TERMS OF REFERENCE (TOR) DAN MEKANISME HUBUNGAN KERJA YAYASAN ALUMNI IMMSU STAN

BAGIAN I: KERANGKA TATA KELOLA

FILOSOFI OPERASIONAL

Yayasan berfungsi sebagai pengawas mutu, penjaga prinsip, dan pengelola sumber daya strategis, sementara operasional harian didelegasikan kepada Dewan Pengelola Ma'had Utsman bin Affan sebagai mitra operasional semi-otonom. Hubungan ini bersifat hibah berbasis kinerja dengan pengawasan mutu berkelanjutan.

BAGIAN II: TOR UNIT ORGANISASI

A. UNIT STRATEGIS & PENDUKUNG

1. UNIT PERENCANAAN & PENGEMBANGAN ORGANISASI

Misi: Membangun kapasitas kelembagaan dan memastikan strategi organisasi berjalan efektif.

TUGAS POKOK & INDIKATOR KEBERHASILAN

Bidang Perencanaan & Evaluasi Program

Tupoksi:

1. Menyusun Rencana Kerja Tahunan Yayasan

2. Memonitor kinerja seluruh Unit

3. Melakukan evaluasi tengah tahun dan akhir tahun program

4. Menyusun laporan kinerja yayasan triwulanan

Indikator:

1. Rencana Kerja disusun sebelum Januari

2. Dashboard monitoring terupdate bulanan

3. 2 laporan evaluasi per tahun

4. 4 laporan triwulanan tepat waktu

Wewenang: Meminta data dari semua Unit

Batas: Tidak mengintervensi operasional harian

Bidang Pengembangan Organisasi & Sumber Daya

Tupoksi:

1. Mengembangkan SOP organisasi

2. Melakukan assessment kebutuhan pelatihan

3. Menyusun program penguatan kapasitas pengurus dan staf

4. Mengelola pengetahuan organisasi

Indikator:

1. 3 SOP baru/tahun

2. 1 assessment kebutuhan/tahun

3. Minimal 2 kegiatan pengembangan kapasitas/tahun

4. Database pengetahuan terupdate

Wewenang: Menjadwalkan pelatihan

Batas: Biaya pelatihan melalui anggaran yang disetujui

Bidang Jejaring Strategis & Pendampingan

1. Mengidentifikasi potensi mitra strategis

2. Membentuk tim ad-hoc untuk pendampingan tata kelola

3. Mendokumentasikan pembelajaran dari pendampingan

4. Mewakili yayasan dalam forum strategis

1. 2 mitra strategis baru/tahun

2. 1 tim ad-hoc aktif/tahun

3. 1 studi kasus terdokumentasi/tahun

4. Kehadiran di 3 forum/tahun

Wewenang: Membentuk tim sukarela

Batas: Tidak membuat komitmen finansial tanpa persetujuan

2. UNIT MANAJEMEN & LAYANAN DUKUNGAN

Misi: Menjamin kelancaran operasional melalui pengelolaan sumber daya yang efektif.

TUGAS POKOK & INDIKATOR KEBERHASILAN

Bidang Keuangan & Administrasi

Tupoksi:

1. Menyusun anggaran tahunan yayasan

2. Mencatat semua transaksi keuangan

3. Menyiapkan laporan keuangan bulanan dan tahunan

4. Mengelola administrasi legal yayasan

Indikator:

1. Anggaran disetujui sebelum tahun berjalan

2. Pencatatan real-time (maksimal 3 hari)

3. Laporan bulanan tiap tanggal 10

4. Dokumen legal selalu up-to-date

Wewenang: Menandatangani dokumen keuangan sesuai limit

Batas: Pengeluaran di atas Rp 5 juta perlu persetujuan Ketua

Bidang Logistik & Aset

Tupoksi:

1. Mendata dan memelihara aset yayasan

2. Mengelola pengadaan barang/jasa

3. Menjamin keamanan aset

4. Mengelola penyimpanan dokumen fisik

Indikator:

1. Inventaris aset terupdate semesteran

2. Pengadaan sesuai prosedur 100%

3. Tidak ada kehilangan aset bernilai

4. Sistem kearsipan rapi dan mudah akses

Wewenang: Melakukan pengadaan hingga Rp 5 juta

Batas: Pengadaan di atas Rp 5 juta melalui persetujuan pengurus

3. UNIT KEPATUHAN & MANAJEMEN RISIKO

Misi: Melindungi yayasan dari risiko dan memastikan kepatuhan terhadap semua regulasi.

