毎月 第1日曜日 15:00～17:00 ナシオンホール大ホール
6月は総会、その後定例幹事会
集まる必要がなければ書面開催 (2024年は9月が書面開催)
11月はナシオンホールの避難訓練
1月はお休み
適切にずらしても良い(2024年は5月第1日曜がGWにあたるため5/12に変更)
会長が、総会・定例幹事会の1週間前目途に、開催案内を関係者(各自治会の自治協幹事、協働団体代表)に送付する。
会長が木曜日目途で要項を役員、事務局に送付する。
出席者が、前々日の金曜日の14時までに当日使う資料があれば、事務局または会長に送付する。
当日までに事務局が要項を参加人数分準備しておく。
当日、役員が開始少し前に会場準備。
書記が、第2日曜日までに”ひがしやまだい"のフォーマットに合わせて議事録を作成、会長確認まで済ませて事務局に送付する。
使用する紙の枚数の都合があるので、基本2ページ(両面で1枚)に収める。
事務局が、必要があれば修正し、発行日(第3日曜日)の3～4日前に印刷、ナシオンホールの各自治会への配布棚に入れる。
書記/副書記/またはPCが得意な人が、要項と”ひがしやまだい"をHPに載せる。
7～9月、10～12月、1～3月、3～6月 の、自治協とコミュニティ会館(ナシオンホールと安心プラザ)の収支報告を、11月、2月、5月、6月(総会) で行う。7～9月はほとんど動きがないのでスキップすることも可能。