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En esta fase, el personal de control escolar del plantel recibe la solicitud de todos los alumnos que desean continuar estudiando en el plantel o de aquellos que desean ingresar.
En el caso de los alumnos que pertenecen al plantel no hay dificultad y el propósito de la solicitud es refrendar su intención de continuar estudiando en el plantel, en cambio con los alumnos que ingresan a primer semestre o aquellos de nuevo ingreso al resto de los semestres, se deben tratar de manera distinta pues es necesario revisar que se cumplen ciertos requisitos y se obtiene la información pertinente.
A continuación, se detallan las etapas con las actividades que se deben desarrollar para cada caso.
Etapas
1. Revisar la solicitud.
1. Revisar la solicitud.
En esta etapa la pregunta que el personal de control escolar del plantel debe responder es ¿se llenó completa y de forma correcta?
En esta etapa la pregunta que el personal de control escolar del plantel debe responder es ¿se llenó completa y de forma correcta?
Los formularios que se tienen para esto son:
1. Solicitud de inscripción primer semestre (DAC-DSA-P01-F01)
2. Solicitud de reinscripción de alumnos del plantel de 2do. a 6to. (DAC-DSA-P02-F01a)
3. Solicitud de reinscripción de alumnos de nuevo ingreso de 2do. a 6to. (DAC-DSA-P02-F01b)
Se tiene un formulario para reunir la información que se necesita dependiendo del alumno que se trate, en estas nuevas versiones se fortaleció el aspecto de datos para contacto (derivado de la situación actual que se vive con el COVID-19) y de la escuela de procedencia para el seguimiento de darse el faltante del antecedente académico.
Es importante poner atención en algunos datos ya que pueden ser de utilidad para anticipar o resolver alguna situación.
En inscripción a primer semestre, detectar si el alumno es repetidor o concluyó la secundaria con adeudos:
En la reinscripción de los alumnos del plantel, estas preguntas permiten identificar si es un reingreso, repetidor o es irregular, incluso si en este caso (que quiere ingresar a 3ro.), la respuesta de la pregunta 10 fuera 1 o mayor a 4, en la 13.2 el mensaje sería "No puede ingresar".
En la reinscripción de alumnos de nuevo ingreso, es igual a la anterior, excepto que se omite la pregunta de reingreso.
Finalmente, en los tres casos, se obtiene la firma del alumno y de uno de sus padres, con lo cual aceptan que dicen la verdad, reconocen los compromisos que adquieren para lograr los objetivos académicos, y el aviso de privacidad de la institución para dar cumplimiento a las disposiciones sobre la protección de datos. Adicionalmente, cuando sea necesario, que se autoriza eliminar calificaciones del semestre que se va a recursar.
La siguiente pregunta que se debe responder es, ¿adjuntan todos los documentos que dicen y son del alumno?
La siguiente pregunta que se debe responder es, ¿adjuntan todos los documentos que dicen y son del alumno?
Para ello, lo que deben revisar es la sección donde se indica el o los documentos que deben entregar.
En inscripción a primer semestre, son varios los documentos que se requieren pues se debe integrar un expediente en primera instancia para comprobar su trayectoria académica, y en un segundo lugar, para reunir la información que se requiere para brindar algún beneficio y la atención oportuna que pueda necesitar el estudiante, por ejemplo, una beca, seguro facultativo, etc.
En esta parte, el alumno indica los documentos que anexa, en el ejemplo se puede observar que no tiene el certificado de secundaria, más adelante se precisan las actividades que debe aplicar cuando falta documentación.
Como se puede observar, no se incluye el comprobante del banco por la aportación voluntaria que se le pide a los alumnos, puesto que por ley la educación es gratuita al ser un servicio público garantizado por el Estado, sin embargo, como se explica en el inciso c) de la Fracción IV del artículo 7 La Ley General de Educación vigente, que dice "Las donaciones o aportaciones voluntarias destinadas a dicha educación en ningún caso se entenderán como contraprestación del servicio educativo. Las autoridades educativas, en el ámbito de su competencia, definirán los mecanismos para su regulación, destino, aplicación, transparencia y vigilancia, además tendrán la facultad de apoyarse en instituciones que determinen para tal fin", de ahí que el ciudadano puede decidir si la realiza completa, parcial o no.
