หน่วยการเรียนรู้ที่ 4 การนำเสนอข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์

การนำเสนอข้อมูลโดยใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์

ซอฟต์แวร์ (Software) คือ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ใช้สั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงลำดับขั้นตอนการทำงานที่เขียนขึ้นด้วยคำสั่งของคอมพิวเตอร์ แบ่งออกได้ 2 ประเภท ดังนี้

1.ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) เป็นโปรแกรมที่มีหน้าที่ควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ทุกอย่าง อำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ และทำหน้าที่ในการจัดการระบบ ดูแลรักษาเครื่อง การแปลภาษาระดับต่ำหรือระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่องเพื่อให้เครื่องอ่านได้เข้าใจ

2.ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับทำงานต่างๆ ตามที่ต้องการ เช่น การทำงานเอกสารงานกราฟิก งานนำเสนอ หรือเป็นซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น โปรแกรมงานทะเบียน โปรแกรมการให้บริการเว็บ และใช้เพื่อประโยชน์ต่างๆ เช่น

การใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงาน

ใช้ซอฟต์แวร์ในการพิมพ์เอกสาร  โดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ ซึ่งมีหลักการ คือ จำลองหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เป็นเหมือนแผ่นกระดาษ ผู้ใช้สามารถพิมพ์เอกสารและสร้างภาพได้

ใช้ซอฟต์แวร์ในการช่วยคำนวณ  โดยใช้โปรแกรมตารางทำงาน ซึ่งมีหลักการคือ มีกระดาษขนาดใหญ่ แล้วแบ่งเป็นแต่ละช่อง ซึ่งแต่ละช่องสามารถพิมพ์ข้อความหรือสูตรต่างๆ ได้

ใช้ซอฟต์แวร์ในการสร้างกราฟ  โดยใช้โปรแกรมตารางทำงาน ซึ่งมีหลักการคือ การแปลผลข้อมูลที่ป้อนลงในโปรแกรมให้เป็นกราฟรูปแบบต่างๆ ซึ่งสามารถโอนไฟล์ไปใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ ได้

ใช้ซอฟต์แวร์ในการออกแบบ โดยใช้โปรแกรมในการออกแบบ ซึ่งมีหลักการคือ ออกแบบลงบนพื้นที่ว่างและมีเครื่องมือต่างๆ สำหรับออกแบบไว้ให้ผู้ใช้งานได้ออกแบบตามต้องการ

ใช้ซอฟต์แวร์ในการนำเสนอ โดยใช้โปรแกรมนำเสนอ ซึ่งมีหลักการ คือ มีสไลด์และเครื่องมือช่วยให้ผู้ใช้สร้างภาพตกแต่งสไลด์และบันทึกเสียงประกอบเพื่อนำเสนอผลงานได้

โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) ใช้ในการพิมพ์งานเอกสารที่เป็นข้อมูลลักษณะเป็นตัวอักษรและมีรูปภาพประกอบ เช่น รายงาน โปสเตอร์ และยังสามารถใช้งานระบบอัตโนมัติต่างๆ ได้ เช่น การค้นหาคำ การตรวจสอบไวยากรณ์ การสร้างตาราง

1.แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) แสดงแถบเครื่องมือที่ใช้งานบ่อย เป็นแถบที่เรียกใช้งานเครื่องมือได้อย่างสะดวก และสามารถเพิ่มคำสั่งที่ใช้งานได้

2. ชื่อโปรแกรม และชื่อแฟ้ม (Tite Bar) แถบแสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์เอกสาร

3. แถบคำสั่ง (Menu Bar) เมนูคำสั่งหลักของโปรแกรม

4. แบบอักษร (Fon) แถบที่ใช้กำหนดรูปแบบอักษรและลักษณะพิเศณะพิเศษของตัวอักษร

5. แถบริบบอน (Ribbon) แถบที่แสดงคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร

6. ไม้บรรทัด (Ruler) แสดงความกว้างความยาวของกระดาษ ตั้งค่าหน้ากระดาษ

7. ตำแหน่งการพิมพ์ หรือเคอร์เซอร์ (Cursor) แสดงตำแหน่งของการพิมพ์ข้อความ

8. แถบเลือน (Scroll Bar) แถบเลือนดูหน้าเอกสาร ใช้สำหรับเลื่อนดูข้อความในแนวตั้งและแนวนอน

9. แถบสถานะ (Status Bar) แสดงสถานะการทำงานปัจจุบัน

10. ย่อ/ขยาย (View Bar) แสดงมุมมองเอกสาร โดยการย่อและขยายหน้ากระดาษ

โปรแกรมไมโครซอฟต์เอกซ์เซล (Microsoft Excel) เป็นโปรแกรมทางด้านตารางคำนวณ หรือที่เรียกว่า สเปรดชีต (Spreadsheet)  เป็นโปรแกรมในชุดไมโครซอฟต์ออฟฟิศ (Microsoft Office) มีความสามารถในด้านการสร้างตารางคำนวณ การวิเคราะห์ การประมวลผลออกมาในรูปแบบตาราง กราฟ และการคำนวณข้อมูลต่างๆ

โปรแกรมไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ (Microsoft PowerPoint) เป็นโปรแกรมหนึ่งในตระกูลไมโครซอฟต์ออฟฟิศ เหมาะสำหรับการใช้นำเสนองาน โดยสร้างออกมาเป็นสไลด์ย่อยๆ แต่ละสไลด์จะสามารถใส่ข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น ตัวอักษร รูปภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหว เพื่อสร้างความน่าสนใจให้เพิ่มมากขึ้นในการนำเสนองาน

1. แถบเครื่องมือ (Quick Access) เป็นที่เก็บแถบเครื่องมือที่สำคัญ ๆ สำหรับเรียกคำสั่งพื้นฐานที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ ให้เร็วขึ้น เช่น คำสั่งบันทึก (Save) ยกเลิกการทำงาน (Undo) ตรวจสอบก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นต้น
2. เมนูบาร์ (Menu Bar) หรือแถบเมนู เป็นแถบแสดงคำสั่งต่าง
3. ริบบอน (Ribbon) เป็นที่รวบรวมคำสั่ง เครื่องมือ และวัตถุทั้งหมดที่ใช้ใช้ในการสร้างผลงานนำเสนอ
4. แท็บภาพนิ่ง (Slidec) และเค้าร่าง (Outine) ใช้แสดงรายละเอียดที่อยู่ในสไลด์ทั้งหมด โดยแท็บภาพนิ่ง (Slides) จะแสดงรายละเอียดเป็นรูป ส่วนแท็บเด้าร่าง (Outline) จะแสดงรายละเอียดเป็นข้อความ
5. แถบสถานะ (Statuc Bar) ใช้แสดงลำดับของสไลด์และรูปแบบของการออกแบบสไลด์
6. โน้ดเพน (Note Pane) สำหรับใส่หมายเหตุเพิ่มเติมไนแต่ละสไลด์
7. แถบเครื่องมือมุมมอง (View) แสดงลไลด์ในรูปแบบต่าง ซึ่งมีทั้งหมด 4 แบบ