TUGAS POKOK & INDIKATOR KEBERHASILAN

Bidang Audit Kepatuhan Internal

Tupoksi:

1. Melakukan audit internal 6 bulan sekali

2. Memverifikasi kepatuhan SOP

3. Memeriksa laporan keuangan

4. Menyusun rekomendasi perbaikan

Indikator:

1. 2 laporan audit internal/tahun

2. Pemeriksaan 100% unit/tahun

3. Verifikasi sampling transaksi

4. 100% rekomendasi ditindaklanjuti

Wewenang: Mengakses semua dokumen

Batas: Hanya memberikan rekomendasi, tidak menghukum

Bidang Manajemen Risiko

Tupoksi:

1. Mengidentifikasi risiko organisasi

2. Menyusun matriks dan peta risiko

3. Melakukan monitoring risiko

4. Menyusun rencana kontinjensi

Indikator:

1. Matriks risiko terupdate semesteran

2. 1 simulasi penanganan risiko/tahun

3. Monitoring bulanan risiko tinggi

4. Rencana kontinjensi untuk 5 skenario utama

Wewenang: Merekomendasikan penghentian kegiatan berisiko tinggi

Batas: Keputusan akhir oleh Badan Pengurus

B. UNIT PROGRAM PELAYANAN

1. UNIT PROGRAM PENDIDIKAN & PENGEMBANGAN KEILMUAN

Misi: Menjamin kualitas pendidikan dan pengembangan kapasitas pendidik.

TUGAS POKOK & INDIKATOR KEBERHASILAN

Bidang Standar & Mutu Pendidikan

Tupoksi:

1. Menyusun standar kurikulum TK-IT dan TPA

2. Menetapkan indikator mutu pembelajaran

3. Melakukan monitoring kualitas pembelajaran

4. Mengevaluasi hasil belajar siswa

Indikator:

1. 2 dokumen standar kurikulum

2. 10 indikator mutu terukur

3. 4 kunjungan monitoring/tahun

4. 2 laporan evaluasi hasil belajar/tahun

Wewenang: Menetapkan standar wajib

Batas: Tidak mengatur jadwal harian

Bidang Pengembangan Guru & Metodologi

Tupoksi:

1. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan guru

2. Menyusun program pelatihan guru

3. Membimbing guru dalam penerapan metodologi

4. Mengevaluasi kinerja guru

Indikator:

1. 1 assessment kebutuhan guru/tahun

2. Minimal 3 pelatihan/tahun

3. 4 sesi pendampingan/tahun/guru

4. 2 evaluasi kinerja/tahun

Wewenang: Merekomendasikan penggantian guru

Batas: Perekrutan guru tetap wewenang Dewan Pengelola

2. UNIT PROGRAM DAKWAH & LAYANAN UMAT

Misi: Menyelenggarakan program dakwah dan sosial yang berdampak nyata.

TUGAS POKOK & INDIKATOR KEBERHASILAN

Bidang Penguatan Keagamaan & Kemasyarakatan

Tupoksi:

1. Merencanakan kegiatan dakwah rutin

2. Menyelenggarakan pengajian/kajian

3. Mengembangkan materi dakwah

4. Membina hubungan dengan majelis taklim

Indikator:

1. 12 kegiatan dakwah/tahun

2. 24 sesi kajian/tahun

3. 3 materi dakwah baru/tahun

4. Kemitraan dengan 2 majelis taklim

Wewenang: Menggunakan fasilitas yayasan

Batas: Tidak menyatakan fatwa resmi

Bidang Layanan Sosial & Kemanusiaan

Tupoksi:

1. Menyalurkan santunan anak yatim

2. Merespon kebutuhan darurat masyarakat

3. Menjalin kemitraan program sosial

4. Melakukan pendampingan sosial

Indikator:

1. 12 kali penyaluran santunan/tahun

2. Respon maksimal 3 hari untuk darurat

3. 1 kemitraan sosial baru/tahun

4. Pendampingan 5 keluarga/tahun

Wewenang: Menyalurkan bantuan hingga Rp 2 juta/keluarga

Batas: Bantuan besar perlu survey dan persetujuan

3. UNIT PROGRAM FUNDRAISING & KOMUNIKASI

Misi: Menjamin keberlanjutan finansial dan komunikasi yang transparan.

TUGAS POKOK & INDIKATOR KEBERHASILAN

Bidang Penggalangan Dana & Kemitraan

Tupoksi:

1. Menyusun strategi fundraising

2. Mengelola hubungan dengan donatur

3. Mengembangkan program kemitraan

4. Melakukan proposal pendanaan

Indikator:

1. Rencana fundraising tahunan

2. Komunikasi rutin dengan 50 donatur aktif

3. 2 kemitraan strategis/tahun

4. 5 proposal/tahun

Wewenang: Menawarkan kemitraan non-finansial

Batas: Kontrak finansial disetujui Badan Pengurus

Bidang Komunikasi & Media

Tupoksi:

1. Mengelola website dan media sosial

2. Menyusun laporan transparansi

3. Menangani komunikasi publik

4. Mengembangkan konten edukatif

Indikator:

1. Update website mingguan

2. 4 laporan transparansi/tahun

3. Respons komunikasi <24 jam

4. 24 konten edukatif/tahun

Wewenang: Mempublikasi konten informasi

Batas: Pernyataan sikap resmi oleh Ketua

BAGIAN III: MEKANISME HUBUNGAN DENGAN DEWAN PENGELOLA MA'HAD

A. STATUS DAN KEDUDUKAN DEWAN PENGELOLA

1. Nama: Dewan Pengelola Ma'had Utsman bin Affan

2. Status: Mitra Operasional Semi-Otonom Yayasan Alumni IMMSU STAN

3. Masa Bakti: 2 (dua) tahun, dapat diperpanjang

4. Hubungan Hukum: Diangkat dengan SK Ketua Yayasan, bukan hubungan kerja/karyawan

B. STRUKTUR DEWAN PENGELOLA

Ketua Dewan (merangkap Kepala TK-IT Pagi)

1. Memimpin operasional harian Ma'had

2. Koordinasi dengan Yayasan

3. Bertanggung jawab atas TK-IT Pagi

Akuntabilitas kepada : Ketua Yayasan & Unit Pendidikan

Sekretaris Dewan (merangkap Kepala TPA Sore)

1. Administrasi dan dokumentasi

2. Komunikasi dengan orang tua

3. Mengelola jadwal kegiatan

Akuntabilitas kepada : Ketua Dewan & Unit Pendidikan

Bendahara Dewan (merangkap Guru Cadangan)

1. Mengelola keuangan harian

2. Pembukuan sederhana

3. Pelaporan keuangan

Akuntabilitas kepada : Ketua Dewan & Unit Manajemen

C. MEKANISME HIBAH OPERASIONAL

1. Skema Pendanaan:

text

HIBAH TETAP BULANAN = (Biaya Operasional Pendidikan) + (Honor Guru) + (Cadangan 10%)

Komponen:

• Biaya Operasional: Listrik, air, kebersihan, ATK, maintenance (Rp 500.000/bulan)

• Honor Guru: 3 guru @ Rp 700.000 = Rp 2.100.000/bulan

• Cadangan: 10% untuk kebutuhan mendadak = Rp 260.000/bulan

• TOTAL HIBAH BULANAN: Rp 2.860.000 (dibulatkan Rp 2.900.000)