Otra situación que se puede presentar, son los alumnos que ya habían iniciado su bachillerato pero que por alguna razón (tal vez reprobación) han decidido reiniciarlo. Estos alumnos (repetidores) deben entregar una carta en la que expongan sus motivos y que entiende las implicaciones que se le explicaron:
No podrá repetir nuevamente los semestres que en esta ocasión recursa.
Cuáles serán sus compromisos para no tener la necesidad otra vez.
El tiempo que le queda para concluir.
Cabe precisar que, de tratarse de un alumno del plantel, se puede omitir que entregue nuevamente toda la documentación, pues ya se tiene.
En la reinscripción de alumnos del plantel, no se requiere adjuntar documentos, es decir, lo único que se le pide es la solicitud y el comprobante por la aportación voluntaria.
Excepto cuando el alumno es repetidor o desea cambiar de perfil (capacitación o paquete). Ya se explicó que cuando es repetidor debe anexar una carta de exposición de motivos.
Y lo mismo tienen que hacer aquellos que deciden cambiar de perfil, en ambos casos es importante que se tenga una plática con el padre de familia y el alumno, incluso antes de que se llene la solicitud para explicarle las implicaciones, enseguida si aún están interesados en realizar dicho cambio, debe elaborar una carta en la que exponga sus motivos para tomar dicha decisión y que entiende las implicaciones que se le explicaron:
El espacio que deja puede ser ocupado por otro alumno.
No se puede regresar sin conocimiento del plantel. En caso de que cambie de opinión debe informar oportunamente al área de control escolar para valorar la posibilidad.
No recibirá la constancia de formación para el trabajo.
En la reinscripción de alumnos de nuevo ingreso, se requieren los mismos documentos que en el ingreso a primer semestre, con la diferencia que aquí debe incluir el antecedente académico por los semestres cursados en el centro educativo de origen, en el formato de reinscripción se encuentra dicho documento en el inciso h.
El documento académico que se solicita depende de la procedencia, si es:
de otro plantel de COBACHBCS, debe entregar un historial académico.
de un plantel que imparte bachillerato general, debe entregar un certificado parcial.
de un bachillerato técnico o tecnológico, debe entregar una equivalencia de estudios y el documento que se utilizó para generarla.
del extranjero, debe entregar una revalidación de estudios y el documento que se utilizó para generarla.
En estos casos también se debe solicitar una carta de exposición de motivos cuando sea un repetidor, así mismo si debe o quiere cambiar de capacitación.
RECOMENDACIÓN: en todos los casos solicite la fotocopia de la credencial del INE del padre de familia que firme. Cuando se presente un tutor, es pertinente que pida la documentación legal o al menos una carta de exposición de motivos de alguno de los padres de familia, debiéndose adjuntar la fotocopia del INE de ambos (padre y tutor).
Consideraciones cuando el interesado no pueda presentar alguno de los documentos:
Las fotografías infantiles son para generar una credencial o una constancia de estudios que requiera el alumno.
CURP. Cuando no se tenga se puede generar , por lo cual, para generar el segmento raíz con la herramienta que desarrolló la UNAM (Ver el tutorial) y agregar dos caracteres ficticios para completar los 18 caracteres.
Acta de nacimiento. En el caso de que no tenga o un documento equivalente, este documento (la solicitud) lo sustituye de forma temporal, es decir, que se hará el registro con base en el nombre que se registró en esta, así que el Colegio expedirá la constancia o certificación de estudios con los datos registrados según evidencia existente en el expediente del alumno, por ello será importante que corrija esta situación a la mayor brevedad ya que cualquier modificación en el futuro será un trámite adicional que tendrá que realizar presentando la documentación probatoria necesaria que acredite los datos correctos.
