5.1. Formulación de proyectos ante las administraciones municipales.

5.2. Formulación de Proyectos de Cofinanciación ante las Gobernaciones y Ministerio del Interior.

5.3. Formulación de Proyectos ante los Organismos Colegiados de Administración y Decisión - OCAD.

5.4. Convenios.

5.5. Cooperación Internacional.

Plan Operativo Anual de Inversión  POAI  de un PISCC

Formulación de Proyectos

Al formular y presentar proyectos de inversión ante la gobernación y alcaldía, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Identificar los bienes o servicios que requiere. 

2. Corroborar que los bienes o servicios que requiere no se adquirirán por otros medios (plan de compras, convenios, otros).

3. Consultar las especificaciones de los bienes y servicios que requiere. 

4. Establecer las actividades que desarrollará con los bienes y servicios requeridos. 

5. Identificar los programas o estrategias de las políticas territoriales a los cuales se alinean las actividades que desarrollará. 

6. Formular el proyecto siguiendo la metodología establecida por la Oficina de Planeación. 

7. Presentar el proyecto a la gobernación o alcaldía. 

En este apartado es indispensable recordar lo siguiente: 

7. • Si se buscan inversiones del FONSET serán aprobadas en el Comité de Orden Público y deben estar alineadas al Plan Integral de Seguridad y Convivencia Ciudadana (PISCC). 

   • Si se pretenden inversiones de recursos propios se aprobarán por la misma administración departamental o municipal, de acuerdo con el presupuesto que apruebe la Asamblea Departamental o Concejo Municipal para cada vigencia y deben estar alineadas al Plan de Desarrollo Territorial. 

Es de anotar que, los bienes o servicios con los cuales se pretende fortalecer los componentes de la unidad policial deben ser acordes a la capacidad presupuestal disponible en la entidad territorial (ver POAI o consultar el recaudo de recursos). 

En relación al FONSET, al ser integrante del Comité Territorial de Orden Público, el comandante de Policía debe evaluar si los proyectos presentados por las demás instituciones son coherentes con los problemas priorizados y las estrategias de los PISCC. 

En caso de que la capacidad presupuestal no sea suficiente para los proyectos que se necesitan, se puede promover que la gobernación o alcaldía, presenten proyectos ante otras fuentes de financiación como son FONSECON, Sistema General de Regalías (SGR), entre otros. Para tal fin, resulta indispensable acompañar la formulación de los proyectos y el cumplimiento de los requisitos según el fondo. 

De igual manera, pueden plantearse alternativas como la asociatividad territorial (unión de varias entidades territoriales), asociaciones público privadas, convenios interadministrativos con la Nación o demás mecanismos descritos en el artículo 21 del Manual de la Gestión Territorial “Otros mecanismos que apoyan la gestión de la convivencia y seguridad”.

Solicitar a las entidades territoriales la información sobre los bienes y servicios que se encuentren en proceso de adquisición, de acuerdo con los proyectos presentados por la Institución, con el fin de verificar que estos cumplan con las especificaciones técnicas requeridas por la Policía Nacional. Igualmente, debe realizarse seguimiento al estado de cada uno de los proyectos presentados, hasta su finalización. 

Recepcionar los bienes y servicios entregados como insumo para la ejecución de los proyectos presentados, generando un reporte de su valor, tipo y cantidad, al comando de la Metropolitana o Departamento, recordando, solicitar a la entidad que los entrega, los respectivos soportes, para ser remitidos al jefe administrativo de la unidad (cumpliendo lo establecido en el artículo 29 del Manual de la Gestión Territorial “Ingreso y registro de los recursos gestionados”).

Durante el primer mes de cada año, se deberá actualizar el contenido y entregar nuevamente el documento presentado como insumo para las políticas públicas territoriales, de que trata el literal a del artículo 27 “Coordinación de política pública”, con el fin de orientar la priorización de inversiones y actividades en la nueva vigencia.

Adelantar mesas de trabajo institucionales (con las dependencias y especialidades presentes en la unidad policial. Pueden ser comités de vigilancia), con el fin de socializar y realizar seguimiento interno al cumplimiento de las responsabilidades de la Policía Nacional en las políticas públicas territoriales, cuyos avances pueden ser expuestos a la entidad territorial en instancias de coordinación o mediante comunicados oficiales. En caso de no evidenciar progresos, deben identificarse las actividades e incorporarlas en la planeación del servicio. 