2. Mekanisme Pencairan:

TANGGAL 1: Dewan Pengelola kirim Rencana Bulanan + Laporan Bulan Sebelumnya

TANGGAL 3: Unit Pendidikan review & rekomendasi

TANGGAL 5: Unit Manajemen verifikasi laporan keuangan

TANGGAL 7: Pencairan dana ke rekening khusus Dewan Pengelola

3. Kondisi Penangguhan/Pengurangan Hibah:

• Laporan terlambat > 5 hari: hibah ditunda

• Penyimpangan SOP pendidikan: pengurangan 25%

• Pelanggaran etika guru: penghentian sementara hingga klarifikasi

• Penurunan jumlah siswa > 20%: evaluasi dan penyesuaian hibah

D. MEKANISME MONITORING DAN QUALITY CONTROL

1. Monitoring Rutin oleh Unit Pendidikan:

Observasi Kelas

2 bulan sekali

Checklist Observasi (lampiran)

Tindak Lanjut : Feedback langsung ke guru

Review Dokumen

Bulanan

Template RPP, Absensi, Laporan

Tindak Lanjut : Revisi maksimal 7 hari

Survey Orang Tua

6 bulan sekali

Kuesioner kepuasan

Tindak Lanjut : Rencana perbaikan jika skor <70%

Tes Kemampuan Siswa

1 tahun sekali

Instrument assessment standar

Tindak Lanjut : Program remedial jika diperlukan

2. Laporan Wajib Dewan Pengelola:

Laporan Keuangan

Bulanan

Tanggal 1 bulan berikutnya

Diterima oleh : Unit Manajemen

Laporan Akademik

Bulanan

Tanggal 1 bulan berikutnya

Diterima oleh : Unit Pendidikan

Laporan Khusus Insiden

Kejadian

24 jam setelah kejadian

Diterima oleh : Unit Kepatuhan & Ketua Yayasan

Laporan Tahunan

Akhir Tahun

31 Desember

Diterima oleh : Semua Unit

E. INDIKATOR KINERJA DEWAN PENGELOLA (KEY PERFORMANCE INDICATORS)

1. Indikator Kuantitatif:

Jumlah Siswa Aktif

Target : Minimal 30 siswa

Bobot : 25%

(Σ Siswa TK + TPA) / 30

Retensi Siswa

Target : Minimal 80%

Bobot : 20%

(Siswa tetap di akhir tahun / Siswa awal tahun)

Kehadiran Guru

Target : Minimal 95%

Bobot: 15%

(Hari hadir / Hari kerja)

Ketepatan Laporan

Target : 100% tepat waktu

Bobot: 20%

(Laporan tepat waktu / Total laporan)

Kepuasan Orang Tua

Target : Skor minimal 80%

Bobot : 20%

(Σ Skor survey / Skor maksimal)

2. Indikator Kualitatif:

• Kreativitas Pembelajaran: Penggunaan minimal 2 metode kreatif/bulan

• Inovasi Program: Minimal 1 program baru/semester

• Partisipasi Komunitas: Minimal 2 kegiatan melibatkan warga/semester

• Kepatuhan SOP: 100% penerapan SOP yang ditetapkan

F. MEKANISME RAPAT DAN KOMUNIKASI

1. Jenis Rapat:

Rapat Koordinasi

Unit Pendidikan + Dewan Pengelola

Bulanan (minggu ke-2)

Agenda : Review kinerja, masalah operasional

Rapat Evaluasi

Semua Unit Terkait + Dewan Pengelola

6 bulan sekali

Agenda : Evaluasi menyeluruh, penyesuaian program

Rapat Khusus

Sesuai kebutuhan

Insidental

Agenda : Penanganan masalah khusus

2. Kanal Komunikasi:

• WhatsApp Group Resmi: Untuk komunikasi harian dan koordinasi cepat

• Email Resmi: Untuk dokumen resmi dan laporan

• Buku Komunikasi: Fisik di lokasi Ma'had untuk catatan harian

• Formulir Online: Untuk survey dan pengumpulan data terstruktur

G. PROSEDUR PENYELESAIAN MASALAH

Alur Escalation Problem Solving:

text

LEVEL 1: Diskusi internal Dewan Pengelola (max 3 hari)

         ↓ (jika tidak terselesaikan)

LEVEL 2: Mediasi oleh Unit Pendidikan (max 7 hari)