En este momento, por la situación que vivimos, no es posible exigir que entreguen actas en el formato actualizado, pero cuando sea posible lo mejor es que lo hagan con la última versión, puesto que además de estar vinculada con la CURP se puede validar de manera electrónica, aquí puedes conocer más acerca del trámite para que puedas brindar orientación a los interesados https://www.gob.mx/actas
Cuando no se cuente con este documento, se podrá tomar el nombre del alumno como aparece en algún otro documento como certificado de secundaria, documento académico emitido por el plantel de procedencia, solicitud de inscripción o solicitud de reinscripción.
ARTÍCULO 41. Se considerarán como documentos equivalentes al acta de nacimiento, los siguientes:
I. Carta de naturalización;
I. Acta de adopción;
II. Acta de reconocimiento;
III. Pasaporte;
IV. Certificación consular
V. Documento migratorio; y
VI. Cédula de identidad personal o documento nacional de identidad;
A pesar de lo anterior, puede encontrar más información para orientar al interesado en los portales siguientes:
Certificado médico con tipo de sangre. Con este documento se espera confirmar que el estudiante cuanta con buena salud, además que se requiere el tipo de sangre puesto que es un dato incluido en la credencial.
No obstante, debido a la situación que actualmente se vive, este documento se puede omitir.
Comprobante de domicilio. No es vital como el antecedente académico, sin embargo debido a la experiencia los estudiantes no conocen su domicilio, esta información se requiere para trámites benéficos para ellos, como becas o seguro facultativo.
Ahora con esta situación es un medio más de contacto.
Evidencia del seguro facultativo. El estudiante inscrito en una escuela pública tiene derecho al servicio médico que otorga el IMSS, por ello es importante que todo estudiante lo tenga a la mayor brevedad. Cuando un alumno no entregue el comprobante se podrá otorgar una prorroga, ya que es muy importante.
Si el padre de familia de desea obtener este beneficio debe solicitarle que entregue una carta de exposición de motivos en formato libre, en el que además de manifestar su decisión debe indicar que el plantel le insistió que no lo haga.
Cuando el problema sea de origen administrativo, la dirección del plantel debe brindar el apoyo necesario o cuando requiera el apoyo de esta dirección, a la brevedad comunicarlo al jefe de materias de orientación al correo jclopezc78@gmail.com, quien es el responsable designado.
Ficha exploración. A diferencia de semestres anteriores, en esta ocasión los alumnos lo harán en línea derivado de la situación que estamos viviendo, por ello no será requerido de forma física.
Carta compromiso. Este documento será útil para recordarle al alumno y al padre de familia el compromiso que hicieron con la institución cuando ingreso. No es imprescindible que lo entregue de forma física todos los semestres, puesto que en la solicitud firman de que lo conocen y aceptan; no obstante se recomienda que al menos se pida en una ocasión para integrarlo en su expediente.
Aviso de privacidad. Al igual que el anterior, lo recomendable es tener una evidencia física, ya que este documento es de utilidad para cumplir por lo previsto en el artículo 6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California Sur, Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados para el Estado de Baja California Sur, y en las disposiciones derivadas que se emitan por las autoridades competentes. Como se ha indicado desde hace un par de años, no puede brindar información de los alumnos a ninguna persona sin su consentimiento, hacerlo puede traer serías consecuencias.
Carta de buena conducta. Esta carta es útil para conocer el comportamiento que mostró el estudiante en secundaria.
Certificado de secundaria. Mediante este documento el interesado en ingresar a primer semestre demuestra que concluyó la secundaria o equivalente. Los estudiantes que realizaron el nivel equivalente en el extranjero debe entregar una revalidación de estudios expedida por la Secretaría de Educación Pública del Estado.
Antecedente académico. Este antecedente se les requiere a los alumnos que van a ingresar de segundo semestre en adelante, es vital pues sin el no se puede ubicar al alumno en el grado correcto. El documento que se requiere depende del plantel de origen:
a, Historial para alumnos que provienen de otro plantel de COBACHBCS.
b. Certificado parcial cuando viene de una preparatoria del país que imparte bachillerato general.
c. Equivalencia cuando no es bachillerato general, o
d. Revalidación si viene del extranjero.
