"Тайм-менеджмент — не якийсь там просто скіл. Це скелет, на якому тримається все в нашому житті" (посилання)
Термін «Time Management» з англійської – «управління часом». Ясно, що в прямому сенсі керувати часом неможливо: реальна функція тайм-менеджменту – використовувати час свого життя з максимальною ефективністю.
Концепція реінжинірингу управлінських процесів
Ключові поняття:
Фундаментальність. Переосмислення основ свого існування. Відкинути все непотрібне, зайве, неефективне і концентруватися на тому, як зробити те ж саме найкращим чином.
Радикальність. „Радикальний" є похідним з латинського і означає „корінь". Відкинути все застаріле і створити радикально нове з метою досягнення багатократного поліпшення основних показників ефективності.
Суттєвість змін. Забезпечити загальне могутнє зростання результативності.
Орієнтація на управлінські процеси. Відмова від багаторівневої ієрархічної системи управління, зробивши її більш плоскою. Орієнтація на якісний освітній процес.
Корпоративний тайм-менеджмент
Темп життя сучасних педагогів - постійний дефіцит часу та аврали, регулярне перебування у стані, коли незрозуміло за виконання якої роботи хапатися саме зараз. Особливо під час дистанційного навчання. Усе це негативно відбивається як на емоційному стані, а й у особистої продуктивності.
Складові тайм-менеджменту
Мотивація
"Пожирачі часу"
Фільтрація. Фокус на важливих справах
Вміння сказати "НІ"
Планування
Делегування
Відпочинок
Планування - запорука успіху
Найпопулярніші методики планування
Метод АБВ (можна використовувати і ABC). Його суть полягає в тому, щоб біля кожного завдання зі списку ставити букву, яка вказує на пріоритет виконання. Найважливіші справи позначаються буквою «А». Поки вони не будуть виконані – до завдань, які мають маркування «Б», не можна приступати.
Хронометраж – це вироблення відчуття часу та ефективності роботи. Необхідно протягом 2-3 тижнів записувати всі свої дії з точністю до 5 хвилин. Виявляємо «поглиначів часу» і знаходимо резерви до виконання завдань.
Матриця Езйзенхауера. Політичний і військовий діяч, президент США Дуйат Ейзенхауер був людиною практичною і вельми успішним.
А - «Сектор пожежі».
В - найефективніший сектор - місце сили.
С - сектор делегування.
D - викреслюємо зі списку.
Метод «Діаграма Ганта». Розбити задачу на кілька етапів. У діаграмі Ганту зазначаються всі завдання поточного масштабного проєкту разом зі строками їх здійснення, тривалості у часі і черговості виконання.
Принцип Парето. Згідно з ним «80% результату досягається за рахунок 20% всіх витрачених зусиль, а інші 80% дають лише 20% всього результату».
Метод Тима Феррисса. Базується на двух правилах: принцип Парето (80/20) і закон Паркинсона - робота займає весь час, відведений на неї. Щоб все встигати: не потрібно більше працювати - потрібно краще фокусуватися. Працювати 20% наполегливо, а 80% робити звичайні справи.
Приклади дії закону Вільфредо Парето
Принцип Парето (або як його часто називають принцип 20/80) застосуємо до будь-яких ситуацій і будь-яким сферам життя, дотримуючись практично рівні пропорції, зокрема:
80% капіталу зосереджено в руках 20% людей - багато в чому тому, що вони роблять вчинки, нехарактерні для більшості людей і змогли розбагатіти навіть з нуля;
80% виробництва забезпечується 20% підприємства;
80% енергоресурсів споживається 20% населення;
80% грошей приносять 20% ваших клієнтів - саме тому так важливо вибудовувати з ними тривалі відносини;
80% позитивних емоцій від спілкування нам приносять 20% людей;
80% прочитаних книг дало лише 20% знань - тому не варто багато часу приділяти читанню - набагато важливіше використовувати те, що прочитав на практиці;
80% спогадів пов'язано з 20% подій у житті - з цим якось не посперечаєшся;
80% одягу ми носимо лише в 20% випадків - це я вже давно помітив;
80% встановлених на вашому комп'ютері програм використовуються лише 20% часу;
80% наших навичок приносять 20% грошей, та й результату в цілому;
80% сімейного бюджету витрачається на 20% речей.
Техніки розподілу часу при плануванні
Техніка "Помідор" Вмикайте таймер (у формі помідору) на 25 хвилин. За цей час вирішуєте заплановану задачу. Далі перерва - 5 хвилин. Через кожні чотири підходи по 25 хвилин - пауза 15-30 хвилин.
Техніка 90 на 30. Ви наполегливо працюєте 90 хвилин, а далі відпочиваєте 30 хвилин. Потім цикл повторюється. При цьому перші 90 хвилин - найважливіша задача.
Техніка 52 на 17. Ви наполегливо працюєте 52 хвилини, а далі відпочиваєте 17 хвилин. Якщо для вас важкий метод 90 на 30.
Техніка 50 на10. Приділяємо важливій задачі 50 хвилин - наполеглива праця. Після чого 10 хвилин відпочинку або зміна виду діяльності.
Техніка "З'їсти жабу". Пропонується у першій половині виконувати не дуже приємні, але важливі справи.
Техніка "Канбан". Японський метод продуктивності. Доска зі стікерами поділяється на три частини: «Зробити» (To do), «Роблю» (Doing), «Зроблено» (Done)
Техніка "Слон". Розбити цілі на частини. Почати з головної, більш значущої.
Правило "2-х хвилин". Якщо задача займає не більше двох хвилин, то зробіть її негайно. Краще зробити і забути. А в результаті —справа рухається
Правило "10/10/10". Прийняття рішень відбувається крізь призму трьох часових рамок: як ми будемо до цього ставитися через 10 хвилин; що ми будемо про це думати через 10 місяців; яка буде реакція на це через 10 років?
Правило "3-х справ". Плануємо три важливі цілі на рік. Потім плануємо три важливі цілі на місяць. Потім на тиждень і на день по три важливих справи. Результат досягається тоді, коли всі справи пов'язані.
Правило "20 хвилин". Знаходити 20 хвилин для присвячення себе важливій справі. Головне робити це постійно. виробити звичку.
Метод "Zero Inbox". Підтримуємо наш Inbox порожнім. Аналогічно обробляємо не тільки електронну пошту, а і справи, документи, нотатки тощо.
Метод "Fresh or Fried" перекладається як «Свіжий чи смажений».Коли ми прокидаємося вранці, наш мозок «свіжий», але протягом дня він «підсмажується». Треба з'ясувати свій продуктивний час і намагатися зробити в цей період все найважливіше.
Метод "Айсберга". Зберігаємо всі листи, нотатки в одному місці. Потім розподіляємо все по папкам, необхідним місцям. Кожні 4-6 тижнів переглядаємо цю інформацію і зайве видаляємо.
Метод "4D" . Запам'ятати чотири слова
Do (зробити) - краще зробити задачу зараз і видалити зі списку.
Delegate (делегувати) - довіряємо колегам, якщо дуже зайняті.
Delete (видалити) - видалити непотрібні справи, вміння говорити "Ні".
Delay (відкласти) - нетермінові задачі відкладаємо, але встановлюємо терміни виконання.