概要

• 東山台地域自治協議会(自治協)

  • 21自治会と7協働団体の協議

    • 定例幹事会、総会

  • コミュニティ会館の管理

    • ナシオンホール

    • 安心プラザ

  • 公共の場所(塩瀬中央公園、ナシオン広場、ガゼボ広場、等)

    • 修復依頼対応など

  • イベント

    • サマフェス

  • 市、他の地域団体等との窓口、会議、イベントに出席

    • 自治会役員変更届

    • 工事連絡

  • 以上のことを処理するために役員会

役員の仕事 (2020/04/19版)

• 会長
  定例幹事会および役員会の予定議題決定ならびに会議進行、
  市や協働団体の要請に基づく各単位自治会への情報連携ならびに会議体への参加、
  地域要請に基づき各種イベントへ地域代表として参加

• 副会長
  会長不在時の会長代理、ならびに書記不在時の書記代理。

• 書記、広報
  定例幹事会および役員会議事録、広報紙ひがしやまだいの作成。

• 会計
  事務局から提出される会計報告書「東山台自治協議会収支報告書」「東山台コミュニティ会館収支報告書」のチェック、
  会計帳簿と銀行残高の照合により適正な会計が行われていることの掌握。
  総会資料として「決算報告」「予算書」を担当する。

• ナシオンホール会館管理
  ナシオンホール会館設備の保守管理、利用者への鍵の受け渡し(事務局)。事務局から提出される会館会計報告書のチェック。

• 安心プラザ会館管理
  安心プラザ利用者への鍵の受け渡し(事務局)。事務局から提出される会館会計報告書のチェック。

• 顧問
  会長および役員会へ助言アドバイス全般。
  前年度会長または歴代会長経験者が就く。

• その他

  • 防火管理者
    役員から1名を防火管理者として　西宮市地域防災支援課に選任届け出。
    役職に関わらず可能なら資格保有者から選任が望ましい。
    「自主防災会活動報告書」の提出

·        役員の仕事 (2025 提案)

・役員で分担

・ 市や協働団体の要請に基づく各単位自治会への情報連携ならびに会議体への参加

・行政との要望懇談会の準備、開催、運営、要望とりまとめ（おそらく8月末か9月予定）

・地域要請に基づき各種イベントへ地域代表として参加

・東山台フェスティバル担当を決める。（自治協と実行委員の連絡役）2025/11/15日中開催

第1回実行委員会2025/7/5（土）10:00～

・クリーン大作戦担当を決める。

・会長

・副会長

・定例幹事会および役員会の予定議題決定ならびに会議進行

・ 2024年度は定例幹事会要項、役員会要項、作成は２ヶ月おき、最終会長に送信、

・ (定例幹事会と役員会の担当を半年交代とか、1か月おきに分担とか)

・書記

・ 広報

・定例幹事会および役員会議事録、広報紙ひがしやまだいの作成。

・ホームページの更新・管理

・会計

・事務局から提出される会計報告書「東山台自治協議会収支報告書」「東山台コミュニティ会館収支報告書」のチェック、会計帳簿と銀行残高の照合により適正な会計が行われていることの掌握。

・総会資料として「決算報告」「予算書」を担当する。

・ ナシオンホール会館管理/安心プラザ会館管理

・ナシオンホール会館設備の保守管理、利用者への鍵の受け渡し(事務局)。事務局から提出される会館会計報告書のチェック。

・安心プラザ利用者への鍵の受け渡し(事務局)。事務局から提出される会館会計報告書のチェック。

(1)   総会・定例幹事会

·        毎月 第1日曜日     15:00～17:00 ナシオンホール大ホール

·        6月は総会、その後定例幹事会

·        集まる必要がなければ書面開催 (2024年は9月が書面開催)

·        11月はナシオンホールの避難訓練

·        1月はお休み

·        適切にずらしても良い(2025年は5月第1日曜がGWにあたるため5/11に変更)