Si el estudiante viene de una preparatoria del Sistema Educativo Nacional y por el momento no puede presentar el antecedente requerido (parcial o equivalencia), entonces de manera provisional puede recibirse un historial el cual incluya por semestre cursado, el periodo en el que lo cursó, materias con calificaciones y créditos; esto porque es un poco más fácil y rápido de obtener. Ahora bien, cuando proviene del extranjero lo recomendado es esperar que obtenga la revalidación antes de ingresarlo.
2. Comprobar la solicitud de prórroga.
2. Comprobar la solicitud de prórroga.
Esta actividad es necesaria solo cuando no se reciba alguna de la documentación requerida.
Derivado de la situación que actualmente se vive y obedeciendo las disposiciones de salud, se puede dispensar la entrega de: carta de buena conducta, el certificado médico y las fotografías infantiles; no así para los que existe la posibilidad de que pueda obtenerlos de manera electrónica y/o que es imprescindible (certificado de secundaria para primer semestre y para el resto de los semestre el antecedente académico).
En esta sección del formato el interesado debe indicar la documentación que le falta y por qué.
La evidencia que debe acompañar esta solicitud puede ser un recibo de que ya hizo el trámite u otra constancia.
Con lo anterior, el personal de control escolar podrá autorizar la prórroga:
No ingresar al estudiante de segundo en adelante cuando falte el documento académico: constancia de estudios recientemente expedida, historial, parcial, equivalencia o revalidación.
Cuando viene del extranjero no ingresar sin la revalidación de la Secretaría, o en caso excepcional continuar cuando se tenga la evidencia de que tramitó ante la Secretaría. Los estudiantes que han realizado estudios en el extranjero y desean continuarlos en el Sistema Educativo Nacional deben ser ubicados de acuerdo a los estudios que presentan, por ello la Autoridad Educativa ha diseñado tablas de correspondencia para equipararlos. En estos casos el mayor riesgo es que los estudios no sean reconocidos por la autoridad.
Con relación a este punto cabe mencionar que se debe atender los dispuesto en el reglamento
3. Analizar la situación académica.
3. Analizar la situación académica.
En este punto, el área de control escolar del plantel comprueba a partir del documento académico, que el alumno de nuevo ingreso cumple con los requisitos:
Esta dentro del plazo de años para concluir el bachillerato en la modalidad escolarizada.
Tiene aprobadas todas las asignaturas o tiene hasta 3 reprobadas, en cuyo caso se debe identificar cuáles son y en caso de que no se impartan en el plantel definir cuál la sustituirá.
Sin embargo, debido a la actual contingencia que vivimos, SEP federal estableció diversas disposiciones a través del ACUERDO número 12/06/20, destacando en esta ocasión aquellas que afectan el ingreso y permanencia de los educandos:
Vigésimo séptimo. Se autoriza un periodo de seis meses de dispensa para entregar el certificado de terminación de estudios del tipo básico, a los educandos que estén transitando de 3° de secundaria a la educación media superior. En este periodo a su vez, podrán regularizar su condición académica si deben máximo 7 materias.
Vigésimo segundo. Los educandos que no tengan acreditadas más del número autorizado de UAC en cada institución de educación media superior, conforme a su plan y programa de estudios, podrán reinscribirse al siguiente periodo escolar, o lo que más convenga para su formación integral y trayectoria académica, sin afectar el acceso, permanencia o egreso de los educandos.
Vigésimo tercero. El periodo de conclusión de estudios autorizado para los educandos de cada institución de educación media superior conforme su plan y programa de estudios, se podrá extender a máximo cuatro años adicionales al periodo regular, en lugar de dos años adicionales como se encuentra actualmente.
Por lo que en el semestre lectivo 2020B, los egresados de secundaria en el ciclo escolar 2019-2020 que concluyeron hasta con 7 adeudos y desean ingresar a primer semestre lo podrán hacer, pero se les debe precisar que tienen el semestre para regularizar su situación de lo contrario no podrán promoverse al segundo semestre y tampoco será válido el semestre cursado. Por otro lado, los alumnos que quieren reinscribirse en tercer o quinto semestre, podrán hacerlo sin considerar la cantidad de adeudos y tendrán 2 años adicionales al plazo para concluir el bachillerato.