         ↓ (jika tidak terselesaikan)

LEVEL 3: Rapat khusus dengan Badan Pengurus Yayasan (max 14 hari)

         ↓ (keputusan final)

LEVEL 4: Evaluasi keanggotaan Dewan Pengelola

Jenis Masalah dan Penanganan:

1. Masalah Administratif: Ditangani Unit Manajemen

2. Masalah Akademik: Ditangani Unit Pendidikan

3. Masalah Guru: Ditangani Unit Pendidikan + Unit Kepatuhan

4. Masalah Komunitas: Ditangani Unit Dakwah + Dewan Pengelola

5. Masalah Keuangan: Ditangani Unit Manajemen + Unit Kepatuhan

H. MEKANISME EVALUASI DAN PENGEMBANGAN

1. Evaluasi Kinerja Dewan Pengelola:

• Evaluasi Formatif: Bulanan melalui laporan dan monitoring

• Evaluasi Sumatif: 6 bulan sekali dengan scoring KPI

• Evaluasi Tahunan: Komprehensif untuk perpanjangan masa bakti

2. Sistem Reward & Recognition:

PRESTASI, KRITERIA & REWARD

Excellent : Skor KPI > 90% (Bonus 1 bulan honor + piagam)

Good : Skor KPI 80-90% (Bonus 50% honor)

Adequate : Skor KPI 70-80% (Perpanjangan kontrak)

Need Improvement : Skor KPI < 70% (Pembinaan intensif 3 bulan)

3. Program Pengembangan Kapasitas:

• Pelatihan Guru: Minimal 3 kali/tahun oleh Unit Pendidikan

• Sharing Session: Antar guru Ma'had dan guru dari mitra

• Magang Singkat: Observasi ke lembaga pendidikan lain

• Beasiswa Pengembangan: Untuk guru berprestasi

BAGIAN IV: LAMPIRAN DOKUMEN WAJIB

Dokumen yang Harus Tersedia:

1. SK Pengangkatan Dewan Pengelola

2. Perjanjian Kerja Sama Operasional

3. SOP Pendidikan Ma'had Utsman bin Affan

4. Template Laporan Bulanan (Keuangan & Akademik)

5. Checklist Observasi Kelas

6. Kuesioner Kepuasan Orang Tua

7. Format Rencana Pembelajaran (RPP)

8. Prosedur Penanganan Insiden

9. Struktur Pembiayaan dan Tarif (jika ada)

Sistem Dokumentasi:

• Fisik: 1 rangkap di Ma'had, 1 rangkap di Kantor Yayasan

• Digital: Cloud storage dengan akses terbatas

• Backup: Update mingguan ke hard drive eksternal

BAGIAN V: PENUTUP

Prinsip-Prinsip Pelaksanaan:

1. Transparansi: Semua proses terbuka dan terdokumentasi

2. Akuntabilitas: Setiap pihak bertanggung jawab atas tugasnya

3. Kemandirian: Dewan Pengelola diberi ruang inisiatif yang memadai

4. Pembelajaran: Setiap masalah menjadi bahan pembelajaran bersama

5. Keberlanjutan: Setiap keputusan mempertimbangkan dampak jangka panjang

Review dan Revisi:

TOR ini akan direview 1 tahun sekali oleh Badan Pengurus Yayasan bersama perwakilan Dewan Pengelola. Revisi dilakukan berdasarkan:

1. Perubahan regulasi

2. Evaluasi implementasi

3. Kebutuhan pengembangan organisasi

4. Masukan dari pemangku kepentingan

Dokumen ini mulai berlaku sejak ditandatangani oleh Ketua Yayasan Alumni IMMSU STAN dan Ketua Dewan Pengelola Ma'had Utsman bin Affan.

Disahkan pada: ____________________

Ketua Yayasan,

____________________

[Nama Lengkap]

Ketua Dewan Pengelola Ma'had,

____________________

[Nama Lengkap]

Disaksikan oleh:

Ketua Unit Pendidikan & Pengembangan Keilmuan,

____________________

[Nama Lengkap]