1. Operadores
Los operadores aritméticos disponibles son:
Suma: + (símbolo más)
Resta: - (símbolo menos)
Multiplicación: * (símbolo asterisco)
División: / (símbolo barra inclinada)
Porcentaje: % (símbolo porcentaje)
Potencia: ^ (símbolo acento circunflejo)
Operadores tipo texto se emplean para concatenar celdas que contengan texto.
Ejemplo: &
Operadores relacionales o de comparación se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
Menor que <
Mayor que >
Igual =
Menor o igual que <=
Mayor o igual que >=
Desigual a <>
Operadores de referencia indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En la mayoría de las hojas de cálculo pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 -
Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5
Prioridad de los operadores. Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis siguen una jerarquía básica:
son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis.
Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .
Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: Comparación Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor): Aritméticos Lógicos Exponenciación (^) Not Negación (-) And Multiplicación (*) y División (/) Or Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de caracteres (&) Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
2. Fórmulas en las hojas de cálculo
Las fórmulas son ecuaciones que realizan cálculos de los valores. Todas las fórmulas comienzan con un signo igual (=). Se puede crear algo sencillo como la fórmula simple =5+2*3, multiplica dos números y después, agrega un número al resultado. Se ha creado con constantes (los valores numéricos), cálculo y operador(+ y *). Pero también podemos poner variables (en este caso el nombre de las celdas) en lugar de constantes (los números). En este caso estamos en fórmulas con referencias y procederíamos como, =A2+A3*B5. También podemos echar mano a formulas con funciones, =SUMAR(A2+A5)/8), o, =(5*3+(A4*A6)
3. Funciones
Una función es un programa que recibe unos valores, realiza unos cálculos y devuelve un valor como resultado. La sintaxis de cualquier función es: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Operaciones matemáticas simples: sumas, restas, multiplicaciones y divisiones.
SUMA: esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Ejemplo: =SUMA(A1:A50); =SUM(A1:A50)
RESTA: para restar los valores de dos celdas usamos el símbolo de resta "-" entre ambas. Ejemplo: = A2 - A3
MULTIPLICACIÓN para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar entre ellas un asterisco *. Ejemplo: = A1 * A3 * A5 * A8
DIVISIÓN para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la raya /. Ejemplo: = A2 / C2
Se respeta el orden lógico de las operaciones matemáticas (multiplicaciones y divisiones primero, luego sumas y restas) y soporta el uso de paréntesis para dar prioridad a unas operaciones sobre otras. De este modo, puedes crear fórmulas como = (A1 + C2) * C7 / 10 + (D2 - D1).
FUNCIONES MUY USADAS
SUMAR.SI. Suma algunos valores si cumplen con la condición indicada.
Uso: SUMAR.SI(rango_validar, criterio, rango_de_suma). Ejemplo: SUMAR.SI(A2:A5),">6", A2:A5)
SUMAR.SI.CONJUNTO (D2: D11, a2: A11, "Juan", C2: C11, "BAJA") para varios criterios
PROMEDIO: La fórmula devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Este resultado también es conocido como media o media aritmética.
Uso: =PROMEDIO (celdas con números) - Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)
MAX Y MIN: Si en lugar de querer saber la media aritmética deseas conocer cuál es el mayor valor o el menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos fórmulas de nombres previsibles: MAX y MIN. Las puedes usar con celdas separadas o rangos de celdas.
Uso: =MAX(celdas) / =MIN(celdas) Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)
SI.ERROR. Con ella puedes evitar los errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error. Esto es bastante común con divisiones, pues cualquier división entre cero dará error, pudiendo provocar una reacción en cadena de errores. La operación en cuestión puede ser una operación o cualquier otra fórmula.
Uso: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error) Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")
SI. Con ella puedes devolver un resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para que una celda diga "APROBADO" si otra es un número superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es inferior.