En aquellos casos que venga de un bachillerato general o es del Colegio, pero decide cambiarse de plantel, de perfil de egreso (capacitación o paquete) y/o reintegrarse con otro plan de estudios, tendrá que elaborar una resolución de traslado (Leer más...).
Mientras que, si el alumno proviene de un bachillerato que no es general, tiene que hacer la valoración con la equivalencia de estudios que es un documento que emite la Secretaría de Educación Pública del Estado. Cuando no se tenga la equivalencia de estudios puede hacer la valoración provisional con el parcial o historial, advirtiendo en la observación de la solicitud que se hace de forma preliminar en espera del dictamen que emite la Secretaría.
En el caso de alumnos que vienen del extranjero, esperar hasta tener la revalidación de estudios que expide la Secretaría de Educación Pública de la entidad.
Cuando requiera ayuda del departamento para valorar un caso de nuevo ingreso, será requisito indispensable que envíe al menos por correo electrónico el análisis del plantel y el documento académico que utilizó. SE RECOMIENDA HACERLO CON TODOS.
Cuando no pueda ingresar al grado y/o perfil solicitado explicarle las opciones que tiene, por ejemplo:
Recursar un semestre.
Regularizar su situación académica.
Ingresar al sistema de enseñanza abierta.
Ingresar al INEA u otra modalidad disponible.
4. Validar la documentación.
4. Validar la documentación.
El personal de control escolar del plantel responde la pregunta: ¿toda la documentación es correcta o tiene inconsistencias, así como también se revisa si es válida?
El nombre y CURP es el mismo en el acta de nacimiento, constancia de la CURP, y antecedente académico (certificado de secundaria, historial, parcial, equivalencia, revalidación, etc.).
Del antecedente académico: fecha de expedición, firma y sello.
¿Estos documentos son válidos?
Validar los certificados electrónicos de secundaria
Conoce el nuevo certificado electrónico de primaria y secundaria. Estos certificados tendrán validez oficial en toda la República Mexicana. Leer más...
Para verificar un certificado de SEP BCS se puede hacer mediante el código QR o ingresando a la plataforma SIE (https://sie.sepbcs.gob.mx/documentos/). Cuando lo haga con el código y obtenga un resultado negativo pruebe con la plataforma. ¿Cómo se verifica la autenticidad de un certificado electrónico de otros estados? Leer más...
Verificar el RVOE de una escuela particular.
Una actividad fundamental que se debe realizar antes de permitir el ingreso de un estudiante cuando proviene de una escuela particular, es verificar que tiene Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios (RVOE) vigente del Sistema Educativo Nacional (SEN). [Leer más...]
La fotocopia se rubrica con la firma y fecha de quien la verifico, así como la leyenda:
Cuando no se encontró problemas:
Leyenda: “El Área de Control Escolar hace constar que el presente documento es copia fiel y exacta de su original que se tuvo a la vista.”
“El Área de Control Escolar realizó la validación electrónica del documento a través del portal https://www.gob.mx/curp/.”
“El Área de Control Escolar realizó la validación electrónica del documento a través del portal https://cevar.registrocivil.gob.mx/eVAR/ConsultaFolio.jsp .”
“El Área de Control Escolar realizó la validación electrónica del documento a través del portal https://sie.sepbcs.gob.mx/documentos .”
Cuando se encontraron diferencias:
Leyenda: “Documento que será sustituido porque: ”
Recomendación:
La leyenda se puede imprimir encima del documento en físico, o superponer imágenes cuando el documento es electrónico.
5. Dictaminar la solicitud.
5. Dictaminar la solicitud.
En esta actividad el personal de control escolar del plantel, emite un resultado para el caso de aquellos alumnos de nuevo ingreso y aquellos del plantel que hayan retomado sus estudios (baja), recursar o cambiar de perfil.
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