·        会長が、総会・定例幹事会の1週間前目途に、開催案内を関係者(各自治会の自治協幹事、協働団体代表)に送付する。

·        会長が木曜日目途で要項を役員、事務局に送付する。

·        出席者が、前々日の金曜日の14時までに当日使う資料があれば、事務局または会長に送付する。

·        当日までに事務局が要項を参加人数分準備しておく。

·        当日、役員が開始少し前に会場準備。

·        書記が、第2日曜日までに”ひがしやまだい"のフォーマットに合わせて議事録を作成、会長確認まで済ませて事務局に送付する。

·        使用する紙の枚数の都合があるので、基本2ページ(両面で1枚)に収める。

·        事務局が、必要があれば修正し、発行日(第3日曜日)の3～4日前に印刷、ナシオンホールの各自治会への配布棚に入れる。

·        書記/副書記/またはPCが得意な人が、要項と”ひがしやまだい"をHPに載せる。

·        7～9月、10～12月、1～3月、3～6月 の、自治協とコミュニティ会館(ナシオンホールと安心プラザ)の収支報告を、11月、2月、5月、6月(総会) で行う。7～9月はほとんど動きがないのでスキップすることも可能。

(2)   役員会

·        毎月 第3日曜日     15:00～17:00 ナシオンホール小集会室

·        1月はお休み

·        集まる必要がなければ書面開催

·        会長が、役員会の1週間前目途に、開催案内を関係者に送付する。

·        会長が木曜日目途で要項を事務局に送付する。

·        出席者が、前々日の金曜日の14時までに当日使う資料があれば、事務局または会長に送付する。

·        当日までに事務局が要項を参加人数分準備しておく。

·        当日、役員が開始少し前に会場準備。

·        書記が第3日曜日までに、フォーマットには自由で議事録を作成、会長確認まで済ませて関係者と共有する。

(3)   自治会役員変更届

·        各自治会が自治協に、役員変更届を提出する。

·        6月と10月に、自治協から西宮市 地域コミュニティ推進課に、自治会長変更の情報をまとめて提出する。

·        7月頃に、西宮市 地域コミュニティ推進課から各自治会に、以下を送付する。

調査票

地縁団体、法人格をもつ自治会には 、告示事項変更届、承諾書

·        各自治会が、調査票、地縁団体関連書類(告示事項変更届、承諾書、総会議事録の議案と)を自治協に提出し、自治協が市に提出する。または、自治会から直接西宮市に返送する。

(4)   収支報告

·        7～9月、10～12月、1～3月、3～6月 の、自治協とコミュニティ会館(ナシオンホールと安心プラザ)の収支報告を、11月、2月、5月、6月(総会) で行う。7～9月はほとんど動きがないのでスキップすることも可能。

(5)   クリーン大作戦

·        会長宛てにクリーン大作戦の案内が、ごみ減量等推進会議 名塩地区から届く。

·        ごみ収集箇所、ごみ袋枚数、等を取りまとめて、提出する。

·        ゴミ袋を各自治会に配布する。《2025年度～新しいゴミ袋2種類に変更（①可燃ゴミ②不燃ゴミ、土砂）

古いゴミ袋はできるかぎり早く使いきってしまう。》

·        当日天気を確認して、8：00頃までに会長が顧問と相談して、中止であれば各自治会に連絡する。

·        次の定例幹事会で公共場所の問題なかったか確認して対応。

(6)   地域団体の会議

·        塩瀬公民館運営協議会

•  主催：西宮市 地域学習推進課

• 場所：塩瀬支所

•  日時：10 or 11月 年に 1 or 2回

•  出席：名塩地区自治会連絡協議会/生瀬地区自治会連絡協議会/自治協/PTA/社会福祉業議会 等から出席

• 内容：公民館の運営方法などについて

• その他：西宮市の登録情報から、自治協 会長に案内が来ます。2025年度は國定様選出

·        ホットスマイル運営協議会

主催：社会福祉法人ほっとスマイル (東山 ぽぽ こども園）

  場所：ナシオンホール 大ホール

  日時：?