Uso: =SI(condición, valor si se cumple, valor si no se cumple) Ejemplo: =SI(B2="Madrid","España","Otro país")
CONTARA es una fórmula para contar valores. A diferencia de CONTAR, CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla, independientemente de si los datos son numéricos o no.
Uso: =CONTARA(rango de celdas) - Ejemplo: =CONTARA(A2:A6)
CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará el rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos puede ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.
Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio) - Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C9, ">5")
TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial. Se usa si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas. Además, es una fórmula de matriz, así que necesitas pulsar Control + Mayúsculas + Intro para aplicarla.
Uso: {=TRANSPONER { intervalo de celdas )} - Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}
CONCATENAR. Nos ayuda a concatenar los textos que le indiquen como parámetros.
Uso CONCATENAR (texto_1, texto_2, texto_3, …). - Ejemplo: CONCATENAR(A1, A2,A4,B7)
TEXTO. Convierte un número en texto con el formato que deseemos.
Uso: =TEXTO(valor,formato) - Ejemplo: =TEXTO(A1,"$0.00")
Ayuda de Microsoft para formulas y funciones
Funciones de EXCEL por categoría
Funciones de LibreOffice Calc por categoría
4. Funciones de fecha
Para formatear una fecha, seguimos los siguientes pasos:
En Calc:
Escogemos la celda o celdas que contienen (o contendrán) las fechas.
Estando sobre esa celda. picamos el botón derecho del ratón y del menú emergente seleccionamos Formato de celdas. En la ventana que aparece elegimos Fecha y a la derecha seleccionamos el formato que deseamos
En Sheets de Google:
Escogemos la celda o celdas que contienen (o contendrán) las fechas.
Vamos al menú Formato y buscamos la opción Número.
Si buscamos la opción Fecha, nos trae el formato más común para mostrar las fechas (26/9/2008).
Pero, si seguimos buscando, llegaremos a una opción que dice “Fecha y horas personalizadas”. Esto nos abre una ventana donde fácilmente y de manera muy visual puedo escoger como mostrar mis fechas. Tengo muchos ejemplos, para escoger, pero si ninguno me satisface, puedo armar el formato de fecha tal como yo quiera, incluyendo lo que quiera y en el orden que quiera
Funciones de fecha en Calc - otra más
Funciones de fecha en Sheets de Google
5. Funciones de texto
Función IZQUIERDA (en Calc) en google sheets y excel (LEFT).
Ej.: =IZQUIERDA(texto; número); LEFT(texto; número)
Devuelve una porción de texto: tantos caracteres como se indique en el argumento número, contando desde la izquierda (avanzando hacia la derecha).
Función DERECHA (en Calc) en google sheets y excel (RIGHT)
Ej.: =DERECHA(texto; número); RIGHT(texto; número)
Devuelve una porción de texto: tantos caracteres como se indique en el argumento, contando desde la derecha (avanzando hacia la izquierda).
Función EXTRAE en google sheets , calc y excel (MID)
Ej.: =MID(texto; posición;posición); MID(texto; posición;posición)
Devuelve una porción de texto: tantos caracteres como se indique en el argumento, desde la posición inicial hasta la posición final.
Función MAYÚSCULAS. Convierte en mayúsculas
Ej.: = MAYUSC(texto)
Función MINÚSCULA. Convierte en minúsculas
Ej.: = MINUSC(texto)
Función CONCAT. Concatena, une dos textos.
