ USB Port , ไดเวอร์เครื่องพิมพ์ แต่ถ้าอุปกรณ์ใดไม่สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ก็ต้องหาไดเวอร์มาติดตั้งเพื่อให้สามารถใช้งานได้ ซึ่งต้องเป็นไดเวอร์ที่พัฒนามาของแต่ละบริษัทผู้ผลิตอุปกรณ์

1.4 ตัวแปลภาษา (Language Translator) คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่แปลภาษาระดับต่ำหรือระดับสูงเพื่อให้เครื่อง คอมพิวเตอร์เข้าใจว่าต้องการให้ทำอะไร เช่น เมื่อโปรแกรมเมอร์ได้เขียนโปรแกรมเสร็จโดยเขียนในลักษณะภาษาระดับต่ำ (Assenbly) หรือภาษาระดับสูง (โปรแกรมภาษา C) เสร็จก็ต้องมีตัวแปลภาษาเพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจ เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์จะเข้าใจเฉพาะตัวเลข 0 กับ ตัวเลข 1 เท่านั้น

2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์

แบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้

2.1 ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน เป็น Software ที่ใช้สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น Software สำหรับงานธนาคารการฝากถอนเงิน Software สำหรับงานทะเบียนนักเรียน ซอฟต์แวร์คิดภาษี ซอฟต์แวร์การให้บริการร้าน Seven ฯลฯ

2.2 ซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับงานทั่วไป โดยในซอฟต์แวร์ 1 ตัวมีความสามารถในการทำงานได้หลายอย่าง เช่น ซอฟต์แวร์งานด้านเอกสาร (Microsoft Word ) มีความสามารถในการสร้างงานเอกสารต่าง ๆ จัดทำเอกสารรายงาน จัดทำแผ่นพับ จัดทำหนังสือเวียน จัดทำสื่อสิ่งพิมพ์