Privacyverklaring

De club Koninklijk Gym Waasland vzw met maatschappelijke zetel gevestigd op Aardbeienlaan 42, 9120 Melsele (hierna “Gym Waasland” of “onze club” of “wij” genoemd) hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring geeft helder en transparant informatie over hoe Gym Waasland met de persoonsgegevens omgaat. Er wordt alles aan gedaan om uw privacy te waarborgen en Gym Waasland gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. Onze club houdt zich steeds aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation)

Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:

▪ Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.

▪ De verwerking van uw persoonsgegevens zijn strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

▪ De passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.

▪ Er worden geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen buiten onze club, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

▪ Er wordt voor gezorgd dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens én dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.

Gym Waasland is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit schriftelijk via onderstaande contactgegevens van ons clubsecretariaat:

Naam club: Koninklijk Gym Waasland vzw

Adres secretariaat: Kruisbessenlaan 19, 9120 Melsele

• Wij verzamelen en verwerken verschillende types informatie die u ons verstrekt door gebruik te maken van onze diensten. Wanneer u zich inschrijft in onze club, verzamelen wij de informatie die u ons verstrekt via het inschrijvingsformulier, waaronder uw naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, enz.

• Wanneer u ons contacteert via de e-mailadressen op onze website, verzamelen wij de informatie die u verstrekt in het contactformulier, waaronder uw naam, voornaam, aanspreking, e-mailadres, telefoonnummer enz.

• Tijdens activiteiten verzamelen wij mogelijks beeldmateriaal om u een beeld te geven van wat deze activiteiten en zaken waar de club zich mee bezighoudt.

• Onze club gebruikt ook persoonsgegevens die op u betrekking hebben die zijn verkregen van derden zoals de GymnastiekFederatie Vlaanderen (hierna “Gymfed” genoemd).

• Overzicht gebruikte gegevens: 

  • Identificatiegegevens: Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, gender. Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail. 

  • Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)

  • Opleiding en vorming bv. (sporttechnische) diploma’s, ...

  • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, …)

  • Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)

  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

• Gym Waasland verwerkt uw persoonsgegevens hoofdzakelijk ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

▪ Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen en wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van onze club (toestemming en uitvoering van de overeenkomst)

▪ Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

▪ Het bekomen van subsidiëring en financiering door de overheid (wettelijke verplichting)

▪ Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (toestemming en gerechtvaardigd belang)

▪ Vrijwilligerswerk in het kader van evenementen of het faciliteren van de werking van Gym Waasland (toestemming)

▪ Deelname aan internationale wedstrijden & stages (toestemming)

▪ Illustratie werking van de club via beeldmateriaal (toestemming)

• Wanneer wij op een bepaald moment uw gegevens voor een ander doel wensen te gebruiken dan degene die hierboven aangehaald zijn, zullen wij u steeds informeren vóórdat we daarmee van start gaan.

• Uw toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden voor die gegevens die op basis hiervan verwerkt worden.          

• De gegevens worden verwerkt door zowel onze club als volgende externe organisaties:

▪ GymnastiekFederatie Vlaanderen (Gymfed)

• De gegevens die u aan Gym Waasland verstrekt kunnen aan derden worden doorgegeven indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven vermelde doeleinden.

• Zo worden onder meer de gegevens verstrekt aan een derde (verwerker) voor:

▪ Verwerking ongevalsdossiers (Ethias)

▪ Het bekomen van subsidies (lokale overheden)

▪ Deelname aan stages en wedstrijden zowel binnen als buiten de organisatie van de GymnastiekFederatie Vlaanderen

▪ Communicatie van relevante info over de lessen en activiteiten van de club

• Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee Gym Waasland een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten. In de verwerkersovereenkomst worden de nodige en afdwingbare afspraken opgenomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

• Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens, voor de intrekking van die toestemming.

• Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOC, FIG, UEG, FIG-members & UEG-members voor deelname aan internationale stages & wedstrijden.

• Gym Waasland verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij onze club en de Gymfed geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming om bovenvermelde gegevens te verwerken.

• Gym Waasland bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

• Gym Waasland verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na het beëindigen van uw lidmaatschap bij onze club.

• Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

▪ Alle personen die namens Gym Waasland kennis kunnen nemen van uw gegevens zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Onze club hanteert een beleid van beperkte toegang (m.u.v. beeldmateriaal)

▪ Als er aanleiding toe is, zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.

▪ Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

▪ De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.

• U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die Gym Waasland heeft ontvangen. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit na het beëindigen van het seizoen en dit ten laatste op 15 juli van het lopende jaar.

• U heeft het recht bezwaar in te dienen en zo een (tijdelijke) beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door onze club of de federatie te verkrijgen. Dit kan in bepaalde gevallen zoals uiteengezet in artikel 18 van de AVG en met name wanneer u de juistheid van de gegevens betwist, gedurende een periode die ons de mogelijkheid biedt om de juistheid van die gegevens te controleren.

• U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de club of de federatie te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. Dit kan enkel voor gegevens die verkregen zijn via uw toestemming of voor het uitvoeren van een contract en voor gegevens die automatisch verwerkt worden (en dus niet op papier).

• U heeft het recht u te verzetten tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering, op de voorwaarden bepaald in artikel 22 van de AVG.

• U kan deze rechten uitoefenen door schriftelijk contact op te nemen met onze club via onderstaande contactgegevens:

  • Adres maatschappelijke zetel Aardbeienlaan 42, 9120 Melsele

• Gym Waasland kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan voornoemd verzoek.

• Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan wordt er aangeraden om onmiddellijk contact op te nemen met Gym Waasland. U vindt hiervoor de contactgegevens (postadres, e-mail, telefoon) terug op de website van onze club.

• U kan steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

• Gym Waalsand kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste wijziging gebeurde op 19.08.2023.