Ej.: = CONCAT(texto;texto;texto...) ; = C ONCAT(a1;" ":A3); =CONCAT("El";a1;" ";a3)
Función IGUAL. Compara dos textos. Nos devuelve Verdadero y Falso
Ej.: = IGUAL(texto;texto)
6. Funciones matemáticas
Ya hemos visto anteriormente algunas funciones matemáticas como SUMA, RESTA, MULTIPLICACIÖN, DIVISIÖN,
INT Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. =INT(número)
Máximo y Mínimo: Para saber cuál de los valores numéricos es el más alto o el más bajo, se usan las funciones MAX y MIN. Su sintaxis podría ser: =MAX(A1;A2;A3) y también =MIN(A1:A3)
Es o no par: También hay funciones para saber si un valor numérico es o no par. El resultado obtenido tendría 2 posibilidades: Verdadero, de ser par; y Falso de ser impar. =ESPAR(A1)
Para contar cuántos son: Se pueden contar valores numéricos: =CONTAR(A1:A5) devolverá 5, si en las 5 celdas hubiera números. Para valores que no sólo fueran numéricos, se utiliza =CONTARA(A1:A5), esta fórmula ignorará las celdas vacías. Si por el contrario queremos contar aquellas celdas que están en blanco, se usa =CONTAR.BLANCO(A1:A5)
Para contar cuando se cumplen ciertos requisitos: ésta es una de las funciones que piden dos parámetros: uno que indique en qué rango de celdas tiene que contar, y otro que le indique cuándo tiene que contar, es decir, qué condición tiene que cumplir el valor de la celda para que sea contado. En la función =CONTAR.SI(A1:A5; “Ana”), contará aquellos celdas donde el valor de la celda sea “Ana”.
REDONDEAR Redondea un número al número de decimales especificado. Si el argumento decimales es cero, número se redondeará al entero más próximo, y si el argumento decimales es menor que cero, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal.
Ej.: =REDONDEAR( número ; decimales )
RESIDUO. Devuelve el resto de la división. =RESIDUO(número, número)
SIGNO. Devuelve el signo de un número. Devuelve 1 o -1 según sea positivo o negativo.
7. Edición de datos y fórmulas
Para editar los datos y las fórmulas solo debemos ir a la celda en la que están situados y recurrir a la tecla F2. De este modo entramos en modo edición y podemos cambiarlo que deseemos. También podemos situarnos en la celda a modificar e ir al campo de línea de entrada (campo alargado de la zona de menú) picar con el botón derecho del ratón y comenzar a editar el contenido.
8. Manejo de hojas
Podemos tener abiertas varias hojas a las que podemos nombrar de la manera que queramos. De esa forma podremos tener separados varios aspectos de la misma temática que estamos trabajando o también de diferentes teas porque así nos interese.
Lo destacado de esto es que podemos hacer referencia a valores de una hoja en otra para así manipular datos a nuestra conveniencia. Por ejemplo podríamos tener en una hoja los datos introducidos manualmente o mediante un formulario de Google (solo en hojas de Google, claro, no así en Calc ni en Excel) y en otra hoja realizar los cálculos sobre los datos de la primera hoja.
En la zona inferior izquierda suele aparecer una pestaña con el nombre de la hoja, que en principio se denomina "Hoja 1". Podemos cambiar el nombre situándonos encima de la pestaña y pinchando al botón derecho del ratón para que aparezca el menú contextual donde, entre otras opciones, se encuentra la de cambiar nombre.
Si deseamos añadir una nueva hoja picaríamos en el botón con signo "+" que hay al lado y crearía la "Hoja 2". Y siguiendo el procedimiento anterior le cambiaríamos el nombre.
A veces deseamos copiar una serie de datos en la nueva hoja. Los seleccionaríamos y nos iríamos a la nueva hoja y al pegar elegiríamos "Pegado especial",. aparece una ventana emergente y podemos seleccionar la opción "Enlace". Esto haría que nos copiara esos datos y, además, cada vez que cambiemos los datos de la primera hoja, cambiaría aquí.
Ejemplo: =$Hoja1.$D$4 Así quedaría el contenido de una de las celdas copiadas. Después del signo igual aparece el signo del dólar, el nombre de la hoja, un punto otro signo del dólar, la columna, el signo del dólar y la fila. Poner el signo del dólar nos permite que reflejemos algo como referencia absoluta. En Calc si prescindiéramos de los signos del dólar no pasaría nada. Seguiría referenciando esa celda de la hoja.. No obstante siempre que Calc pega datos de otra hoja siempre pone el signo del dólar.