  出席：運営協議会委員

 内容：ぽぽ 運営状況など

その他：東山台地域は2021年度自治協会長の松田さん、任期3年、会議資料が届くときがあります。

·        留守家庭児童育成センター運営委員会

主催：留守家庭児童育成センター (北田委員長)

場所：東山台小学校内 育成センター

日時：3か月おき、5,8,11,2月 第2金曜日(?)

 出席：運営委員

 内容：育成センター運営状況など

·        名塩地区自治会連絡協議会

 主催：名塩地区自治会連絡協議会 (名塩地区の自治協のような存在、他に山口地区自治会連絡協議会/生瀬地区自治会連絡協議会 等)

  場所：名塩会館 3回講堂

日時：年2回?

 出席：おそらく名塩地区自治会の代表者

 内容：名塩地区の課題共有、相談

その他： 自治協に案内が来ます。2024年は11月に招待され、西宮名塩サービスエリアにスマートインターチェンジの要望。

　　　　2025/04/26に西山副会長参加

·        青愛協 担当者会議

 主催：東山台小学校区 青少年愛護協議会

場所：東山台小学校

日時：年4回、6,9, 12, 3月(?)平日

  出席：自治会、学校からの代表

  内容：子供たち関連の報告

その他： 笹本様にご出席いただいております。

･　　ごみ減量推進員

 主催：名塩地区自治会連絡協議会

 場所：名塩会館

  日時：？

  出席：2025年6月1日～2027年5月31日の2年間（笹本様）

  内容：？

  その他：

  読売ゴルフなど、配布物協力

  関西電力送配電、工事内容通知協力、斜行エレベータ掲示板に掲示、ホームページに工事内容とヘリ飛行予定表を掲示

  2025/04/20 西宮市 市制100周年記念式典　招待

(7)   輪番表

  役員就任輪番表

 防災研修会等催参加輪番(行政主催行事等参加輪番表)2025/6/15自主防災リーダー研修は輪番よりリビオマークス参加

  投票立会人輪番表（4回に1回は東山台3丁目自治会担当、1つの選挙に2名選出

2023/4/23　西宮市市議会議員選挙、シーズンズガーデン、リビオマークス

2024/10/27衆議院議員選挙、国見台4丁目、東山グリーンマンション

2024/11/17県知事選、国見台北、東山台5丁目から選出

2025/7おそらく参議院選挙は3丁目自治会

(8)   市長・市議・衆議院議員

·        石井 登志郎  西宮市長

・2024/7/7行政、地域との要望懇談会

・2024/8/24 サマフェス来場

・2025/4/20西宮市市制100周年式典

・西宮市のHPからメールを送ることが可能です。

·        八木  米太朗 西宮市議会議員

・2024/7/7行政、地域との要望懇談会

　　　・2025/4/20西宮市市制100周年式典

·        山田 ますと  西宮市議会議員

・2024/7/7行政、地域との要望会、事前準備、当日の流れ、打ち合わせ等フットワーク軽く2，3回自宅においで

　なる。

・2024/8/24 サマフェス来場

・202412/1　定例幹事会に来場　（スマートインターご説明）

　　　・2025/2/2　定例幹事会に来場　　（東山台5丁目バス延伸）

　　　・2025/4/6　定例幹事会に来場（西宮市新年度予算）

　・名塩地区などでコミュニティバスの相談役

·        赤羽 一嘉  衆議院議員 (前 国土交通大臣)

・2024/7/7行政、地域との要望懇談会

・2024/8/24 サマフェス来場

・　阿部けいし　衆議院　兵庫県第2選挙区支部長

　　・2024/8/24　サマフェス来場

·        名塩支所長 西原さん

・塩瀬公民館推進員選出依頼

・民生委員準備委員（4丁目東自治会長予定）

・0811629t@nishi.or.jp