Si se identifica la necesidad de actualizar el Plan Integral de Seguridad y Convivencia Ciudadana (delitos priorizados, estrategias o planeación financiera), se solicitará mediante comunicado oficial a la gobernación o alcaldía, convocar a un Comité Territorial de Orden Público para estudiar, realizar y aprobar dicha actualización, detallando los motivos encontrados una vez surtido el análisis por parte de la unidad policial.

Coordinar la posibilidad de conocer el proyecto de presupuesto elaborado por la gobernación o alcaldía, para ser presentado en el mes de octubre de cada año, a la Asamblea Departamental o Concejo Municipal, identificando las inversiones en seguridad, especialmente las relacionadas con el servicio de Policía, o posteriormente, verificar la ordenanza o acuerdo con el cual se aprueban, a través de las páginas web de cada entidad territorial.

Ingreso y registro de los recursos gestionados

Como resultado de la presentación de proyectos de inversión a las entidades territoriales e iniciativas para que a través de estas se gestionen recursos ante fuentes administradas del nivel nacional, las unidades policiales reciben diferentes bienes y servicios, los cuales deben ser ingresados a los inventarios y estados contables de la Institución, para su puesta en servicio.

De esta manera, los recursos gestionados (se habla de recursos gestionados cuando ya se recibieron los elementos, no cuando son aprobados) son reportados por las Estaciones de Policía al comando de Departamento o Metropolitana, para conocimiento del gestor territorial, quien, además, realizará seguimiento en forma directa, a los recursos entregados por las gobernaciones y ciudades capitales. 

Posteriormente, a través de comunicado oficial o una mesa de trabajo, el gestor territorial dará a conocer al jefe administrativo de su unidad (aunque no sea la unidad ordenadora del gasto), los recursos gestionados en el departamento o en los municipios de la jurisdicción.

Contando con mencionados insumos, el jefe administrativo de la unidad debe coordinar con la Estación de Policía que haya gestionado recursos a nivel municipal, o directamente con la gobernación o alcaldía de ciudad capital, cuando así corresponda, la entrada de los bienes (con el cual se formaliza el ingreso físico al almacén y posteriormente, el registro contable

Dicha coordinación debe propender por la recolección de los documentos de soporte para la entrada, como son la factura, copia del contrato, acta de transferencia, acta de recibo a satisfacción, especificaciones técnicas de los bienes y demás que se describan en dicho procedimiento, verificando, especialmente la cantidad de los elementos, características, lugar de entrega, fecha y valor de facturación.

Es de anotar que los recursos gestionados ante las entidades territoriales pueden derivar en entradas por transferencia (traslados efectuados entre entidades contables públicas), comodato (contrato de comodato o un convenio - únicamente bienes devolutivos) o bienes recibidos en custodia (cuando se encuentra bajo cuidado, como en el monitoreo de CCTV o salas SIES).

Igualmente, el jefe administrativo debe supervisar o coordinar con el contador de su unidad u ordenador del gasto, el reconocimiento (registro contable) o revelación (información cualitativa consignada en las notas de los estados financieros, cuando no se cumplen los requisitos para su reconocimiento), en su mayoría, al tratarse de servicios, bienes fungibles y de consumo. Esto, haciendo uso de los formatos o sistemas de información establecidos por la dirección que lidera mencionados procesos.

Dicha actividad, a su vez, considerará lo establecido en los procedimientos para la administración de los recursos logísticos de la Policía Nacional, procedimiento para realizar entrada y salida de bienes en los almacenes, reconocimiento y revelación de los fondos de seguridad FONSET y FONSECON y reconocimiento de convenios y recursos entregados en administración, o aquellos que los complementen, reemplacen o modifiquen.

Al realizarse la entrada de los diferentes bienes o servicios, el jefe administrativo deberá remitir al gestor territorial de la unidad, la respectiva información para su registro en el sistema de información SEGET o aquel que establezca la Jefatura Nacional del Servicio de Policía, o quien haga sus veces.